訴訟檔案數字化省級統建實踐

王莉?霍佳欣

摘 要：內蒙古自治區檢察機關為貫徹落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出的“加快檔案資源數字轉型，推進檔案信息資源共享平臺建設”主要任務，深化實施數字檢察戰略，立足全區檢察機關檔案工作實際，探索統籌建設全區檢察機關紙質檔案數字化。本文就訴訟檔案數字化省級統建的背景、目標和實踐中發現的問題進行探究，旨在探索一套高質、高效、高利用率的省級檔案統一建設和管理模式，有效克服所屬各地數字化資金申請難、檔案數據共享難的問題，有效避免各自為政、重復建設，檔案系統林立、信息合力不足等現象出現。

關鍵詞：數字檢察；訴訟檔案；省級統建

項目基金：本文系2023年度內蒙古自治區人民檢察院重點調研課題《紙質檔案數字化升級統建實踐——以內蒙古檢察機關為例》（NJ202351）的階段性研究成果。

近年來，最高人民檢察院深化實施數字檢察戰略，構建檢察一體化履職數字模式。“存量數字化、增量電子化”是“業務主導、數據整合、技術支撐、重在應用”的數字檢察工作機制[1]在檔案管理中的具體體現。內蒙古自治區檢察機關持續貫徹落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出的“加快檔案資源數字轉型，推進檔案信息資源共享平臺建設”主要任務[2]，充分認識傳統載體檔案數字化工作的重要性與緊迫性，立足全區檢察機關發展需要，切實將數字檢察戰略落到實處、見到實效，不斷夯實檔案信息化建設基礎。自2021年起，內蒙古自治區檢察院對紙質檔案數字化工作進行統籌部署，在全區范圍內開展檔案數字化統建工程。全區103個項目實施檢察院[3]聚焦聚力，一體推進，電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提升，為全區檢察機關檔案共享平臺建設夯實數據基礎。全區檢察機關檔案數字化一期項目完成后，訴訟檔案數字化率從7%躍升至83.92%。

1? 強化系統觀念，頂層設計助推檔案數字化建設一體推進

1.1 全區統建的綜合考量

截至2021年，全區126家檢察院中僅有23家（占比18.2%）開展了訴訟檔案數字化工作，訴訟檔案數字化率僅為7%，遠低于全國檢察機關平均水平，與《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中“傳統載體檔案數字化率達到80%”的目標還有較大差距。建設起步遲滯、區域發展不平衡等現狀嚴重制約著全區檢察機關檔案信息化發展。為加快數字化工作進展、提升全區檢察機關傳統載體檔案數字化率，經自治區檢察院黨組研究，決定在內蒙古自治區檢察機關統建訴訟檔案數字化工作，將“信息化＋規范化”作為核心要求，高質效打造現代化檢察檔案管理模式、構建協同共享的檔案管理格局，全面提升全區檢察機關檔案工作的數字化、規范化、智能化和科學化水平。

1.2 全區統建的既有基礎

一是司法體制改革以來，實施省以下地方檢察院人、財、物統一管理，為全區檢察機關統籌建設檔案數字化工作提供了理論支持和資金保障。2022年3月，自治區檢察院將全區檢察機關檔案數字化工程納入2022年度自治區檢察院信息化項目進行統一報批、統籌建設，既有效避免全區各基層檢察院多頭立項、管理混亂，又可以統一建設標準，確保建設方提供性價比較高的數字化產品和服務。二是業務需求是檔案工作服務的核心。上級人民檢察院領導下級人民檢察院的工作[4]，在實踐中，業務部門調取轄區內下級檢察院訴訟檔案的情況比較常見，或者上級檢察院指定管轄，基層檢察院有跨市縣調取訴訟檔案的需求。為便捷案卷調閱流程，提高案件辦理、案件質量評查等工作效率，提升檔案服務水平，2019年，由自治區檢察院統一建設、三級院部署運行的“內蒙古檢察機關檔案管理系統”正式上線運行。該系統采用B/S架構[5]，在自治區檢察院統一部署應用服務器、數據庫服務器、存儲服務器，實現電子檔案集中管理，通過檢察專網，供全區125個盟市基層檢察院共同使用。通過“數據物理集中、權限邏輯分離”的構建思路，實現“大檔案”管理模式，達到跨全宗借閱檔案的目的。

1.3 全區統建的制度保障

從隊伍建設來看，內蒙古自治區檢察機關現有檔案人員142名，其中47人在檔案管理崗位工作滿3年，僅1人為檔案學專業。面對不斷建立健全、修訂完善的檔案工作規范，就我區而言，理論儲備不足、知識更新慢、實踐經驗匱乏是檢察機關檔案工作人員的通病，這在很大程度上造成了各地檔案管理水平不一，甚至在新工作規定掌握上出現理論斷層現象。在2021年度最高檢的檔案專項巡查中，專門指出了內蒙古檢察機關“檔號編撰不規范、整理工作不按規定執行”等問題。為提升全區訴訟檔案規范化水平，自治區檢察院依據國家檔案局、最高檢關于檔案數字化工作的相關制度規定，立足全區檢察機關檔案工作實際和訴訟檔案數字化統建的工作需要，制定《全區檢察機關檔案數字化服務項目實施細則》。將檔案收集整理規范、數字化工作流程、數字化最新規范要求與檔案管理系統對接標準等內容有機融合，用好系統方法、統一話語體系，把系統工程解決問題的方法、思路與數字化的一般特征緊密結合起來，確保檔案管理工作制度化、標準化，推進訴訟檔案數字化工作更加系統化、規范化。

2? 強化問題導向，精準施策，破解檔案數字化現實難題

傳統載體檔案數字化是檔案信息化的基礎性工作，是數字檔案室建設的重要內容。為進一步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系，加快檔案信息化戰略轉型，自治區檢察院立足數字化標準規范，結合全區檢察機關檔案工作特點，堅持問題導向，優化工作方法，全力以赴一一破解“疑難雜癥”，確保訴訟檔案數字化統建工作提質增效。

2.1 探索平衡專項資金和傳統載體檔案數字化需求之間的關系

受撥付的專項資金制約，將全區檢察機關室藏傳統載體檔案數字化工作無法一次全部完成。自治區檢察院經過前期“實地＋書面”調研，全面掌握全區檢察機關室藏傳統載體檔案基本數量及實際利用情況，確定“利用率高的訴訟檔案優先數字化”作為項目第一期先行先試，將6000萬頁的數字化目標分配到103家檢察院，涵蓋自治區級、盟市級的全部訴訟檔案和基層檢察院近12年的訴訟檔案，有效盤活了訴訟檔案信息資源。

2.2 探索統籌全區檢察機關范圍內全宗號重復的問題

基于檔案工作屬地管理的特性，各級檢察院由本地區同級檔案館負責各機關單位的全宗號編制。從前期調研的結果來看，檔案館提供給各地檢察院的全宗號多為兩位數或三位數，體現在全區檢察機關檔案管理系統中存在較多全宗號重復的問題，對下一步檔案信息資源共享產生阻礙。對此，自治區檢察院依據“全國檢察業務應用系統”賦予各院的代碼作為機構代碼，在訴訟檔案數字化出庫階段為紙質案卷粘貼“機構代碼+檔號”的條形碼，依據條形碼內容識別區分檔案管理系統內的各個全宗，有效避免上傳至全區檔案管理系統出現檔號重號現象。

2.3 探索解決訴訟檔案檔號編制不規范的問題

基層檢察院檔案工作人員多為身兼數職，人員流動性大，導致室藏訴訟檔案整理標準不一，給數字化加工造成一定困難。部分檢察院對于檔案管理工作習慣性使用舊模式、老辦法，編號方式口口相傳或者是新接手的檔案工作人員通過室存已編號檔案來推斷編號方式。例如，有的基層檢察院在訴訟檔案“保管期限”“年度”兩級分類下，按照本院內設機構對訴訟檔案流水編號并分類排架，認為這樣查找利用較為便捷。但在編制檔號時并未設置機構代碼，導致檔號存在重號的問題。針對此類情況，自治區檢察院明確要求各地檢察院在檔案數字化出庫前，要加強檔案整理工作，抽調專人修改存在此類問題的檔號。結案日期為2016年以后的訴訟檔案按照最高檢《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》，以年度、保管期限分類，修正重復的訴訟檔案檔號。

2.4 探索解決檔案管理工作認知差異導致標準不統一的問題

各基層檢察院對于檔案管理工作的相關要求理解不同，會出現制度解讀偏差。例如，針對未成年人案卷封存機制，在2022年以前并沒有明確規定如何“封存”訴訟檔案。有的檢察院認為“封存”就是物理封存，將未檢訴訟檔案整理裝盒后，在卷盒粘貼封條。而部分檢察院認為，當封存的未成年人犯罪記錄為訴訟檔案提供利用時，對該記錄信息不予公開，對檔案利用主體、內容和程序、具體的保密措施及相關責任加以規范，未成年人檢察訴訟檔案案卷實體可以與其他類型訴訟檔案統一編制檔號、共同存放管理。2022年，最高法、最高檢、公安部、司法部會簽下發《關于未成年人犯罪記錄封存的實施辦法》，對于未成年人犯罪記錄封存進行了更為詳盡的規定。自治區檢察院為了避免這種認知差異影響數字化效果，在《全區檢察機關檔案數字化服務項目實施細則》中對有爭議、易混淆的問題作出明確規定。對于此次數字化的未成年人檢察訴訟檔案，未檢部門加蓋“未檢封存專用章”的案卷掃描后本院可自行留存圖像數據，不掛接全區檢察機關檔案管理系統。

2.5 探索實現訴訟檔案數字化全流程全過程保密管控

一是建制度。檔案數字化公司具有涉密檔案加工甲級資質，與自治區檢察院簽訂保密協議，負責對接觸檔案的工作人員采取嚴格的監督和管理措施，工作時段多方位全時段的監控。各盟市地區（分）院牽總負責本地區數字化項目實施，制定具體實施方案報自治區檢察院備案，定期保密檢查是方案必設條款。采用“單管式”監理模式，委托獨立于檢察機關和外包公司以外的第三方為主體承擔監理工作積極介入工程，協助檔案部門加強與加工方的管理與協調，確保檔案數字化項目的安全、順利實施。制度上要求電腦硬盤、錄像存儲等各種記憶體部件工作完成后統一交由項目實施檢察院保管。項目實施檢察院設備調試完畢、進行第一次檔案出庫前，邀請當地保密局或本單位機要保密部門對現場設施進行保密檢測。檢測完成后出具報告，合格后方可開展數字化加工工作。二是管人員。各地區項目工作人員除實行保密審查、定期參加保密培訓外，所有參與數字化加工的工作人員實行地域回避，當地人員禁止在本地工作。為解決各地在檔案日常管理、數字化加工方面發現的問題，自治區檢察院采用“現場參觀＋現場培訓＋實地督導＋視頻解答”相結合的方式開展全區三級院檔案培訓小課堂，及時解決數字化過程中遇到的各種情況。訴訟檔案數字化項目開工伊始，安排全區各盟市地區院辦公室主任到自治區檢察院檔案數字化加工場地參觀學習，講解檔案數字化加工全流程工序，重點強調實施過程中的保密要求，確保安全有序地推進各地區檔案數字化工作。自治區檢察院不定期派出工作組實地督導盟市地區檢察（分）院檔案數字化加工情況，對施工場所出入記錄和實施設備保密措施實施情況進行專門檢查，發現問題及時糾正。舉辦全區檢察機關檔案工作培訓班，專題交流研討檔案數字化工作，共享共促工作開展。三是常監控。數字化加工場所專門分區設置，工作現場安裝攝像頭，安裝位置及數量確保工作現場沒有死角，實現24小時連續不間斷錄像和多路監控信號畫面切換顯示。項目實施檢察院定期對數字化加工場地視頻監控進行回放檢查。加工場地內區分無紙化加工區和有紙化加工區，縮短紙質卷宗流轉路徑。紙張不允許帶出數字化加工場地，廢紙需集中放置，每周清理不超過一次，并經項目實施檢察院、承建方安排專人對紙張進行仔細檢查，確保保密要求落地、保密措施落實、保密效果明顯。

2.6 探索推進驗收工作合理有序開展，確保數字化成效

為高效組織103個項目實施檢察院同步進行數字化成果驗收，實現錯誤數據少、掃描準確度高的目標，全區檢察機關檔案數字化項目采用階段性驗收和終驗相結合的方式進行。在圖像掛接檔案管理系統前少量、多次對案卷進行抽檢。數字化公司每完成一個批次的圖像處理，經專業軟件自檢（分辨率、傾斜度）合格后，提交項目實施檢察院進行階段性驗收，查看掃描圖像效果、著錄條目，是否滿足各項目實施檢察院使用需求。圖像驗收合格后方可掛接檔案管理系統。

2.7 探索信創環境下檔案信息系統共享平臺建設

2022年，全國檢察業務應用系統在檢察工作網進行統一部署應用，檢察機關實現從“紙上辦案”到“網上辦案”的進階，四級檢察機關的辦案信息第一次實現互聯互通，對全部辦案活動和各類案件實現全程、統一、實時、動態管理和監督，充分發揮了信息化對檢察工作的引領作用。在檢察工作網、檢察專網“雙網運行”的條件下，非涉密業務和秘密、機密級業務分別在檢察工作網和檢察專網受理、辦理和流轉。絕密級業務按照2020年4月印發的《關于做好“線下”案件線上登記有關工作的提示》的有關要求做好案件登記和流轉工作[6]。隨著數字檢察工作的發展，自治區檢察院在檢察專網統一部署檔案管理系統的基礎上，著手在檢察工作網部署運行，實現“雙網部署、數據分流”，積極響應國家檔案局《數字檔案室建設評價辦法》關于“涉密與非涉密數字檔案資源分別在對應安全保護級別的數字檔案室應用系統中管理”的要求，將涉密和非涉密檔案數據在不同檔案管理系統中管理，為建設數字檔案室奠定基礎。如何在信創環境下建設適配且穩定的檔案信息系統共享平臺，保障電子檔案數據安全，夯實檔案信息安全基礎，仍需更多實踐探索。

3? 強化效用發揮，多措并舉地促進檔案服務質效提檔升級

3.1 技術加持提升利用效率

檔案數字化實現了從載體維度到內容維度的轉型，大幅提升了檔案利用效率。借助OCR識別、PDF拆分合并輔助等數據處理工具，檔案數字化不僅實現了對傳統載體檔案的有效管理，可管理、可追蹤，還實現了對檔案內容要素的充分抓取利用，如智能匯總、智能編研、智能鑒定等，對專業檔案進行統計分析，總結本地區類案工作經驗，徹底打破紙質載體對內容使用的限制，實現維度跨越與知識互通，真正發揮了檔案的可查考價值，為機關內部決策發揮參謀助手作用。

3.2 系統互建賦能數字檢察

由全國檢察業務系統生成的案件相關數據，經歸檔模塊整合打包，可傳輸或對接至檔案管理系統，實現電子數據的高效利用。推動信創環境下省級院統建檔案管理系統，融入大數據平臺建設，全面實現遠程在線統計、利用等功能，積極開展數據挖掘、數據碰撞，為類案監督提供數據支撐，賦能新時代法律監督[7]。結合業務數據在線歸檔工作的開展，進一步探索OA協同辦公系統與檔案管理系統對接，實現電子文件在線歸檔，全面提高檔案管理工作效率，推動傳統檔案管理向信息化管理轉型升級。

3.3 系統統一規范借閱流程

進一步深化研究和統籌協調，將 “全區檔案管理系統”打造成檔案信息資源共享利用平臺，自治區、盟市、旗縣三級檔案互聯互通，真正實現全區檢察機關檔案工作“一盤棋”。對檔案信息使用流程進行統一規范。規范、優化借閱程序，結合全區檢察機關工作實際，實現在嚴格的權限控制下，本院際、跨級別、跨區域一網借閱，實現“互聯網+檔案”模式下的全區檢察機關檔案信息資源共享利用。

參考文獻

[1]桑先軍.檢察一體化履職數字模式的建構與運行[J].人民檢察，2023（16）.

[2]中共中央辦公廳、國務院辦公廳：《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，載國家檔案局https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[3]項目實施檢察院.內蒙古自治區檢察機關共有三級126家檢察院，其中23家檢察院已先行開展檔案數字化工作，其余103家檢察院納入“全區檢察機關檔案數字化”統建項目，本文稱為“項目實施檢察院”.

[4]參見《中華人民共和國人民檢察院組織法》第十條、第二十四條.

[5] B/S架構.將軟件的程序、數據、文檔進行分配，數據分布到應用服務器或WEB服務器，客戶端（瀏覽器）僅加載應用服務器的部分程序即可顯示數據.

[6]申國軍.《全國檢察業務應用系統使用管理辦法》的理解與適用[J].人民檢察，2021（14）.

[7]胡銘.論數字時代的積極主義法律監督觀[J].中國法學，2023（1）.

（作者單位：內蒙古自治區人民檢察院? 包頭市人民檢察院）