事業單位文書檔案管理現狀及改進思路

摘 要：事業單位的文書檔案管理工作和公共物資管理、人事檔案管理具有直接的關系。針對目前部分事業單位的文書檔案管理工作不容樂觀的情況，本文結合工作實際，論述事業單位文書檔案管理的工作內容和要求，分析新形勢下事業單位文書檔案管理中存在的問題，圍繞相關問題，探究新形勢下事業單位文書檔案管理工作改進的建議與思路，從而合理利用事業單位內部資源，提高文書檔案管理工作的質量及效率。

關鍵詞：改進思路；事業單位；改進建議；文書檔案；檔案管理

前言

在國家改革不斷推進的背景下，事業單位加強了文書檔案管理工作，在提高文書檔案管理水平方面獲得了一定的進展，然而，新時期復雜的環境給事業單位文書檔案管理工作帶來了新的考驗，事業單位需要不斷地改善與優化。事業單位文書檔案管理是事業單位資料集中收集的重要部分，在單位的改革過程中發揮著重要作用。為此，探究其文書檔案管理中的問題及改進的建議與思路對推動單位結構轉換具有現實意義。

1 事業單位文書檔案管理工作概述

事業單位的文書檔案資料主要來源于單位內部的行政活動。這些文件記錄了行政活動的全過程，具有很高的價值，需妥善保管。事業單位文書檔案管理主要包含命令、報告、布告、會議記錄、請示、簡報、批復、通知、公文、決定、合同、證明、公共資產檔案及人事檔案等材料內容，直接關系到事業單位工作的正常運行。事業單位的文書檔案從建立、變更到注銷，一系列的流程都需要記錄在冊，這些信息能夠反映事業單位情況，其法律作用顯著事業單位文書檔案管理是把行政活動中產生的文件資料，根據一定原則搜集、審核、裝訂、編碼、分類、排序、編號、編目、歸檔、上架等，體現出文書檔案管理的條理化和規范化[1]。

事業單位的文書檔案可作為依據與憑證使用。因此，在新形勢下，通過重視改進文書檔案管理，有利于實現資源開發及利用的作用。再者，事業單位的文書檔案是對歷史的真實記載，具備一定的法律效力，由于其是自然形成的，不同于其他文獻資料。因此，文書檔案的記載客觀性較強。此外，事業單位的文書檔案是人員的親筆手稿，可以是請示、批復、公告等紙質形式的資料，也可以是錄音及圖像資料。因此，文書檔案也有著很強的真實性。事業單位通過文書檔案的歸檔管理，能夠將實踐活動尤其是行政活動更好地表現出來，為單位其他職工的活動提供有利參考。

2 事業單位文書檔案管理現狀

2.1 檔案管理人員的職業素養有待提升

在文書檔案的管理工作中，部分檔案管理人員缺少專業知識與技能，總體職業素養較低，很難滿足新時期文書檔案管理工作的需求。一些事業單位的文書檔案管理工作由文秘兼任，這些兼職人員未經過系統化的培訓就直接投身于文書檔案管理工作。由于其自身能力、精力有限以及對檔案管理工作的流程認識的不深入等，只能負責收發辦公室的文件，無法第一時間搜集文書檔案資料，也無法有效辨別材料的真偽，降低了文書檔案管理工作的質量，使文書檔案材料缺乏真實性與完整性，阻礙了檔案管理工作的開展。同時，一些檔案管理人員在實際工作中較重視財務檔案和人事檔案，但很少關注文書檔案，只起到了對文件的保管作用[2]。此外，有的檔案管理人員缺乏服務意識，保密紀律性不強，容易出現違紀行為，這對事業單位文書檔案管理工作的開展十分不利。

2.2 文書檔案管理體系需要優化

目前，一些事業單位文書檔案管理缺乏完善的管理體系，導致實際工作缺少規范性，比如通知類文書工作無相關法規依據，對文書檔案資料的搜集范圍無法確定，不能根據規定整理和分類資料，致使文書檔案管理陷入無序狀態。盡管有些事業單位建立了文書檔案管理體系，但未能予以實行，導致文書檔案管理較為隨意，這是由于部分檔案管理人員的執行力不足，缺少工作積極性，導致文書檔案管理機制淪為表面形式，未能獲得理想效果。比如檔案管理人員僅能做到文書檔案的搜集、裝盒與上架，并未對其進行分類、審核、編目等。此外，文書檔案管理工作相對較乏味，為單位創造的效益不高，加之在管理中要花費許多精力與時間，一些事業單位不愿投入過多資源，對文書檔案管理工作造成了很大影響[3]。

2.3 文書檔案管理方式需要改進

雖然現階段部分事業單位已經引入了新設備及新技術，但在整體上文書檔案管理的信息化程度依舊不高。很大一部分原因在檔案管理人員很少利用信息化技術，僅僅將信息化技術看作是一種工具，未圍繞信息化技術建立健全相應的信息化共享機制，也未能將新理念融入文書檔案管理的全過程。并且，事業單位內部各部門之間的互動不多，導致信息技術的利用率較低。同時，單位的文書檔案管理依舊承襲舊的管理方式，無法提高工作效率。例如，某事業單位在錄入文書檔案信息期間，只利用掃描設備將紙質文書檔案上傳至計算機，卻未進行后續的分類、編號，導致整體信息化程度較低。而新形勢下推行的“互聯網+檔案”并非二者的簡單相加，而是從傳統檔案服務轉變至現代化檔案服務。在實際工作中，有些事業單位的信息化應用不容樂觀，幾乎沒有開展與推廣，不利于文書檔案管理工作的可持續發展。

2.4 文書檔案管理制度需要完善

任何一項工作的實施均要根據特定的制度。因為檔案管理方面的法律存在些許不足，致使部分事業單位無檔案管理方面的制度約束，其在工作上存在一定的空白，不利于事業單位檔案管理工作的有序開展。

3 事業單位文書檔案管理的改進思路

隨著經濟社會的高速發展，事業單位意識到了文書檔案管理的重要性，要想解決新形勢下事業單位文書檔案管理存在的問題，提高文書檔案管理質量，就必須對工作加以改進，通過不斷嘗試與探索，找到改進方法，從而提高事業單位文書檔案管理的水平。

3.1 加大工作人員的培訓力度

事業單位文書檔案管理工作需要工作人員具備一定的檔案管理能力。因此，單位應當加大工作人員的培訓力度，提升文書檔案管理的效果。第一，要想充分開發檔案管理人員的潛力。事業單位必須建立多元化的激勵制度，規范管理人員行為，使其主動學習新的知識，拓寬眼界，為檔案管理工作服務終身。第二，事業單位要組建高質量的檔案管理團隊，并積極開展檔案管理業務培訓和繼續教育。比如搭建在線繼續教育平臺，擴大培訓規模，強化培訓力度，激發檔案管理人員的工作熱情，增強檔案管理人員的政治覺悟與思想高度，從而提高單位內部檔案管理人員的職業素養。第三，杜絕文書檔案管理人員的兼職性質，實現專崗專用、專人負責，定期調整事業單位的檔案管理崗位，保持崗位人員的穩定性。第五，派遣優秀員工到高校及其他單位觀摩學習，請專家對人員進行專業的指導，并相互交流，取長補短，提高自身的工作能力，促使單位內部文書檔案管理工作有序開展[4]。

3.2 完善文書檔案管理體系

首先，事業單位需要將文書檔案管理工作列入總體工作規劃。可將單位文書檔案管理規劃分成三大類，即動態性檔案、公共資產檔案與人事檔案。其中動態性檔案大部分記錄的是日常性行政活動產生的相關信息，如任務分配、工作項目、會議記錄等；公共資產檔案以綜合統計單位公共財務為主，如價值、購入時間、庫存、使用狀況等；人事檔案主要管理單位的職工編制、基本信息等。按照單位的發展情況，設置綜合性的文書檔案管理機構，集搜集、審核、裝訂、編碼、分類、排序、編號、編目、歸檔、上架等功能于一體，專門開展文書檔案工作，并把文書檔案管理的責任落實到個人，使相關人員明晰自己的職責，約束自己，進一步促使文書檔案管理水平的提高。其次，建立領導以身作則責任機制，強化對單位文書檔案管理工作的宣傳。單位領導要發揮好帶頭作用，帶領檔案管理人員從組織行政活動開始到檔案搜集，激發他們的工作積極性，只要單位領導足夠重視文書檔案工作，就會增加經費及其他資源的投入，優化單位文書檔案管理工作的條件。最后，建立文書檔案管理流程規范機制。單位文書檔案的物質基礎為搜集、審核、保管與統計，因而，檔案管理人員不但要明確文書材料的搜集范圍，如本單位和上下級單位的相關紅頭文件等，而且要對本單位在行政活動中產生的可揭示細節的檔案資料進行搜集與分類，合理利用檔案資源，同時還要做到檔案資料的分析、篩選與研究，發揮檔案信息的價值，持續改進綜合性檔案的資源建設[5]。

3.3 創新文書檔案管理方式

在新形勢下，事業單位要認識到科學管理有助于促進事業單位長效發展，這就需要其加強信息化建設，積極創新文書檔案管理方式，以提高工作效率。第一，事業單位不僅要重視基礎設施建設，還應注重配套設施的安裝，合理控制經費，定期引入新設備與新技術，注重對設備的更新。還要改善檔案室和庫房的硬件設施，保證檔案室與庫房的安全性。第二，在日常的文書檔案管理工作中，檔案管理人員要采用新理念、新觀點，適當地調整工作方法與形式，以適應新的工作要求。比如在進行電子檔案的錄入時，要注意及時備份，嚴格按照規定行事，在后期的檔案編號、編目、裝盒、上架時，也要注意與電子檔案同步，并設置檔案使用權限，增強電子檔案的安全性。第三，根據相關標準，正確整理與分類文書檔案的信息。搭建高度融合的文書檔案信息化管理平臺，搜集原始的信息資料，而后通過信息化管理平臺的方式按時調取及提交檔案，并在線上使用，把各種信息數字化處理以后加以整合，再通過新媒體工具和移動終端的形式呈現，以便單位各部門之間可以及時共享檔案信息[6]。

3.4 建立健全文書檔案管理制度

首先，事業單位需要建章立制。不斷規范文書檔案管理流程，包括建立健全實用且簡明的檔案管理制度，將文書檔案管理工作的科學性與合理性體現出來。其次，提高文書檔案管理工作的標準化制度。適時提出標準化的檔案管理操作規范，盡可能地與同行業單位的文書檔案的存儲格式相一致，避免與同行業單位的文書檔案管理質量差距較大。文書檔案管理工作作為事業單位管理工作的重要組成部分，是提升單位工作效率的首要條件，可以維護歷史事件的真實面貌。科學規范文書檔案管理，能夠彰顯事業單位的管理水平。此外，事業單位文書檔案資料記載著該單位發展史上的優秀成果，可以為該單位的業績提供第一手資料，也可以為該單位的可持續發展提供良好定位的素材，進而有助于單位對素材進行科學分析，揚長避短。

3.5 做好文書檔案管理的交接與設備的維護

在人員崗位調動的情況下，事業單位的文書檔案管理工作需要妥善交接。對此，人員應充分了解文書檔案交接的工作內容，把文書檔案管理中的工作要點與遺留問題交接清楚，并留下聯系方式，這樣能夠在后續發生問題時便于詢問與解決，有利于工作的繼續推進，做到有始有終。針對已購進的新設備，要及時更新與維護，從而推動文書檔案管理進程。比如事業單位可依靠信息化技術搭建檔案數據庫、信息資源庫、病毒庫、數據更新庫等，這樣一來，有利于給文書檔案的管理提供更多方便，更好地維護文書檔案信息化管理平臺。同時，把單位的內網與文書檔案數據庫相連接，促使網絡審核員快速核準人員身份，方便使用者檢索檔案信息。此外，還需組建高質量的文書檔案管理硬件設施維護隊伍，督促其按照統一規范的檔案管理硬件設施維護機制開展工作，定期考核，對于表現優異的人員給予獎勵，起到激勵作用，讓更多的人重視文書檔案管理信息化平臺的使用及維護，而對于表現較差的人員不定期地進行思想溝通，找到問題根源，從而使其迅速成長，通過制度與統一的規范不斷改善事業單位文書檔案管理工作。另外，單位的各部門應配備足夠的人員維護信息化平臺，做好協同分工，提高單位的檔案管理整體水平。

結語

綜上所述，事業單位的文書檔案資料具有很高的價值，直接關系到事業單位工作的正常運行。通過對事業單位文書檔案管理工作的改進，有利于實現資源開發及利用。但是在目前的實際工作中還存在檔案管理人員的職業素養較低、文書檔案管理體系不夠完善、文書檔案管理方式落后等問題。為此，事業單位應當加大工作人員的培訓力度，提升思想認知。完善文書檔案管理體系，增強文書檔案管理工作的規范性與條理性。創新文書檔案管理方式，提高單位文書檔案管理水平。加強文書檔案管理的交接與設備的維護工作，保證文書檔案管理效率，進而滿足社會發展的需求。

參考文獻：

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[3]馮亞峰.事業單位文書檔案管理效率的提升路徑探討[J].辦公室業務，2023（01）：64-66.

[4]陳衛健，曹文清，王強.信息化背景下如何創新文書檔案管理[J].西部資源，2023（03）：190-191.

[5]劉靜.機關事業單位文書檔案管理工作中存在的問題及對策建議[J].辦公自動化，2021，26（24）：46-47+32.

[6]金紅.企事業單位文書檔案管理存在的問題與改進創新[J].現代企業，2022（05）：24-25.

作者簡介：鄒業春（1973—），大專學歷，煙臺市龍口公路建設養護中心，館員主要從事檔案管理研究。