“放管服”背景下行政審批檔案創新性發展研究與實踐

韓翠香

摘 要：自黨的十八大以來，國家高度重視“放管服”改革建設工作，在各項業務流程中實施“簡政放權”“放管結合”“一次辦好”等便民服務，并提出“讓數據多跑路，群眾少跑腿”的工作目標。使得行政審批相關部門和窗口不斷采用數字化轉型手段，線上線下相結合優化檔案管理利用模式，推動檔案工作數據化管理進程，并緊緊圍繞“單套制”“無紙化辦公”等主流管理路徑持續發力。本文以“放管服”背景下行政審批檔案創新性發展為視角，從思想意識、制度體系、信息化建設、安全防護等方面提出針對性問題現狀及可行性較強優化措施，為相關行政管理部門提供決策參考。

關鍵詞：“放管服”；行政審批檔案；創新性發展

行政審批檔案是我國各個行政管理部門在實際工作中產生利用價值較高的紙質文件、聲像資料、圖表數據等原始記錄，從而真正反映行政審批過程的真實性、完整性、客觀性，具有可參考、可溯源、不可替代的顯著特點，并且與社會各企事業單位和廣大人民群眾的切身利益息息相關，在公序良俗維持方面發揮著重要作用。隨著政府部門的機構改革，成立行政審批局，過去各職能部門檔案由分散保管演變成集中保管，整體檔案分類名目繁多，數量巨大，內容復雜，如若行政審批部門沒有對其管理加以重視，極易導致檔案工作壓力大、效率低、水平低，因而不斷構建信息化、整合化、智慧化管理平臺，在新時代發展背景下顯得尤為重要。

1 “放管服”背景下行政審批檔案特征及創新性發展的意義

隨著信息技術的不斷發展，行政審批效率得以提升、管理流程得以優化，以大數據技術為支撐的行政審批檔案管理系統能夠有效提升管理效率與水平，從而促進流程設置及管理思路更加先進化，在一定程度上有效提升了檔案管理的實際價值。

1.1“放管服”背景下行政審批檔案的特點

行政審批檔案區別于普通文書檔案，包含政府部門開展的行政許可、處罰征收、公共服務等相關工作產生的檔案，具有以下幾點特征：一是數量巨大，涉及部門較多。政府部門每天參與的各項行政審批活動產生了海量的結構性與非結構性數據，并且隨著社會的發展，檔案存量及增量始終以幾何級倍數增長。例如，不動產檔案，包含本地區全體群眾獲得不動產財產權利的各種資料，隨著城鎮化建設的逐步推進，其信息數據總量也在逐年提升。二是利用價值較高。行政審批檔案是在政府行使行政權力、提高公共服務水平過程中產生的檔案，包含大量準予社會法人、個人從事相關活動的資料，對處理社會矛盾、保障人民權益提供最原始的證明具有重要作用，也是建設法治社會的關鍵基礎[1]。三是電子檔案占比較大。隨著“放管服”改革的不斷推進，電子政務服務平臺應用的普及，大多行政審批事項由線下轉為線上辦理，過程中產生了大量的電子審批類檔案，加之隨著電子政務的不斷發展與“單套制”檔案管理模式的不斷推進，電子檔案所占比例也會只增不減。

1.2 行政審批檔案信息化轉型的重要性

一是提高檔案工作管理效率。在傳統管理模式下，檔案員工作量較大，工作壓力也較大，管理模式單一復雜，查詢利用難度隨著檔案存量的增加而提升，使得整體效率偏低。通過在“放管服”視角下應用信息化管理系統平臺，借助大數據、云計算、區塊鏈、數據挖掘的現代新興技術，使得檔案由傳統的被動管理轉化為主動的在線服務，優化行政審批檔案的各項流程，大幅提升了檔案管理實效性，并將檔案價值充分發揮出來。二是提高了檔案原始文件的使用年限。傳統行政審批紙質檔案由于長期在庫房存放，容易受潮濕、風化、蟲蛀等自然因素及查詢翻閱過程中撕毀、丟失等人為因素導致檔案文件損壞，在一定程度上產生不可逆的損失，影響檔案的壽命。在新發展環境下，行政審批檔案以電子文件的形式存儲、管理、利用，既節約了管理成本，提高了檔案處理的速度，又保證了檔案資料的完整性，從而延長檔案使用年限。三是實現電子文件共建共享。在“放管服”發展環境下利用計算機網絡及管理系統平臺，可實現檔案數據信息的無障礙廣泛傳輸與實時交換，從而在廣大區域內實現數據共享和網絡在線查詢，進而充分發揮檔案的利用價值，使得數字化檔案資料更好地服務于社會民生、服務于單位工作[2]。

2 “放管服”背景下行政審批檔案創新性發展存在的問題及挑戰

雖然國家和地方相關政策與現代化科學技術為行政審批檔案管理帶來了較大便利，但是由于相關部門領導者與一線管理人員在思想、制度、信息化、安全上存在各種各樣的問題，導致政策與技術優勢沒有得以充分發揮，相關工作開展停留在表面，難以彰顯檔案的利用價值。

2.1 數字化轉型力度不夠，檔案資源管理較為分散

一是在思想意識方面。雖然“放管服”改革的推進將各項行政審批事項轉移至行政審批局，但是仍存在部分單位重視文書檔案而忽視較為重要的行政審批檔案，使得在政策推進、平臺功能開發等方面沒有側重于行政審批信息數據，歸檔工作開展較少，甚至地理位置較為分散的審批部門直接“零管理”，嚴重影響相關工作的有效開展。同時，檔案管理部門“單套制”意識不強，仍采用傳統紙質檔案管理模式，認為紙質檔案的簽字蓋章更具真實性，無紙化辦公難以推行，嚴重制約了行政審批檔案的信息化發展。二是檔案資源分散。部分地區的行政審批業務有各個不同內設機構開展，整體職能布局呈“各自為政、條塊分割”狀態，審批事項差異也很大，相關檔案工作開展不統一、歸檔不及時、業務有沖突，并且在實際文件交接過程中容易出現被篡改、檔案丟失、密封不完整等問題，造成不良影響。

2.2 科學化管理力度不夠，檔案管理體系較為基礎

一是管理構架有問題。大多數行政審批部門沒有設置統一的檔案管理部門，相關檔案工作由各內設機構獨立承擔，整體處于較為分散的管理模式，對于檔案管理事業規劃、相關制度具體落實、工作作風建設、日常監督考核等方面工作開展水平參差不齊，部門間的主要職責和分工不清晰，工作合力遠遠達不到要求，最終導致檔案創新性管理緩慢，電子化檔案服務與整體發展趨勢脫節，嚴重影響檔案資源的數字化轉型。二是管理制度有問題。分散性的管理模式導致整體缺乏科學合理的管理制度標準與統一完善的規劃指導，對于新時代電子檔案文件服務模式的優化缺少推動，相關業務流程無據可依，容易出現歸檔不及時、標準不統一、管理有缺陷、利用不廣泛、存儲不完整等問題，在一定程度上制約了檔案事業的創新性發展。

2.3 信息化建設力度不夠，共建共享水平較為低下

一是宏觀層面。部分行政審批部門沒有科學規劃建設信息系統的實施方案，對于檔案的收集整理、存放利用、共建共享等方面工作沒有細化落實，對于行政審批檔案管理系統的建設沒有生成階段性完善計劃，在發展過程中“隨想隨用”，容易出現混亂、遺漏、丟失等問題。甚至部分行政審批檔案中心雖然購買了信息化設備，但是受資金、辦公區域、人力資源等因素限制，使得檔案中心只可實現部分檔案流程的信息化單機處理，降低了檔案信息化管理效率。二是行政審批檔案數據信息共享程度不高。相關資料無法實現無障礙傳遞共享，各業務部門系統數據標準不一致，且無法與檔案管理系統實現技術對接，系統間難以兼容，嚴重阻礙了各類系統數據的整合利用[3]。

2.4 安全化防護力度不夠，數據信息泄密現象較為嚴重

一是制度方面。行政審批檔案存在相關規章建設與落實不完整的問題，對于檔案的安全保密不夠重視，在思想上沒有對全體工作人員進行正確保密性引導，保密意識教育力度不夠，且沒有根據實際情況制定安全保密、系統防護等業務管理方案，使得在實際工作中存在大量的安全漏洞。例如，對于檔案庫房、機房硬件的日常運維不夠；檔案數據結構不完整，隱患排查不及時。二是技術手段方面。沒有采用先進的數據監測、訪問限制、數據保全、信息恢復等新興安全防護技術，對于殺毒軟件的應用與病毒庫的升級工作開展較少，使得在如今網絡發達的時代極易因黑客、病毒的入侵導致檔案信息數據被泄露、丟失，影響行政審批檔案的安全性，甚至在一定程度上制約了“放管服”改革政策的實施。

3 “放管服”背景下行政審批檔案創新性發展未來的優化路徑

在新時期“放管服”發展模式背景下，行政審批是政府與社會公眾聯系的橋梁，提高檔案管理的水平和效率將直接影響政府形象。各級部門要轉變檔案管理意識、完善管理體系、持續加強信息化建設、保障檔案數據安全流轉，不斷提高檔案的完整性、系統性，充分利用計算機技術彰顯檔案價值，推動創新性改革，全面滿足行政職能的需要，達到檔案信息數據資源的共享利用及高質量發展。

3.1 轉變發展思想，實施集中化歸檔

一是轉變管理思路，做到與時俱進。行政管理部門領導者及管理人員要充分結合當今大數據信息化發展的時代特征，充分開展行業內外市場調研，全面應用現代科學管理技術實現檔案信息資源的共享利用，借鑒先進管理經驗優化行政審批工作職能與流程。同時要通過某信公眾平臺、電視媒體、某音、某博、展板等方式線上線下提高干部職工對檔案管理工作的認識，建立良好的檔案信息化管理意識，從而推動其實現創新性發展。二是重視歸檔工作，保證檔案信息的完整性；重視行政審批電子檔案從產生到流轉、利用的全過程規范化管理[4]。在行政審批部門定期開展集中歸檔工作，明確歸檔標準、保管期限、利用范圍，促進集中統一檔案數據資源庫建設，保障檔案信息的完整性。同時，要求檔案工作人員提高電子文件“單套制”全流程管理意識，大力研究電子文件單套制歸檔方法，以打通系統間的數據通道，實現電子文件無紙化閉環管理。盡量避免紙質文件的產生，進而提升歸檔效率，節約人力成本。

3.2 健全管理體系，實現規范化發展

一是加強組織建設。設立行政審批檔案工作領導小組及檔案保管利用科室，進一步明確職責分工，細化工作措施。針對行政審批內設部門的檔案管理人員進行集中性管理，更加突出不同層級管理人員的職責劃分的同時保障一線管理人員的自主權，在頂層設計層面為檔案工作開展提供政策、資金、人員等方面的支持。同時要協同運作模式，由領導小組牽頭組織相關工作，打破過去傳統的條塊分割式的檔案管理模式，構建統一的檔案管理工作體系。二是建立制度體系。領導小組要會同檔案科室，在科學規劃的基礎上從管理制度與流程上進行完善和健全，給予檔案信息化建設最大化的制度保障，進而保障檔案數據信息的完整性、數據的共享性、檔案文件的安全性。從制度上進行統一規范化的指導，支撐與指導檔案信息化建設、管理與使用工作。例如，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國行政許可法》及《國家檔案局行政許可標準化工作規范》等，結合自身工作開展實際，制定《行政審批檔案信息化管理制度》《行政審批檔案數據信息規范》《應急管理制度》《機房運維及庫房管理制度》《涉密信息管理制度》《行政審批檔案的歸檔標準》等制度文件。三是重視信息化人員培養。通過人才引進、定向培養等方式及理論研討、外出研學等繼續教育手段，不斷提升檔案管理人員的職業技能與專業水平，不斷為干部隊伍結構注入新鮮活力與源源不斷的動力，從而促進實現創新性管理。

3.3 加強設施建設，推動區域化合作

一是樹立信息化發展戰略思維，全方位打造行政審批檔案信息化系統平臺工程。通過頂層設計及高層推動檔案信息化轉型，在政策支持、財政資金等方面持續推動平臺建設，結合實際采購先進硬件設備，并根據需求應用數據挖掘、機器學習、人工智能等先進技術，準確把握行政檔案信息化轉型的趨勢，使其能夠更好地順應數字化發展的情形。二是建立共建共享機制。立足于解決“單兵作戰”和“信息鴻溝”的問題，做到先進性和實用性相統一，在系統實際建設過程中提高其與行政審批、政務服務等其他業務系統的兼容性，構建系統之間的映射關系，在技術上全面推動各項業務專網系統檔案數據整合共享，進而通過計算機網絡打造區域內行政審批檔案“數據湖”。以多種方式構建檔案查詢入口，為用戶提供網絡查詢平臺，24 小時隨時隨地可登錄查詢信息，打破時間和區域的限制，建立一套契合時代發展要求的檔案共建共享、互聯互通新模式。不斷優化行政審批檔案發展環境，真正做到“一站式管理”“一條龍服務”。

3.4 優化保密管理，應用安全化技術

一是完善設備及手段。進一步加大安全管理資金投入，配套采購安全審計、漏洞掃描等安全設備，引入數字簽名、電子簽章、四性檢測等先進技術手段，切實解決檔案利用過程中潛在的問題，夯實信息安全基礎環境，為行政審批檔案信息化建設構建堅實屏障[5]。二是加強員工信息安全管理意識和保密意識。自覺維護檔案安全，強化信息化機房和數字化加工現場的隱患排查，同時根據檔案保密等級的要求分級公開檔案信息，讓檔案資料更好地服務于行政審批部門的工作。三是加強異地異質備份工作。將龐大數據通過移動硬盤、光盤庫等多種介質存儲，并定期將數據庫文件備份至當地容災備份中心，避免因特大緊急事件導致數據損壞、信息清空，為行政審批檔案的完整性提供堅實保障。

結語

綜上所述，在“放管服”深入推進的背景下，實現行政審批檔案數字化轉型、信息化管理已成為持續性的過程，這就需要審批業務部門、政務服務部門、檔案部門加強溝通、密切配合，積極探索檔案開發利用新路徑，不斷提高行政審批檔案的利用率，更加精準地貫徹新發展理念，為提升行政審批管理部門及群眾滿意度貢獻檔案力量。

參考文獻

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[4]牛青.行政審批檔案規范化管理體系構建[J].辦公自動化，2022，27（23）：49-51.

[5]曹曉峰.行政審批檔案信息化建設的路徑研究[J].文化產業，2022（36）：1-3.