零售企業采購與付款循環內部控制研究

張亞?李凱悅?張永創

采購與付款循環內部控制是零售企業內部控制質量管理重要的環節，與企業的經濟利益密切聯系，值得零售企業特別關注。M商業廣場作為新興的零售企業，其采購與付款循環內部控制也處于起步階段，采購與付款循環內部控制尚存在一定的問題。本文以M商業廣場為研究對象，從采購與付款循環內部控制方面進行研究，找出其中關于采購計劃環節、供應商評估和選擇環節、倉儲部門驗收與入庫環節、款項支付環節等方面的問題，并提出相應的對策，以實現商業廣場健康穩定的發展。

一、M商業廣場采購與付款循環內部控制現狀

（一）M商業廣場概況

M商業廣場始于2016年9月，由資金實力雄厚的M商業連鎖有限公司投資興辦，是以顧客自選方式經營食品、家庭日用品、果蔬等為主的大型綜合性零售商場，又稱自選商場。M商業廣場是典型的事業部型組織結構，其組織結構如圖1所示。

圖1 商業廣場的組織結構

（二）M商業廣場采購與付款循環內部控制現狀

1采購計劃環節內部控制現狀

M商業廣場利用ERP系統對采購計劃進行規范化管理，根據銷售部門和倉庫管理部門人員定期編制的采購計劃，經相關負責人審批后報送采購部門。采購部門人員根據報送的采購計劃，進行審核，對其可行性進行分析，并將結果反饋給相應的部門。

2 供應商評估和選擇環節內部控制現狀

選擇合適的供應商可以使企業的采購資金得到有效使用，降低企業經營成本，直接關系到企業的經營效益。根據采購計劃，M商業廣場采購部門聯系供應商，對供應商的資質進行查驗，根據查驗后的結果填寫《供應商調研報告》，并對供應商進行篩選。同時，采購人員需要統計候選供應商的名稱、地址、聯系人、聯系電話等基本信息以及提供商品的數量、報價、交貨期、付款期等信息，根據了解的信息，填寫《市場價格調查報告》。采購部門負責人根據《供應商調研報告》《市場價格調查報告》來確定合適的供應商。

3 倉儲部門驗收入庫環節內部控制現狀

供應商將訂購的商品送達公司后，倉庫驗收人員需要根據訂購單，對商品進行驗收，核查商品與訂購單上的品名、規格、數量、價格等是否一致，并對商品的質量進行檢查，保證供應商提供的商品與訂購單一致且無毀損。核查無誤的商品，由倉庫驗收人員填寫《商品驗收單》，并通知倉庫商品保管人員接收商品。倉庫商品保管人員再次對供應商提供的商品進行核查，確認無誤后填寫《商品入庫單》，并將《商品入庫單》傳遞至財務部，財務人員根據商品入庫單進行記賬。

4 款項的支付環節內部控制現狀

在按照合同約定日期需要向供應商進行商品款項支付時，由采購部門人員填寫《商品采購及用款審批單》，列明供應商名稱、開戶銀行、銀行賬戶、商品類別、數量、單價等信息，并在其后附上《采購合同》《商品驗收單》《商品入庫單》等單據的原件或復印件。采購人員將《商品采購及用款審批單》及相關附件單據交由財務部門的付款會計，付款會計對相關單據進行嚴格的審核，再交由財務主管再次審核，審核無誤后簽字確認，并通知出納進行付款。

此外，M商業廣場的部分商品采用直接采購，直接采購多數以現場支付為主，這一環節采購人員將查驗無誤的商品驗收后，就直接和供應商采用轉賬或現金支付的方式進行現場結算。

二、M商業廣場采購與付款循環內部控制存在的問題

（一）缺乏科學采購計劃

采購計劃是企業開展采購活動的重要環節。企業在制定年度、季度、月采購計劃時，需要考慮往期的銷售情況以及企業庫存和所在行業的情況，避免采購過多，或者采購過少，從而影響企業正常經營。M商業廣場銷售部門人員和倉庫管理人員在編制采購計劃時，通常會根據上期的銷售總量制定下期的銷售總目標，并將銷售總目標下分到具體的商品品類，由商品品類負責人來確定具體商品的采購計劃。這種情況將導致各個商品品類分配到的銷售目標缺乏科學依據，并且商品品類負責人在制定采購計劃時容易加入個人主觀意見，最終極易出現公司存貨周轉率低、存貨存在減值的可能、倉庫空間未得到充分利用等問題。

（二）供應商評估與選擇環節管理缺失

M商業廣場采購人員對供應商進行初步篩選，并對有采購意向的供應商進行資質審查，但是對有意提供商品的供應商沒有建立供應商檔案，對其進行長期科學動態地評價。此外，采購部門負責人對采購人員提供的《供應商調研報告》《市場價格調查報告》并沒有進行嚴格的審核，就直接據此確定供應商，這有可能存在采購人員與供應商串通舞弊，從中謀取私利，對企業經濟利益造成損失。

（三）倉儲部門驗收與入庫環節存在漏洞

倉庫部門商品保管人員沒有盡職盡責。倉庫部門商品保管人員在根據驗收人員提供的《商品驗收單》對商品進行入庫前的查驗時，沒有做到認真核對采購商品的品類、規格、質量等，而是直接按照《商品驗收單》填列《商品入庫單》。此外，即便倉庫商品保管人員在對商品進行驗收時，發現了問題，但因為怕給自己增加工作量，抱著息事寧人的態度，并沒有及時上報。這兩種情況很大可能會導致商品存在數量和質量的問題，等到實際銷售的時候發現問題，已經錯過最佳的退換貨和索賠時間，或者供應商推卸責任，拒不承認，給公司造成一定的損失。

缺乏退換貨內部控制。在對供應商提供的商品進行驗收和入庫環節，一旦出現商品數量和質量等問題，就要與供應商進行交涉，對商品進行退換貨。M商業廣場沒有建立退換貨嚴格的內部控制，缺少對這種極易發生的問題進行嚴格規范。沒有嚴格的退換貨內部控制，就會導致資金流失，甚至可能會出現公司內部人員與供應商串通一氣，利用職務之便拿回扣，貪污公司資產，也會導致公司的信譽受到影響。

（四）款項的支付環節有待改善

由M商業廣場的商品采購付款制度可知，應由財務部門付款會計人員核對《商品采購及用款審批單》與《采購合同》《商品驗收單》《商品入庫單》、采購發票等單據品類、數量和金額等是否一致，是否符合公司財務報銷制度，審核后簽字確認，然后再交由財務主管進行再次審核并簽字確認。

然而在實際工作中，一些付款會計在對相關單據進行檢查審核時，僅僅是草率地檢查金額是否一致，對發票的真偽，采購的品類、數量、付款內容和采購合同等相關單據是否一致，并沒有做到嚴格審核就簽字確認。有些財務主管再次對付款內容進行審核時，過度依賴付款會計的審核，草率簽字確認。

M商業廣場采購人員在利用現金直接采購環節，存在很大的風險。在缺乏監督的情況下，采購人員和供應商容易串通，用次品代替良品、減少商品數量、虛報商品價格等手段從中騙取企業資金，導致商品成本增加，影響企業利潤。此外，還存在企業財務人員不能對企業資金進項有效管理，降低企業資產的使用效率。

三、M商業廣場采購與付款循環內部控制的改進策略

（一）科學制定采購計劃

制定科學的采購計劃，對零售企業有效控制成本，實現利潤最大化非常重要。M商業廣場在編制采購計劃時，不能僅參考當期銷售量，應綜合考慮各個方面的因素，比如商品庫存量情況、消費者對產品的需求、公司戰略方向等，然后銷售人員和倉庫管理人員對商品采購進行定性和定量分析，制定科學的采購計劃。

（二）規范供應商評估和選擇管理

采購部門對提供商品的每個供應商單獨建立一份檔案，將供應商資質、產品質量、價格等信息詳細記錄下來，建立供應商評價管理體系，科學動態地對供應商進行管理，以便選擇信用高、產品質量好、價格低的供應商商品。

采購部門負責人，不定時實地考察供應商，了解供應商相關資質、提供商品質量、價格等情況，與采購人員提供的情況進行對照，核實是否一致，針對不一致的情況進行調查處理。另外，不定時輪換采購人員負責的業務范圍，防止采購人員長期與熟悉的供應商串通舞弊，謀取個人私利，造成公司利益損失。

（三）強化倉儲部門驗收與入庫環節內部控制

為了防止倉庫部門商品保管人員玩忽職守，做到對供應商提供的商品嚴格審查，在入庫前的商品查驗環節，可以不向商品保管人員提供《商品驗收單》，而是在商品查驗后將填寫的《商品入庫單》和《商品驗收單》進行核對，發現問題及時進行處理。同時品質部對即將入庫的商品進行再次核查，針對數量小，金額大的商品采取全部查驗；數量多、金額不高的商品采取抽樣檢測，發現問題及時上報，并進行處理。對于缺乏信譽的供應商報送采購部門，以便對供應商進行科學動態評審。

M商業廣場應建立一定的退換貨內部控制，具體的退換貨流程如圖2。在商品驗收環節和商品入庫前再次查驗，發現供應商提供的商品存在數量和質量問題，及時通知供應商并要求其在規定的時間內進行解決，比如退貨、換貨或者價格折讓等。

（四）完善款項支付內部控制

對付款業務體系進行改進，可以完善企業的內部控制流程體系，提高行業的競爭力，降低企業運營風險。針對財務部門付款會計沒有嚴格按照規定審查商品采購及用款審批單、采購合同、采購發票，以及財務主管沒有認真再次進行審核就草率簽字等問題，公司內部審計人員應不定時進行抽查，發現問題及時進行處理，并嚴懲相應人員，避免類似情況再次發生。

對于M購物廣場直接采購環節，公司內部審計部門、財務部門人員應當不定時親臨現場，針對采購過程當中的現金支付進行突擊檢查，發現問題及時處理、上報，這樣就能在一定程度上有效減少現金支付環節串通舞弊的發生。公司應盡可能減少現金支付，更多采用線上支付方式，可以降低采購人員接觸到現金的可能性，從而降低現金支付的風險。此外，還需要加強采購與付款內部控制、加強企業文化建設、加強員工的培訓與教育、完善內外部信息溝通機制、進行崗位分工等，進一步完善M商業廣場采購與付款循環內部控制。

結語：

采購與付款環節是零售企業內部控制質量管理最為重要的環節之一，通過加強這個環節的管理，能夠有效控制企業成本，增強企業信譽，實現利潤最大化。本文以零售企業的代表M商業廣場一個事業分部為例，運用內部控制和采購與付款循環相關理論，對M商業廣場在采購與付款環節存在的問題進行分析，發現其缺乏科學采購計劃、供應商評估與選擇環節管理缺失、倉儲部門驗收與入庫環節存在漏洞、款項的支付環節有待改善等。并針對存在的問題提出行之有效的解決方案：科學制定采購計劃、規范供應商評估和選擇管理、強化倉儲部門驗收與入庫環節、完善款項支付內部控制等，以期能夠為其他零售企業的采購與付款環節內部控制質量管理提供參考。