在國有企業(yè)建立員工成長檔案

黃江文

員工成長檔案是以員工個人為對象，由組織部門收集關(guān)于員工的工作能力和工作結(jié)果、工作行為和工作態(tài)度等方面的文件材料。建立員工成長檔案，形成對員工的完整畫像，發(fā)揮員工檔案在育人、選人、用人工作中的作用，有效提高人事工作的質(zhì)量，從而調(diào)動員工的積極性、主動性和爭先創(chuàng)優(yōu)意識，增強組織活力，推動員工和組織共同發(fā)展進步。

一、員工成長檔案建立的原因

建立員工成長檔案的原因，具體有以下三個方面：

第一，部門管理者發(fā)揚好人主義思想，對員工管理實行平衡式照顧，優(yōu)秀員工干事創(chuàng)業(yè)的積極性嚴(yán)重受挫。如每年開展的崗位考核工作，因每個部門考核評定為優(yōu)秀的人數(shù)有限制，部門管理者每年會評定不同的員工為優(yōu)秀?；蛘吲c其他評先評優(yōu)工作結(jié)合在一起考慮，年度崗位考核優(yōu)秀人選和評先評優(yōu)人選分別確定為不同的人員。總之，管理者同一時間不會根據(jù)客觀實際將所有好處集中在某幾名員工身上，而是盡可能地照顧到團隊里的每一名成員，營造一種你好我好大家都好的氛圍。與之相反的是，在平時安排任務(wù)時，部門成員并不是人人有份，更多呈現(xiàn)的是能者多勞現(xiàn)象。根據(jù)公平理論，員工不僅關(guān)注自己工作投入的絕對回報，也關(guān)心自己和他人在工作投入和回報上的相對關(guān)系，傾向于將自己投入與回報的比例與他人投入和回報的比例相比較，進行公平判斷。工作任務(wù)并不是由大家共同承擔(dān)，工作成果卻是由大家共同分享，表現(xiàn)突出的員工會覺得十分不公平。他們會逐漸降低工作投入度，工作表現(xiàn)逐漸趨同于部門內(nèi)其他員工，大家得過且過，這將嚴(yán)重制約企業(yè)的健康發(fā)展。試想，如果組織清楚部門內(nèi)所有員工的工作情況，并掌握哪些員工表現(xiàn)突出，就可監(jiān)督部門管理者的評價行為，倒逼其更好地履行管理職責(zé)，公平公正地完成考核評定工作。

第二，組織部門對員工了解不夠全面、精準(zhǔn)，崗位調(diào)整時不能找到最合適的對象，更好地實現(xiàn)用人所長，人崗相適還有差距。大多時候，組織是在年度考核、職務(wù)晉升等重要節(jié)點，通過集中調(diào)研等專門渠道開展員工考察識別工作。由于時間緊，工作較正式，了解到的關(guān)于員工的信息往往不充分。一方面，得到員工優(yōu)點強項等正面信息居多，短板不足等負(fù)面信息偏少，對員工的畫像不全；另一方面，無法對全體員工實現(xiàn)全覆蓋了解，只知道部分員工存在某一部門，但他們表現(xiàn)如何知之甚少。據(jù)此開展員工崗位調(diào)整工作，可能導(dǎo)致空崗，找不到最合適的人選。對于被調(diào)整的員工，也未能找到最合適的崗位，員工特質(zhì)與崗位要求關(guān)聯(lián)不夠緊密，造成埋沒人才的現(xiàn)象時有發(fā)生。人才是第一資源，一些會干事能干事的優(yōu)秀員工因前途無望，按部就班，甘心躺平，個別的甚至?xí)记輷衲径鴹碇\高就，選擇離開企業(yè)。跟蹤發(fā)現(xiàn)，離職的員工在新的企業(yè)里，因為能力得到充分發(fā)揮，表現(xiàn)得更有激情，創(chuàng)造的價值也更明顯，原企業(yè)此時再感嘆未能珍惜人才為時已晚。其實，僅僅通過一兩次專項考察了解員工，所得信息是不全面的。應(yīng)把考察識別員工的功夫下在平時，通過多渠道、多角度了解員工，才能使員工畫像畫得全、畫得準(zhǔn)，也只有這樣才能使崗位調(diào)整工作實現(xiàn)人崗匹配、人事相宜。

第三，企業(yè)雖然建立了人力資源系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)信息缺少對員工印象、整體評價等動態(tài)信息，發(fā)揮了解員工的效用有限。在日常工作中不難發(fā)現(xiàn)，組織部門在考察某一員工的表現(xiàn)時，會詢問該員工曾經(jīng)的部門管理者，因為部門管理者對其工作是了解的。不過，由于這些信息存儲在管理者記憶中，沒有固化成有案可稽，隨著管理者調(diào)整部門，關(guān)于員工特征的信息也一同被帶走。這就像以前企業(yè)沒有建立存儲客戶信息的有效渠道，客戶信息完全由銷售經(jīng)理個人掌握，遇到銷售經(jīng)理離職客戶信息就會被帶走。新接手的銷售經(jīng)理，要么重新耗費較多時間才能找回客戶，要么丟失該客戶。同樣，新接手部門工作的管理者也需要耗費較多時間才能了解該部門的員工，并根據(jù)員工特點合理分工，導(dǎo)致團隊管理的效率受到影響。為避免發(fā)生員工信息丟失的問題，順暢開展員工管理工作，應(yīng)考慮在人力資源系統(tǒng)信息基礎(chǔ)上，及時收集部門對員工表現(xiàn)的評價信息，進行集中存儲管理，并實現(xiàn)對信息的可查詢、可分析。

二、員工成長檔案包含的內(nèi)容

員工成長檔案從員工進入企業(yè)開始創(chuàng)建，動態(tài)跟蹤員工成長發(fā)展，直到員工離開企業(yè)。它踐行了正確的知人識人理念，堅持“一把尺子”公正評價員工，能奠定開展選人用人工作的良好基礎(chǔ)。

第一，樹立正確的選人用人導(dǎo)向，踐行全面地看員工的理念。嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，擺脫親疏遠近的干擾，不以印象論長短，堅持以實績、實干為依據(jù)，客觀看人，科學(xué)識人，防止出現(xiàn)選人用人上的不正之風(fēng)。堅持德才兼?zhèn)?、以德為先的人才?biāo)準(zhǔn)，從德、能、勤、績、廉等方面觀察員工表現(xiàn)。既觀察員工對重大問題的思考，又看其知識儲備多少、見識見解深淺。也觀察員工為人處事的方式方法，以看其道德品質(zhì)和情操如何，立場和信念是否堅定。觀察員工處理復(fù)雜問題的能力，以看其綜合素質(zhì)高低，是否能做到靈活應(yīng)變、敢于擔(dān)當(dāng)。同時，既看顯績，了解銷售目標(biāo)完成情況；也看潛績，是否注重基礎(chǔ)工作，不簡單以銷售量、銷售額完成率論英雄。

第二，健全考察機制和方法，踐行多渠道、多層次、多側(cè)面了解員工的理念。一是拓寬了解員工的渠道。突破只在年度考核、晉升、專題調(diào)研等關(guān)鍵時刻對員工進行考察的單一渠道。借助座談交流、談心談話等形式，充分利用平時考核、組織生活會等非考察形式；既有組織部門掌握的信息，也聯(lián)動紀(jì)檢、巡察、督查等部門進行資源共享、信息共通，將員工考察拓展到傾聽更多不同的聲音。二是提升了解員工的層次。一方面，了解員工上級的評價，聽取員工平級和下屬的意見，甚至還可以延伸至獲悉員工服務(wù)對象的意見，充分掌握員工口碑情況，不聽信一家之言；另一方面，不滿足于口頭匯報、總結(jié)考核等間接的二手資料，而是堅持經(jīng)常性、近距離、有原則地廣泛接觸員工，直接掌握員工平時的工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績等方面的第一手信息；三是豐富了解員工的側(cè)面。除了關(guān)注員工工作圈，也留意員工“八小時外”的興趣圈、社交圈，多角度了解員工愛崗敬業(yè)、誠實守信等情況。

員工成長檔案從日常工作、年度工作、專項工作等多種渠道記錄員工德、能、勤、績、廉等方面的表現(xiàn)情況，全面呈現(xiàn)員工個性特點、優(yōu)勢和短板，它將員工上級、平級和下屬對員工表現(xiàn)的評價集中在一起，讓員工的畫像更加立體客觀。建立員工成長檔案是做好看人識人工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，它包括以下三個方面的內(nèi)容：

1.員工的基本信息：姓名、性別、年齡、學(xué)歷、職務(wù)、專業(yè)技能、專業(yè)技術(shù)、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等；

2.員工的考核、獎懲信息，考核信息，以考核報告、評語、等次或者鑒定等形式呈現(xiàn)；

3.員工的能力素質(zhì)信息，涵蓋其專長特點及存在的不足。

三、員工成長檔案的保障機制

（一）建立員工識別的考核評價機制

要建立健全日?？己?、分類考核、近距離考核的知事識人體系，深入了解員工德、能、勤、績、廉等方面的表現(xiàn)情況。統(tǒng)籌開展平時考核、年度考核和專項考核，采用考核報告、評語、等次、鑒定等多種形式，增強對員工考察的寫實性。堅持定性與定量評價相結(jié)合，進一步量化德、能、勤、績、廉等方面的評價指標(biāo)，將抽象的員工印象具體化，提升員工評價的科學(xué)性和針對性。在有關(guān)德、廉的評價中，關(guān)注對員工八小時外的生活圈、興趣圈的評價。在能、勤、績的評價中，以員工崗位職責(zé)和所承擔(dān)工作為依據(jù)，通過員工的具體表現(xiàn)評價員工處理解決問題的能力，通過細微小節(jié)評價員工的工作態(tài)度和工作作風(fēng)。通過實際成效評價員工的工作業(yè)績。要根據(jù)不同部門崗位的特征，細化評價員工的具體標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容。要隨著企業(yè)發(fā)展需求變化不斷優(yōu)化完善評價指標(biāo)，動態(tài)體現(xiàn)員工工作表現(xiàn)情況。

（二）建立員工信息的日常收集機制

一方面，員工平時的工作態(tài)度怎樣，如何為人處事，一貫作風(fēng)如何，往往能客觀真實地反映該員工的德才情況；另一方面，很難通過一兩次談話、幾次接觸就將員工考察清楚到位。因此應(yīng)將考察工作融入員工的日常工作，將日常性考察和專門性考察相結(jié)合，將功夫下在平時，注重對員工平時表現(xiàn)的信息收集，關(guān)注員工一貫的表現(xiàn)，構(gòu)建起員工信息收集機制。定期通過員工所在部門、員工業(yè)務(wù)聯(lián)系的工作對象等渠道，多角度了解員工日常工作的真實表現(xiàn)，注重了解員工在完成急難險重任務(wù)、處理復(fù)雜問題矛盾和應(yīng)對重大考驗中的擔(dān)當(dāng)盡責(zé)情況，全方位及時收集員工在不同階段、不同場合的具體表現(xiàn)信息。借助大數(shù)據(jù)等手段更加有效地收集員工信息，為分析員工綜合能力素質(zhì)提供依據(jù)。

（三）建立員工表現(xiàn)的分析研判機制

將日?？疾靻T工得到的信息與員工任職考察得到的信息有機結(jié)合起來，把員工在重要關(guān)頭的表現(xiàn)和具體崗位工作表現(xiàn)結(jié)合起來，建立員工表現(xiàn)的分析研判機制。要看兩面、看全面，才能綜合區(qū)分優(yōu)劣。堅持辯證地看員工的優(yōu)缺點，有的員工優(yōu)點突出、缺點明顯。但優(yōu)缺點是相對的，要結(jié)合具體崗位、具體工作進行分析，不搞一刀切，因其短而不用，也不因其長而護短。堅持辯證看待員工口碑得票情況，有的員工因?qū)崒嵲谠谧鍪拢瑓s得罪身邊同事，因而口碑不佳；有的員工八面玲瓏，當(dāng)老好人，誰也不得罪，口碑尤為吃香。對比前者，組織應(yīng)慎用后者。堅持全面看員工的一貫表現(xiàn)，不僅僅停留在員工當(dāng)下和近期表現(xiàn)，應(yīng)在一個較長的時間段內(nèi)，從員工全部歷史和全部工作經(jīng)歷來客觀看待和評價其表現(xiàn)，最終決定是否可任用該員工。

四、員工成 長檔案的運用范圍

（一）員工成長檔案服務(wù)于人力資源供給預(yù)測工作

人力資源供給預(yù)測是加強隊伍建設(shè)的重要內(nèi)容，組織在開展人力資源供給預(yù)測時，除了要考慮外部勞動力市場總體供給情況，還要對組織內(nèi)部現(xiàn)有人力資源狀況有清晰的了解。員工成長檔案記錄了現(xiàn)有員工擁有哪些類型的技能、能力、工作經(jīng)驗及相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷，是評價現(xiàn)有員工供給狀況的一個主要工具。通過員工檔案，組織既可以對人員數(shù)量和一般結(jié)構(gòu)進行統(tǒng)計分析，也可以了解到現(xiàn)有人員的技能水平，以及在不久的將來員工可能因退休、晉升、調(diào)動等方面出現(xiàn)的一些變動情況，更加科學(xué)客觀地做好人力資源供給預(yù)測。尤其是在預(yù)見到人力資源供給結(jié)構(gòu)與組織需求在未來會出現(xiàn)不匹配時，有助于組織采取有針對性的措施，更好地保證人力資源管理工作的穩(wěn)定性。

（二）員工成長檔案服務(wù)于干部職務(wù)晉升工作

評價干部晉升工作質(zhì)量高低，一個關(guān)鍵的衡量標(biāo)準(zhǔn)是是否把真正能干事、干成事的干部選出來。企業(yè)因工作需要提拔干部，按程序開展個別談話考察，理論上希望參與個別談話的人員能真實、客觀地評價考察對象，但在正式談話過程中，參與個別談話的人員反饋的信息較多浮于表面，大家所談的內(nèi)容有較大相似性，不愿觸及考察對象的不足。從獲得的考察信息結(jié)果來看，在干部考察工作中，考察材料千人一面，存在知人不深、識人不準(zhǔn)等問題。這可能導(dǎo)致發(fā)生干部“帶病提拔”的問題，使組織選人用人的嚴(yán)謹(jǐn)性大打折扣。其實，除了開展任用考察，更重要的是要關(guān)注日?？疾?。員工成長檔案能實現(xiàn)干部無任用考察，注重將干部考察功夫下在平時。通過員工成長檔案多層次、多方面、多角度了解干部，畫好干部精準(zhǔn)像，有助于將能真抓實干、把事干成的干部選出來、用起來，從而提高干部晉升工作質(zhì)量，匡正選人用人風(fēng)氣。

（三）員工成長檔案服務(wù)于人崗匹配調(diào)整工作

對于組織而言，如果能最大限度地做到依事?lián)袢恕⑷藣徬噙m，有利于提高員工的組織承諾度，有利于加強隊伍建設(shè)。而要實現(xiàn)人崗匹配，就要根據(jù)職位所要求的資格條件尋找合適的人選。員工成長檔案真實記錄員工在企業(yè)的工作、發(fā)展情況，伴隨著員工的工作變動不斷豐富、更新內(nèi)容，有助于組織清楚了解每一位員工的優(yōu)點和不足，在此基礎(chǔ)上進行人力資源內(nèi)部合理配置，可更好地發(fā)揮人力資源的效用。員工在與自身特點合適的崗位上工作，會安心地發(fā)揮所長；組織因為合理安排員工，員工士氣提高，有利于保障組織目標(biāo)的實現(xiàn)。面對時間緊任務(wù)重的情況，因員工成長檔案能夠較好地提供員工的能力素質(zhì)信息，組織結(jié)合崗位需求可快速匹配人選，高效完成任務(wù)。

（四）員工成長檔案服務(wù)于個性化激勵員工

通常情況下，對員工的激勵性越強，員工工作滿意度越高，工作效果也會越好。而行之有效的個性化激勵方式，前提是要全面細致地觀察員工，了解他們的特點特長，并充分尊重員工的個體差異性。因為只有較好地容忍員工的個性，才能更好地發(fā)揮他們的才能，挖掘他們的潛力。而員工成長檔案能幫助企業(yè)很好地達成這一目的。通過員工成長檔案，組織可以根據(jù)員工不同發(fā)展層次、現(xiàn)實需要、個人偏好等情況降低管理的呆板化，使工作變得更有趣?；蛘呤窃黾訂T工的自主權(quán)，或者是允許靈活的工作時間安排，最大程度滿足員工的主導(dǎo)需求，提升員工的滿意度和忠誠度。

（作者單位：廣東中煙工業(yè)有限責(zé)任公司市場營銷中心）