基于6S管理的實物檔案管理與利用研究

摘 要：以6S管理為基礎的實物檔案管理與利用，是將6S管理內容作為實物檔案管理與利用的基本內容，令人類在實踐活動中所形成的具有保存價值的物質實體得以長久保存，使其在不同時間都能充分反映當時社會實踐活動和社會發展歷史。而在醫院實物檔案管理與利用過程中，將6S管理作為基礎，可以有效提高醫院各類實物檔案的管理水平與利用效率，進一步提升醫療質量，樹立高質高效、嚴謹負責的醫療衛生機構社會形象。本次研究主要分為理論研究和實踐研究兩個部分：一是通過闡述6S管理內容，為本次研究提供理論支持；二是以醫院病理檔案管理與利用為例，分析基于6S管理的醫院病理實物檔案管理的應用。

關鍵詞：6S管理；實物檔案管理；整理和利用；醫院病理檔案

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、引言

隨著社會經濟的快速發展，各個行業及領域對于效率和質量的要求越來越高，在考慮實際投入成本的基礎上，不斷縮短各種管理活動的時間，并充分利用管理活動的內容，使其管理行為能夠為行業及領域的發展帶來經濟效益以及形成推動效果。而實物檔案管理與利用在醫療衛生機構當中，體現出非常重要的地位與價值。由于醫療衛生機構所提供的服務等醫療活動必須留存相關檔案，加上通過利用實物檔案的方式，確保醫療衛生機構能夠跟蹤患者實際治療情況，達到調整治療方案，總結治療活動的目的。因此，醫療衛生機構以6S管理為基礎，開展實物檔案管理與利用，不但存在較強的現實研究價值，還體現出較高的理論研究意義，能夠有效推動醫療衛生機構的發展與建設。

二、基本理論

1.6S管理

6S管理作為一種能夠對生產現場各生產要素狀態展開可持續性整理、整頓、清掃、安全、清潔以及提高人的素養的管理活動。6S管理最早出現是在20世紀50年代的日本，最初被稱之為5S，表示整理、整頓、清掃、清潔和素養。中國企業在5S的基礎上，增加了“安全”，使其成為6S。6S管理是當前我國企業現場管理的基礎管理方式和方法，能夠有效消除企業在生產過程中可能出現的各類問題，并將提升員工職業素養設為最終目標。6S管理具體內容如表1和圖1所示。

2.實物檔案管理與利用

首先，要掌握實物檔案的收集范圍。其中包含檔案對應社會活動所涉及的所有內容，尤其是不同單位、不同時間以及人員和相關活動操作等基本信息，必須保證清楚準確，才能根據檔案管理的種類劃分；其次，在整理過程中，需要整理所有可證明該社會活動存在的物品，如獎狀、獎杯、書面證明、手寫資料、圖片以及視頻等等，按照實物檔案管理的規定，按照實物的整理保存方式，并整理與保存；再次利用實物檔案，在多數情況下必須有準確的利用制度，其中取出與歸還、檢查與利用形式等，必須做到責任落實，最大限度地保證實物檔案不會出現破碎、遺失等意外情況。最后，在實物檔案管理過程中檔案備份同樣是重要內容之一，是預防實物檔案在出現意外情況后，還能保證實物檔案管理與利用價值的重要手段。

三、案例分析，以醫院病理檔案管理為例

1.醫院病理檔案管理的內容及重要性

病理檔案包含了患者從病理檢查申請單的開具到病理報告單的發出，全流程的所有資料，如文字方面的登記本、質量控制記錄，實物方面的標本、切片等。病理檔案是病理醫師對患者做出病理診斷的重要基礎性材料，也是臨床治療或手術開展的客觀依據。因此，病理檔案的管理是醫院開展一系列醫療活動的重要基礎工作，有效管理與利用好病理檔案，能夠促使醫院病理診斷水平不斷提高。

2.醫院病理檔案管理現狀

醫院病理檔案由于種類較多、存放范圍較廣，加上需要當天對其登記和整理，醫院病理檔案一直都是的醫院較為“頭疼”的問題，也是非常容易出現問題的板塊。通過調查研究發現，當前醫院病理檔案管理的存在以下幾點問題。

（1）管理制度不完善

部分醫院為了提高經濟效益，降低了病理檔案管理的投入，致使醫院的病理檔案管理制度不夠完善，無法落實到實際管理工作當中，如病理檔案保管不及時，標識錯亂，查找費時費事等。

（2）管理方式落后

由于部分科室人采取粗放式的管理方式，致使病理檔案存在遺失、不全的問題，如紙質資料沒有采取標準化保存方式，時間長了，導致紙質資料檔案的字跡模糊，實物切片易褪色、破損等。

（3）管理水平較低

多數醫院的病理檔案管理工作由于得不到院方重視，導致該板塊的專職工作人員數量相對較少。并且在多數情況下，都是由各個科室人員對本科室的病理檔案管理，容易出現人員不足導致遺忘病理檔案管理。

（4）專業人才不足

因為問題4是在問題3的基礎上衍生出來的，所以，多數醫院基本沒有專業性的病理檔案管理人才。管理病理檔案的人員均未接受過專業培訓，是缺乏采用科學管理方式和方法的行政類技術人才代管。

由此可見，上述列舉的醫院病理檔案管理問題，不僅具有代表性，還存在普遍性。因而將6S管理方法作為基礎，將其落實到醫院病理檔案管理全過程當中，可以保證醫院病理檔案管理、整理及利用，具備標準化、規范化以及高效化的特點，從而達到提高管理人員工作積極性、水平、效率等目標，最終為優化醫院醫療衛生服務質量奠定堅實的基礎。

3.基于6S管理的醫院病理檔案管理的應用

（1）物品的準確分類——整理

醫院病理檔案管理不管是紙質資料還是實物，雖然都是病理檔案的重要組成，但是，兩種類型的病理檔案在管理過程中，存在一定的差異性，所以，需要對不同類型病理檔案物品采取針對性管理。為了提高病理檔案管理便捷性，有效增加管理空間的利用價值，需要確定不同病理種類檔案的保存時間，并在此基礎上對管理空間合理利用。例如，對于實物標本來說，保持的箱體應當采取每兩周循環一次，同時，對于保存時間超過10年以上的實物標本，申請專門保存的存儲柜；對于保存年限≤1年的實物標本，應當在1年后統一銷毀，如TCT薄片；對于保存時間超過10年或15年以上的實物標本，在銷毀時應當先對其病理檔案資料的完整性展開全面檢查，上報到醫務處，得到批準后才能銷毀。在銷毀過程中，先認真檢查銷毀的數量、種類，保證銷毀的完整性、有效性，預防錯銷毀、漏銷毀情況的發生。此外，醫院病理檔案管理的整理需要在一個周期內循環完成，并在日常工作當中做好收集整理和標記等工作，為之后的利用提供便利條件與基礎。

（2）落實“四定、三易”原則——整頓

由于醫院病理檔案存在動態性、更新性以及日增加的特點，所以，需要通過落實“四定”原則，使其工作的效率得到提高，具備方式為：首先，對于標本實物檔案，保存的箱體在使用前需要對其實行標序，按照需要將其放置在冰箱的固定位置，同時，登記好存放的日期、位置序號等，兩周冷藏后實行冷凍保存；其次，是對于蠟塊或切片實物檔案來說，對應的標識必須體現在表面，采用統一樣式的編碼標識，歸檔順序為分類、排序、校對、裝柜、轉移以及標注；最后，對文字類紙質版病理檔案來說，歸檔的順序為分類、排序、標注、裝訂、貼簽以及歸檔，同時，為了提高其管理的效率，可采用固定裝袋方式，對不同類別的紙質類病理實行分類保存，如100張/袋，150張/袋，將歸檔的資料裝訂成冊后，貼上說明封面，根據需要保存的時間和種類，放置在固定位置。此外，“三易”原則主要體現在利用過程中，所有類型的病理檔案在利用時，需處于容易看見的空間，并處于易拿取和易歸還的狀態下。

（3）保持科室環境整潔衛生——清掃

由于醫院病理檔案管理室作為醫院檔案管理的主要場所，不僅體現出獨立的工作性質，還體現出特殊的重要性。因此，針對醫院病理檔案管理室來說，是最好也是最應當落實6S管理方法中清掃內容的場所。

首先，病理檔案管理室的環境干凈和整潔形成一種日常工作的習慣，使其能夠長期保持下去；其次，干凈整潔的環境可帶動工作人員的工作積極性，使得工作人員能夠通過自己的勞動達到這一目標；最后，在完成每日工作后，要求工作人員按制度或順序，輪流對現場環境清掃，重點包括常用的工作場所，如桌面、地面等，而對于設備來說，需按照標準對其展開周期性的維護與保養，使病理檔案管理室能夠長期保持在無灰塵、無雜物堆積的狀態。

（4）清潔制度與成果的構建維持——清潔

除了硬件優化與調整整體布局外，嚴格的清潔制度也是醫院病理檔案管理中不可缺少的組成部分。唯有嚴格遵守清潔制度，才能有效保證病理檔案管理工作的效率與質量。病理檔案管理室的清潔制度制定完成后，需將其形成常態化機制，并定期檢查制度的執行情況，確保醫院病理檔案管理室能夠維持清潔的狀態以及在明確三項6S管理項目的過程中，實現標準化、制度化病理檔案管理室的建設。

（5）規范習慣與管理水平養成提高——素養

6S管理方式當中的素養，主要針對人，進而在醫院病理檔案管理過程中，需要對相關的管理人員開展全面的實物檔案管理、整理及利用的教育培訓。通過學習先進的管理模式，有效提高工作人員的實物檔案管理能力；通過制定相關管理制度的方式，嚴格落實和執行管理工作，并使其成為一種常態化、規范化的工作方式；通過強化病理檔案實物管理責任體系的方式，細分不同實物檔案管理人員的工作職責及內容，確保病理實物檔案管理的工作開展。具備有效性的同時，呈現高效化的發展趨勢，達到提高管理質量的目的。在實際過程中，醫院病理檔案管理需對不同種類的檔案實行分類保存與管理，為實物檔案的利用內容提供基礎，同時，通過創設整潔舒適的工作環境，為營造良好工作意識及團隊協作提供保障。

（6）安全管理的強化與保障——安全

因為醫院病理檔案室當中實物與紙質資料不僅記錄患者的基本信息，同時，還記錄了患者的私密信息，所以，醫院病理檔案管理的安全性必須予以重視。

首先，醫院病理檔案管理的安全主要分為信息和環境兩種，其中，環境方面的安全管理，體現出其基礎性，進而需要通過完善科室安全管理制度的方式，令科室人員的安全意識有所提高，例如，檔案室的禁止事項必須作為重點檢查與審核的內容，尤其是像溫度、濕度、防塵等，有可能危害到實物和紙質檔案保存的因素，必須做好相應的管理登記。

其次，對于設備方面，設備的安全性檢查，應當作為病理檔案管理室日常工作內容，尤其是對于設備各項參數的設定與檢查，必須得做到單日登記，包括消防設備也必須嚴格按照檢修與維護的計劃，及時聯系轄區內的消防人員，對其統一檢測。另外，是不同種類的實物檔案管理與整理，在未利用前，必須嚴格遵守相應的管理和整理標準，在確保實物檔案安全的同時，保證病理檔案室不會出現化學藥品被泄漏和擴散的意外事故。

最后，電子檔案的安全。因為當前信息化技術的融入，在醫院病理檔案管理中的紙質類檔案管理效率與水平得到極大程度的提高，所以電子檔案的安全需做到加強計算機安全管理、不擅自拆裝計算機、不擅自安裝與卸載軟件，對于聯網的安全保護軟件，必須保證其為正版和適應系統運行，而對于實物檔案的安全，唯有在落實前五項6S管理方法的基礎上，才能保證實物檔案管理、整理及利用的安全。

四、結論

綜上所述，基于6S管理的實物檔案管理與利用研究，結果表明，醫院作為基礎社會性活動，將6S管理作為基礎，開展醫院病理實物檔案管理與利用，能夠有效提高醫院病理檔案管理的發展與建設。當然，想要實現這一目標，充分發揮醫院病理實物檔案管理與利用的價值，前提條件必須是做好檔案管理工作、構建高效的檔案管理模式、利用規章與制度保障管理工作、提高工作人員的積極性、維持環境的整潔程度。

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作者單位：海口市人民醫院

（中南大學湘雅醫學院附屬海口醫院）

作者簡介：韓姍珊（1991—），女，漢族，海南文昌人，本科，中級，檔案管理方向。