澳大利亞國(guó)立大學(xué)檔案數(shù)據(jù)治理模式分析及啟示

陳艷

摘 要：在教育數(shù)字化和檔案治理體系建設(shè)的背景之下，高校檔案工作面臨著向檔案數(shù)據(jù)治理模式轉(zhuǎn)型的機(jī)遇。澳大利亞國(guó)立大學(xué)在長(zhǎng)期的檔案工作中形成了鮮明特色，積累了大量經(jīng)驗(yàn)。基于此，本文從數(shù)據(jù)管理、文件管理和檔案管理三個(gè)環(huán)節(jié)分析澳大利亞國(guó)立大學(xué)檔案數(shù)據(jù)治理模式。研究發(fā)現(xiàn)，澳大利亞國(guó)立大學(xué)基于全校整體數(shù)據(jù)治理框架，形成全流程、專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)治理模式。這套完整的檔案數(shù)據(jù)治理模式可為我國(guó)高校檔案數(shù)據(jù)治理轉(zhuǎn)型提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)治理；檔案治理；澳大利亞國(guó)立大學(xué)

基金項(xiàng)目：本研究受中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)中央高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金資助（2722023DG003）。

教育部2022年工作要點(diǎn)提出，提升數(shù)據(jù)治理能力，強(qiáng)化數(shù)據(jù)挖掘和分析，構(gòu)建基于數(shù)據(jù)的教育治理新模式[1]。可見(jiàn)，數(shù)據(jù)在“教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動(dòng)”中的價(jià)值得以肯定。數(shù)據(jù)是教育數(shù)字化的驅(qū)動(dòng)性要素[2]，而檔案是一類數(shù)據(jù)，是業(yè)務(wù)性數(shù)據(jù)、原始性數(shù)據(jù)、歷史性數(shù)據(jù)[3]，因此，檔案數(shù)據(jù)治理模式的構(gòu)建對(duì)教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有至關(guān)重要的意義。隨著教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動(dòng)的逐步深入，前端業(yè)務(wù)生態(tài)系統(tǒng)正在重塑，后端的檔案數(shù)據(jù)治理模式亟待建立，迫切需要可供參考的經(jīng)驗(yàn)加以支持。澳大利亞國(guó)立大學(xué)（Australian National University，簡(jiǎn)稱ANU）檔案工作歷史悠久，并在理事會(huì)的統(tǒng)一規(guī)劃下形成日漸完備的檔案數(shù)據(jù)治理模式。因此，本文將分析ANU檔案數(shù)據(jù)治理模式，從數(shù)據(jù)管理、文件管理和檔案管理三個(gè)環(huán)節(jié)分析ANU檔案數(shù)據(jù)治理實(shí)踐，以期為我國(guó)教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動(dòng)背景下的檔案數(shù)據(jù)治理提供參考和啟示。

1 澳大利亞國(guó)立大學(xué)檔案數(shù)據(jù)治理實(shí)踐[4]

ANU建于1946年，在理事會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下形成了完備的治理機(jī)制[5]。ANU大學(xué)檔案科現(xiàn)隸屬于學(xué)術(shù)信息服務(wù)部，該部門的主要職責(zé)有檔案服務(wù)、圖書(shū)館服務(wù)、文件管理、數(shù)據(jù)治理、出版管理、信息政策、科研支持等。ANU檔案工作在學(xué)校理事會(huì)統(tǒng)一部署下，以學(xué)術(shù)信息服務(wù)部為直接領(lǐng)導(dǎo)，形成數(shù)據(jù)管理—文件管理—檔案管理相結(jié)合的全流程化的檔案數(shù)據(jù)治理模式，并依據(jù)澳大利亞相關(guān)法律法規(guī)，從策略規(guī)劃、業(yè)務(wù)規(guī)范、服務(wù)保障和風(fēng)險(xiǎn)防范四個(gè)維度，配備了政策、程序、標(biāo)準(zhǔn)、指南四位一體的管理制度體系，確保檔案數(shù)據(jù)治理模式的持續(xù)運(yùn)營(yíng)（如表1）。

1.1 數(shù)據(jù)管理

ANU的檔案數(shù)據(jù)治理前置到了業(yè)務(wù)工作中。在數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié)，大學(xué)信息服務(wù)部、信息技術(shù)服務(wù)部等治理機(jī)構(gòu)制定具有指導(dǎo)性、共有性、全局性的制度規(guī)范，以從源頭上確保檔案數(shù)據(jù)治理的質(zhì)量和安全。

ANU通過(guò)《數(shù)據(jù)治理》政策與程序從整體策略上制定了數(shù)據(jù)管理框架和生命流程，在數(shù)據(jù)產(chǎn)生的源頭上對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)安全做出了要求，并提出了相應(yīng)的支持保障。圖1描述了ANU的信息和數(shù)據(jù)治理框架。可以看出，越往戰(zhàn)略端，對(duì)應(yīng)的主體越可能擔(dān)責(zé)，而越往運(yùn)營(yíng)端，對(duì)應(yīng)的主體越可能負(fù)責(zé)。這進(jìn)一步說(shuō)明了檔案數(shù)據(jù)治理是從業(yè)務(wù)前端開(kāi)始。

1.2 文件管理

文件管理是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)的中間一環(huán)，由學(xué)術(shù)信息服務(wù)部下屬的大學(xué)文件科具體負(fù)責(zé)，并納入到ANU的規(guī)劃與治理框架中。《文件與檔案管理》政策和《文件管理》程序從原則上定義了ANU文件管理的基本要求。在具體實(shí)施中，大學(xué)文件科從文件分類、文件操作、文件處置和業(yè)務(wù)培訓(xùn)四個(gè)層面實(shí)現(xiàn)文件管理，保障文件的真實(shí)性、可用性、安全性和完整性。其一，文件分類上。制定《澳大利亞國(guó)立大學(xué)業(yè)務(wù)分類方案》，從業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)⑽募譃槭粋€(gè)大類，為后面流程的文件操作和文件處理提供基礎(chǔ)，確保文件的完整性。其二，文件操作上。以電子文件管理系統(tǒng)為具體實(shí)施手段，作為ANU大學(xué)文件中央存儲(chǔ)庫(kù)。電子文件管理系統(tǒng)通過(guò)與SharePoint軟件集成，能讓在各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)上生成的文件輕松集中到電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保文件的真實(shí)性。其三，文件處置上。根據(jù)澳大利亞國(guó)家檔案館批準(zhǔn)的文件“三合一制度”對(duì)文件進(jìn)行保存、銷毀、移交等處置，確保文件的安全性。其四，業(yè)務(wù)培訓(xùn)上。在學(xué)校專門在線學(xué)習(xí)網(wǎng)站Pulse上開(kāi)設(shè)文件管理培訓(xùn)模塊，并在SharePoint網(wǎng)站開(kāi)設(shè)電子文件管理系統(tǒng)實(shí)踐論壇，通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)確保文件的可用性。

1.3 檔案管理

ANU檔案數(shù)據(jù)治理模式的檔案管理環(huán)節(jié)更側(cè)重于檔案數(shù)據(jù)收集、利用和開(kāi)發(fā)，屬于檔案數(shù)據(jù)治理的后端，具體對(duì)應(yīng)的主體機(jī)構(gòu)是大學(xué)信息服務(wù)部下屬的大學(xué)檔案科。

在館藏收集上，除ANU本身形成的檔案外，ANU大學(xué)檔案科積極收集其他重要的檔案。在檔案活動(dòng)上，ANU大學(xué)檔案科從2001年開(kāi)始每年舉辦一場(chǎng)檔案年度講座，邀請(qǐng)著名歷史學(xué)家、檔案學(xué)者、社會(huì)活動(dòng)者等作為主講人。在檔案經(jīng)費(fèi)上，除了學(xué)校的經(jīng)費(fèi)劃撥，ANU大學(xué)檔案科還積極爭(zhēng)取社會(huì)力量支持檔案館建設(shè)，并且為了鼓勵(lì)學(xué)生研究館藏檔案，與澳大利亞勞工史研究學(xué)會(huì)堪培拉地區(qū)分會(huì)和澳大利亞國(guó)立大學(xué)澳大利亞研究所開(kāi)設(shè)了埃里克·弗萊勞工史研究補(bǔ)助金。在檔案開(kāi)放上，內(nèi)部開(kāi)發(fā)檔案門戶網(wǎng)站和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)站以服務(wù)廣大利用者，并且積極將檔案數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)研究成果開(kāi)放到學(xué)校的數(shù)據(jù)共享和開(kāi)放研究[6]網(wǎng)站上，以促進(jìn)檔案研究的進(jìn)一步深化；外部加入澳大利亞國(guó)家圖書(shū)館Trove項(xiàng)目，將ANU大學(xué)檔案科的館藏條目數(shù)據(jù)添加到Trove網(wǎng)站上以方便研究者利用。

2 啟示與借鑒

2.1 源頭把控，總體規(guī)劃

ANU在大學(xué)信息服務(wù)部、信息技術(shù)服務(wù)部等治理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一規(guī)劃下制定《數(shù)據(jù)治理》政策和程序，構(gòu)建信息和數(shù)據(jù)治理框架，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)全生命周期的管理，從源頭上把控?cái)?shù)據(jù)的質(zhì)量和安全，打破了數(shù)據(jù)孤島。從“文件連續(xù)體理論”到前端控制，檔案學(xué)者一直強(qiáng)調(diào)檔案“前身”的重要性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案“前身”更是細(xì)致到了各個(gè)部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，是對(duì)檔案數(shù)據(jù)可追溯性、可證明性、可還原性的有力保障。高校檔案數(shù)據(jù)治理不應(yīng)是檔案機(jī)構(gòu)一家的“單打獨(dú)斗”，而是積極參與學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)治理和信息管理的過(guò)程。

2.2 過(guò)程管理，質(zhì)量控制

ANU以大學(xué)文件科為主體，以《文件與檔案管理》政策和《文件管理》程序?yàn)槭侄危噪娮游募芾硐到y(tǒng)為抓手，對(duì)全校文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。ANU的文件“三合一”制度讓檔案管理環(huán)節(jié)對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性和系統(tǒng)性要求在文件管理環(huán)節(jié)就得以實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)文件管理職能和檔案服務(wù)職能的分離。在我國(guó)，從國(guó)家檔案局第14號(hào)令到2021年開(kāi)始施行的《檔案法》，電子文件單套制歸檔已得到法律認(rèn)同。但在實(shí)踐過(guò)程中，電子文件的真實(shí)性、可用性、安全性和完整性保障成了困擾檔案機(jī)構(gòu)歸檔和管理電子文件的首要難題。電子文件管理是一個(gè)系統(tǒng)性問(wèn)題，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理問(wèn)題，它還需要管理人員具備系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)、專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)、完備的信息管理知識(shí)等。若檔案人員還需要負(fù)責(zé)處理文件管理問(wèn)題，將會(huì)大大分散其精力，降低檔案服務(wù)能力和效率。一方面，ANU將文件管理工作納入了業(yè)務(wù)流程中，文件管理成為業(yè)務(wù)流程中的最后一環(huán)。這讓文件真實(shí)性、可用性、安全性和完整性的保障有了抓手。另一方面，ANU將文件管理與檔案管理分離的做法，是在電子文件單套制歸檔背景下，對(duì)檔案人員職能的進(jìn)一步分工，有利于文件管理的專業(yè)化，更有助于高校檔案工作立足教育本質(zhì)，更好地提供檔案數(shù)據(jù)服務(wù)，為科學(xué)研究服務(wù)。

2.3 立足教育，服務(wù)研究

剝離了文件管理職能的大學(xué)檔案科，更注重檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)和檔案服務(wù)的提供。ANU不僅形成了以諾埃爾·巴特林檔案中心為代表的特色館藏[7]，還積極將館藏檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放到校內(nèi)和校外的數(shù)據(jù)共享平臺(tái)上。相比于一般的檔案管理機(jī)構(gòu)，ANU大學(xué)檔案科更應(yīng)該定位為大學(xué)科研機(jī)構(gòu)，在校內(nèi)館藏檔案的基礎(chǔ)之上，以科研人員的研究興趣和社會(huì)需求為導(dǎo)向積極拓展館藏資源，開(kāi)發(fā)特色館藏，共享研究數(shù)據(jù)和成果，積極為社會(huì)提供檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。教育是高校檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)。高校檔案數(shù)據(jù)治理不僅要肩負(fù)起“為黨管檔，為國(guó)守史”的使命，還要擔(dān)負(fù)起“以培養(yǎng)人才為中心，開(kāi)展教學(xué)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)”[8]的高校檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)。

結(jié)語(yǔ)

教育數(shù)字化的步伐已經(jīng)越來(lái)越近，這勢(shì)必會(huì)對(duì)高校業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生巨大沖擊。前端業(yè)務(wù)的變革必然對(duì)后端的檔案工作產(chǎn)生影響。此外，檔案系統(tǒng)內(nèi)部的變革也在悄然發(fā)生。不論是被動(dòng)，或是主動(dòng)，高校檔案數(shù)據(jù)治理轉(zhuǎn)型已是必然趨勢(shì)。高校檔案數(shù)據(jù)治理，一方面是檔案工作的變革，檔案工作不能再僅僅依靠檔案機(jī)構(gòu)自身的力量，而是要納入學(xué)校的治理框架和信息化規(guī)劃中去。此外，檔案機(jī)構(gòu)的內(nèi)部分工需要進(jìn)一步細(xì)化，電子文件單套制歸檔推動(dòng)文件管理職能從檔案管理中剝離，系統(tǒng)的文件管理機(jī)制將為檔案服務(wù)提供基礎(chǔ)。另一方面是檔案定位的變革，檔案機(jī)構(gòu)不應(yīng)只是學(xué)校的職能部門和檔案的保管人，還可以是學(xué)校的科研部門和檔案數(shù)據(jù)的分享人。高校檔案機(jī)構(gòu)要立足于教育本身，服務(wù)科學(xué)研究。

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[4]關(guān)于ANU檔案數(shù)據(jù)治理實(shí)踐的數(shù)據(jù)來(lái)源于澳大利亞國(guó)立大學(xué)官網(wǎng)：https：//www.anu.edu.au/。本文數(shù)據(jù)收集的截止日期為2023年11月7日。

[5]汪慶華，何心，張清宇.中澳公立大學(xué)理事會(huì)制度比較研究——以澳大利亞國(guó)立大學(xué)理事會(huì)為例[J].華北電力大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2020（02）：125-133.

[6]數(shù)據(jù)共享（Data Commons）和開(kāi)放研究（Open Research）是ANU為鼓勵(lì)研究者共享研究數(shù)據(jù)和開(kāi)放研究成果而開(kāi)設(shè)的項(xiàng)目。

[7]趙麗清，劉乃鵬.諾埃爾·巴特林檔案中心企業(yè)檔案公共管理運(yùn)行機(jī)制探析[J].檔案學(xué)通訊，2013（03）：101-104.

[8]中華人民共和國(guó)高等教育法[EB/OL].[2023-11-07].http：//www.npc.gov.cn/npc/c30834/201901/9df07167324c4a34bf6c44700fafa753.shtml

（作者單位：中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)檔案館）