新時期醫(yī)院綜合檔案管理優(yōu)化思路探析

摘 要：近年來，我國醫(yī)療事業(yè)取得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，醫(yī)院對社會民生的服務(wù)只能也隨著新時期的到來得到進(jìn)一步優(yōu)化，綜合檔案管理工作也是如此，需要各大醫(yī)院結(jié)合時代發(fā)展需求與自身工作情況，及時創(chuàng)新檔案管理模式，著力加強(qiáng)檔案信息化管理、智能化應(yīng)用建設(shè)，從而助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。本文圍繞新時期醫(yī)院綜合檔案管理優(yōu)化思路，根據(jù)醫(yī)院綜合檔案管理的特征及重要性、面臨的問題與挑戰(zhàn)、未來優(yōu)化策略進(jìn)行全面分析，進(jìn)而為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者、檔案管理員提供決策參考。

關(guān)鍵詞：新時期；綜合檔案；管理優(yōu)化

項目基金：2023年貴港市科學(xué)技術(shù)局科研項目“PDCA持續(xù)改進(jìn)在醫(yī)院辦公室檔案精細(xì)化管理中的應(yīng)用”（立項備案號：貴科攻2300002）

在醫(yī)療改革的背景下，醫(yī)療服務(wù)能力得到進(jìn)一步提升，醫(yī)院在社會中也逐漸受到重視。綜合檔案作為醫(yī)院重要的資料文獻(xiàn)，記錄著醫(yī)院過去的發(fā)展歷程，承載著較大的歷史價值。同時隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的快速轉(zhuǎn)型發(fā)展，對于其實現(xiàn)高效管理、廣泛利用也提出了更高的要求。這就需要醫(yī)院負(fù)責(zé)同志充分重視檔案工作，以檔案資源促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展，全面完善檔案信息化與科學(xué)化建設(shè)管理機(jī)制，推動綜合檔案管理模式向著規(guī)范化、合理化、智能化方向發(fā)展，切實提高管理效率。

1? 新時期醫(yī)院綜合檔案的特征及高質(zhì)量管理的重要性

醫(yī)院綜合檔案包括文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案等，涉及醫(yī)院黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類等各項工作，其實現(xiàn)高效管理對于醫(yī)院整體全面發(fā)展起著較大推動作用，尤其是在新時期信息化發(fā)展背景下，更是綜合檔案管理利用工作轉(zhuǎn)型升級的快速提升階段，需要醫(yī)療行業(yè)各級負(fù)責(zé)同志加以重視。

1.1 醫(yī)院綜合檔案管理工作特征

一是管理內(nèi)容豐富。僅僅醫(yī)院文書檔案便分為行政檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、科技檔案多種類別，行政檔案又包含上下級紅頭文件、各項黨政規(guī)章制度，業(yè)務(wù)檔案又分為醫(yī)院?？平ㄔO(shè)、項目管理等，中大型醫(yī)院的人事檔案更是多達(dá)兩三千份?？傊婕胺椒矫婷?，且內(nèi)容繁瑣、業(yè)務(wù)復(fù)雜，且需要管理人員及時更新內(nèi)容、操作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度，使得醫(yī)院綜合檔案管理難度顯著高于普通企事業(yè)部門單位。二是權(quán)威性及法律性較強(qiáng)。醫(yī)院綜合檔案含有大量醫(yī)患關(guān)系類文件，有些甚至只有獨(dú)一份。隨著新時期人們醫(yī)療保健意識、維權(quán)意識不斷提升，在參與醫(yī)療活動中難免會產(chǎn)生法律糾紛，這就使得部分檔案成為訴訟爭執(zhí)過程中起到依法判決或者仲裁的最直觀證明，具有還原事件真相、辨別是非曲直的證據(jù)作用，具有一定法律效力，也關(guān)系到醫(yī)院未來的發(fā)展[1]。三是具有文化宣傳作用。綜合檔案包含較多醫(yī)療文件相關(guān)內(nèi)容，對于醫(yī)院日常思想教育工作、傳承優(yōu)良作風(fēng)、培養(yǎng)責(zé)任意識、塑造文化精神有著重要宣傳作用，從而全面提高醫(yī)院干部職工的文化素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。

1.2 醫(yī)院綜合檔案工作高質(zhì)量管理的重要性

一是加快數(shù)據(jù)傳輸，提高管理效率。在新時期醫(yī)院綜合檔案管理工作與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)等技術(shù)相融合，使得不同載體、不同類型、不同位置的檔案資源集中化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)化加以鏈接。檔案的收集整理、分類歸檔、存放應(yīng)用、共建共享等工作均可線上開展，進(jìn)而實現(xiàn)了檔案信息資源的無紙化傳遞和數(shù)字化呈現(xiàn)，進(jìn)一步提升了數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆€(wěn)定性和可靠性。同時也將檔案人員從傳統(tǒng)繁重的工作模式中解脫出來，增強(qiáng)其主觀能動性與工作積極性，形成良性循環(huán)。二是保證檔案安全、降低工作成本。隨著新時期醫(yī)院綜合檔案存量成倍數(shù)增多，如何減少人力物力財力支出已成為各大醫(yī)院急需解決的問題。數(shù)字化、信息化技術(shù)的逐漸普及，不僅防止紙質(zhì)檔案因風(fēng)化、蟲蛀、潮濕等外部因素與泄露、丟失、撕毀等人為因素對檔案原始文件造成不可逆?zhèn)?，更是減少了庫房保管、人工查詢、手動檢索等管理工作的成本，節(jié)省物力存儲空間，使得對內(nèi)對外利用更加便捷快速，打破醫(yī)院傳統(tǒng)綜合檔案管理的諸多局限，讓醫(yī)院管理由過去的封閉式轉(zhuǎn)向開放式主動服務(wù)，也讓檔案管理人員由“保管員”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)員”。

2? 新時期醫(yī)院綜合檔案管理面臨問題與挑戰(zhàn)

2.1 管理理念有待完善

管理理念與思維模式水平的高低直接影響醫(yī)院綜合檔案的管理質(zhì)量。目前在醫(yī)療行業(yè)內(nèi)，大多管理人員往往不是專業(yè)的科班出身，且由于長期處于傳統(tǒng)管理模式下，年齡較大、專業(yè)水平低、創(chuàng)新能力弱，較少參與后期理論學(xué)習(xí)與技能培訓(xùn)。認(rèn)為只要把文件資料保管好，能夠應(yīng)對日常的檢查和翻閱即可，忽視了對檔案管理利用工作的優(yōu)化完善，干部隊伍綜合素質(zhì)無法取得持續(xù)性的進(jìn)步。同時相對于檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)者更加注重如何提升優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)、如何增加科研成果、如何提高經(jīng)濟(jì)效益，“重發(fā)展、輕管理”的思想較為嚴(yán)重。在頂層制度建設(shè)、人力資源分配、財政資金支持等方面給予的支持較少，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范化和連續(xù)性，無法彰顯綜合檔案資源的潛在價值，使得醫(yī)院穩(wěn)定長遠(yuǎn)建設(shè)備受阻礙[2]。

2.2 管理機(jī)制不夠健全

在綜合檔案實際管理過程中，雖然部分醫(yī)院意識到創(chuàng)新工作模式的重要性，但是在制度體系建設(shè)方面仍沒有與時俱進(jìn)，造成相關(guān)工作開展較為緩慢。一是組織架構(gòu)不完整。部分醫(yī)院尚未設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，或者尚未設(shè)置專人專班負(fù)責(zé)檔案工作。大多是由剛?cè)肼毿峦矩?fù)責(zé)檔案的收集、整理，職責(zé)不清晰，任務(wù)不明確，往往“干到哪里算那里”“無頭蒼蠅亂撞”，嚴(yán)重影響綜合檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性。二是管理制度不完整。在信息化快速發(fā)展的時代，部分醫(yī)院綜合檔案工作雖然得到一定發(fā)展，但是在制度建設(shè)方面卻存在漏洞，責(zé)任分工不完善、管理流程不科學(xué)，容易出現(xiàn)收集不齊全、分類不規(guī)范、利用不安全等問題。同時考核制度的缺失也容易使管理人員工作懶散、工作浮于表面、安全保密意識不足，推諉扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重，極大地限制了檔案信息化管理工作的進(jìn)程，導(dǎo)致在檔案管理中容易出現(xiàn)問題，從而給醫(yī)院帶來較大經(jīng)濟(jì)損失。

2.3 信息化水平亟需提升

一是數(shù)字化建設(shè)不足。部分醫(yī)院綜合檔案原始紙質(zhì)文件散落在庫房內(nèi)，沒有尋找專業(yè)數(shù)字化加工外包公司將其進(jìn)行全面梳理分類與精細(xì)化掃描，數(shù)字化率較低，仍然采用電子文件和紙質(zhì)文件的“雙套制”管理方式，使得即使開展信息化系統(tǒng)平臺建設(shè)，也是無源之水，無米之炊，難以發(fā)揮新興技術(shù)優(yōu)勢，一定程度上導(dǎo)致資源浪費(fèi)。二是硬件設(shè)備陳舊。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者不夠重視檔案工作，使得在新時期難以為其提供充足資金采購配套設(shè)備及軟件升級，部分醫(yī)院甚至通過人工方式通過電腦終端手動錄入信息，耗費(fèi)管理人員時間的同時也制約了信息化發(fā)展[3]。三是共建共享力度薄弱。有些醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)雖已建立，但是難以與辦公自動化工作環(huán)境相融合，系統(tǒng)底層構(gòu)架、功能設(shè)計等方面沒有匹配醫(yī)院其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，存在不協(xié)調(diào)、不銜接、不兼容的問題，造成檔案資源“信息孤島”嚴(yán)重。

2.4 安全意識較為薄弱

一是檔案人員安全意識不高。管理人員尚未進(jìn)行檔案安全培訓(xùn)便直接上崗，導(dǎo)致在檔案管理期間出現(xiàn)文件帶離崗位、隨意堆放的行為，在一定程度上加大了檔案信息泄露的風(fēng)險。二是安全管理手段不專業(yè)。在檔案管理系統(tǒng)平臺建設(shè)初期，尚未配置安全設(shè)備，且沒有開發(fā)應(yīng)用安全防護(hù)手段，共建共享、對外利用服務(wù)過程中，使社會不法分子極易通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)盜竊更改數(shù)據(jù)信息，對電子文件造成損害。三是備份工作開展不及時。醫(yī)院具有海量的綜合檔案數(shù)據(jù)，如若不進(jìn)行定期備份，會因為存儲介質(zhì)損壞、自然災(zāi)害因素、人為非法行為導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫崩潰，影響日常辦公的同時，也增大了工作量。

3? 新時期醫(yī)院綜合檔案管理優(yōu)化策略

面臨新時期醫(yī)院綜合檔案管理出現(xiàn)的各種問題，需要引起領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員高度重視。在思想建設(shè)、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、安全建設(shè)方面持續(xù)發(fā)力，久久為功，尋找切實可行的辦法去解決問題，進(jìn)而在新時代彰顯檔案資源社會價值。

3.1 全面樹立檔案意識，創(chuàng)新高效管理理念

思想建設(shè)主要針對的是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層、管理層及工作人員。一是要面向醫(yī)院全體干部定期召開專題檔案工作宣傳會議。圍繞黨和國家關(guān)于檔案工作的政策制度、指示精神進(jìn)行全面講解，并根據(jù)新時代發(fā)展?fàn)顩r對檔案工作的需求，提高全體人員檔案意識與信息化管理思維。同時也可在微信公眾平臺、網(wǎng)站、客戶端APP對檔案工作的意義及內(nèi)涵進(jìn)行全方位宣傳，推動檔案管理工作能夠深入人心。二是要定期面向檔案管理人員及內(nèi)設(shè)各部門業(yè)務(wù)骨干開展繼續(xù)教育活動。可邀請高校教授、當(dāng)?shù)貦n案主管部門專家舉辦檔案理論大講堂，引導(dǎo)他們了解檔案政策、學(xué)習(xí)管理辦法、加強(qiáng)信息化管理能力。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層也可帶領(lǐng)相關(guān)人員外出開展調(diào)研，及時了解先進(jìn)地區(qū)前沿新思路、新方法、新手段，不斷完善干部隊伍知識漏洞，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理模式，推動新時期信息化環(huán)境下的本單位檔案管理模式構(gòu)建，更好地提升醫(yī)院干部隊伍核心軟實力。

3.2 強(qiáng)化檔案管理體系，彌補(bǔ)管理制度漏洞

一套完善的管理體系可保障醫(yī)院綜合檔案管理工作有序進(jìn)行，為此醫(yī)院負(fù)責(zé)同志要根據(jù)自身工作、人員架構(gòu)特點進(jìn)行梳理總結(jié)，不斷促進(jìn)管理方式、管理制度規(guī)范化和系統(tǒng)化。一是設(shè)置專門的檔案管理科室。將綜合檔案管理利用相關(guān)業(yè)務(wù)劃分出去，進(jìn)一步明確職能職責(zé)，細(xì)化任務(wù)措施，避免出現(xiàn)“無人管”和“多人管”的情況，由此可緩解人員工作壓力，從而更好地完成人事、后勤等其他業(yè)務(wù)。同時要對用人機(jī)制進(jìn)行改革，將內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門設(shè)置檔案員，負(fù)責(zé)本部門各種檔案信息資料的收集、歸檔任務(wù)，將原有的分散管理模式轉(zhuǎn)化為集中管理模式，形成協(xié)同合作、高度整合的工作環(huán)境，從而保證檔案歸檔及時，整理規(guī)范。二是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要會同檔案管理科室，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等國家層面上的政策文件，與當(dāng)?shù)貦n案主管部門進(jìn)行深入溝通，并根據(jù)自身檔案工作發(fā)展情況以及長遠(yuǎn)的發(fā)展計劃制定切實可行的規(guī)章制度，提升綜合檔案的建檔、征集、登記、管理、分類、存放等業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化水平，確保各項工作任務(wù)有章可循[4]。三是制定考核規(guī)范及獎懲激勵制度，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理科室及各部門檔案員的日常工作監(jiān)督，一方面提升檔案管理工作質(zhì)量，另一方面可及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，最大程度減少損失。同時也是提升檔案管理人員責(zé)任意識、使命擔(dān)當(dāng)?shù)闹匾侄?，有助于激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，進(jìn)而更好地為醫(yī)院、為社會公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.3 加大管理資金投入，優(yōu)化科學(xué)管理模式

一是加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。檔案業(yè)務(wù)部門要定期匯總各業(yè)務(wù)科室紙質(zhì)檔案文件，通過社會招標(biāo)的方式選擇具有涉密資質(zhì)、專業(yè)性強(qiáng)、口碑良好的外包公司開展數(shù)字化加工工作，切實貫徹落實“增量電子化”的要求，不斷豐富醫(yī)院綜合檔案資源數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而為后續(xù)開展各項服務(wù)利用工作提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)物質(zhì)和技術(shù)保障。在年度預(yù)算制定時要依據(jù)《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要的具體規(guī)定與要求》，劃撥檔案信息化工作專項資金，用于購買先進(jìn)檔案管理硬件設(shè)施與軟件后期的更新、升級、改造任務(wù)，確保其與時代發(fā)展和工作需求相契合。三是要在系統(tǒng)建設(shè)初期進(jìn)行深度調(diào)研，選擇綜合能力較強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練的科技公司開發(fā)研究系統(tǒng)平臺建設(shè)，將其與醫(yī)院內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相串聯(lián)，以“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”為基礎(chǔ)，應(yīng)用云計算、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，實現(xiàn)檔案平臺內(nèi)外實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸和共享，為后期挖掘信息資源價值、提供人性化檔案查詢利用服務(wù)打下良好基礎(chǔ)[5]。

3.4 筑牢信息安全思維，豐富檔案防護(hù)手段

一是要開展檔案實體與信息安全培訓(xùn)會議，貫徹落實國家及當(dāng)?shù)仃P(guān)于檔案安全的要求，筑牢檔案工作安全防線，在檔案保密、庫房管理、機(jī)房維護(hù)、數(shù)據(jù)利用等角度全面提升醫(yī)院檔案管理人員保障檔案安全的能力和水平。二是配套設(shè)置安全網(wǎng)關(guān)、安全審計、漏洞掃描等硬件安全設(shè)備，保證全部服務(wù)器、計算機(jī)終端安裝360天擎等殺毒軟件。同時在系統(tǒng)開發(fā)過程中要加入密鑰管理、身份認(rèn)證、電子簽名、身份授權(quán)、入侵檢測等技術(shù)手段，實時識別潛在的安全威脅或異常情況，并采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣斫档惋L(fēng)險，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，在檔案管理歸檔、共建共享、應(yīng)用服務(wù)中做好安全保障。三是做好備份工作，檔案管理科室要全面利用移動硬盤、存儲器、光盤庫等存儲介質(zhì)做好備份工作。同時要積極落實當(dāng)?shù)貦n案主管部門開展的檔案數(shù)據(jù)異地備份任務(wù)，有計劃、有組織、有針對性地將本醫(yī)院關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)送至容災(zāi)備份中心，并及時更新內(nèi)容，使得檔案原件和數(shù)據(jù)得到妥善保存。

結(jié)語

21世紀(jì)是大數(shù)據(jù)信息化時代，新時期實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理已成為大勢所趨，為此在管理過程中引入現(xiàn)代新型科學(xué)技術(shù)、創(chuàng)新管理方式方法、摒棄傳統(tǒng)管理模式、提高智能化水平十分必要。作為醫(yī)院主管部門領(lǐng)導(dǎo)者，要在發(fā)展過程中著眼于管理策略和管理理念創(chuàng)新的實質(zhì)要求，構(gòu)建科學(xué)完善、健康合理的管理體系，推動檔案資源實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益和社會效益的雙贏。

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作者簡介：秦婷婷（1985— ），大學(xué)學(xué)歷，貴港市人民醫(yī)院，研究方向：醫(yī)院綜合檔案。