新形勢下油田企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新研究

李華

摘 要：檔案管理是油田企業(yè)管理工作中的重要組成部分。在新形勢下，創(chuàng)新油田企業(yè)檔案管理模式，有助于提高檔案管理水平，為油田企業(yè)發(fā)展提供檔案信息資源支持。傳統的油田企業(yè)檔案管理模式較為滯后，檔案管理人員素質有待提升，信息化手段利用效率偏低，導致檔案管理無法實現新形勢下的管理目標，檔案利用效率也較低，不利于推動油田企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。因此，新形勢下油田企業(yè)創(chuàng)新檔案管理模式，并強化在實際中的應用，可以提高企業(yè)檔案管理工作質量和工作效率，為油田企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供支撐。

關鍵詞：新形勢；油田企業(yè)；檔案管理模式；創(chuàng)新；應用

目前，伴隨著我國經濟社會的強勁發(fā)展，油田企業(yè)對于檔案管理工作的重視逐漸提升。油田企業(yè)在可持續(xù)發(fā)展中逐步認識到企業(yè)檔案的重要性，重視企業(yè)檔案管理工作，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的信息價值。突破傳統企業(yè)檔案管理模式對新形勢下企業(yè)發(fā)展形成的滯后，油田企業(yè)應加大創(chuàng)新力度，調整企業(yè)內部檔案資源結構，加強信息技術在檔案管理中的應用，大幅度提升檔案管理工作質量和效率。

1 新形勢下油田企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要性

1.1 創(chuàng)新符合檔案管理時代性要求

信息技術在各個行業(yè)被廣泛應用，也是油田企業(yè)檔案管理未來主要發(fā)展方向。這一方向要求油田企業(yè)轉變傳統的檔案管理模式，根據油田企業(yè)發(fā)展需求創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理質量和檔案管理效率，為企業(yè)決策和運營提供支撐。檔案管理創(chuàng)新符合企業(yè)時代性發(fā)展要求，只有將檔案管理納入油田企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中，可以提升企業(yè)在市場的競爭力，有助于促進企業(yè)經濟持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，緊跟時代發(fā)展的腳步[1]。

1.2 創(chuàng)新是檔案管理發(fā)展動力

檔案管理工作方式和工作手段引入信息技術，不僅可以緩解管理人員日常管理的工作壓力，還能夠提高檔案管理工作效率，真正發(fā)揮檔案在企業(yè)管理中的信息資源作用。檔案能夠為企業(yè)管理人員提供企業(yè)歷史發(fā)展數據，使管理人員從實際的角度出發(fā)，科學制定符合企業(yè)實際情況的發(fā)展戰(zhàn)略。同時，檔案還能夠準確展示企業(yè)經營成果，為企業(yè)提供信息數據支撐，從而保證企業(yè)各項工作能夠順利開展。

1.3 創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理持續(xù)發(fā)展的保障

油田企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷擴大，企業(yè)檔案也在不斷擴充，給檔案管理工作帶來較大的挑戰(zhàn)。檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，如企業(yè)信息資源、無形資產管理等，都關乎于企業(yè)是否能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。近幾年來，市場經濟體制和信息經濟迅速發(fā)展，企業(yè)面臨著巨大的競爭壓力，企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，能夠為企業(yè)發(fā)展提供有效的信息數據支持。創(chuàng)新能夠推動檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，也是油田企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障[2]。

2 油田企業(yè)檔案管理模式存在的問題

2.1 管理手段落后

傳統油田企業(yè)檔案主要以紙質檔案為主，需要大量的檔案管理人員整理檔案，檔案管理工作效率偏低。油田企業(yè)開放項目工程量逐年增加，同步形成數量較多的檔案，僅僅依靠檔案管理人員開展檔案管理工作，無法保證檔案管理效率的同時，也會給檔案管理人員造成較大的工作壓力。在油田企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)還沒有意識到檔案管理工作的重要性，信息技術應用較少，軟件、硬件設備不夠完善，制約了檔案管理工作質量和效率的提升[3]。

2.2 管理人員素質有待提高

油田企業(yè)檔案管理一直是采取人工管理模式，信息化程度偏低。大部分檔案管理工作人員是老員工，對于信息技術等檔案管理手段接受能力差，不具備現代化信息素質，還有部分檔案管理人員根本無法熟練運用計算機等設備開展工作，造成企業(yè)檔案管理工作效率一直無法獲得提升。負責油田企業(yè)檔案的人員多為辦公室機要人員或者是文職人員，沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓，對于檔案管理業(yè)務知識和工作流程熟悉度不夠。造成油田企業(yè)檔案管理人員業(yè)務水平較低，阻礙了油田企業(yè)檔案管理標準化發(fā)展。

2.3 信息利用率偏低

在油田企業(yè)項目開發(fā)過程中，會積累大量的檔案，包括施工流程、施工工藝等相關資料，有助于完善企業(yè)技術實踐體系。由于油田企業(yè)傳統檔案為紙質檔案，造成企業(yè)檔案利用程度較低，無法實現對檔案信息的高效利用，并且紙質檔案管理難度較大，如果不及時做好防潮、防蟲處理，還會導致檔案出現受潮氧化、遭蟲蛀等問題，容易造成檔案信息顯示不完整等問題。

3 新形勢下油田企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新方式

3.1 管理內容數字化

傳統油田企業(yè)檔案以紙質檔案為主。在檔案長期儲存的過程中，紙張可能會出現受潮、蟲蛀等問題，檔案原件受損后沒有備份，導致企業(yè)發(fā)展信息資料出現大量缺失。檔案長時間受到強烈陽光照射，會出現字跡模糊的情況，無法為企業(yè)決策提供支持。上述都是油田企業(yè)紙質檔案管理中的常見問題，也是檔案管理模式創(chuàng)新的重要原因。使用數字處理技術將紙質檔案轉化為電子檔案在計算機中儲存，將其作為紙質檔案的備份，能夠避免企業(yè)檔案出現損壞、丟失等情況，也可提高企業(yè)檔案利用效率，減少紙質檔案在使用過程中產生的損耗[4]。

3.2 日常管理網絡化

通過數字化技術實現油田企業(yè)檔案數字化建設，并建立檔案信息數據庫，實現企業(yè)內部檔案共享，提高檔案的利用效率。在油田企業(yè)檔案管理過程中，檔案管理通過檔案信息數據庫就能夠檢索到相關檔案，節(jié)省紙質檔案使用時的尋找時間，工作效率得到了明顯提高。油田企業(yè)檔案數字化建設，能夠提高檔案使用效率，在實現檔案企業(yè)內部共享的同時，也可實現檔案異地共享，給其他部門工作開展提供更多的便利，也可以減少檔案丟失、信息不全等問題的出現。

3.3 服務社會化

石油企業(yè)開發(fā)技術體系逐漸完善，施工工藝更新速度較快，檔案能夠對油田企業(yè)項目進行記錄，也可以為油田企業(yè)研發(fā)新的信息技術提供支持。在傳統紙質檔案管理過程中，檔案調取速度較慢，并且會受到地域的限制，異地檔案調取流程煩瑣，檔案利用效率較低。應用數字化技術構建企業(yè)檔案的數字化平臺，能夠在調取檔案時不受地域因素的限制，加快檔案調取速度，為油田企業(yè)各個部門提供更加便捷的檔案服務。

3.4 規(guī)章制度不健全

在油田企業(yè)檔案管理中保密相關規(guī)定還不夠健全，導致在檔案管理工作中管理人員缺少法律依據，造成檔案管理工作較為混亂。近幾年，由于我國各方面發(fā)展較為迅速，在檔案管理中部分法律處于滯后狀態(tài)，對于檔案管理中很多內容沒有明確規(guī)定，致使檔案管理工作開展中缺少約束力。

4 新形勢下油田企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新策略

4.1 創(chuàng)新用人機制

當前，油田企業(yè)檔案管理人員年齡一般在45～55歲之間，并且大部分檔案管理人員沒有經過專業(yè)培訓，無法勝任企業(yè)檔案管理工作。同時，檔案管理人員對于信息化檔案管理手段接受度較差，不符合新形勢下油田企業(yè)對檔案管理人員的需要。油田企業(yè)在制定發(fā)展規(guī)劃時，沒有將檔案管理工作納入規(guī)劃當中，未能認識到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性。雖然相關部門對檔案管理人員的崗位責任與內容提出了明確的要求，但還是有部分石油企業(yè)檔案管理人員身兼數職，只是在領導檢查時才臨時突擊工作，導致石油企業(yè)檔案管理工作較為混亂，無法發(fā)揮檔案管理在石油企業(yè)中的作用。在新形勢下，石油企業(yè)對檔案管理工作實行創(chuàng)新，應加強對檔案信息的開發(fā)利用，實施檔案管理智能化服務，促進檔案資源共享，提高企業(yè)檔案資源利用效率。同時，創(chuàng)新檔案管理用人機制，對于檔案管理提出全新的要求：檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和能力；能夠熟練使用計算機等設備開展檔案管理工作，并具備一定的檔案信息化管理知識；檔案管理人員還應具備一定的寫作能力，在能夠做好檔案日常管理工作的同時，開展檔案宣傳、開發(fā)利用等多項工作，為石油企業(yè)發(fā)展提供科學準確的檔案信息[5]。

4.2 創(chuàng)新崗位考核機制

油田企業(yè)設置了信息檔案管理站，信息檔案管理站主要工作就是對檔案管理人員進行業(yè)務考核，考核方式也比較單一，對于檔案管理人員專業(yè)能力和專業(yè)知識掌握也沒有過高的要求。在新形勢下，油田企業(yè)中大部分檔案管理人員都難以滿足企業(yè)檔案管理工作的要求。檔案管理工作中只有考核部分，并沒有獎勵部分納入檔案管理體系當中，導致檔案管理人員工作的積極性不高，檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)一直停滯不前，檔案管理工作水平難以獲得提升，也無法通過檔案管理工作推動企業(yè)獲得發(fā)展。績效考核是企業(yè)管理的有效手段，能夠對企業(yè)員工的工作表現進行全面評估。科學地對檔案管理人員開展績效考核，了解檔案管理人員的實際工作情況，改善組織反饋機能，不僅能夠調動檔案管理人員開展相關工作的積極性，還可以按照檔案管理人員實際工作情況給予一定的獎勵。同時，制定檔案管理工作目標，將編研工作、論文寫作等內容納入績效考核當中，如果檔案管理人員在上述工作中表現良好，企業(yè)應給予檔案人員獎勵，有助于提升檔案管理人員工作的積極性。

4.3 配備硬件設施

在油田企業(yè)檔案管理工作開展過程中，應完善檔案管理信息化設施，如計算機、掃描儀、復印機以及打印機等。為了保證企業(yè)檔案信息的安全性，還應在檔案室設置監(jiān)控設備、保密柜等。檔案室盡量設置在一樓，如果檔案室所在位置較高，會影響檔案管理效果，出現潮濕等多種情況。油田企業(yè)應加大企業(yè)硬件設施投入資金，支撐檔案管理向著信息化的方向發(fā)展，保證檔案管理工作能夠順利進行[6]。

4.4 收集保管與開發(fā)利用并重

收集和保管是檔案中較為重要的環(huán)節(jié)。在油田企業(yè)檔案管理工作中，過于重視檔案的收集和保管。忽視了對檔案的開發(fā)和利用，無法使檔案發(fā)揮應有的作用。石油企業(yè)檔案開發(fā)和利用，能夠給企業(yè)發(fā)展提供信息資源支持。同時，實現企業(yè)檔案資源共享，將檔案資源分享給其他企業(yè)并收取合適的費用，可拓展油田企業(yè)全新的經濟效益渠道。產品研發(fā)過程等都是油田企業(yè)發(fā)展過程中較為重要的資源，被其他企業(yè)利用時會給油田企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益。

4.5 健全檔案管理法律法規(guī)

完善檔案管理規(guī)章制度。將《檔案法》作為制定檔案管理規(guī)章制度的主要依據，結合油田企業(yè)實際情況制定合適的規(guī)章制度以及檔案管理辦法，檔案管理人員在開展檔案管理工作時，要嚴格根據檔案管理制度實施。《檔案法》中對于企業(yè)檔案部門職權范圍給予了明確規(guī)定，各級各類檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機構，主要負責接收、整理、保管和利用管理范圍內的檔案。在油田企業(yè)檔案管理工作中，應根據上述法律法規(guī)明確檔案管理部門職責，使企業(yè)檔案管理工作能夠正常開展。制定科學的獎懲條例并嚴格實施，對于工作表現優(yōu)異、工作貢獻突出的檔案管理人員給予獎勵，對于違反檔案管理規(guī)章制度的檔案管理人員進行處罰。如果檔案管理人員出現泄露機密的情況，應依法交由公安機關處理，這樣才能夠使油田企業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范[7]。

4.6 創(chuàng)新服務模式

新形勢下油田企業(yè)應創(chuàng)新檔案服務管理模式，從根本上改變檔案管理人員工作積極性不高的情況。因此，企業(yè)要幫助檔案管理人員樹立正確的檔案信息服務理念。在新形勢下，油田企業(yè)傳統紙質檔案形式已經無法滿足企業(yè)現代化的發(fā)展要求，企業(yè)應使用電子檔案代替紙質檔案，但是檔案管理人員可能會出現不適應檔案信息化管理模式的情況。針對上述情況，企業(yè)應落實檔案資源全方位服務，加深檔案信息資源開發(fā)和利用，檔案管理人員應形成服務大局的理念，將提升企業(yè)檔案管理經濟效益作為主要目標，同時，形成與市場經濟相互適應的檔案工作運行管理機制。隨著網絡信息水平的不斷提升，信息技術在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，企業(yè)應構建基于信息平臺的檔案管理模式，如登錄檔案信息查詢系統即可查詢所需檔案，針對異地辦公的部門可提供跨地區(qū)檔案調取服務，并定期更新檔案數據信息，及時構建檔案數據庫，使企業(yè)檔案一直處于實時更新的狀態(tài)。

結語

綜上所述，新形勢下給檔案管理工作帶來了更多的挑戰(zhàn)和機遇，為了能夠充分發(fā)揮檔案的利用價值，應積極探索全新的檔案管理模式，真正發(fā)揮檔案管理在油田企業(yè)發(fā)展中的作用，為推動油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展起到積極的促進作用。檔案管理人員應更新檔案管理理念，掌握檔案信息化管理方法，從而強化檔案管理效果。

參考文獻

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（作者單位：陜西省延安市延長油田股份有限公司杏子川采油廠）