事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)思路

摘 要：事業(yè)單位的文書檔案管理工作和公共物資管理、人事檔案管理具有直接的關(guān)系。針對(duì)目前部分事業(yè)單位的文書檔案管理工作不容樂觀的情況，本文結(jié)合工作實(shí)際，論述事業(yè)單位文書檔案管理的工作內(nèi)容和要求，分析新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題，圍繞相關(guān)問題，探究新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作改進(jìn)的建議與思路，從而合理利用事業(yè)單位內(nèi)部資源，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量及效率。

關(guān)鍵詞：改進(jìn)思路；事業(yè)單位；改進(jìn)建議；文書檔案；檔案管理

前言

在國(guó)家改革不斷推進(jìn)的背景下，事業(yè)單位加強(qiáng)了文書檔案管理工作，在提高文書檔案管理水平方面獲得了一定的進(jìn)展，然而，新時(shí)期復(fù)雜的環(huán)境給事業(yè)單位文書檔案管理工作帶來了新的考驗(yàn)，事業(yè)單位需要不斷地改善與優(yōu)化。事業(yè)單位文書檔案管理是事業(yè)單位資料集中收集的重要部分，在單位的改革過程中發(fā)揮著重要作用。為此，探究其文書檔案管理中的問題及改進(jìn)的建議與思路對(duì)推動(dòng)單位結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換具有現(xiàn)實(shí)意義。

1 事業(yè)單位文書檔案管理工作概述

事業(yè)單位的文書檔案資料主要來源于單位內(nèi)部的行政活動(dòng)。這些文件記錄了行政活動(dòng)的全過程，具有很高的價(jià)值，需妥善保管。事業(yè)單位文書檔案管理主要包含命令、報(bào)告、布告、會(huì)議記錄、請(qǐng)示、簡(jiǎn)報(bào)、批復(fù)、通知、公文、決定、合同、證明、公共資產(chǎn)檔案及人事檔案等材料內(nèi)容，直接關(guān)系到事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行。事業(yè)單位的文書檔案從建立、變更到注銷，一系列的流程都需要記錄在冊(cè)，這些信息能夠反映事業(yè)單位情況，其法律作用顯著事業(yè)單位文書檔案管理是把行政活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料，根據(jù)一定原則搜集、審核、裝訂、編碼、分類、排序、編號(hào)、編目、歸檔、上架等，體現(xiàn)出文書檔案管理的條理化和規(guī)范化[1]。

事業(yè)單位的文書檔案可作為依據(jù)與憑證使用。因此，在新形勢(shì)下，通過重視改進(jìn)文書檔案管理，有利于實(shí)現(xiàn)資源開發(fā)及利用的作用。再者，事業(yè)單位的文書檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記載，具備一定的法律效力，由于其是自然形成的，不同于其他文獻(xiàn)資料。因此，文書檔案的記載客觀性較強(qiáng)。此外，事業(yè)單位的文書檔案是人員的親筆手稿，可以是請(qǐng)示、批復(fù)、公告等紙質(zhì)形式的資料，也可以是錄音及圖像資料。因此，文書檔案也有著很強(qiáng)的真實(shí)性。事業(yè)單位通過文書檔案的歸檔管理，能夠?qū)?shí)踐活動(dòng)尤其是行政活動(dòng)更好地表現(xiàn)出來，為單位其他職工的活動(dòng)提供有利參考。

2 事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提升

在文書檔案的管理工作中，部分檔案管理人員缺少專業(yè)知識(shí)與技能，總體職業(yè)素養(yǎng)較低，很難滿足新時(shí)期文書檔案管理工作的需求。一些事業(yè)單位的文書檔案管理工作由文秘兼任，這些兼職人員未經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)就直接投身于文書檔案管理工作。由于其自身能力、精力有限以及對(duì)檔案管理工作的流程認(rèn)識(shí)的不深入等，只能負(fù)責(zé)收發(fā)辦公室的文件，無法第一時(shí)間搜集文書檔案資料，也無法有效辨別材料的真?zhèn)危档土宋臅鴻n案管理工作的質(zhì)量，使文書檔案材料缺乏真實(shí)性與完整性，阻礙了檔案管理工作的開展。同時(shí)，一些檔案管理人員在實(shí)際工作中較重視財(cái)務(wù)檔案和人事檔案，但很少關(guān)注文書檔案，只起到了對(duì)文件的保管作用[2]。此外，有的檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，保密紀(jì)律性不強(qiáng)，容易出現(xiàn)違紀(jì)行為，這對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展十分不利。

2.2 文書檔案管理體系需要優(yōu)化

目前，一些事業(yè)單位文書檔案管理缺乏完善的管理體系，導(dǎo)致實(shí)際工作缺少規(guī)范性，比如通知類文書工作無相關(guān)法規(guī)依據(jù)，對(duì)文書檔案資料的搜集范圍無法確定，不能根據(jù)規(guī)定整理和分類資料，致使文書檔案管理陷入無序狀態(tài)。盡管有些事業(yè)單位建立了文書檔案管理體系，但未能予以實(shí)行，導(dǎo)致文書檔案管理較為隨意，這是由于部分檔案管理人員的執(zhí)行力不足，缺少工作積極性，導(dǎo)致文書檔案管理機(jī)制淪為表面形式，未能獲得理想效果。比如檔案管理人員僅能做到文書檔案的搜集、裝盒與上架，并未對(duì)其進(jìn)行分類、審核、編目等。此外，文書檔案管理工作相對(duì)較乏味，為單位創(chuàng)造的效益不高，加之在管理中要花費(fèi)許多精力與時(shí)間，一些事業(yè)單位不愿投入過多資源，對(duì)文書檔案管理工作造成了很大影響[3]。

2.3 文書檔案管理方式需要改進(jìn)

雖然現(xiàn)階段部分事業(yè)單位已經(jīng)引入了新設(shè)備及新技術(shù)，但在整體上文書檔案管理的信息化程度依舊不高。很大一部分原因在檔案管理人員很少利用信息化技術(shù)，僅僅將信息化技術(shù)看作是一種工具，未圍繞信息化技術(shù)建立健全相應(yīng)的信息化共享機(jī)制，也未能將新理念融入文書檔案管理的全過程。并且，事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間的互動(dòng)不多，導(dǎo)致信息技術(shù)的利用率較低。同時(shí)，單位的文書檔案管理依舊承襲舊的管理方式，無法提高工作效率。例如，某事業(yè)單位在錄入文書檔案信息期間，只利用掃描設(shè)備將紙質(zhì)文書檔案上傳至計(jì)算機(jī)，卻未進(jìn)行后續(xù)的分類、編號(hào)，導(dǎo)致整體信息化程度較低。而新形勢(shì)下推行的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”并非二者的簡(jiǎn)單相加，而是從傳統(tǒng)檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變至現(xiàn)代化檔案服務(wù)。在實(shí)際工作中，有些事業(yè)單位的信息化應(yīng)用不容樂觀，幾乎沒有開展與推廣，不利于文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.4 文書檔案管理制度需要完善

任何一項(xiàng)工作的實(shí)施均要根據(jù)特定的制度。因?yàn)闄n案管理方面的法律存在些許不足，致使部分事業(yè)單位無檔案管理方面的制度約束，其在工作上存在一定的空白，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

3 事業(yè)單位文書檔案管理的改進(jìn)思路

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，事業(yè)單位意識(shí)到了文書檔案管理的重要性，要想解決新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題，提高文書檔案管理質(zhì)量，就必須對(duì)工作加以改進(jìn)，通過不斷嘗試與探索，找到改進(jìn)方法，從而提高事業(yè)單位文書檔案管理的水平。

3.1 加大工作人員的培訓(xùn)力度

事業(yè)單位文書檔案管理工作需要工作人員具備一定的檔案管理能力。因此，單位應(yīng)當(dāng)加大工作人員的培訓(xùn)力度，提升文書檔案管理的效果。第一，要想充分開發(fā)檔案管理人員的潛力。事業(yè)單位必須建立多元化的激勵(lì)制度，規(guī)范管理人員行為，使其主動(dòng)學(xué)習(xí)新的知識(shí)，拓寬眼界，為檔案管理工作服務(wù)終身。第二，事業(yè)單位要組建高質(zhì)量的檔案管理團(tuán)隊(duì)，并積極開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育。比如搭建在線繼續(xù)教育平臺(tái)，擴(kuò)大培訓(xùn)規(guī)模，強(qiáng)化培訓(xùn)力度，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，增強(qiáng)檔案管理人員的政治覺悟與思想高度，從而提高單位內(nèi)部檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。第三，杜絕文書檔案管理人員的兼職性質(zhì)，實(shí)現(xiàn)專崗專用、專人負(fù)責(zé)，定期調(diào)整事業(yè)單位的檔案管理崗位，保持崗位人員的穩(wěn)定性。第五，派遣優(yōu)秀員工到高校及其他單位觀摩學(xué)習(xí)，請(qǐng)專家對(duì)人員進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，并相互交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高自身的工作能力，促使單位內(nèi)部文書檔案管理工作有序開展[4]。

3.2 完善文書檔案管理體系

首先，事業(yè)單位需要將文書檔案管理工作列入總體工作規(guī)劃。可將單位文書檔案管理規(guī)劃分成三大類，即動(dòng)態(tài)性檔案、公共資產(chǎn)檔案與人事檔案。其中動(dòng)態(tài)性檔案大部分記錄的是日常性行政活動(dòng)產(chǎn)生的相關(guān)信息，如任務(wù)分配、工作項(xiàng)目、會(huì)議記錄等；公共資產(chǎn)檔案以綜合統(tǒng)計(jì)單位公共財(cái)務(wù)為主，如價(jià)值、購(gòu)入時(shí)間、庫(kù)存、使用狀況等；人事檔案主要管理單位的職工編制、基本信息等。按照單位的發(fā)展情況，設(shè)置綜合性的文書檔案管理機(jī)構(gòu)，集搜集、審核、裝訂、編碼、分類、排序、編號(hào)、編目、歸檔、上架等功能于一體，專門開展文書檔案工作，并把文書檔案管理的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，使相關(guān)人員明晰自己的職責(zé)，約束自己，進(jìn)一步促使文書檔案管理水平的提高。其次，建立領(lǐng)導(dǎo)以身作則責(zé)任機(jī)制，強(qiáng)化對(duì)單位文書檔案管理工作的宣傳。單位領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮好帶頭作用，帶領(lǐng)檔案管理人員從組織行政活動(dòng)開始到檔案搜集，激發(fā)他們的工作積極性，只要單位領(lǐng)導(dǎo)足夠重視文書檔案工作，就會(huì)增加經(jīng)費(fèi)及其他資源的投入，優(yōu)化單位文書檔案管理工作的條件。最后，建立文書檔案管理流程規(guī)范機(jī)制。單位文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)為搜集、審核、保管與統(tǒng)計(jì)，因而，檔案管理人員不但要明確文書材料的搜集范圍，如本單位和上下級(jí)單位的相關(guān)紅頭文件等，而且要對(duì)本單位在行政活動(dòng)中產(chǎn)生的可揭示細(xì)節(jié)的檔案資料進(jìn)行搜集與分類，合理利用檔案資源，同時(shí)還要做到檔案資料的分析、篩選與研究，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，持續(xù)改進(jìn)綜合性檔案的資源建設(shè)[5]。

3.3 創(chuàng)新文書檔案管理方式

在新形勢(shì)下，事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到科學(xué)管理有助于促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)效發(fā)展，這就需要其加強(qiáng)信息化建設(shè)，積極創(chuàng)新文書檔案管理方式，以提高工作效率。第一，事業(yè)單位不僅要重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還應(yīng)注重配套設(shè)施的安裝，合理控制經(jīng)費(fèi)，定期引入新設(shè)備與新技術(shù)，注重對(duì)設(shè)備的更新。還要改善檔案室和庫(kù)房的硬件設(shè)施，保證檔案室與庫(kù)房的安全性。第二，在日常的文書檔案管理工作中，檔案管理人員要采用新理念、新觀點(diǎn)，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整工作方法與形式，以適應(yīng)新的工作要求。比如在進(jìn)行電子檔案的錄入時(shí)，要注意及時(shí)備份，嚴(yán)格按照規(guī)定行事，在后期的檔案編號(hào)、編目、裝盒、上架時(shí)，也要注意與電子檔案同步，并設(shè)置檔案使用權(quán)限，增強(qiáng)電子檔案的安全性。第三，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，正確整理與分類文書檔案的信息。搭建高度融合的文書檔案信息化管理平臺(tái)，搜集原始的信息資料，而后通過信息化管理平臺(tái)的方式按時(shí)調(diào)取及提交檔案，并在線上使用，把各種信息數(shù)字化處理以后加以整合，再通過新媒體工具和移動(dòng)終端的形式呈現(xiàn)，以便單位各部門之間可以及時(shí)共享檔案信息[6]。

3.4 建立健全文書檔案管理制度

首先，事業(yè)單位需要建章立制。不斷規(guī)范文書檔案管理流程，包括建立健全實(shí)用且簡(jiǎn)明的檔案管理制度，將文書檔案管理工作的科學(xué)性與合理性體現(xiàn)出來。其次，提高文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化制度。適時(shí)提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理操作規(guī)范，盡可能地與同行業(yè)單位的文書檔案的存儲(chǔ)格式相一致，避免與同行業(yè)單位的文書檔案管理質(zhì)量差距較大。文書檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是提升單位工作效率的首要條件，可以維護(hù)歷史事件的真實(shí)面貌。科學(xué)規(guī)范文書檔案管理，能夠彰顯事業(yè)單位的管理水平。此外，事業(yè)單位文書檔案資料記載著該單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，可以為該單位的業(yè)績(jī)提供第一手資料，也可以為該單位的可持續(xù)發(fā)展提供良好定位的素材，進(jìn)而有助于單位對(duì)素材進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短。

3.5 做好文書檔案管理的交接與設(shè)備的維護(hù)

在人員崗位調(diào)動(dòng)的情況下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作需要妥善交接。對(duì)此，人員應(yīng)充分了解文書檔案交接的工作內(nèi)容，把文書檔案管理中的工作要點(diǎn)與遺留問題交接清楚，并留下聯(lián)系方式，這樣能夠在后續(xù)發(fā)生問題時(shí)便于詢問與解決，有利于工作的繼續(xù)推進(jìn)，做到有始有終。針對(duì)已購(gòu)進(jìn)的新設(shè)備，要及時(shí)更新與維護(hù)，從而推動(dòng)文書檔案管理進(jìn)程。比如事業(yè)單位可依靠信息化技術(shù)搭建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、信息資源庫(kù)、病毒庫(kù)、數(shù)據(jù)更新庫(kù)等，這樣一來，有利于給文書檔案的管理提供更多方便，更好地維護(hù)文書檔案信息化管理平臺(tái)。同時(shí)，把單位的內(nèi)網(wǎng)與文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)相連接，促使網(wǎng)絡(luò)審核員快速核準(zhǔn)人員身份，方便使用者檢索檔案信息。此外，還需組建高質(zhì)量的文書檔案管理硬件設(shè)施維護(hù)隊(duì)伍，督促其按照統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理硬件設(shè)施維護(hù)機(jī)制開展工作，定期考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，起到激勵(lì)作用，讓更多的人重視文書檔案管理信息化平臺(tái)的使用及維護(hù)，而對(duì)于表現(xiàn)較差的人員不定期地進(jìn)行思想溝通，找到問題根源，從而使其迅速成長(zhǎng)，通過制度與統(tǒng)一的規(guī)范不斷改善事業(yè)單位文書檔案管理工作。另外，單位的各部門應(yīng)配備足夠的人員維護(hù)信息化平臺(tái)，做好協(xié)同分工，提高單位的檔案管理整體水平。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的文書檔案資料具有很高的價(jià)值，直接關(guān)系到事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行。通過對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理工作的改進(jìn)，有利于實(shí)現(xiàn)資源開發(fā)及利用。但是在目前的實(shí)際工作中還存在檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)較低、文書檔案管理體系不夠完善、文書檔案管理方式落后等問題。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大工作人員的培訓(xùn)力度，提升思想認(rèn)知。完善文書檔案管理體系，增強(qiáng)文書檔案管理工作的規(guī)范性與條理性。創(chuàng)新文書檔案管理方式，提高單位文書檔案管理水平。加強(qiáng)文書檔案管理的交接與設(shè)備的維護(hù)工作，保證文書檔案管理效率，進(jìn)而滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

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作者簡(jiǎn)介：鄒業(yè)春（1973—），大專學(xué)歷，煙臺(tái)市龍口公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中心，館員主要從事檔案管理研究。