學校文書檔案“三合一”制度實施路徑分析

摘 要：隨著現代教育體系的不斷完善，學校的教學模式與教學內容也在不斷更新，每天都在產生大量的文書檔案，進一步優化檔案資源結構，全面加強檔案資源質量管控，將是學校未來優化檔案管理的主要路徑。“三合一”制度作為較專業的文書檔案管理制度，具有較強指導性和可操作性，為文書檔案管理指明了方向，本文圍繞學校文書檔案“三合一”制度實施路徑，針對制度實施的必要性及意義，當前面臨的困難，未來優化策略進行深入分析，同時提出可行性方案，為學校領導者及管理者提供決策參考。

關鍵詞：學校；文書檔案；“三合一”制度

所謂“三合一”制度，是圍繞檔案的形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的檔案管理制度。2022年，國家檔案局在全國正式推行“三合一”制度。學校領導者與管理者充分意識到檔案工作的重要性，依托管理制度規范，根據自身發展實際情況，科學推進文書檔案“三合一”管理制度，推動高校文書檔案走向規范化、標準化、合理化[1]。

1 學校文書檔案“三合一”制度實施的必要性及意義

1.1 進一步提升文書檔案管理水平

在學校傳統文書檔案管理模式下，檔案管理部門需要根據國家檔案局及地方檔案主管部門頒布的法律、規范，結合自身檔案實際情況，分別制定檔案歸檔范圍、分類方案、保管期限三張表格，然后按照此標準去分別判斷具體文件材料是否需要歸檔，歸檔劃分類別，可保存多久。在一定程度上存在工作重復，業務質量、工作效率大打折扣。通過“三合一”管理制度，把檔案分類、歸檔范圍、保管期限等信息合并，將三張表格整合為一套標準，讓工作場景統一，通過明確檔案分類方案、確定文件材料歸檔范圍、準確劃分檔案保管期限、科學排列檔案條目順序，進一步提高檔案整理的精準度、規范性。與此同時，“三合一”管理制度降低了工作門檻，擺脫了實際工作對檔案管理人員主觀判斷、經驗水平的過分依賴，使得即使非檔案管理人員，也可按照標準準確無誤地完成相關工作。

1.2 進一步契合數字文書檔案管理

學校文書檔案大多以紙質等傳統載體保存，以手動征集、人工管理、翻閱查詢的方式開展相關工作。隨著科學技術水平的不斷發展和現代教育模式的不斷優化，學校檔案管理步入信息化、數字化時代，面對海量的文書檔案整理工作，僅僅依靠人力，難以達到規范化、高質量標準。“三合一”管理制度的出臺與普及，更加推動文書檔案的信息化進程。與之前三表分離制度不同的是，學校可通過電子檔案管理系統或者業務系統的檔案管理項，將“三合一”制度作為固定管理功能模塊，使系統能夠在文件材料形成的同時，自動判斷是否歸檔，并將其進行分類與確定保管年限，使得工作全流程更加具有邏輯性、條理性，也充分發揮了現代信息技術的優勢。

1.3 進一步優化檔案開發利用模式

學校檔案記錄著學校從建立伊始至今的歷史沿革，包括各項教育教學、科學研究、人事財務、學生信息等關鍵信息，是極為重要的歷史憑證，具有較強參考作用。通過“三合一”檔案管理制度，使紙質文書檔案與電子檔案得到全方位深入管理，為后期開發利用工作奠定了良好基礎。一是學校可利用檔案幫助學生規劃學習方向，制定個性化輔導方案與考試對策，同時也能夠進一步促進師生交流，幫助老師調整教學方式及內容，促進其快速成長。二是學校可利用“三合一”制度精細化劃分檔案資源，根據種類、質量、保管年限、實際需求，在圖書館、網站、微信公眾平臺等開展文化傳承與教育展示活動，充分發揮學校文書檔案資政育人作用。三是學校老師可利用檔案資源開展案例研究、科研探索、學術交流，激發教學改革、科技創新能力，從而實現新時代學校高質量發展。

2 學校文書檔案“三合一”制度實施面臨的問題

2.1 管理體系不完善

一是“三合一”制度重視程度不夠，受檔案工作性質影響，部分學校領導及管理者尚未認識到檔案管理工作的重要性，認為檔案工作僅僅是將散落在學校各處的檔案收集存放即可，利用價值較低，沒有必要采取“三合一”制度對其進行完善，“重建設、輕管理”思想較為嚴重。二是制度建設不夠完善，雖然國家檔案局層面制定了相關政策條例，但是對于學校實際管理而言，可應用度與可操作性有待提高，學校制定的文書檔案管理制度還沒有緊跟國家的相關制度及時修訂。三是整體推行不廣泛，學校的檔案管理人員素質參差不齊，缺乏整體規劃指導，沒有及時了解到行業內前沿先進的政策制度方向，“三合一”制度在學校內部實行較為困難，推廣不暢[2]。

2.2 人員水平不專業

一是管理人員較少，大多僅設一到兩名檔案人員，且大多由辦公室人員兼職或由其他崗位轉崗而來，其年齡結構、文化水平、工作能力參差不齊，高學歷、高水平、高職稱人員占比低。并長期受困于其他繁雜瑣碎的工作，普遍缺乏現代檔案管理技術能力，難以在短時間內快速應用“三合一”制度[3]。二是部分學校重視教師教學能力的培訓，忽視了檔案人員的繼續教育，缺乏有效的人才培訓機制。在日常工作中開展文書檔案管理業務培訓活動較少，即使開展也僅僅是觀看視頻、發放文件等流于形式的活動。使得檔案管理人員業務知識更新慢，缺乏實踐性經驗，對于檔案信息化、文件歸檔、信息保存等基礎知識的缺口越來越大，創新能力較差，嚴重制約了“三合一”制度的快速推進。

2.3 監督力度不到位

在學校文書檔案“三合一”管理制度推行過程中，對于日常工作開展的監督力度不夠大，使得相關工作進展緩慢，甚至停滯不前，主要原因體現在學校本身與檔案機構兩方面。一是學校關于檔案的收集范圍、分類方式、保管年限等規則體系建立完成之后，后期工作進行中與驗收過程中缺乏統一、嚴格的質量把關，考核制度缺失，在職責分工、檔案整理、技術應用、質量考核等方面缺少正式的制度標準，使得檔案管理人員容易出現懈怠、積極性不強的問題，使得文書檔案整理水平參差不齊，無法充分彰顯“三合一”制度優勢。二是對于社會中檔案主管部門而言，在學校的檔案工作中缺少指導和監管，對學校文書檔案管理日常調度反饋、考核檢查機制不夠完善，使得本地域各類學校的“三合一”制度運轉模式缺少合理性、科學性，無法滿足新時代高標準檔案管理工作需求。

2.4 管理模式不先進

一是學校領導層與管理人員缺少對現代化科學技術的重視，長期受傳統思維方式禁錮，使“信息孤島”問題逐漸加重。同時由于財政資金投入不足，學校尚未向上級部門申請信息化專項資金，管理人員即使存在信息化意識，也因經費不足擱淺，一定程度上影響了文書檔案現代化管理的整體推進。二是平臺力度開發不夠。部分學校雖然建立了自己的數字檔案管理系統，但大多僅是將紙質文件轉變為電子資源，對于其快速檢索、自動分類、快捷管理、開發利用等功能應用較少。“三合一”制度標準尚未與系統平臺相結合，無法發揮新興技術優勢，使得學校在信息爆炸的時代無法利用“三合一”制度體系緊跟潮流發展。

3 學校文書檔案“三合一”制度未來實施路徑

3.1 建立健全文書檔案管理制度體系

在新時代新形勢新背景下，需要學校領導者與檔案管理人員轉變工作思路，優化工作模式，提高工作質量。結合自身發展實際情況將“三合一”檔案管理制度應用到實際文書檔案收集整理、分類存放、開發利用過程中，真正意義上發揮檔案存史資政育人作用。

一是高度重視，積極謀劃。學校領導要明確文書檔案管理工作總體要求、主要任務、具體安排、保障措施等內容，使全體教職員工充分認識推行“三合一”制度的重要意義。二是優化管理制度。要組織相關人員深入學習《國家檔案局關于全面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》文件精神，吃透文件內涵。同時安排工作專班，深入梳理本學校業務職能特點及未來發展方向，依據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）、《機關檔案管理規定》（國家檔案局令第13號）、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705）、《檔號編制規則》（DA/T13）、《檔案著錄規則》（DA/T18）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22）等政策文件，重新修訂檔案收集范圍實施細則、制定檔案開放管理工作方案，制定審批表，嚴格審核程序化、規范化，督促各部門按時完成編制工作，確保“三合一”制度真正執行、落實到位。三是定期召開檔案專題會議。針對國家與當地“三合一”相關文件精神和最新檔案工作相關規范，逐一對檔案分類、歸檔范圍和保管期限進行認真研讀和交流討論，及時提出難點疑點并當場解決，務求管理人員弄懂學精。四是加強重點推進。在規范管理文書檔案的基礎上，重點做好教學課件、活動照片、錄音錄像等門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的研究編制工作，促進不同門類、載體或形式檔案的分類方法相對統一、相互呼應，確保納入歸檔范圍的文件材料全面、系統反映學校關鍵教學活動，充分發揮文書檔案的利用價值、憑證價值、查考價值，為學校未來重大事項作決策參考。

3.2 持續提升干部職工綜合管理水平

在現代教育背景下，加強文書檔案管理工作，規劃業務流程，人才是第一動力，需要學校高度重視檔案管理人才培養。一是學校領導者要定期向上級主管部門匯報檔案工作當前存在的問題，積極爭取人才政策支持，面向社會、企業、人才中心、高等院校公開引進與招聘檔案管理專業人才，不斷為檔案隊伍注入新的活力。二是要根據學校自身情況，制定切實可行的人才隊伍建設培養計劃，將理論與實踐相結合，開展專家授課、業務培訓、外出研學、技能比武等多元化繼續教育活動，根據當前學校文書檔案管理面臨的重點難點，進行針對性、精確性的培訓指導，將機關檔案“三合一”制度作為重要學習內容，彌補知識弱項和能力短板，深入學習前沿新興技術，為全面推行學校文書檔案管理“三合一”制度的落實奠定良好基礎。三是優化人員結構，學校可規定專（兼）職檔案員工作達到一定年限而未取得初級或者中級證書者，需調離檔案崗位，從根本上提升檔案干部隊伍業務水平。同時可建議有關部門更新職稱考試方式，將檔案理論素養與實際操作水平相融合，制定選拔人才方案，雙管齊下提高職稱證書含金量。

3.3 不斷加強檔案管理工作監督力度

一是從工作出發，文書檔案的歸檔管理工作在執行過程中離不開周密嚴格的檢查，進一步加強檔案工作的檢查力度。學校有關部門要緊密聯系當地檔案局、檔案館和上級單位，定期開展實地查看核實、座談交流等工作，將推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度、檔案數字化工作等重點工作納入檢查清單，對檔案工作責任制落實、? 檔案整理不規范、歸檔不及時、部分單位存在檔案安全管理隱患等問題，仔細分析研判，形成書面整改清單，并保持后續常態化跟蹤，提升問題整改成效，實現問題整改閉環管理[4]。二是從個人出發，制定干部考核制度與獎懲機制。細化量化文書檔案管理目標，將評優評先、職級晉升與文書檔案管理各項工作相結合，激勵干部同志擔當作為，履職盡責的使命感和責任感，減少在“三合一”制度推行過程中出現推諉扯皮等作風問題，真正做到落實工作到位。

3.4 全面優化文書檔案先進管理模式

隨著科學技術的不斷發展與檔案行業轉型升級速度的不斷加快，大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等相關技術趨于成熟，已成為“三合一”制度下文書檔案信息化管理的主流方向。為此各類學校需要充分利用先進技術為“三合一”制度的推行與實施賦能加力。一是領導者要及時轉變傳統觀念，牢固樹立信息化管理意識，全面把握學校電子檔案管理情況，確定文書檔案“三合一”制度實施的必要性和當前信息化工作存在的問題與挑戰，申請專項財政資金為后期新技術、新模式、新設備的引進和應用打好基礎。二是深度應用關鍵技術，強化系統平臺開發力度，進一步優化“三合一”制度具體實施流程，例如人工智能技術，通過開發“三合一”制度模板，在系統平臺集中錄入電子檔案數據時，系統根據單位屬性、信息特點進行文件分類、保管期限判定，推動實現電子檔案數字化、自動化、智慧化管理[5]。

今后，希望學校有關部門通過厘清文書檔案“三合一”制度的具體實施，全面建設覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、結構更加優化的檔案資源體系，不斷提升檔案管理水平，促進學校事業健康長遠發展，在新時代奮力書寫現代教育高質量發展新篇章。

參考文獻

[1]林小紅，應好仁，樓冬仙.科學推進檔案“三合一”制度[J].浙江檔案，2023（05）：54-56.

[2]錢卓群.淺談新形勢下如何創新“三合一”制度[J].湖北檔案，2011（06）：29-30.

[3]戴星星，王峰.高校文書檔案“三合一”制度實施路徑研究[J].辦公室業務，2023（13）：132-134.

[4]舒欣.科學合理編制機關檔案“三合一”制度[J].檔案記憶，2022（09）：56-57.

[5]黃新榮，劉亞寧.推進檔案整理“三合一”工作[J].檔案與建設，2022（10）：56-59.

作者簡介：魏文君（1984— ），碩士研究生學歷，北京市工貿技師學院館員，研究方向：技工院校（技師學院）文書檔案管理。