RPA技術在企業財務共享中心中的應用研究

汪琳

中國南方航空股份有限公司（以下簡稱“南航”）是中國運輸飛機最多、航線網絡最發達、年客運量最大的航空公司。本文選擇南航作為研究對象不僅僅是因為南航的規模大、資金雄厚，更是因為它很早就積極響應了國家關于國企數字化轉型的要求，對企業進行全面的數字化改造，并應用新技術重新構建了自己的業務流程，從而煥發出了新的生機。但南航業務流程有待改進，企業財務共享服務中心還需要進一步的優化提升，因此，本文針對南航內部仍有待改進的問題進行了分析。

在當今時代，越來越多的企業為了適應科技的飛速進步和時代的發展，開始通過數字化轉型來提高工作效率，推動企業的可持續發展，而企業的數字化轉型需要以財務共享中心為依托。財務共享中心能夠為企業數字化轉型奠定基礎，在一定程度上提高企業工作效率。

RPA是一種機器人流程自動化技術，在人工智能的運用基礎上對人類行為進行模擬，進而完成高效率的作業，多用于勞動密集且重復性高的工作。從上個世紀九十年代末以來，RPA技術不斷發展并得到了廣泛的應用，近十年來其運用頻率更是出現了井噴式的增長。如今，RPA技術被運用在各行各業，財會行業也不例外。

將RPA技術運用于企業財務改革，能夠提供較大的幫助，因此RPA財務共享中心建設被很多企業納入了規劃之中。本文選取南航作為研究對象，對其基于RPA技術的財務共享中心這一新型財務管理模式投入使用后所帶來的變革進行分析研究。

一、RPA概述

（一）RPA技術簡介

RPA技術是指通過使用用戶界面層中的技術，執行基于一定規則的可重復任務的軟件解決方案，是數字化的支持性智能軟件，也被稱為數字化勞動力（Digital Labor）。自RPA技術概念被提出以來，RPA技術的開發與應用就受到了全球的廣泛關注，多被用于重復性高、勞動量大的工作，投入一些需要人腦進行發散思維的工作，以此解放人力，提高工作效率，節約成本。

就財稅方面的運用來說，四大國際會計師事務所之一的德勤公司率先發現了RPA技術在財稅方面應用的可行性，進而對其進行研究，于2017年6月將其投入使用，并命名為“財務機器人”，此舉動正式掀起了國內財會行業的RPA應用熱潮，越來越多的公司也相繼開始了PRA財務機器人的研發，RPA財務機器人也在我國得到了廣泛應用。

（二）現狀分析

我國高速發展的經濟和科技為RPA財務機器人的發展提供了有力的資金和技術支持。隨著行業競爭越來越激烈，優秀的企業也越發重視提升工作效率，推動企業的可持續發展，RPA技術的需求也在不斷增加。Ribeiro Jorge在論文中提出，把企業和機構提供的絕大多數服務看作數字服務，而數字服務所需要的更高效率的工作，就需要RPA技術的介入。

就當前的技術而言，RPA仍然只適合需要重復進行并且對穩定性要求不高的流程。因此，大部分企業更傾向于利用財務機器人去處理那些工作需求量大、更加穩定、流程規范要求嚴格、不需要人工干預的業務流程，比如，規范的憑證記賬、費用報銷、發票校驗、資金支付、稅務申報等，此類工作都是財務機器人所擅長的。

二、背景介紹

（一）企業介紹

南航的公司總部位于廣州，是中國民航的領軍企業，其業務主要是提供旅客、貨物等航空運輸服務，在中國航空業中，南航每年的客流量位居世界第一，貨物吞吐量位居世界前十。調查顯示，截止到2021年年底，南航經營著878架波音、空中客車和其他機型的客運和貨運航班，持續位居亞洲榜首。近年來，南航不斷加強與粵港澳大灣區的整合，2015年南航在前期工作中開始了財務共享中心的建設，2019年南航正式啟動了該平臺的運營。

（二）企業財務共享中心簡介

財務共享這個概念在上個世紀80年代被提出，目前，財務共享服務呈井噴式發展。首先，財務工作以財務核算為主向以財務核算與管控分析為主轉變。通過財務共享對各集團的需求進行分析并且融入標準化程序中，最后完成企業對各子公司的管控。其次，建立了一個新型的金融共享中心，它不僅能夠進行商業流程管理，而且能夠將企業已有的商業流程與新的商業流程聯系起來。

財務共享中心的建立，改變了傳統的服務模式，使得企業的財務管理能力與效率有了極大的提升，促進了業務流程、財務人員、財務組織以及財務職能轉型。通過持續積累運營數據，海量處于共享中心中的數據能夠成功轉變為企業的重要資產，滿足不同層次的管理者對財務分析、財務預測、決策分析的需要，從而具備了數據服務的能力。隨著時間的推移，共享中心的會計業務也越來越少，因此，傳統的共享中心迫切需要提高自己的能力，以更大程度地發揮數據的價值，因此，財務共享中心的發展必然趨勢就是轉變成企業的數據服務中心。

縱觀南航過去的發展歷程，自2017年起，公司的財務共享中心規模不斷擴大，到2020年已經擁有了158位相關員工。變動成本系統從2017年的30%提升到85%，報賬系統也從原本的12%提升到60%。南方航空財務共享中心以這兩大系統核算載體為基礎加速集團數字化進程，通過15個機器人自動化流程的成功上線，初步在集團范圍內實現業務流程的匯集處理核算，提高了財務管理效率。

三、RPA技術優化方式和效果

（一）企業RPA發展現狀

2018年，南航加快推進集團數字化進程，在安永（中國）企業咨詢有限公司的幫助下，將4個業務投入使用。此后，通過業務梳理、評估及后期開發，全面上線了10個新自動化流程，涵蓋共享中心財務系統入賬、成本核算、費用審核及稅務相關業務，在財務管理工作中引入RPA技術，讓南航財務智能化達到了一個新的高度。目前，南航RPA項目一共完成60條業務流程建設，覆蓋了南航集團收入結算、人力資源、財務、機務工程等部門，對接了包含集團官網、稅務局官網、EHR、司庫系統等22個應用系統，業務處理效率提升400%。RPA數字員工也在具體的業務場景實現了賦能。例如，在航空營銷領域，每日南航都需安排人力核對大量的優惠券，包括優惠券的金額、時限、人員等信息，耗費大量人員的精力，又如航空維修領域，由于南航機型眾多，航材的庫存管理一直是維修領域的重點、難點，航材管理人員需每天檢查航材的入庫、報廢、合同跟蹤等，占據了大量的時間。

雖然南航在RPA運用上已經獲得了諸多的成就，但其運用過程中仍然存在有待改善的問題。在航空公司的財務中，涉及到許多具體的費用處理業務，這些工作具有高度的重復性和較高的勞力成本，利用機器人取代人工，可大幅降低人工成本，并可利用剩余的人力進行高附加值的分析、管理等工作。

（二） RPA技術的優化方式

1.費用報銷

企業的費用報銷一般包括兩個過程：發票的管理和審核。在發票的管理過程中，一個很大的問題在于所需工作量過大，南航現有財務系統是對各個公司進行單獨核算，所使用的核算體系各不相同，需要整合之后進行統一，工作量大，且極易出錯。RPA財務機器人的投入使用，能夠很好地緩解這方面的壓力。

RPA技術在財務共享服務平臺上劃分不同種類的費用報銷業務，財務人員在進行報銷的時候，需要先選擇合適的版塊來進行操作，再按照提示錄入所需報銷信息及數額，進行在線報銷在線審核。報銷人對單據進行掃描后，圖像平臺借助OCR識別技術自動識別單據上的信息，自動判定報銷單附件的合規性和完整性，驗證發票的真實性，判斷是否重復報銷。通過RPA提供的光學字符識別（OCR）技術，可以識別發票核銷過程中的圖像信息，掃描提取財務共享中心的發票，實現了對從多個渠道收集到的各種發票和文件的自動識別、分類匯總、分配和傳遞，自動生成報銷單，并進行審批之后，根據設定的邏輯進行審計。收費支付智能審核員設置收費支付的審核規則，并嵌入到收費支付系統中。在審計完成后，自動化的報銷單據會自動產生；支付指令被發送到等待支付的中心，而金融機器人則根據支付指令進行支付。RPA財務機器人費用報銷過程如下圖1。

2.資金管理

在南航日常經營活動中，由于過程的復雜性，資金管理工作量大，大量的重復業務占用著工作人員的時間。RPA財務機器人的投入使用，大大優化了付款申請的流程，優化了各系統之間的連接，同時也解決了支付過程中出現的一系列繁瑣的問題。財務機器人在資金管理中的流程應用主要包括銀企對賬、現金管理、收付款處理、銀行回單管理等內容。將原本需要人為進行的步驟變為機器人自動識別，自動對單據、對類型進行識別后，將對應的單據表格調用出來，對其內容進行審核。支付申請單的自動生成是為了解決目前資金管理部門不能實現對各個賬戶的同時登陸、各系統之間的數據不能及時同步的問題，因此在生成付款請求時容易產生數據錯誤，而不能被及時發現，從而導致公司的經濟損失。財務機器人的出現則大大降低了錯誤的發生率。

在RPA財務機器人進行銀企對賬的過程中，在原先的模式下，企業往往要人工對每個銀行賬戶都進行對賬，工作量大，且內容重復性極高，很容易出現漏查現象，且效率低下。在RPA財務機器人投入后的新模式下，此情況有了極大的改善。在需要進行銀企對賬時，機器人可以自動登錄網上銀行，取得銀行流水、銀行財務數據，并對銀行賬和財務賬進行核對，自動出具銀行余額調節表。

3.稅務處理

稅務處理工作量大、重復性強，工作人員往往需要手工填寫大量的信息，效率低，又浪費時間。而稅務管理是目前財務機器人運用較為成熟的領域，在納稅申報的過程中，財務機器人可以獨立完成每一項工作。在程序的作用下，機器人會自動登陸會計系統，并根據稅收主題，將稅務申報的業務數據基礎批量輸出。財務機器人采集了預先保存好的公司基本信息，用于產生報稅表草案。會計機器人根據一定的規則對稅收差額進行調整，利用預先設定的檢驗公式，對報表進行檢驗，按照一定的邏輯，從工作草圖中自動產生申報單，并在稅務部門的終端系統中完成申報單的自動填表工作。財務機器人以納稅、繳稅信息為基礎，完成了系統內稅務分錄的編制工作，并對遞延所得、資產或負債進行自動計算。RPA財務機器人納稅申報過程如下圖2。

（三） RPA技術的應用效果

1.促進財務人員轉型

許多財務工作人員，尤其是從事基礎工作的財務工作人員，每天從事基礎的、繁瑣的工作，重復且繁瑣，不但浪費時間，而且會消磨人的意志，而RPA技術在財務共享中心的運用很好地改善了這一狀況。在人類看來，這類工作是非常困難和復雜的，但在一個機器人身上，只需幾分鐘便可搞定。而金融機器人，就是為了讓人們擺脫繁重的工作，專注于更有價值的工作。在現在的財務工作中，財務系統操作、內部控制、報告生成、執行記賬等基礎性工作占據很大的比重，而需要時間思考的分析決策工作則被壓縮。員工們被RPA財務機器人技術從原本枯燥乏味的工作中解救出來，能夠將寶貴的時間和精力投入到更加重要的工作中去，促進了公司內部的財務人員逐步由傳統型逐漸向戰略管理型或者信息系統人員轉型，讓技術賦能型的財務人員把更多的時間投入到一些更加重要的工作中去，企業可以更好地利用有限的人力資源，進行創新實踐類工作。

2.降低人為失誤

在RPA技術運用到南航的財務共享中心后，由于機器的準確性遠遠高出人類，公司的審核標準統一度提高，審核效率進度統一度提升，出錯率降低。例如，在原有的財務共享系統下，隨機模式下可能出現不同的錯派情況，最后只能統一轉由人工改派。而實施RPA后，機器人程序直接抽取所有類型單據，進行篩選、分派、轉派工作，有效減少了錯審、漏審等情況的出現 。

四、企業優化措施

（一）提高企業內部科技水平

企業財務共享中心的管理模式對于信息技術的要求較高，而想要讓RPA財務機器人平穩地工作，穩定的網絡環境必不可少。由此可見，提高企業的內部科技水平勢在必行。南航應當重視自身存在的不足，為實現智能化目標，不斷完善財務共享流程與RPA技術。首先，南航的技術部門應該針對基于RPA技術的財務機器人進行技術的改進提升。與此同時優化企業的網絡環境，及時對相關設備進行更新。另外，企業還應對財務機器人的使用權限進行明確，并對其重要信息進行加密，以防止信息泄露或是遭到惡意攻擊，造成財務機器人癱瘓或死機，從而進一步提升企業會計信息安全性，使RPA財務機器人置于一個相對穩定的工作環境之中。

（二）提高相關員工職業素養

隨著越來越多企業將RPA財務機器人納入管理過程中，不少從事簡單重復工作的財務人員也面臨下崗的危機。為了解決這一問題，同時也為了提高企業的生產效率，南方航空可以對相關財務人員進行集中的崗位培訓，提高他們的專業技能水平，加快財會人員轉型的速度，最后再將他們分配到更加有用的崗位上去，做到人才的有效利用。

結語：

在大數據技術和信息化浪潮的推動下，RPA財務機器人的運用是今后社會發展的必然趨勢，企業對RPA技術的需求量也會越來越高。而目前，財務機器人技術已成為熱門話題，RPA技術財務也已經是許多企業建設共享服務中心的重要方式。財務機器人可以促進公司內部的財務人員逐步由傳統型逐漸向戰略管理型或者信息系統人員轉型。與此同時，機器人作業的高精度，大大降低了人為的失誤，提升了工作效率。

（作者單位：沈陽城市學院）