新形勢下大數據技術在醫院文書檔案高質量管理中的應用探索

摘 要：文書檔案是醫院檔案管理的主體，在服務醫院發展方面具有關鍵作用。本文從大數據技術應用的時代背景出發，分析了應用大數據技術的優勢和不足，認為需要從深化管理體制改革、數據平臺建設、檔案人才培養、檔案利用服務、數據安全建設方面加以改進，更好發揮文書檔案的時代價值。

關鍵詞：大數據；文書檔案；高質量

隨著大數據技術的廣泛應用和文書檔案資源的海量增長，需要進一步創新文書檔案管理方式，提升檔案服務能力，優化資源結構，構筑資源豐富、信息化程度高的文書檔案治理體系，發揮檔案在醫院管理中的重要作用。因此，研究新形勢下大數據在文書檔案管理中的應用和實踐，顯得至關重要。

1 新形勢下文書檔案高質量管理的意義

文書檔案作為最基礎、體量最大的檔案門類，在醫院轉型升級中具有不可替代的獨特作用。

1.1 文書檔案是醫院發展的重要記載

文書檔案是醫院貫徹黨的衛生與健康工作方針、牢固樹立以人民為中心的發展思想、促進健康中國戰略落實的真實記錄。對這些檔案進行深入研究和分析，能夠深入分析國家衛生健康政策、醫院運行與發展，是寶貴的歷史財富。在大數據時代，醫院要以信息化建設為切入點，創新性地引入先進的應用成果，實現優質檔案資源信息共享，將珍貴的歷史記憶留存好、利用好，為醫院創新性發展服務好。

1.2 文書檔案是工作查考和教學研究的重要支撐

文書檔案記錄了醫院改革發展政策、醫學技術的進步，具有重要的政策和教學參考價值。在新技術的推動下，文書的傳播力和服務力得到顯著增強，檔案服務教學、患者、決策的方式、效率得到極大提高，為各項工作的開展奠定了數據支撐，推動新醫改向縱深方向發展。

2 大數據技術在醫院文書檔案高質量管理中的優勢分析

大數據技術與檔案管理相結合，可以利用數據分析和挖掘技術釋放文書檔案的潛能，為醫院發展提供更加完整、更有價值的服務。

2.1 文書檔案數據化

大數據時代，文書檔案管理面臨的主要問題不僅思維方式需要轉型，更需要突破檔案信息資源利用的瓶頸，即傳統的靜態模式文書檔案無法滿足細顆粒型數字檔案的要求。目前，醫院文書檔案存在著數據化質量不達標、數據管理意識不足、數據集群性不強的問題。大數據為文書檔案管理帶來了管理對象的轉變和管理層級的分化，既從文件管理到數據管理，從文件題名到內容語義，數據顆粒不斷細化，為深度資源開發提供了基礎。與此同時，數據管理實現海量數據的跨文件、卷宗的語義相關，為用戶提供更優質的利用服務。

2.2 檔案服務多樣化

顆粒化的文書檔案數據資源為醫院知識化服務提供不竭養料和數據基礎。大數據借助語義分析、知識圖譜等技術對信息資源進行拆分、清洗、重組、可視化處理，呈現出更為豐富的醫院檔案知識成果。比如大數據可對歷年來季節傳染病的類型、年齡、周期進行數據分析，為醫院做好各類醫療物資儲備、全力保障百姓日常需求提供決策參考。大數據技術還可以對文書檔案的查詢利用進行分析，依據用戶的習慣、利用頻率，為“用戶畫像”，自動形成不同群體的“小數據庫”，實現檔案靶向服務。比如醫院根據需求查詢文化建設的相關資料，大數據可推送相關歷史記錄，在對檔案用戶利用情況有總體把握的前提下，進一步突出個性化服務。

2.3 檔案共享智慧化

大數據不僅提高了檔案管理的工作效率，還為檔案利用提供了更多的可能性，使得檔案信息可以更加方便地傳播和共享，不再受到時間和空間的限制。通過分散和歷史遺留的文書檔案資源，可以實現各個部門、機構之間的信息共享，避免信息孤島的存在，提高信息的利用效率。比如大數據對文書檔案進行整合和升級，打造文書檔案共享中心，實現檔案數據院內共享，可最終實現與其他數據庫的共建共享。

2.4 檔案治理體系化

大數據改變了傳統文書檔案治理能力，在資源建設、安全保管上進行了重塑。傳統的文書檔案收集根據單位“三合一”制度和《歸檔文件整理規則》開展。大數據時代檔案的來源、內容和收集方式都發生了顯著變化，文書檔案網絡來源日益豐富，比如國家衛生政策、醫療改革舉措、醫院文化產品等。檔案形式趨向多元化，價值密度明顯降低，需要通過信息手段加快檔案處理速度。同時，管理人員需要對網絡中有價值的信息及時關注，豐富文書檔案內容。大數據技術對潛在的安全風險問題，采取有效的防御措施，有效控制文書檔案管理當中存在的風險，確保現代化檔案管理工作的順利開展。

3 大數據技術在文書檔案管理中的不足

從實踐來看，醫院文書檔案在大數據技術應用方面還存在不小差距，主要體現在以下幾個方面。

3.1 數字化建設滯后

信息化作為醫院基本建設的優先領域，在醫療不斷提升的前提下，文書檔案數量在不斷增長。在以人民為中心的思想指導下，醫院的醫囑、手術、病案檔案數量激增，且保管年限都有具體規定。比如住院病理檔案保管期限是30年，門診病案是15年，這些大量增加的檔案存儲量占據了信息化增量空間，有的醫院沒有足夠的資金進行信息化擴容和提升，擠壓了文書檔案資源的存儲空間。

3.2 安全缺乏監管

信息化水平不高導致了檔案數據質量不達標、標準不統一，加之檔案服務體系的不完善，文書檔案安全管理手段、方式和能力不足，造成在數字化轉型階段存在著醫療數據外流、個人隱私被泄露的問題。與此同時，醫院對文書檔案查詢利用管理不嚴格的現象較為突出，比如檔案數據庫未完全隔離、數據庫訪問限制不強、賬號管理不嚴格等，這些漏洞增加了文書檔案利用過程中失密泄密風險。

3.3 管理人才不足

數字化人才是數字化能力提升取得成功的關鍵因素，隨著信息化的深入推進，醫院對數字化人才的需求不斷增加、要求不斷提高。但是，檔案數字化人才供應不足、技術能力受阻，數字化建設長效機制落地困難重重，既影響檔案管理創新變革的速度，又影響轉型升級的質量。比如目前很多醫療機構醫務人員的數量遠遠大于技術人員，公開招聘較少且大多數人員屬于兼職，醫院不重視的現象較為普遍，由于信息化人才的缺失，醫院也缺乏足夠的檔案數字化轉型能力。

3.4 制度建設不完善

大數據時代既需要觀念的轉型，又需要配套的制度體系，使得文書檔案潛能得以進一步釋放。目前，大數據技術廣泛應用與文書檔案管理制度不相匹配的矛盾較為突出，有的醫院未能及時修訂相關制度，打造支撐體制，缺乏大數據管理的濃厚氛圍，造成了思想轉型力度不足，檔案管理體系不夠優化，數據運行困難重重，缺乏帶動檔案數據共享激活行政管理應用場景。

3.5 利用服務率不高

文書檔案在服務于醫院重大決策、理論研究、工程建設方面具有重要作用，深入研究文書檔案能夠為醫院高質量發展賦能助力，特別是大數據技術的知識服務、個性化推送等，讓檔案服務的效率、質量和水平有了質的提升。但是，有的管理人員未能認識其重要價值，管理停留在“管”的階段，不注重找準文書檔案與醫院發展的結合點，檔案的應用價值處于沉睡狀態。

4 大數據技術在醫院文書檔案高質量管理中的應用策略

為更好發揮大數據技術的優勢，醫院要加快檔案管理模式創新，推動文書檔案管理工作規范化、科學化、標準化。

4.1 深化管理體制改革

思想是行動的先導。利用好大數據技術，首先，要倡樹大數據思想。大數據技術是時代發展的大潮，也是做好醫院檔案工作的技術依托。面對提升檔案治理能力現代化的需要以及醫院數字化的新變革與新挑戰，醫院管理者要主動適應新常態，運用互聯網思維、大數據思維指導文書檔案工作，全力打好轉型升級的“主動戰”。其次，堅持“壓縮”與“優化”并舉，全面提升管理效能。著力推動大數據技術與文書檔案融合機制建設，在收集、歸檔、利用等環節重塑管理流程，增設檔案數據管理模塊，全面優化職能機構配置。要縮短優化管理層級，比如在收集環節上，從“個人—科室—檔案室”可優化為“個人—檔案室”兩級管理模式，提高管理效率。再次，要堅持“加法”與“減法”并舉。要對傳統的利用模式做“減法”，對簽字、審核流程全部網上辦理，將有關職能向檔案室集中。要對數據化管理做“加法”，在資金規劃與保障、系統維護與更新、人才招聘與培養等方面給予長效化制度供給。

4.2 深化數據平臺建設

一是選擇合適的檔案管理系統。文書檔案管理系統應符合《電子檔案管理系統基本功能規定》的要求，具備將傳統的紙質文書檔案進行數字化加工和處理，使其能夠被計算機識別和處理。通過數字技術，可以將紙質檔案掃描、轉換成數字文件，如PDF、DOC、JPG等格式，以便于計算機處理和存儲。同時，系統應具備對文書檔案中的大量數據進行挖掘和分析。通過對數據的深入挖掘和分析，可以發現文書檔案中的潛在價值，為醫院決策提供數據支持和參考。例如，通過對就醫數據的分析，可以分析學科診療量，為優化學科建設提供服務。二是打造專題檔案數據庫。要加強數據整合，對不同全宗文書檔案涉及的同一類檔案資源，通過數據資源組合，建立健全多個文書檔案專題。對已經數字化的館藏檔案資源通過賦予人工智能等技術再次挖掘提煉，便于檔案查詢利用與分析。比如上海醫聯體聯合38家單位建立涵蓋醫改、檢驗、診療、影像等多個專題數據庫，實現了文書檔案的專業化和信息互聯共享。

4.3 深化檔案人才培養

檔案人才培養既要內部挖潛也要筑巢引鳳。一是持續深化檔案人事制度改革。對檔案人員定崗位、定職級、定薪酬，推行績效考核制和浮動薪酬制，切實激發人才內生動力。在編制管理上，要探索建立機構和員額數量與文書檔案高質量發展水平掛鉤的動態調整機制，配足配齊檔案管理人才。在人員管理上，穩妥有序推動檔案管理人員轉聘，對符合條件且有志于從事檔案管理的及時吸納進來；對無法適應新技術管理的可轉聘其他崗位。二是優化引育機制。要明確引的方向，圍繞檔案管理、數據化、開發利用方向和擔負的工作任務，制定招聘名額，納入醫院總體招聘計劃，真正把與檔案事業發展需求契合度高、綜合素養高的人才引進來。要筑巢引鳳，拿出醫院的特色優勢，增強特色政策對優秀人才的吸引力，提高人才引進的質量。要做好培育文章，采取走出去的方式，加強與三甲醫院、科研院所等單位的合作，打造一個懂理論、會實踐、見多識廣、經驗豐富的檔案管理團隊。

4.4 深化檔案利用服務

一是優化利用方式。借助大數據精準算法的優勢，分析研判文書檔案利用趨勢和方向，對利用率高、缺口大的檔案資源，開展精準資源建設和征集，優化檔案結構，為滿足醫院發展需求打下堅實的資源基礎。二是提升服務水平。要摒棄“坐等上門”“閉室自守”的傳統觀念，強化主動服務意識，熟悉掌握文書檔案結構，圍繞醫院發展的重大問題，提供高質量的信息服務。比如圍繞科研能力提高的問題，可梳理歷年來科研管理政策、措施和效果，為管理者提供資政參考。三是加強數據分析。要善于通過大數據技術分析查檔者的需求，為檔案資源建設提供依據。

4.5 深化數據安全建設

《數字中國建設整體布局規劃》中將“筑牢可信可控的數字安全屏障”列為強化數字中國關鍵能力的一項重要內容，提出增強數據安全保障能力。大數據時代，醫院文書檔案面臨著前所未有的安全困境，需要提升數據安全治理效能，多措并舉地維護數據安全，為醫院高質量發展保駕護航。一是完善安全制度。要把數據安全治理貫穿檔案管理制度體系全過程。依據《網絡安全法》《數據安全法》，重點圍繞文書檔案掃描、收集、共享、開發利用等，出臺數據安全方面的歸檔制度，更有針對性地滿足檔案事業發展需要。二是提高安全技術水平。要同步加大數據安全建設投入，構建自主可控的數據安全防護技術體系，加強數據安全監測，加強數據全生命周期分級防護，積極開展數據安全風險評估，構筑大數據場景下安全傳輸存儲環境。要貫徹落實好數據安全責任制，明確責任人及責任部門，定期開展數據安全教育培訓，提高數據安全意識和技能。

結語

總之，大數據技術賦能文書檔案管理，可以提高文書檔案管理的質量、效率和安全性，是醫院檔案事業高質量發展的關鍵一環，對于構建系統完備、科學規范、運行高效的檔案管理體制具有重要意義。通過深入的分析和總結，可以進一步完善大數據技術在文書檔案管理中的推進策略，挖掘檔案中潛在的資政價值、文化價值，為醫院改革發展和醫療事業進步提供更為快速、準確、高效的檔案服務。

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作者簡介：岑秋賢（1974—），大學學歷，就職于廣東省佛山市中醫院，負責檔案管理，主要從事檔案管理研究工作。