信息技術在檔案編研中的應用研究

摘 要：檔案編研立足現有檔案資源，多角度開展信息加工，實現檔案價值最大化。信息技術應用改變了檔案形態，電子文本檔案、視音頻檔案等形態日益豐富多樣，也為檔案編研提供了強有力地技術支撐。本文以信息技術在檔案編研中的應用為視角，分析了信息技術應用使檔案編研素材來源廣泛化、編研手段現代化、編研成果形式更豐富及利用途徑更加多元等新特征，從微觀、中觀和宏觀三個層面分析了檔案編研信息技術應用的重要意義，最后，提出信息技術在檔案編研中的應用路徑，對做好新時代檔案編研工作具有積極指導和參考價值。

關鍵詞：檔案編研；信息技術；應用

概述

檔案編研是檔案管理部門根據館藏檔案資源及社會需求，立足檔案資料基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著等活動[1]，包括編寫與研究兩大部分，涵蓋編、選、譯、校、注、述、評等一系列智力活動[2]。新時代的廣大檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的職責使命，利用大數據、云計算、信息技術，拓展檔案編研空間，創新檔案編研模式，有力提升檔案編研質量和效率，讓更多的普通公眾在編研成果中了解、認識和利用檔案，切實增強檔案工作的社會影響力。

晉江市檔案館成立于1959年3月，保管著全市機關、團體、企事業單位20萬余卷（冊），200多個全宗，館藏檔案量居福建省市級前列，為國家一級檔案館。近年來，晉江市檔案館高度重視檔案編研工作，充分發揮館藏檔案價值，緊扣全市中心工作、社會熱點，采取各種方式開發檔案信息資源，編研成果豐富。先后編輯出版了《全宗指南》《晉江詹延團家族僑批》《晉顯輝煌·檔案見證》《晉江撤縣建市20年檔案錄》等各種檔案文獻書籍10余種300多萬字。以大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等為代表的新一代信息技術及其應用鋪陳開來[3]。信息技術發展背景下，探討檔案編研工作特點、意義，發掘信息技術在檔案編研中的應用渠道和路徑，對提升檔案編研整體水平具有積極的現實意義。

1 檔案編研信息技術應用特點

1.1 素材來源廣泛化

檔案編研需要占用大量檔案素材，一般情況下需要編研者根據編研主題到檔案館查詢相關檔案資料，編研素材查找效率低，素材來源渠道單一。信息技術應用背景下，除館藏檔案素材外，還可通過互聯網、數據庫、政務數據共享交換平臺、業務系統中獲取權威業務數據信息或政務信息資源。除傳統紙質檔案素材外，音像、音頻、圖像、電子文檔也成為檔案編研素材的重要類型。因此，編研素材來源渠道及素材類型，都呈現出泛化現象，為檔案編研提供更多素材可供選擇、應用。

1.2 技術手段現代化

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出以高質量發展為主題，深化檔案信息化戰略轉型，提出要加強大數據、人工智能等新一代信息技術應用。這也為檔案館檔案編研過程中技術應用提供了根本指引。檔案館可將人工智能、物聯網、區塊鏈、云計算、大數據等為代表的新一代信息技術應用于檔案編研。例如人工智能技術中的文字識別、語音識別技術應用，可加快重要檔案數字化成果轉化，還可利用情感分析技術挖掘檔案資源中觀點、情感、評價等[4]。具有強大圖表編輯、數據處理能力的“云計算”技術應用可快速導入音像資料，縮短編研周期，提高編研效率[5]。

1.3 成果形式豐富化

檔案編研依據不同表達形式其成果也不一樣，有文字敘述為主表達方式的文字式編研成果，如《大事記》《組織機構沿革》；有技術圖樣、專業圖件為主要表達方式的圖形式，如《工藝設備圖集》《×××圖匯集》；以數據結合圖表為主要表達方式，如《××市主要技術經濟指標匯編》；以照片、錄音帶、錄像帶聲像資料為主要表達方式的聲像式，如《照片匯集》《××城市發展專題錄像資料片》。信息技術應用，檔案編研成果形式日益豐富多樣，融合圖、文、聲、像等為一體，還可以通過聲光電等形式展現編研成果，呈現方式也日益多元化。

1.4 利用途徑多元化

隨著信息技術的應用，檔案編研成果傳播、利用途徑也更加的多元化，除了將編研成果印刷成冊外，還可以將編研成果生成電子版，在網站、網頁、數據庫等PC端直接展示，供查檔者或其他利用者選擇。還可直接放置小程序，移動終端設備可隨時查閱，編研成果利用不受時間、空間限制。中國第一歷史檔案館專門在首頁設立“利用查詢”，指導用戶如何查詢利用檔案成果[6]，可通過平板或手機隨時在線查閱，也提升了檔案編研成果利用價值。

2 檔案編研信息技術應用意義

2.1 微觀：提高編研效率

隨著電子檔案數量和規模越來越大、專題數據庫陸續建設完成，信息技術應用提高了原有數據處理效率。語音識別、文字識別技術應用，可及時挖掘電子檔案信息，并開展編研工作。將傳統的完全依賴人工的檔案編研工作向著半自動化生成轉變。根據數據分析，甄別海量館藏檔案資源高頻利用類型、領域，提取其中有價值的信息資源，并對其進行分析、加工。因此，信息技術應用不僅可以拓展檔案編研廣度和深度，還使檔案編研工作更具針對性，而且編研成果不再局限于紙質載體，還可以電子載體、借助互聯網、物聯網傳播利用，檔案編研成果的傳播范圍更廣、影響更大。因此，信息技術的應用，使檔案編研選題更加精準、編研過程更高效、編研成果展示更多元、編研效果更顯著。

2.2 中觀：推動檔案發展

檔案編研屬于檔案工作的重要組成部分。檔案事業發展有其自身特點和規律，通過檔案工作歷史經驗總結、規律性分析（見圖1[7]），獲得前瞻性結論，為新時代檔案工作發展指明方向。即檔案編研要立足館藏檔案資源，借助信息技術應用，圍繞服務黨和國家工作大局，跟蹤社會需求和行業動向，比對館藏檔案蘊含的各種價值要素，結合國家政策優化選題方向，提高編研選題質量和編研成果價值，進一步促進檔案發展。如將歷年檔案館歷年借閱、查閱、利用、開放等規定匯編成制度性編研成果，可以為檔案館新的制度制定提供決策支持。將各個時期檔案編研選題分析，指導確定新時代檔案館編研選題。

2.3 宏觀：促進社會進步

檔案具有存史資政育人價值功能。檔案編研成果也是文獻資料一次、二次甚至是三次開發編研結果，同樣具有重要的價值功能。大到一個國家，小到一個地方、行業或部門能夠實現可持續發展，就要始終有其發展規律性總結、特色的文化并一脈相承。檔案是社會發展的真實歷史記錄，管理好檔案是保護社會發展成果的重要手段。檔案編研工作能夠記錄社會發展歷程，通過檔案編研展現社會發展并持續傳承發展下去，小到可以增強部門、行業或地區的凝聚力、責任感、使命感和自豪感，大到可以對外展示其發展路徑，增強“四個自信”。反映經濟社會發展歷程、規律及成就的檔案編研成果，能夠讓人們在回顧歷史、了解過去、珍惜現在、展望未來[8]，從而以更加開放的姿態迎接未來，促進社會文明進步。

3 檔案編研信息技術應用對策

近年來，隨著信息技術在檔案編研中的應用，最直觀的變化是檔案編研成果由線下向線上轉移，由傳統的紙質檔案媒介向多樣化數字媒介轉變，由以靜為主的編研逐漸向動靜結合轉變，檔案編研效率顯著提升，成果更趨豐富，也是時代發展進步的重要體現。因此，作為檔案工作者，要善于把握時代發展進步脈絡，主動將信息技術應用至檔案編研選題、材料加工、力量整合和成果整合各個環節，促進檔案事業發展，進一步發揮檔案存史資政育人功能。

3.1 以需求為導向，信息技術應用于編研選題

選題是檔案編研的首要環節，一個好的選題應考慮三個方面條件，即社會需要、文獻基礎和編輯力量。（1）精準把握社會需要選題。運用信息技術進行檔案數據分析，及時掌握檔案館中各系統、各行業檔案查閱頻次。也要契合時代發展需求，從公眾應用需求與時代發展需求兩個角度確定檔案編研選題，從而使檔案編研選題更具戰略性、新穎性和預見性。（2）立足館藏檔案資源選題。利用大數據采集、預處理、分析與挖掘等先進的信息技術，將館藏檔案資源的類型、內容及數量和規模進行分析，摸清“家底”，發揮檔案館現有文獻資源優勢，充分考慮檔案文獻的史料價值，從而有針對性地確定具體選題，使選題更具現實性、針對性、可操作性。針對晉江僑批檔案館藏數量多、時間跨度長、分布地域廣的優勢，確定若干僑批編研選題。如《晉江詹延團家族僑批》《圖說晉江僑批》《晉江僑批集成與研究》。（3）結合檔案館實際選題。通過人才、財務管理系統，及時掌握檔案館人力資源、經費等檔案編研力量，從現實可行性角度確定檔案選題，使檔案選題能夠順利完成。

3.2 以數據為導向，信息技術應用于選材加工

檔案編研選題確定后，就需要根據選題確定選材大綱，查找與編研選題相關的文獻資料，并按照一定的原則和方法進行材料加工，必要時還需要對檔案文獻圖形、文字、款式等外形特征進行技術性處理。信息技術具有強大的數據信息篩選、檢索和挖掘功能，要堅持以數據為導向，將大數據、云計算、人工智能等先進技術應用于檔案編研選材加工領域。（1）數據分類技術。利用信息技術設計大事記、組織沿革、統計數字匯集、專題概要等模塊，基于模塊數據進行分類，奠定選材加工基礎。（2）智慧抽取及檢索技術。按照將不同類型的數據按照語義進行智能抽取，既可按照縮略詞、同義詞，也可以根據用戶高頻檢索記錄及瀏覽偏好，自動提供檢索建議，使數據選材加工更加精準。（3）可視化技術應用。“讀圖時代”公眾更樂于從圖片、視頻及虛擬現實中消化吸收知識。檔案編研者可將編研成果以三維立體、視頻等方式呈現，使數據挖掘及應用更能滿足時代發展需要。

3.3 以共贏為導向，信息技術應用于力量整合

檔案編研是一項系統性工程，鑒于館藏電子檔案資源快速增長、編研素材類型多樣復雜，以及社會專業化分工越來越細，除檔案館人員開展日常檔案編研外，還應借助信息技術，擴大編研參與主體、豐富編研合作模式等，鼓勵其他相關主體積極參與。首先是利用政務服務信息平臺，按照《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》要求，積極做好政務服務檔案收集、整理，并與黨史和地方志等部門合作，借助政務服務信息平臺，加強資政類檔案編研。與工信局、統計局等部門之合作，借助部門檔案數據平臺，開展經濟建設類檔案編研。其次是積極搭建檔案編研合作平臺。鼓勵相關部門或行業主動與平臺對接，將行業部門檔案信息傳至平臺，豐富館藏電子檔案素材，根據部門需要開展有針對性地編研，實現雙贏多贏共贏。

3.4 以價值為導向，信息技術應用于成果展示

借助計算機信息技術，努力搭建線上線下與移動端的全空間檔案編研成果展示利用平臺。首先是線上層面，依托檔案館官方網站，開設檔案編研成果專欄，將檔案編研成果上傳至專欄，為檔案編研成果查詢、檢索和利用提供專門指導。并利用檔案館官方微信、微博、新聞客戶端等，加強檔案編研成果宣傳，讓公眾知曉檔案編研成果內容。其次是線下層面，舉辦檔案編研成果展覽，向參與公眾贈送檔案編研成果數字版，與其他媒介合作，聯合開設檔案編研成果節目，擴大宣傳面。再次是移動端層面，積極開發APP，將檔案編研成果以數字形式上傳至移動端，也可在檔案館官方微信客戶端，開展檔案編研成果查詢利用服務，擴大宣傳利用渠道。總之，要以價值為導向，主動發揮檔案編研成果價值，為經濟社會發展提供優質高效服務。

參考文獻

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[2]于明霞.信息化環境下檔案編研工作轉型探析[J].黑河學刊，2022（3）：113-118.

[3]吳志杰.新技術環境下檔案編研工作探析[J].北京檔案，2019（6）：25-27.

[4]肖辛格.人工智能技術與高校檔案編研[J].蘭臺內外，2019（4）：65-66.

[5]秦美峰.利用高校檔案網站進行檔案編研的新構想[J].軟件導刊.教育技術，2013（3）：45-46.

[6]豆亞飛.網絡語境下依托檔案網站進行檔案編研研究[J].云南檔案，2018（2）：53-55.

[7]呂永明.新時代檔案館編研工作組織實施的實踐與思考——以南京市檔案館為例[J].檔案與建設，2023（7）：61-64.

[8]管博.應用大數據技術開展企業檔案編研工作[J].現代企業，2022（9）：62-64.

作者簡介：王鯉穎（1976— ），大學學歷，晉江市檔案館館員，主要從事檔案管理研究。