事業單位信息化檔案歸檔整理分類技巧研究

摘 要：新時期，事業單位的發展與國家公共服務能力提升之間的關系越發緊密，提升事業單位的發展質量能在一定程度上提升國家的公共服務能力，提升國民的幸福生活指數。事業單位的工作內容繁多，涉足的工作領域較為廣泛，在開展各項工作時都會涉及相應的檔案管理，為此，事業單位在發展中必須重視檔案管理工作，而這本身也是事業單位的基礎工作內容之一。在信息化時代背景下，事業單位的檔案管理工作需要借助信息技術優化檔案整理和分類，提升檔案管理質量，并為相關學者的研究提供參考。

關鍵詞：信息化；事業單位；檔案管理；歸檔整理；分類

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A

檔案指的是經過科學的歸檔工作后的文件材料，檔案管理工作則是要求檔案管理人員對文件資料做好相應的分類整理，并明確各類檔案的內容、劃分范圍，做好歸檔工作，確保檔案內容的完整性。檔案管理是事業單位的基礎工作之一，檔案管理工作對事業單位的發展起著積極的促進作用，有利于規范事業單位各部門的工作開展，對事業單位的長遠發展帶來積極的助力作用。事業單位在做好檔案管理工作時需要采用科學、合理的文件整理方法，針對有價值的檔案展開分析和保存，對一些沒有應用價值的檔案則需要剔除，或者是在經過審批后銷毀，確保事業單位檔案的價值。在信息技術飛速發展的影響下，事業單位檔案管理工作形式也發生了相應的變化，要求事業單位必須更新檔案管理方式，借助信息技術落實檔案歸檔、整理分類等工作，提升檔案管理質量。

一、事業單位檔案歸檔整理分類概述

事業單位檔案歸檔整理工作指的是將檔案中所涉及的所有的資料內容按照“件”為單位，將其轉化為文本檔案的過程，也是檔案管理人員在實施檔案管理工作中必須重視的首要工作環節，歸檔整理與分類是檔案管理工作的第一步，對事業單位提升檔案管理質量確保檔案管理工作順利推進等起著重要作用。科學實施歸檔工作能降低檔案管理的錯誤率，提高檔案管理工作效率與質量，為后續事業單位工作人員查詢檔案內容，做好檔案咨詢服務等提供了科學依據，為人們提供便捷的檔案查詢服務，是推動事業單位向好發展的基礎條件。

二、事業單位檔案歸檔整理分類的基本原則

在事業單位檔案管理人員做好檔案歸檔整理分類工作時，需要跟進檔案管理工作的具體內容，跟進檔案管理工作的流程來落實管理工作，以確保提升檔案管理的整體工作質量。在此過程中，必須堅持檔案歸檔整理分類的基本原則，具體如下：

第一，精準性原則。檔案歸檔整理作為事業單位檔案管理工作實施中的首要工作環節，要求檔案管理人員必須嚴格按照事業單位檔案管理工作的基本流程和規范要求來實施。在開展實際工作的過程中，需要遵循精準劃分的原則，即檔案管理人員必須查閱檔案內容，要遵循分類的基本原則，根據檔案的具體內容與要求做好精細化的管理工作。除此之外，精準性劃分的原則也有助于保障信息的安全性，事業單位檔案管理人員只有在遵循該原則的基礎上才可確保歸檔的檔案內容與檔案分類不存在差異，確保在今后查詢檔案時通過檔案分類歸屬就能快速查詢到檔案內容，提升了檔案服務質量。

第二，規范性原則。在事業單位檔案管理人員落實檔案歸檔整理分類工作時，必須堅持規范性原則。工作人員要針對所有的檔案信息資料加以規范性分類，需要依據不同的檔案內容來細化分類，并根據檔案的歸屬做好精細化的管理工作，確保檔案內容的完整性以及內容的優質性。在管理人員開展檔案信息歸檔工作時，需要秉持認真、仔細的工作原則，端正工作態度，確保歸檔整理分類工作能夠高質量完成。在實施檔案歸檔分類管理工作后，還需要檔案管理人員明確檔案內容的重要性，明確檔案價值。

第三，高效、便捷原則。檔案歸檔整理分類工作實施過程中，還需要秉持高效、便捷的原則，以確保檔案內容的完整性，體現檔案的價值。在歸檔與分類時盡可能減少檔案信息的重復率，精簡檔案內容，確保檔案質量。剔除一些不合時宜、無創新意義，甚至是錯誤的檔案內容，并在獲得審批后將其銷毀，確保事業單位檔案內容的高質量。在信息化環境下，需要借助信息化管理手段實現檔案管理工作，促使檔案資源的信息化，以有效提升檔案歸檔整理分類的效率，確保檔案質量，進而為事業單位的長遠發展起到助推作用。

三、信息化背景下事業單位檔案歸檔整理分類存在的問題

在信息化環境下，我國事業單位檔案管理工作過程中逐步融入了信息技術，提升了事業單位檔案管理的效率與質量，也為后續檔案服務工作的開放奠定了信息化基礎條件。但從部分事業單位檔案歸檔整理分類的實際情況來看，還存在一定的問題。

1．信息化管理的認知有待提升

信息技術飛速發展，并有效融入了社會各個領域，促進了社會各行各業的發展，對各領域的建設起到了積極的影響。在事業單位檔案管理工作過程中，也需要融入信息化管控手段，檔案管理人員應重視增強對信息化管控手段的認知，加快推進檔案信息化建設的步伐，以便能高效、高質量地做好檔案歸檔整理與分類工作，確保檔案質量。然而，從部分事業單位檔案管理人員的實際工作情況來看，還有部分工作人員未認識到信息化管理的重要性，其缺乏對信息化管理的正確認知，未能充分認識到信息化管控手段在檔案管理中所起到的重要作用，在實際實施檔案歸檔整理分類工作時，未能很好地利用信息化管理技術。事業單位的一些檔案管理人員年齡較大，實施歸檔整理分類工作時未能采用信息化管理手段，其信息化素養相對落后，對信息化管理的認知有待進一步提升。

2.信息化管理手段相對落后

在整理檔案時，事業單位需要專門建設檔案管理室，并在檔案管理室內設置不同的檔案專欄，以明確檔案分類。檔案信息化建設與傳統的檔案呈現形式不同，使檔案變成了虛擬化的數據資料，需要依托于網絡空間來實施儲存、分類與整理工作，相較于紙質檔案而言，不論是在查詢、整理，還是在編輯、修改等方面均有著顯著的優勢。部分事業單位在開展檔案信息化建設時出現了一些問題，有的工作人員對檔案信息化建設的理解與認知不足，加上事業單位的信息化建設基礎滯后，可能會導致信息化管理手段不夠先進，導致檔案信息資源整合空白、信息傳輸速度緩慢等問題。此外，還可能存在著信息安全問題。

3.信息化管理系統標準未統一

目前，我國事業單位檔案信息化建設已經取得了一定的成果，促使紙質檔案朝著數字化檔案轉變、發展。雖然事業單位的檔案歸檔整理分類工作取得了一定成果，但也存在一些問題，尤其是信息化管理系統標準未統一的問題，導致檔案管理工作質量難以得到進一步提升。如果事業單位在后續的發展中不能統一信息化標準，檔案資源將無法共享，會給其檔案管理工作帶來巨大的阻礙，造成檔案歸檔整理分類工作混亂，一些無效信息的增加更會為查詢檔案帶來困擾，使得事業單位檔案資源無法充分發揮作用。

4.檔案管理人員綜合素養有待提升

在信息化背景下，事業單位要想做好檔案歸檔整理分類等工作，管理人員需要積極主動學習新知識，更新自身的理念認知，豐富管理手段，提高自身的管理能力。但從部分事業單位檔案管理人員的實際情況來看，仍然存在專業水平不足、信息化素養較低的問題。在事業單位，一些檔案管理工作人員并非專業出身，多是由崗位變動而擔任檔案管理工作，在工作過程中容易出現問題。同時，由于檔案管理人員流動性較強，事業單位也難以開展培訓工作，使得事業單位檔案管理工作人員的綜合素養難以得到有效提升。

四、信息化背景下事業單位檔案歸檔整理分類技巧分析

在信息化背景下，事業單位應做好檔案歸檔整理分類工作，提升檔案管理質量，為事業單位其他基礎工作的實施起到助力作用。結合當前事業單位檔案管理工作的處理情況以及在實際工作中發現的問題來看，需要從信息化認知、建設、系統標準和相關工作人員綜合素質四個方面入手展開針對性調整，促進事業單位檔案管理工作的現代化發展，充分利用檔案歸檔整理分類技巧更好地發揮出單位信息化建設的價值。

1.增強信息化認知

事業單位管理層應當重視信息化建設，增強對信息化建設的認知，做好各項信息化管理工作。檔案管理作為事業單位建設與發展的重要內容，需要事業單位檔案管理人員引起重視，提升對檔案管理的認知。事業單位管理層可組織引導檔案管理人員積極學習檔案信息化建設的相關資料，明確分析信息化檔案管理的工作內容。只有檔案管理人員真正認識到信息化管理的重要性，才能夠基于現有的管理方法加以調整，以便從整體上提升檔案管理質量。

同時，事業單位管理層需要明確自身對單位全體職員的影響，主動在檔案管理信息化建設和相關工作落實過程中提供有力支持，并在自身工作、生活中做好對檔案管理信息化相關內容的學習和理解。通過樹立榜樣的形式，讓事業單位全體職員能夠做好對檔案管理工作重要性的正確認識，從而為檔案管理工作的順利落實創造完善的基礎條件，保證檔案管理人員在處理相關工作的過程中，其他部門工作人員能夠提供及時有效的幫助，進一步做好對檔案管理質量的保障。

2.加大信息化建設力度，優化檔案歸檔整理分類方法

要加大事業單位信息化建設的力度，就必須完善信息化建設基礎，并以此作為依據，優化檔案歸檔整理分類方法。事業單位管理層要加大對單位的信息基礎建設力度，完善網絡以及軟硬件設備設施，并切實做好積極的管控工作。在完善信息化基礎設施后，檔案管理部門還要做好檔案管理信息化系統的建設工作，并在該網站中優化歸檔整理分類方法。借助信息化管理系統，對檔案信息的來源、檔案建立的時間、具體內容和形式等特點劃分，分別形成相應的類別體系，并在不同的類別體系中添加檔案資料，以做好分層管理工作，并對文件的保存、放置和排序等做好管理工作。同時，對檔案的來源、時間和內容等分類，以此構建系統化的檔案整理體系。

此外，在檔案內容的整理工作方面，需要根據具體的內容，有序實施整理工作，以方便做好查閱工作。盡快查詢需要修訂的檔案，在完善修改內容后需要單位高層領導審批，審批后再開展歸檔整理分類工作，確保檔案資料的質量以及內容的時效性等。

3.完善信息化系統標準，提高整理和分類效率

事業單位受歷史遺留問題以及單位管理機制的影響，部分檔案管理人員對信息化管控手段缺乏正確的認知，一些年齡偏大的工作人員仍然采取傳統的檔案管理方法，多以紙質檔案為主，但在信息化時代事業單位要想做好檔案管理工作，就必須明確檔案管理信息化建設的重要性。并且，在事業單位檔案歸檔整理分類過程中還需要完善信息化系統標準，構建區域內統一的分類標準，以避免在查詢檔案資料時出現信息不全、檔案質量差、分類標準不統一、內容混亂以及其他方面的問題。同時，在事業單位發展過程中，還需要積極推動紙質檔案與電子檔案的融合。無論是紙質檔案還是電子檔案，兩種存在方式都有著各自的優缺點，在開展歸檔整理分類工作時，需要根據檔案內容采取的不同方法開展相應的整理和分類工作，提升檔案管理質量。例如，紙質檔案在分類、存放時需要避免檔案載體發生破損的問題，要做好防潮、防腐等工作。電子檔案資料需要根據檔案的特點與類型來細致劃分，在充分做好檔案整理工作的基礎上形成良好的管理體系，以提高整理和分類效率，確保檔案管理的質量。

4.提升檔案管理人員的信息化素養

在檔案管理工作過程中，檔案管理人員還必須順應時代發展潮流，積極學習信息化管理知識，明確信息化管理在檔案管理工作中所起到的重要作用。有的檔案管理人員思想陳舊，檔案歸檔整理分類的方式保守傳統，顯然不利于新時期檔案管理工作的開展。為此，需要在信息化環境下落實檔案管理工作，明確歸檔整理分類技巧，以提高檔案管理效率和質量。事業單位領導應加大對檔案管理人才的培養，組建高素質的檔案管理人才隊伍，提升檔案管理人員的信息化素養，促使檔案管理人員在充分理解檔案信息化管理要求和內容的基礎上，實現有組織、有計劃的檔案管理工作，科學落實檔案歸檔整理分類，充分體現檔案資料的價值。

五、結語

在信息化背景下，事業單位應對檔案歸檔整理分類工作加以科學分析與調整，提升檔案管理質量，為事業單位的發展提供基礎保障。本文分析了事業單位檔案歸檔整理分類的概念以及基本原則，探討了事業單位檔案歸檔整理分類中存在的具體問題，并有針對性地提出了增強信息化認知、加大信息化建設力度、優化檔案歸檔整理分類方法、完善信息化系統標準、提高整理和分類效率以及提升檔案管理人員的信息化素養等策略，希望能夠提升事業單位檔案管理工作質量，助推事業單位的長遠發展。

參考文獻：

[1]龍一鳴.數字化時代檔案管理信息化建設分析[J].文化產業，2022（11）：92-94.

[2]李 瀟.檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業務，2021（13）：103-104.

[3]孟祥喜.信息化轉型背景下機關檔案分類研究——以《機關檔案管理規定》中一級類目劃分方法為分析對象[J].檔案管理，2021（03）：83-85+87.

[4]陳麗穎，李亞珂，朱富成等.數字記錄時代檔案信息化建設的思考——基于系統論的視角[J].檔案管理，2021（03）：60-61.

[5]李 巖.信息化時代檔案安全防護——評《基于信息組織技術的檔案資源開發》[J].中國科技論文，2021，16（01）：122.

[6]褚錫星.對基于信息化的工程建筑檔案管理建設方法的研究[J].山西檔案，2019（02）：113-115.

[7]胡燕平，焉 丹，楊學來等.某三甲醫院醫療設備檔案信息化管理的應用分析[J].中國醫院管理，2019，39（03）：74-75.

[8]段燕敏.工資檔案的信息化管理工作探討[J].現代國企研究，2017（08）：72.

（作者單位：臨沂市園林環衛保障服務中心）

作者簡介：李雅琳（1986—）女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案管理。