事業單位新聘職工人事檔案管理要點及對策研究

摘 要：事業單位新聘職工人事檔案管理要點，主要有聘前強化審核、聘時保障質效和聘后提升效能。事業單位新聘職工人事檔案管理的重要性既在于其是完善新聘職工背景調查的重要憑據，也是掌握新員工基本情況、促進人力資源合理配置的依據。新時期，事業單位加強新聘職工人事檔案管理，既要落實責任主體，嚴格流程管理，也要加強監督考核，完善回溯追責，還要立足本單位實際構建個性化、特色化管理機制與模式，并充分利用信息技術提升人事檔案管理的前瞻性、有效性和可靠性。

關鍵詞：事業單位；新聘職工；人事檔案；管理要點；對策

中圖分類號：G271；D630.1 文獻標識碼：A

隨著事業單位人事管理制度持續深化改革，社會化招聘日益成為事業單位人力資源管理的根本趨勢與主要模式。這些不同以往的聘任渠道與措施不僅對事業單位人事管理產生深刻影響，還對檔案管理工作提出了更多新的要求。一些事業單位出于各種原因難以快速適應環境變化，造成新聘職工人事檔案管理出現缺陷或漏洞，不同程度地影響了單位工作的有序推進。因此，事業單位迫切需要針對新聘職工人事檔案管理理順流程、厘清要點，從而加快提高人事檔案管理工作的有效性、實用性和可靠性。這不僅是新時期事業單位做好人事檔案管理工作的關鍵點之一，還是新形勢下基于新聘職工人事檔案管理工作優化，促進人員管理提質增效的重中之重。

一、事業單位新聘職工人事檔案管理要點

1.聘前強化審核

社會化招聘是大多數事業單位人事管理工作面臨的新形式，也是不少事業單位在人事檔案管理工作中面臨的新問題。不同于企業單位選人用人的直截了當，事業單位新聘職工人事檔案管理的要點之一就是要加強前期的審核與調查。事業單位準備聘任的目標人才在正式聘用前需要經過人事檔案審查環節，主要包括入職資格審查、政治審察和檔案真實性調查等。

首先，入職資格審核。由于事業單位在選人用人前大多需要經過程度不同的考試或測試，如眾所周知的“國考”等。因此，擬入職的新員工必須有相應考試或測試的合格證書或資格證明，這是事業單位聘任員工的第一步，也是正式進入事業單位任職的第一道門檻。

其次，政治審查，也就是政治思想、道德素養和品德修養等方面的考察與審核。特別是對中央或地方機關單位來說，政治思想、政治背景或身份等很大程度上體現了新員工的思想覺悟水平。一些要害部門、核心崗位對于員工政治思想覺悟的要求并不亞于技術工作能力。某些極端情況下，堅定的政治理想將從根本上決定文化知識與實踐技能的作用發揮程度。因此，許多事業單位在新員工入職前格外重視政治審查的合格性。

最后，對擬聘用人員在人事檔案的真實性等方面開展調查審查。在絕大多數情況下，有意進入事業單位的社會人士都會無保留地向意向單位提供完整、準確的人事檔案資料。不過，少數個體弄虛作假的情況也有發生。在眾多人事檔案中及時發現失真、失實的材料不僅是事業單位人事檔案管理的根本職責，還是察覺隱患、防范風險最為直接、有效的渠道與措施。

因此，發現問題窮追不舍也是事業單位在新員工招聘前加強人事檔案審查的重點與要點之一。審查過程中出現任何存疑的蛛絲馬跡，檔案管理人員都不能輕易放過，必須刨根問底探查清楚、調查明白。只有對所有檔案信息做到了然于胸，事業單位人事檔案管理才能在新聘職工入職前把好關口，防微杜漸。

2.聘時保障質效

在順利通過聘前檔案審核后，事業單位還需針對新聘職工人事檔案進一步開展完整性、全面性和準確性調查，并將通過審核的檔案及時歸檔。這一環節的工作要點就是要保障檔案管理工作的高品質，不斷提高管理工作的效率與效能。

比如，新聘員工入職時，人事檔案管理需要關注檔案資料是否齊備、有無遺漏或缺失。這是由于聘前審核的側重點之一在人才檔案的真實性方面，而檔案材料的完整性、全面性則可能存在缺陷或問題。新員工正式入職之際，了解和掌握人事檔案的整體情況更為便利。一些新員工可能由于原單位檔案管理不當等原因出現材料不齊的情況。新單位可以在職工入職時加強人事檔案審核，包括對該員工所在原單位發通知函、郵件等多種方式，要求其盡快補齊檔案材料。

與此同時，對于通過審核的新聘職工人事檔案則要盡快整理歸檔。特別是對仍然堅持人工管理的事業單位來說，當新聘職工數量較多時，人事檔案管理歸檔是一件較為耗時費力的工作。但為了新聘員工盡快進入崗位開展工作，檔案管理部門應當加班加點、保質保量地完成整理歸檔。

而對正在推進檔案管理信息化建設的事業單位來說，傳統紙質檔案與數字檔案的歸檔應當盡量保持同步，至少應當在最短時限內完成同步歸檔，不僅有助于事業單位新聘員工人事檔案管理提升時效性，還有利于深化事業單位檔案管理制度改革，特別是對加快信息化管理模式構建具有十分積極的促進作用。

3.聘后提升效能

事業單位新聘職工入職后，人事檔案管理工作的要點則轉移到了聘后提升管理效能方面。尤其在新聘職工接受內部培訓、獲得更高學歷等級或更多職業資格、參與比賽競賽、在考評中獲獎、崗位調整和職務調動等。各種變化或異動都會影響新聘職工人事檔案的內容變更與調整。事業單位檔案管理應當在最短時間內以最快速度查找、更新、整理和再歸檔，確保人事檔案管理切實履職盡責，為后續挖掘新聘職工人事檔案潛在信息價值奠定良好基礎。

與此同時，事業單位檔案管理工作人員要持續對員工人事檔案的內容加以整理和分析，要從檔案內容中挖掘員工的知識、技術、能力和品格等更多潛在價值，并以此引導員工進一步拓展職業廣度與寬度，從而為包括員工本人在內的各方創造越來越多的價值和意義。

二、事業單位新聘職工人事檔案管理的重要性

1.完善新聘職工背景調查的重要依據

在現代企業探索管理科學化的進程中，涉及人力資源領域時越來越強調背景調查，也就是針對目標人才開展由表及里的信息收集與分析，以此確保目標人才符合企業要求。事業單位對于新聘職工開展人事檔案管理的重要意義之一也在于完善背景調查，也就是將人事檔案作為新聘員工背景調查的重要憑據。例如，學歷檔案可以證明目標人才的受教育程度，職業資格證書可以證明其從事特定工作的資格與資質等。完善的人事檔案管理相當于完備的背景調查，既有助于用人單位科學挑選目標人才，也有利于新員工與用人單位達成共識、相向而行。

2.掌握新員工的基本情況，促進人力資源合理配置

對于用人單位來說，員工是唯一具有主觀能動性的寶貴資源。而資源配置將在很大程度上左右企事業單位各項業務或服務的順利開展。事業單位加強新員工檔案管理的重要意義也在于掌握新員工基本情況，促進人力資源合理配置。尤其在一些具有專業性、技術性特點的事業單位中，優秀人才更加需要匹配適宜的崗位、適當的職位，不僅是事業單位深化人崗匹配的重要措施，還是激發人才內生動力、發揮潛在能力的重要途徑。

三、事業單位加強新聘職工人事檔案管理的主要對策

1.落實責任主體，嚴格流程管理

不同于企業在人力資源檔案管理方面的成熟與完善，不少事業單位對于新聘職工人事檔案管理依然處于初步和摸索階段，在一定程度上影響管理實踐的有效性。事業單位加強新聘職工人事檔案管理格外需要強化制度剛性約束。落實責任主體，嚴格流程管理至關重要。

事業單位針對新聘職工人事檔案管理需要形成點對點的責任關系。例如，負責聘前考察的檔案管理人員就對新員工檔案的真實性負有第一責任。以此類推，各階段處理新聘職工人事檔案的管理人員都要對各自整理、歸檔的檔案質量負責。

在此基礎上，要將文件中、紙面上的規章制度落到實處。例如，部分事業單位新聘職工數量稀少、背景簡單，在聘前檔案審查與聘中核實環節往往大同小異，需要通過進一步細化檔案管理具體內容加以區別。事業單位可以嘗試采用表單式管理法，也就是針對不同環節的新聘職工人事檔案管理制定表格，逐一列出檔案管理人員需要完成的審核或檢查形式、內容等條目。人事檔案管理人員需要按部就班地完成所有條目并填寫全面，是防止個別事業單位人事檔案管理人員偷工減料、敷衍塞責的有效形式與手段。每個環節項目完成后，填表人需要簽字蓋章確認，既是為后續可能需要的責任回溯鋪平道路，也是從思想上、行動上提醒檔案管理人員扎實工作、切實負責。

2.加強監督考核，完善回溯追責

不同于業務或服務的階段性與多變性，事業單位人事檔案管理工作大多形式固定、措施穩定，管理人員只需按部就班第完成規定動作即可。然而，越是高確定性的工作越是容易在思想觀念上產生麻痹大意問題，也是部分事業單位人事檔案管理屢屢因為人為主觀失誤出現錯漏的重要原因。因此，事業單位新聘職工人事檔案管理需要加強監督考核，完善回溯追責。

一方面，定期對新聘職工人事檔案開展全面或部分項目抽查，特別是對出現過崗位或職務調整或在工作中有所獎懲的員工檔案需重點檢查。每年期末則應結合單位實際開展一次全方位的人事檔案檢查。定期抽查與年終檢查既要關注人事檔案的完整性、真實性和準確性，也要考察管理人員對人事檔案的整理與歸檔是否及時、品質是否有保障。

另一方面，完善并落實責任回溯制度。例如，新聘職工出現較大失誤、受到懲處等異常情況時，回溯人事檔案管理過程、內容和負責人等情況同樣有助于深化源頭治理，不僅有利于防止檔案管理人員出現職業倦怠問題，還是激發檔案管理人員內生動力，引導其創新工作體制機制的有益措施。

3.立足本地實際構建個性化、特色化管理機制與模式

事業單位所處行業、領域千差萬別，其選人用人的標準、要求也各不相同。事業單位針對新聘員工加強人事檔案管理也相對欠缺參照，需要立足本單位實際構建個性化、特色化的管理機制與模式。

比如，部分事業單位的檔案管理信息化起步早、速度快、經驗豐富、效果顯著，在新聘職工人事檔案管理中可充分利用技術支持全面獲取數據信息，特別是新聘職工背景調查方面可完全使用信息技術替代人工，管理人員的時間和精力則主要放在后期的價值挖掘方面，也就是側重于對新員工勞動潛力、工作潛能的發現與發掘。

相比之下，還有部分事業單位人事檔案管理仍然延續著傳統模式。這些單位在新聘職工人事檔案管理方面應盡量均衡分配人員與時間。在有需要的情況下，也可以嘗試臨時性組建特別工作組，也就是抽調更多部門的骨干人員共同參與人事檔案管理項目。這些非專業人員主要從事相對周邊的輔助性工作，而專職的檔案管理人員將主要時間與精力用于解決關鍵問題。這對尚未完全實現信息化管理的事業單位也不失為行之有效的措施與策略。

4.充分利用信息技術提升檔案管理工作的前瞻性、有效性和可靠性

在信息時代大背景下，事業單位人事檔案實現信息化管理已是大勢所趨。就新聘職工人事檔案管理來說，充分利用信息技術提升前瞻性、有效性和可靠性也是事業單位在新形勢下實現管理科學化的重要途徑與手段。

一方面，事業單位應盡快完善信息化管理框架搭建，尤其要加快業務信息化與檔案管理信息化之間的互聯互通。只有在全局性、戰略性層面構建大一統的信息化平臺，新員工人事檔案管理才能借助技術大幅提質增效。

另一方面，事業單位需充分利用信息技術手段深化新員工人事檔案管理的潛在價值挖掘。常規的檔案管理工作已無法滿足新時期人力資源管理的客觀需求，只有依托技術實現不間斷的價值挖掘，新員工才能為新單位創造源源不斷的價值再創造。而信息技術在檔案管理領域的應用主要體現在前置性層面，也就是利用技術提前察覺問題，并找到解決方案。在此基礎上，事業單位挑選的新員工才能盡快產生價值，創造更多價值。

四、結語

面向社會招聘新員工是事業單位人事管理制度改革的熱點與亮點之一。與之同步推進的新聘員工人事檔案管理也出現了越來越多新問題，這是傳統檔案管理工作模式與時代發展客觀要求出現矛盾沖突的必然結果，也是新時期事業單位迫切需要加快檔案管理優化創新的現實背景。一方面，事業單位需要嚴格落實有關新聘職工人事檔案管理的各項規章制度，確保嚴格依法辦事、照章辦事。這是解決一些事業單位新聘職工人事檔案管理不足之處的著眼點與立足點；另一方面，信息技術是解決一些事業單位新聘職工人事檔案管理問題的突破口。深化信息化管理體制改革不僅有助于提升新員工人事檔案管理的時效性、可靠性，還有利于推動事業單位信息化管理向整體性、全局性發展。不過，相較技術層面的實際應用，事業單位還需在思想意識的高度實現科學定位，只有從管理理念的深層切實認識到人事檔案管理的重要性，事業單位新聘職工人事檔案管理才能實現源頭治理，才能從根本上實現超越與突破。這既是新時期事業單位優化新聘職工人事檔案管理的根本對策，也是新形勢下事業單位優化新員工檔案管理，促進管理工作加快轉型升級，充分提質增效的必由之路。

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（作者單位：濰坊市坊子區公共就業和人才服務中心）

作者簡介：陳勇（1971—），男，漢族，山東濰坊人，本科，館員，研究方向：人事檔案管理。