醫院人事檔案數字化管理有效路徑探析

摘 要：文章探討醫院人事檔案數字化管理的價值和現有問題。醫院人事檔案數字化管理有助于提高工作效率，但也面臨著信息安全、數據對接、投入不足、管理體制不完善和管理人員能力不足等多種挑戰。為了應對這些問題，文章提出一系列有效路徑和策略，包括加強制度改革、完善資金投入、建立電子信息平臺、加強檔案風險管控、規范管理操作流程和提升管理人員素養等，以期為醫院人事檔案管理的數字化轉型提供參考。

關鍵詞：醫院人事檔案；數字化；信息安全；資金投入；人員素養

中圖分類號：G271；R197.3 文獻標識碼：A

隨著信息技術的快速發展，醫院人事檔案管理正經歷著從傳統紙質管理向數字化管理的轉型。人事檔案作為醫院管理和運營的重要資料，其管理效率和準確性直接關系醫院的人力資源配置、決策制定和服務質量。然而，傳統檔案管理方式已經難以滿足現代醫院日益增長的管理需求和復雜性，存在信息膨脹、管理效率低下和管理成本高昂等一系列現實問題。數字化管理作為一種解決方案逐漸受到醫院管理者的關注和重視。通過引入現代信息技術，如大數據、云計算及人工智能等，可以實現人事檔案的集中化、標準化和自動化管理，提高管理效率和數據準確性。同時，也能確保檔案的安全性和完整性。然而，數字化管理也帶來了新的挑戰和問題，如信息安全、系統集成、管理體制變革和人才培養等，需要醫院管理者和相關人員共同努力和探索。

一、醫院人事檔案管理中應用數字化管理的價值

1.提高人事管理工作效率

隨著醫院規模的擴大和業務的日益復雜化，人事管理工作面臨著更高的工作量和管理壓力。傳統的紙質檔案管理方式涉及大量的手工操作、物理存儲和手動檢索，不僅效率低下，還容易出現錯誤，已經難以滿足醫院現代化管理的需求，而數字化管理的應用為這些問題提供了有效的解決方案。通過將人事檔案信息轉化為電子格式并存儲在云端，可以實現檔案的快速分類、歸檔和共享，不僅簡化了人事管理流程，還提高了工作效率。此外，數字化管理還能實現智能化的檢索功能，使人事檔案的查詢變得更加科學、簡便和高效，減少了檢索的時間和成本，提高了查詢的準確性和速度，為醫院人事管理提供了強有力的技術支持。

2.實現人事檔案的精確化管理

人事檔案的精確性和完整性對于醫院管理至關重要。傳統檔案管理方式往往存在人事檔案混雜、分類不明確和難以整理等問題，增加了管理的復雜性，容易導致錯誤和遺漏。通過數字化、信息化應用，人事檔案可以根據崗位、部門等關鍵因素實行科學、系統的分類和歸檔，建立一個完整、統一、可靠的檔案管理體系，不僅降低了人事檔案管理的錯誤率，還確保了檔案的完整性、安全性和保密性，有效維護了員工的合法權益和醫院的利益。

3.提升醫院管理的精益化水平

在現代醫院管理中，提高管理效益和服務質量已經成為醫院發展的關鍵因素。隨著醫院的發展，如何實現管理的精益化和高效化成為一個亟待解決的問題。數字化應用為醫院管理提供了一個全新的思路和工具。通過實時收集、分析和處理人事數據，醫院可以實現對人事管理的全面管控，從而為醫院的決策制定和運營管理提供有力的數據支持，不僅提高醫院管理的精益化水平，還為醫院的高效運營和持續發展打下堅實的基礎。

二、醫院人事檔案管理信息化建設存在的問題

1.投入不足

目前，許多醫院的管理層對于人事檔案信息化管理的價值沒有更深入的了解，導致在此方面的資金和技術投入明顯不足。醫院管理層沒有全面地認識到人事檔案信息化管理對醫院整體管理和發展的深遠影響，導致了對該領域的資金投入不足，限制了人事檔案信息化管理水平的提高。資金短缺不僅影響現代化軟件和硬件設備設施的購買和更新，還有可能忽視人員培訓、系統維護和日常運營等關鍵環節，從而影響整體的管理效率和服務質量。現在的人事檔案管理需要強大的數據處理和分析能力，以支持決策制定、資源配置等關鍵管理活動。但是，受限于資金投入，許多醫院的計算機軟件和硬件設備設施較為陳舊，無法滿足當下復雜和多變的信息化管理需求，成為醫院人事檔案信息化管理的一大障礙，錯失了提高管理水平和服務質量的機會。

2.管理體制不完善

在醫院人事檔案信息化管理的過渡中，管理體制的不完善成為一個不可忽視的問題。很多醫院在開展人事檔案信息化建設時，仍然沿用傳統紙質檔案管理制度，未能滿足現代信息化管理的需求和標準。例如，紙質檔案管理中可能不涉及或未充分考慮數據加密、網絡安全以及遠程訪問等與信息化管理相關的重要問題，導致在實際操作中容易出現安全隱患和數據被泄露的風險。由于這些制度存在一定的滯后性，往往未能及時跟進和適應信息技術的發展和變化。

3.信息安全問題突出

盡管信息技術的應用為人事檔案管理帶來了便利和效率提升，但同時，信息安全問題也成為制約醫院信息化管理的主要障礙。相關管理人員在開展人事檔案信息化管理時，普遍缺乏足夠的信息安全意識和專業知識。在信息收集、錄入、處理和應用等關鍵環節，由于對信息安全的重視不足，可能存在操作不當、疏忽大意等情況，增加了人事檔案信息丟失以及被泄露的風險。當前，很多醫院在建設和應用信息化管理系統時，對系統的安全保護措施不夠嚴密和完善，給潛在的網絡攻擊、病毒侵襲以及數據篡改等安全風險留下了漏洞和隱患。例如，如果醫院的人事檔案管理系統遭受木馬攻擊或病毒侵襲，可能會導致系統崩潰、數據丟失，甚至可能導致整個醫院的人事檔案管理系統陷入癱瘓，嚴重影響醫院的正常運營和服務質量。

4.檔案信息源分散，數據格式不統一

在醫院的人事檔案信息管理中，檔案信息源分散，數據格式不統一，導致信息難以實現有效的對接和整合。由于各部門之間的信息系統和數據管理體系存在差異，分散在各個部門的數據信息往往難以實現有效的交流和對接。例如，當需要將醫務人員的工資信息與其工作經歷實行關聯分析時，由于信息源的分散性和數據格式的不統一，數據整合以及清洗需要人事部門花費大量的時間和精力，增加了信息管理的復雜性和難度。此外，數據對接的困難也可能導致信息更新延遲、數據冗余和錯誤等問題，進一步影響人事管理工作效率和數據的準確性。

5.管理人員綜合能力有待提升

目前，醫院部分管理人員對檔案管理仍然持有傳統觀念，認為其發展前途有限，對檔案管理工作缺乏足夠的熱情和積極性。部分管理人員的年齡結構偏大，在計算機應用和信息化管理方面的基礎和能力相對較弱，進一步限制了醫院人事檔案管理的信息化水平和效率。此外，醫院人事檔案管理人員普遍缺乏足夠的專業技能和知識，大多數人僅停留在基礎的計算機操作層面，沒有深入學習掌握信息化管理相關專業知識和技能，限制了他們在檔案管理工作中的應用能力，也影響了醫院人事檔案信息化管理的整體質量和效果。

三、醫院人事檔案數字化管理的有效路徑和策略

1.提升重視程度

（1）完善制度和責任機制

首先，配套制定和完善一系列的管理制度和規章制度，明確各項工作流程、責任分工和執行標準，以提高管理的規范性和效率。通過規章制度來強化管理人員的信息化管理意識，確保其在實際工作中能夠嚴格按照制度要求實行操作和管理。為了激勵管理人員的積極性和主動性，還需完善激勵機制，對在信息化管理工作中表現出色的管理人員給予獎勵和榮譽，對違反制度和規定的行為作出相應的懲罰和處理，確保制度執行的嚴肅性和權威性。以醫療體制改革為基礎，對相關的管理制度持續完善和補充，以適應醫療體制改革和醫院發展的新要求。這包括但不限于對檔案數據的完整性、真實性和可靠性實行嚴格的監控和管理，確保檔案數據的質量和安全性，不僅可以提高管理效率，還可以提高醫院的整體管理水平和服務質量，為醫院的長期發展奠定堅實的基礎。

（2）加大資金投入力度

在推進醫院人事檔案信息化管理的過程中，充足的資金支持是確保項目順利實行和取得良好效果的基礎保障，不僅可以確保醫院的信息化建設工作得到有效的支持和保障，還可以提高醫院的整體管理水平和服務質量。醫院及時購進并更新軟硬件設備設施是保證醫院人事檔案信息化建設的基礎條件。在資金充足的情況下，可以考慮引進最新的信息技術和設備設施，以滿足醫院人事檔案信息化管理的實際需求和挑戰。此外，建立并逐步完善信息化平臺是提升醫院人事檔案信息化管理重視程度的關鍵。通過對醫院職工所有信息資料真實、準確、全面、詳細的記錄和管理，確保醫院人事檔案信息化管理的有效性和可靠性。

2.建立電子信息平臺

（1）加強平臺建設

隨著信息化時代的到來，電子信息平臺的建設和完善成為提升醫院人事檔案管理效率和質量的關鍵。標準化、復用性及功能拓展是平臺建設的基礎和核心。通過對平臺的標準化設計與開發，確保平臺的穩定性和可靠性，并提高平臺的復用性，滿足不同業務和應用場景的需求。在平臺的功能設計和實現過程中，應充分考慮人事檔案管理的特點和需求，如文字信息、圖片信息和數字數據的整合以及管理等。通過數字化信息的形式實行分級分類管理，實現對多種類型的人事檔案資料的統一化管理，提高信息管理的效率和質量。電子信息平臺的建設應注重信息的共享和交流，以實現不同部門和人員之間的信息共享和合作交流，防止出現信息孤島效應，提高醫院的整體管理效率和服務質量。在電子信息平臺的建設過程中，應以技術平臺、業務平臺、數據交換平臺、集成平臺和應用平臺的構建為核心內容，加強各個子平臺的有效銜接和集成，為人事檔案信息數據的收集、整合、存儲、分析和調用等提供便捷和支持。

（2）數據庫建設

數據庫建設是電子信息平臺建設的重要組成部分，直接關系到人事檔案信息的管理效率和質量。利用大數據技術建立完善的人事檔案數據庫系統，可以實現對人事檔案信息的高效管理和利用。通過對員工的個性化電子檔案信息展開統一管理，提高人事檔案信息的完整性和準確性。并且，應充分利用既有的信息化設備設施和資源，將之前的紙質檔案轉化為圖片形式，并納入電子檔案管理系統中。通過這種方式，可以實現對既有人事檔案信息的數字化管理，提高信息的安全性和可靠性。建立和完善人事檔案信息化數據庫管理體系，確保相關人員可以便捷地對檔案信息實行查閱和管理。通過對數據庫的建設和管理，實現對人事檔案信息的高效利用，提高醫院人事檔案管理的整體水平和服務質量。

3.加強檔案風險管控

（1）安全意識培訓

安全意識是保證人事檔案信息安全的第一道防線，只有通過加強人員的安全意識培訓，才能確保每位員工能夠正確理解和執行安全管理的相關規定和措施。通過定期組織安全培訓活動，對醫院的人事檔案管理人員開展系統的安全教育和培訓，增強他們的安全防范意識，提高應對突發情況的能力。培訓內容應包括信息安全的基本知識、常見的安全威脅和風險、安全管理的相關規定和措施等。同時，通過組織安全意識競賽、演練和實際操作等活動，提高他們在實際工作中的安全管理水平和效果，確保醫院人事檔案信息得到有效的保護和管理，防止出現信息被泄露和損壞等安全風險。

（2）技術防護

技術防護是加強醫院人事檔案信息安全的重要手段。通過應用先進的技術手段和方法，可以有效防止各種安全威脅和風險，確保人事檔案信息的完整性、安全性和可靠性。應采用多層次的技術防護策略，包括網絡防護、系統防護、應用防護和數據防護等。通過建立健全安全防護體系，對醫院的網絡和系統實行全面、深入的安全檢查和監控，及時發現和處理各種潛在的安全威脅和風險。應采用先進的加密技術和算法，對人事檔案信息實行全面有效的加密保護。通過應用人臉識別、指紋識別或密碼等多種加密手段，確保人事檔案信息的安全存儲和傳輸，防止未經授權的訪問和使用。應采取有效的數據備份和恢復策略，確保人事檔案信息的長期存儲和可靠性。通過定期實行數據備份和恢復，防止出現數據丟失或損壞等問題，為信息化管理提供堅實的技術支撐和保障。

4.提升管理人員素養

在醫院人事檔案管理中，專業培訓是提升管理人員技能和知識素養的關鍵步驟，人事檔案管理人員需要具備先進的信息化管理知識和技能。通過定期的專業培訓，管理人員可以深入了解最新的信息化管理理念、技術和工具，不僅提高了其計算機應用能力，還提高了其在信息化環境下的應變能力。專業培訓的內容應包括信息安全意識、檔案管理規范以及數據庫操作技能等方面。培訓機構可以邀請行業專家和從業人員分享實際經驗，促使管理人員更好地理解和應用數字化管理的最佳實踐。此外，還可以引入在線培訓平臺，方便管理人員隨時隨地學習，提高其工作效能。

四、結論

醫院人事檔案數字化管理具有顯著的價值和深遠的影響。通過完善技術平臺、規范管理制度、強化安全措施以及持續人才培養，不僅可以提高管理效率和數據準確性，還能為醫院的整體管理和發展提供有力支持。然而，在實現數字化管理的過程中仍然面臨一系列挑戰和問題，如資金投入、管理體制改革、安全風險控制等。因此，醫院需要采取綜合措施，加強各個環節的協同作戰，確保人事檔案數字化管理工作順利開展，為醫院的長遠發展打下堅實的基礎。

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（作者單位：河南省商丘市中心醫院）

作者簡介：李虹（1971—），女，滿族，山東臨沂人，研究生，館員，研究方向：醫院檔案管理。