新形勢下機關事業單位人事檔案管理效率提升對策分析

摘 要：在新形勢下，隨著經濟社會的不斷發展與科學技術水平的不斷提升，信息資源由過去的模糊化管理轉變為精細化管理，人事檔案管理作為各項組織活動的關鍵性活動，逐漸由傳統的紙質檔案管理轉變為以電子文件為主導的數字化、信息化方向發展。本文圍繞新形勢下機關事業單位人事檔案管理效率提升對策進行深入分析，并從信息化角度出發，提出可行性較高的人事檔案管理創新策略，從而促進干部人事管理工作科學化、規范化發展。

關鍵詞：新形勢；人事檔案；效率提升

人事檔案記錄著每一位干部的學習經歷、工作履歷、社會關系等信息，尤其干部的“三齡兩歷一身份”的信息審核，是開展組織人事工作的重要環節。在新形勢下，檔案數據化轉變、信息化管理、智能化應用已成為大勢所趨，大數據、云計算、數據挖掘等技術為人事檔案管理工作帶來新思想、新理念。機關事業單位的領導者及人事檔案管理人員要充分意識到人事檔案高效管理的重要性，適應科技、社會、工作環境的重大變革，積極迎接人事檔案管理在大數據、“互聯網+”背景下的挑戰與機遇，提前謀劃布局，制定發展方案，進一步完善人事檔案管理質效。

1 新形勢下機關事業單位人事檔案管理效率提升的重要性

人事檔案管理是各項選人用人工作的重要環節。各單位通過引入新手段、新措施，實現了人力資源的有效配置，提升了檔案利用效率，解決了過去收集不齊全、管理不規范、利用不廣泛、價值不體現等問題，進一步維護了人事檔案在干部工作中的權威性和公信力。

1.1 順應新時代人事檔案管理潮流

在2018年中共中央辦公廳頒布的《干部人事檔案工作條例》對干部人事檔案的利用及審批流程提出嚴格要求。2021年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，新時代要進一步提升檔案治理效能，加強檔案資源建設，強化檔案利用服務，加快檔案資源數字化轉型，做好“存量數字化”“增量電子化”，深入挖掘檔案資源，進而為各級黨委政府提供參考。在此背景下，為人事檔案在未來實現轉型升級提供了良好的發展環境，各級部門緊緊圍繞政策要求，依托現代科學技術，不斷作出嶄新改變，全面發揮人事檔案在選人用人、干部提拔工作中的作用價值，進一步加強檔案信息的抗風險能力，為檔案管理工作高質量發展夯實基礎。

1.2 推進人事檔案管理工作規范化

在人事檔案的傳統管理模式下，紙質檔案保管在庫房，在利用時需要人工查檔、調閱，整體管理過程繁瑣、耗時長、效率低。同時，也給工作人員帶來較大壓力，影響管理工作的積極性和主動性。在新形勢下，通過借助大數據技術、云存儲手段，實現人事檔案信息的深度整合與海量存儲，可積極主動地應對各方面出現的變化及問題，在一定程度上推動人事檔案管理工作的有效性、科學性、及時性，徹底根除傳統人工管理的固有弊端，實現組織管理體系的創新與變革，也使管理人員獲得更好的管理體驗[1]。

1.3 推動人事檔案服務工作多樣化

在過去的人事檔案服務模式中，大多是利用者到檔案管理部門提交申請審核，由工作人員查找，最后提交反饋，中間過程出現問題需要再申請、再審核。在新形勢下，通過人事檔案的數字化加工，將數據存儲至服務器、存儲器，通過系統平臺進行信息化管理和全文高效檢索，利用云平臺、計算機網絡等手段，實現人事檔案跨時空、跨地區、跨行業利用，在信息集成、數據共享、服務利用等方面優化 干部人事檔案的運轉服務模式，對于各部門單位深入挖掘人才資源，實現自身科學、良性、可持續發展具有重要促進作用。與此同時，通過嚴謹的信息化管理機制及安全技術手段，可提高職工檔案資料的真實性、完整性、保密性，減少信息缺失、數據泄露等風險問題。

2 新形勢下機關事業單位人事檔案管理效率提升存在問題

2.1 檔案意識認知不準確

人事檔案的重要性眾人皆知。但是在部分單位的具體實施過程中，仍存在落實不到位、重視程度較低的問題，即使上級部門下達相關指示，也存在形式主義作風，大多認為人事檔案的管理對于本單位工作開展、業務進行、未來發展產生影響較小，無須耗費太多精力，使得容易出現數據保存混亂、人員資料丟失，降低工作效率的同時，對于單位在社會上也存有負面的影響。與此同時，檔案管理人員缺乏創新意識，受傳統管理模式影響，難以適應新形勢下的新挑戰，整體的人事檔案革新路徑面臨著較大問題，推動工作高效開展的內生動力嚴重不足，不僅影響人事檔案管理工作的效率、質量，也會制約本單位人力資源相關工作的開展。

2.2 整體管理體系不完善

一是組織建設問題。大多事業單位組織結構比較復雜，各部門之間存在職能交叉，檔案管理職能不夠集中，尚未設置固定的領導小組統籌全面工作，使得人事檔案管理質量及水平參差不齊，出現問題難以責任到人，推諉扯皮現象嚴重，同時單位缺少人事工作發展規劃，發展方向不清晰、任務劃分不細致，不利于干部信息利用率的提升。二是制度建設問題。受傳統觀念因素限制，部分單位缺少現代化理念的引導，未嚴格落實《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規，人事檔案業務管理流程未達到規范化，導致內部各項工作管理混亂、業務流程模糊、職責分配不合理、日常監管不到位的問題頻頻發生，嚴重制約了檔案管理工作的高效開展。

2.3 干部隊伍能力不專業

一是對于人才引進、干部隊伍業務提升沒有給予足夠關注，膚淺地認為人事檔案管理工作簡單易上手，無需配置過多專業人才，在人員聘用、人才引進上力度不夠，使得隊伍整體長時間由一兩個人負責，管理人才較匱乏，即使存在現代化團隊的打造意識也僅僅是紙上談兵，沒有注重新生力量引進工作的落實，難以實現先進技術的應用與業務流程的創新。二是管理人員年齡較大，學歷水平、思維模式難以在短時間內適應人事檔案新形勢轉型升級需要，大多人員尚未進行檔案業務專題培訓便直接上崗，加之部門單位開展理論研究、業務提升、技能培訓相關工作較少，干部隊伍綜合素質長時間停留在初級階段，信息化管理水平停滯不前，專業化的人事檔案管理人才隊伍日益萎縮、人員素質下降，嚴重制約了新時代人事工作的高質量開展[2]。

2.4 系統平臺建設不規范

人事檔案管理效率的提升離不開先進的管理系統平臺，目前大多單位信息化水平較低，主要原因有三方面。一是人事檔案數字化建設水平低。整體數字化工作開展較少，質量相對薄弱，業務主管部門沒有發揮職能優勢，沒有統一進行大規模數字化加工工作，導致發展不平衡，難以為后期信息化管理和全方位對外利用提供數據基礎。二是信息化建設落后。受理念、財政、人力資源等因素影響，大多單位尚未建立完善的人事檔案資源管理利用平臺，沒有配置與當代信息技術相匹配的檔案管理系統，使得先進科學技術難以與人事檔案管理工作相結合，技術優勢難以得到充分發揮，領導者與管理人員對于信息化管理沒有深入探索研究的精神，使得整體檔案信息化進展緩慢。三是安全意識薄弱。在人事檔案信息化的過程中，沒有制定嚴密周全的安全管理制度，在安全設備采購、安全手段操作等方面仍存在漏洞，無法保障檔案信息的安全。

3 新形勢下機關事業單位人事檔案管理效率提升優化策略

新形勢、新時代為人事檔案管理工作帶來了新思路、新辦法，這就需要人事檔案管理工作緊跟時代潮流，樹立全新檔案管理理念及安全意識，不斷創新人事檔案管理模式，進一步加強信息化基礎設施建設，提高檔案管理人員專業素質，及時發現問題、分析問題、解決問題，多措并舉、多方聯動、多點發力，全力推動人事檔案管理高效開展。

3.1 增強檔案意識，轉變思想觀念

人事檔案是對干部進行綜合考察的基礎，也是反映干部綜合能力的具體體現，加之目前對于干部考察逐漸嚴格，人事紀律嚴明，這就需要人事檔案管理部門領導者及管理人員：一是增強檔案意識，當前形勢下對于人事檔案高效管理的要求，主動轉變觀念、創新管理思維，徹底根除過去傳統管理模式舊思想，將人事檔案管理工作納入本單位工作重點，強化人事檔案管理工作的地位，通過績效考核、政策宣傳、作風建設等方式提高全體人員對于檔案工作的思想認識，可定期或不定期邀請當地檔案主管部門開展指導和測評工作，營造良好的工作環境。二是提高信息化意識，及時了解與把握當前適用于檔案工作的新興技術手段，在財政資金、人力物力上給予傾斜，在頂層設計層面助力本單位檔案信息化工作有效開展[3]。

3.2 完善組織體系，科學制定制度

一是加強組織建設。各部門要配置專門的人事檔案管理領導小組，由單位一把手為組長，分管同志為副組長，各業務部門負責同志為組員，負責職能職責劃分、工作方案制定、日常工作考核、細化任務分工，整合本單位檔案管理力量，提升治理效能，領導小組負責協調解決人事檔案管理工作未來發展的突出困難、問題、矛盾，在單位內部形成“一把手”負總責、分管領導主要負責的銜接順暢、落實到位、上下聯動的工作機制[4]。二是加強制度建設。根據國家政策文件，結合當前工作情況，制定和完善人事檔案數字化加工、信息化管理、對外服務新制度，貫徹落實《人事檔案管理制度》《人事檔案涉密數據保管條例》《人事檔案信息化管理實施方案》《數據對外開放注意事項》等制度。在實施中發現其不足并進行詳細分析，不斷修正完善，整體上推動改進人事檔案管理機制，確保各項業務流程有章可循、有法可依，也使人事檔案管理者更好地了解工作內涵，擺正工作心態，規范自身行為，進而提高人事檔案管理工作的精準性、科學性、權威性。

3.3 打造專業隊伍，優化培訓手段

新形勢下科學技術的更新與人事檔案管理業務人才有著直接關系，其工作效率的提升、新時代新要求的貫徹落實，離不開一支綜合能力強、專業水平高的干部隊伍。這就需要人事工作主管部門：一是強化專業人才引進。認識到人力資源對于本單位人事檔案高水平開展的重要性，通過爭取政策支持、福利傾斜等手段，面向社會高校、科技企業、人才中心進行全面選拔，按照專人專崗的要求，積極吸納既懂得人事檔案管理技能，又了解現代科學技術，作風正派、素質過硬的優秀人才從事干部人事檔案工作，進而提升單位人事檔案管理工作團隊的整體水平，促進單位人事檔案管理的健康發展[5]。二是強化業務培訓。領導小組要定期安排檔案管理人員開展理論學習、專項研討、技能比武等繼續教育活動，使員工全面掌握信息化技術與檔案管理工作的融合辦法，提高其專業素養和管理能力。可帶領業務骨干前往發達地區學習人事檔案管理經驗，開闊眼界、開拓思路，尋找適合自己的方式方法，使其對人事檔案管理工作充滿使命感與求知探索精神，激發干部隊伍內在動力及工作熱情。

3.4 構建先進平臺，實現安全管理

一是強化數字資源建設。領導小組要充分發揮主觀能動性，采取集中歸檔的方式將散落在各業務科室的檔案文件進行收集整合，并深入市場調查研究，選擇有涉密資質的公司開展數字化加工工作，不斷擴大人事檔案數據庫，為后期開展各項管理利用工作打下堅實基礎。二是加大研發投入。在系統建設初期，要定期向上級部門申請人事檔案信息化專項資金，在硬件采購、軟件開發、技術應用、日常運維等方面提供財政保障。同時要積極引入大數據、云計算、人工智能等先進科學技術，及時更新人事檔案管理系統，滿足本單位人事檔案管理工作中的切實需求[6]。三是完善安全體系建設。在系統平臺建設時要配套設置漏洞掃描、安全審計等安全硬件設備，同時保證服務器、計算機終端安裝殺毒軟件，全面推行信息加密、人臉識別、訪問限制、數字簽章等安全技術手段，為人事檔案管理打造一個良好、安全和簡便的環境氛圍。

結語

人事檔案管理對于各部門單位的發展壯大有著緊密聯系，需要領導者與管理人員緊跟時代步伐，主動轉變管理思想，不斷改進完善管理模式，積極改革創新管理方式與理念，提高管理水平及質量，促進人事檔案管理工作向科學化、規范化、安全化發展，充分發揮現代科學技術動能優勢，全面構建完善人事檔案管理利用體系和檔案管理質量，彰顯干部人事檔案的資政育人作用和重要憑證價值，奮力書寫新時代人事檔案管理新篇章。

參考文獻

[1]羅嘉璇.大數據時代事業單位干部人事信息管理[J].文化產業，2023（21）：61-63.

[2]任玉蓮.干部人事檔案專項審核的探索與實踐[J].人才資源開發，2023（19）：28-30.

[3]康婕.事業單位人事檔案管理的必要性與優化策略探討[J].辦公室業務，2023（17）：125-127.

[4]劉巖.數字化背景下事業單位人事檔案管理工作分析[J].黑龍江檔案，2023（04）：210-212.

[5]凌霜.信息化背景下人事檔案管理的創新研究[J].辦公室業務，2023（17）：94-96.

[6]朱翠萍.大數據背景下事業單位干部人事檔案管理探討[J].黑龍江檔案，2023（04）：153-155.

作者簡介：楊翠蓉（1976— ），大學學歷，韓城市人力資源檔案管理中心館員，主要從事人事檔案管理和檔案數字化。