數(shù)字化轉(zhuǎn)型視角下干部人事檔案創(chuàng)新性管理模式探究

摘 要：干部人事檔案記錄著每一位干部的成長(zhǎng)歷程、學(xué)歷經(jīng)歷、工作成績(jī)、社會(huì)關(guān)系等重要信息，是各部門(mén)單位選人用人的關(guān)鍵參考文檔。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部的招錄、流動(dòng)井噴式增長(zhǎng)，無(wú)疑為干部人事檔案管理工作帶來(lái)了更大的難度，需要通過(guò)優(yōu)化工作模式、轉(zhuǎn)變工作思路來(lái)進(jìn)一步提高工作效率。本文圍繞數(shù)字化轉(zhuǎn)型視角下干部人事檔案創(chuàng)新性管理的必要性及意義、面臨的挑戰(zhàn)、未來(lái)的優(yōu)化路徑進(jìn)行深入分析，切實(shí)提出可行性的整改策略，讓數(shù)字化、信息化建設(shè)滿足新時(shí)代干部人事檔案管理需求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型；干部人事檔案；創(chuàng)新性管理

干部人事檔案是用人單位了解干部個(gè)人情況的關(guān)鍵性基礎(chǔ)材料。尤其在全面從嚴(yán)治黨向縱深發(fā)展的背景下，做好干部人事檔案管理是干部人事管理部門(mén)決策水平的體現(xiàn)，也是落實(shí)好選人用人機(jī)制的重要舉措[1]。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型視角下，為干部人事檔案信息化管理、智慧化應(yīng)用提供了新思路，需要相關(guān)人事部門(mén)單位探索新手段、新模式，發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步拓寬發(fā)展領(lǐng)域，構(gòu)建完善合理、科學(xué)規(guī)范、共享便捷的干部人事檔案管理利用系統(tǒng)體系，實(shí)現(xiàn)管理效率提升與資源共享，進(jìn)而為各機(jī)關(guān)事業(yè)單位組織人事工作的有效開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

1 數(shù)字化轉(zhuǎn)型視角下干部人事檔案創(chuàng)新性管理的必要性及意義

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型視角下，干部人事檔案的信息化管理為相關(guān)工作帶來(lái)了較大優(yōu)勢(shì)，起到良好的推動(dòng)作用。通過(guò)數(shù)字化加工、計(jì)算機(jī)終端等方式，將紙質(zhì)文件以電子化的形式呈現(xiàn)給管理者與相關(guān)用戶，使龐大的數(shù)據(jù)量能夠得到集中篩選和統(tǒng)一調(diào)用，推動(dòng)事業(yè)單位干部人事檔案管理能力以及工作水平，對(duì)其可持續(xù)發(fā)展具有積極的作用。

1.1 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流

2021年，國(guó)家檔案局發(fā)布的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，要進(jìn)一步加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，大力樹(shù)立“存量數(shù)字化，增量電子化”的工作理念，提升檔案數(shù)字資源安全管理能力，切實(shí)保障檔案數(shù)字資源安全。干部人事檔案作為檔案工作的一部分，要積極落實(shí)國(guó)家檔案局的部署，順應(yīng)大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新興技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理、智慧化應(yīng)用。各單位干部人事檔案管理部門(mén)要利用時(shí)代發(fā)展紅利，抓住政策機(jī)遇，積極向上級(jí)部門(mén)提出資金、技術(shù)、人才等資源需求，借助“干部人事檔案數(shù)字化+智慧管理系統(tǒng)”等平臺(tái)，構(gòu)建信息化干部人事檔案交流體系，為干部人事檔案工作建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.2 提高檔案管理效率

在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式下，大多是以紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)為主，對(duì)外利用時(shí)也是根據(jù)人員姓名進(jìn)行人工手動(dòng)翻閱查詢。不僅影響工作效率，而且隨著時(shí)間的推移極易出現(xiàn)檔案原始文件丟失、磨損、老化等安全風(fēng)險(xiǎn)。在新時(shí)代發(fā)展背景下，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)、信息化手段，使得干部人事檔案由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，檔案人工收集轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€歸檔，文件庫(kù)房存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)器存儲(chǔ)或者云存儲(chǔ)，在日常工作中，管理人員可通過(guò)檢索關(guān)鍵詞即可調(diào)用相關(guān)人員檔案，保證紙質(zhì)檔案安全的同時(shí)也加快了檔案管理的效率，使其具有高效、便捷、安全、可靠的特性，為各項(xiàng)工作提供精準(zhǔn)、全面的信息數(shù)據(jù)支持，極大節(jié)省了人力成本[2]。

1.3 有效提供決策參考

以往存在共享難以實(shí)現(xiàn)、利用效率低的問(wèn)題，在查詢過(guò)程中只能通過(guò)書(shū)面的形式進(jìn)行信息傳遞，干部人事檔案的價(jià)值及意義尚未得到充分彰顯。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過(guò)局域互聯(lián)網(wǎng)、云平臺(tái)、區(qū)塊鏈等科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化、自動(dòng)化，組織人事部門(mén)只需創(chuàng)建局域網(wǎng)或者通過(guò)云平臺(tái)，設(shè)置共享權(quán)限，即可讓檔案文件擺脫時(shí)間、空間限制，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)、規(guī)則內(nèi)實(shí)時(shí)共享。在科學(xué)的保密措施制度約束管理下，用戶可在線對(duì)數(shù)字化干部人事檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、利用，徹底打破了傳統(tǒng)檔案管理模式下各自為政、“信息孤島”的問(wèn)題，真正推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字資源的集中、統(tǒng)一管理，辦事流程得到進(jìn)一步優(yōu)化，有效地保障了干部人事檔案信息精準(zhǔn)性、真實(shí)性和完整性。

2 數(shù)字化轉(zhuǎn)型視角下干部人事檔案創(chuàng)新性管理面臨挑戰(zhàn)

2.1 檔案數(shù)字化管理理念落后

在檔案行業(yè)，尤其在經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較低的地區(qū)，一些單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案意識(shí)薄弱，不夠重視干部人事檔案的數(shù)字化管理，存在認(rèn)知誤差。認(rèn)為干部人事檔案工作將全體人員的信息記錄集中存放，隨用隨取，無(wú)需投入過(guò)多資金，在整體上難以根據(jù)現(xiàn)階段新思想、新技術(shù)、新手段對(duì)管理工作實(shí)行創(chuàng)新。尤其是在大數(shù)據(jù)技術(shù)深度應(yīng)用的信息化時(shí)代，推動(dòng)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)已成為大勢(shì)所趨，一些負(fù)責(zé)的同志信息化意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有深入研究現(xiàn)代新興技術(shù)的優(yōu)勢(shì)及內(nèi)涵，難以在思想上認(rèn)同信息化管理價(jià)值，導(dǎo)致在頂層設(shè)計(jì)層面無(wú)法有效推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的順利開(kāi)展。

2.2 檔案信息化管理體系缺失

一是大多數(shù)單位干部人事檔案管理體系不健全。相關(guān)工作大多由辦公室人員負(fù)責(zé)，甚至由其他業(yè)務(wù)科室轉(zhuǎn)崗人員管理，職責(zé)劃分不清晰、任務(wù)分工不明確，嚴(yán)重影響了檔案管理效率及質(zhì)量。二是制度體系不健全。有關(guān)部門(mén)并未深入學(xué)習(xí)中共中央組織部制定的《干部人事檔案工作條例》，沒(méi)有結(jié)合自身工作開(kāi)展情況制定切實(shí)可行的干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與辦事指南，人事檔案的日常收集、集中管理、安全存放、對(duì)外利用等業(yè)務(wù)流程無(wú)章可循，容易出現(xiàn)收集不齊全、管理不規(guī)范、利用有漏洞等問(wèn)題，削弱了干部人事檔案的權(quán)威性和準(zhǔn)確性。

2.3 隊(duì)伍專業(yè)化綜合素養(yǎng)低下

一是人事檔案管理人員整體結(jié)構(gòu)不合理。現(xiàn)有人員大多為辦公室人員兼職，大多未進(jìn)行檔案管理專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗。同時(shí)，管理人員年齡較大、學(xué)歷較低、思維方式受傳統(tǒng)因素影響較深，難以在短時(shí)間內(nèi)將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)熟練應(yīng)用到檔案管理工作中，管理效率受到嚴(yán)重影響。二是各部門(mén)單位缺少引進(jìn)人才的統(tǒng)籌規(guī)劃。對(duì)干部的后期繼續(xù)教育沒(méi)有合理安排，在提升學(xué)習(xí)能力、豐富理論知識(shí)、增強(qiáng)實(shí)踐本領(lǐng)等方面尚未開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)或者流于形式、參與度較低，使干部隊(duì)伍思想觀念與綜合素質(zhì)無(wú)法達(dá)到數(shù)字化轉(zhuǎn)型任務(wù)要求，綜合素質(zhì)水平參差不齊[3]。

2.4 平臺(tái)完整化建設(shè)水平滯后

一是數(shù)字化建設(shè)水平低。部門(mén)單位尚未與時(shí)俱進(jìn)，尋求專業(yè)外包公司將存量檔案與增量檔案數(shù)字化加工。干部人事檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容較少，即使具備先進(jìn)管理系統(tǒng)平臺(tái)也無(wú)從應(yīng)用。二是系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)水平低。受技術(shù)、經(jīng)費(fèi)、人才等方面因素的限制，系統(tǒng)建設(shè)時(shí)尚未應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)、云存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，檢索與利用業(yè)務(wù)無(wú)法借助科技優(yōu)勢(shì)來(lái)提高其便捷性、高效性與準(zhǔn)確性，抑制了檔案管理效能的提升，數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢(shì)也難以充分體現(xiàn)。三是安全管理建設(shè)水平低。干部人事檔案相對(duì)于其他類型檔案具有唯一性與權(quán)威性，安全工作尤為重要，部分系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)初期尚未同步配套安全防護(hù)硬件設(shè)備及安全手段，黑客可通過(guò)計(jì)算機(jī)內(nèi)網(wǎng)入侵，極易出現(xiàn)信息丟失、敏感資料被泄露等問(wèn)題，使干部人事檔案信息化管理工作具有很大的安全隱患，為各級(jí)組織人事部門(mén)提供多元化服務(wù)造成了較大困擾。

3 在數(shù)字化轉(zhuǎn)型視角下，干部人事檔案創(chuàng)新性管理未來(lái)的優(yōu)化路徑

在檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，各部門(mén)單位要充分意識(shí)到干部人事檔案信息化管理的重要性，全面分析當(dāng)前工作的難點(diǎn)重點(diǎn)，積極協(xié)同上級(jí)有關(guān)部門(mén)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，不斷創(chuàng)新工作模式，在轉(zhuǎn)變工作思路、優(yōu)化管理體系、加強(qiáng)干部培養(yǎng)、打造專業(yè)系統(tǒng)等方面多重發(fā)力，進(jìn)而構(gòu)建良好的干部人事檔案信息化發(fā)展環(huán)境。

3.1 及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思路

3.1.1要牢固樹(shù)立檔案意識(shí)。由于干部人事檔案全面歷史地記錄干部成長(zhǎng)的經(jīng)歷，具有一定的特殊性與權(quán)威性，管理人員要具有高度政治責(zé)任感和強(qiáng)烈的歷史使命感，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)確保干部人事檔案安全保管、高效轉(zhuǎn)遞、精準(zhǔn)利用，同時(shí)要明確干部人事檔案安全是檔案管理的底線要求和基本要求，在工作開(kāi)展過(guò)程中時(shí)刻筑牢檔案安全防線。

3.1.2牢固樹(shù)立信息化意識(shí)。徹底刨除傳統(tǒng)檔案管理模式的固有思維，進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字化管理創(chuàng)新性思路，在頂層設(shè)計(jì)層面助力相關(guān)政策、方案、工作的扎實(shí)推進(jìn)，充分發(fā)揮“局域互聯(lián)網(wǎng)”、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的積極作用，真正實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的信息化、智能化價(jià)值。

3.2 不斷優(yōu)化檔案管理體系

3.2.1健全組織體系。相關(guān)部門(mén)單位要建立干部人事檔案管理工作專班，完善工作機(jī)制、優(yōu)化工作流程、層層壓實(shí)責(zé)任、細(xì)致落實(shí)工作，定期召開(kāi)專題工作會(huì)議，深刻把握國(guó)家政策的內(nèi)在邏輯，落實(shí)上級(jí)部門(mén)提出的要求，同時(shí)專班要將檢視整改貫穿檔案管理全過(guò)程，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，用實(shí)際行動(dòng)和成效推動(dòng)干部檔案管理與人才引進(jìn)、干部調(diào)配、人員調(diào)動(dòng)等工作深度融合。

3.2.2研究落實(shí)工作規(guī)范。工作專班要深入研究《中華人民共和國(guó)檔案法》《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》以及中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，結(jié)合自身工作開(kāi)展情況，制定《干部人事檔案管理辦法》《電子檔案利用流程注意事項(xiàng)》《干部人事檔案保密制度》《干部人事檔案管理應(yīng)急預(yù)案》等標(biāo)準(zhǔn)文件，本著對(duì)黨的事業(yè)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)干部負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)格落實(shí)檔案審核責(zé)任，保障各項(xiàng)工作在規(guī)范化環(huán)境中正常開(kāi)展。

3.2.3優(yōu)化管理流程。以國(guó)家制定的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)為指南，根據(jù)實(shí)際需求，完善檔案管理流程規(guī)范，同時(shí)充分利用信息化技術(shù)手段，建立健康良性、相互配合的分工協(xié)作機(jī)制，進(jìn)一步擴(kuò)大干部人事檔案數(shù)字化基礎(chǔ)，提高干部人事檔案資源在各級(jí)組織系統(tǒng)的共享性與安全性。

3.3 持續(xù)加強(qiáng)干部能力培養(yǎng)

干部人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，技術(shù)應(yīng)用、思維更新是一方面，更重要的是人才基礎(chǔ)。這就需要相關(guān)部門(mén)單位持續(xù)加大檔案管理干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，不斷優(yōu)化干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。

3.3.1優(yōu)化檔案人才配置。單位領(lǐng)導(dǎo)者與工作專班要根據(jù)自身人才缺失、業(yè)務(wù)缺口、崗位漏洞，有針對(duì)性地向上級(jí)有關(guān)部門(mén)申請(qǐng)人才引進(jìn)政策支持，并通過(guò)社會(huì)招聘、遴選考試、外部借調(diào)等方式，從其他部門(mén)、社會(huì)高校、企事業(yè)單位引進(jìn)專業(yè)人才，為干部人事檔案管理工作注入新的活力。

3.3.2完善人員培訓(xùn)教育體系。單位要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)，擬定相關(guān)的培訓(xùn)計(jì)劃與工作目標(biāo)，通過(guò)專題培訓(xùn)、視頻培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)等方式組織開(kāi)展相關(guān)的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，著力提升干部隊(duì)伍現(xiàn)代檔案管理及信息化技術(shù)應(yīng)用水平。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管理人員的激勵(lì)，在績(jī)效考核、職務(wù)提升、職級(jí)晉升等方面給予傾斜，培養(yǎng)其崗位使命感與責(zé)任感，引導(dǎo)干部隊(duì)伍牢固樹(shù)立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，積極應(yīng)對(duì)新時(shí)代干部人事檔案工作出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，不斷拓寬知識(shí)視野，提高實(shí)踐本領(lǐng)，為干部檔案數(shù)字化建設(shè)工作高效有序運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.4 全面構(gòu)建專業(yè)可靠系統(tǒng)

3.4.1加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集，集中開(kāi)展數(shù)字化加工工作。各地人事檔案主管部門(mén)應(yīng)定期面向各單位發(fā)布集中數(shù)字化加工公告通知，并安排專門(mén)人員深入市場(chǎng)調(diào)研，尋找專業(yè)性強(qiáng)、具有涉密資質(zhì)、數(shù)字化業(yè)務(wù)熟練、口碑較好的第三方數(shù)字化外包公司，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、廣泛化地開(kāi)展干部人事檔案數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)信息全面轉(zhuǎn)化為規(guī)范化電子檔案信息，為夯實(shí)人事檔案大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、提高利用率做好保障[4]。

3.4.2強(qiáng)化平臺(tái)建設(shè)。依托“局域互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”基礎(chǔ)設(shè)施優(yōu)勢(shì)，申請(qǐng)專項(xiàng)資金搭建干部人事檔案資源管理利用平臺(tái)，通過(guò)統(tǒng)一接口、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能、數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段連接各單位人事負(fù)責(zé)部門(mén)，形成共建共享、協(xié)同高效、凝心聚力、齊抓共管的干部人事檔案管理新格局。同時(shí)，利用智能化設(shè)備與數(shù)據(jù)挖掘、主動(dòng)推送、人工智能、云存儲(chǔ)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集、深度利用、海量存儲(chǔ)、遠(yuǎn)程共享等功能，進(jìn)一步夯實(shí)干部人事檔案數(shù)據(jù)管理環(huán)境。

3.4.3完善安全設(shè)施。提高檔案信息安全管理水平，在硬件上配置數(shù)據(jù)保全、漏洞掃描等安全設(shè)備，在軟件及技術(shù)手段上運(yùn)用殺毒軟件、訪問(wèn)控制、事件監(jiān)測(cè)、安全審計(jì)、災(zāi)難恢復(fù)和應(yīng)急響應(yīng)等安全策略，實(shí)現(xiàn)人防、物防和技防的統(tǒng)一部署，提高其安全性和保密性。

綜上所述，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型視角下的干部人事檔案管理工作，其智能化、高效化、創(chuàng)新化程度更強(qiáng)，這就要求相關(guān)部門(mén)單位全面加強(qiáng)干部人事檔案管理工作，充分發(fā)揮干部人事檔案“知人善任、選賢舉能”的重要依據(jù)、“確定和澄清個(gè)人有關(guān)問(wèn)題以及正常政治審查”的可靠憑證、“證實(shí)個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲”的珍貴資料等作用，在組織建設(shè)、制度建設(shè)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、安全建設(shè)等方面重重發(fā)力，久久為功，在主動(dòng)服務(wù)中彰顯干部人事檔案信息的新作用、新價(jià)值和新地位。

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作者簡(jiǎn)介：黃春（1977年—），大學(xué)學(xué)歷，余姚市黨建綜合服務(wù)中心（市干部人事檔案管理中心）館員。研究方向：干部人事檔案管理。