數字化轉型視角下干部人事檔案創新性管理模式探究

摘 要：干部人事檔案記錄著每一位干部的成長歷程、學歷經歷、工作成績、社會關系等重要信息，是各部門單位選人用人的關鍵參考文檔。隨著社會經濟的不斷發展，各機關事業單位干部的招錄、流動井噴式增長，無疑為干部人事檔案管理工作帶來了更大的難度，需要通過優化工作模式、轉變工作思路來進一步提高工作效率。本文圍繞數字化轉型視角下干部人事檔案創新性管理的必要性及意義、面臨的挑戰、未來的優化路徑進行深入分析，切實提出可行性的整改策略，讓數字化、信息化建設滿足新時代干部人事檔案管理需求。

關鍵詞：數字化轉型；干部人事檔案；創新性管理

干部人事檔案是用人單位了解干部個人情況的關鍵性基礎材料。尤其在全面從嚴治黨向縱深發展的背景下，做好干部人事檔案管理是干部人事管理部門決策水平的體現，也是落實好選人用人機制的重要舉措[1]。在數字化轉型視角下，為干部人事檔案信息化管理、智慧化應用提供了新思路，需要相關人事部門單位探索新手段、新模式，發揮現代科學的技術優勢，進一步拓寬發展領域，構建完善合理、科學規范、共享便捷的干部人事檔案管理利用系統體系，實現管理效率提升與資源共享，進而為各機關事業單位組織人事工作的有效開展奠定基礎。

1 數字化轉型視角下干部人事檔案創新性管理的必要性及意義

在數字化轉型視角下，干部人事檔案的信息化管理為相關工作帶來了較大優勢，起到良好的推動作用。通過數字化加工、計算機終端等方式，將紙質文件以電子化的形式呈現給管理者與相關用戶，使龐大的數據量能夠得到集中篩選和統一調用，推動事業單位干部人事檔案管理能力以及工作水平，對其可持續發展具有積極的作用。

1.1 順應時代發展潮流

2021年，國家檔案局發布的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出，要進一步加快檔案資源數字轉型，大力樹立“存量數字化，增量電子化”的工作理念，提升檔案數字資源安全管理能力，切實保障檔案數字資源安全。干部人事檔案作為檔案工作的一部分，要積極落實國家檔案局的部署，順應大數據、區塊鏈、人工智能等新興技術的發展，實現信息數字化轉型、信息化管理、智慧化應用。各單位干部人事檔案管理部門要利用時代發展紅利，抓住政策機遇，積極向上級部門提出資金、技術、人才等資源需求，借助“干部人事檔案數字化+智慧管理系統”等平臺，構建信息化干部人事檔案交流體系，為干部人事檔案工作建設打下堅實基礎。

1.2 提高檔案管理效率

在傳統的干部人事檔案管理模式下，大多是以紙質文檔存儲為主，對外利用時也是根據人員姓名進行人工手動翻閱查詢。不僅影響工作效率，而且隨著時間的推移極易出現檔案原始文件丟失、磨損、老化等安全風險。在新時代發展背景下，通過數字化技術、信息化手段，使得干部人事檔案由紙質文件轉化為電子文件，檔案人工收集轉變為在線歸檔，文件庫房存儲轉變為服務器存儲或者云存儲，在日常工作中，管理人員可通過檢索關鍵詞即可調用相關人員檔案，保證紙質檔案安全的同時也加快了檔案管理的效率，使其具有高效、便捷、安全、可靠的特性，為各項工作提供精準、全面的信息數據支持，極大節省了人力成本[2]。

1.3 有效提供決策參考

以往存在共享難以實現、利用效率低的問題，在查詢過程中只能通過書面的形式進行信息傳遞，干部人事檔案的價值及意義尚未得到充分彰顯。在大數據時代，通過局域互聯網、云平臺、區塊鏈等科學技術，實現檔案管理的信息化、數字化、自動化，組織人事部門只需創建局域網或者通過云平臺，設置共享權限，即可讓檔案文件擺脫時間、空間限制，實現區域內、規則內實時共享。在科學的保密措施制度約束管理下，用戶可在線對數字化干部人事檔案進行存儲、管理、利用，徹底打破了傳統檔案管理模式下各自為政、“信息孤島”的問題，真正推動干部人事檔案數字資源的集中、統一管理，辦事流程得到進一步優化，有效地保障了干部人事檔案信息精準性、真實性和完整性。

2 數字化轉型視角下干部人事檔案創新性管理面臨挑戰

2.1 檔案數字化管理理念落后

在檔案行業，尤其在經濟發展水平較低的地區，一些單位領導及檔案管理人員的檔案意識薄弱，不夠重視干部人事檔案的數字化管理，存在認知誤差。認為干部人事檔案工作將全體人員的信息記錄集中存放，隨用隨取，無需投入過多資金，在整體上難以根據現階段新思想、新技術、新手段對管理工作實行創新。尤其是在大數據技術深度應用的信息化時代，推動檔案工作轉型升級已成為大勢所趨，一些負責的同志信息化意識不強，沒有深入研究現代新興技術的優勢及內涵，難以在思想上認同信息化管理價值，導致在頂層設計層面無法有效推動干部人事檔案數字化轉型工作的順利開展。

2.2 檔案信息化管理體系缺失

一是大多數單位干部人事檔案管理體系不健全。相關工作大多由辦公室人員負責，甚至由其他業務科室轉崗人員管理，職責劃分不清晰、任務分工不明確，嚴重影響了檔案管理效率及質量。二是制度體系不健全。有關部門并未深入學習中共中央組織部制定的《干部人事檔案工作條例》，沒有結合自身工作開展情況制定切實可行的干部人事檔案管理標準與辦事指南，人事檔案的日常收集、集中管理、安全存放、對外利用等業務流程無章可循，容易出現收集不齊全、管理不規范、利用有漏洞等問題，削弱了干部人事檔案的權威性和準確性。

2.3 隊伍專業化綜合素養低下

一是人事檔案管理人員整體結構不合理?，F有人員大多為辦公室人員兼職，大多未進行檔案管理專業培訓就直接上崗。同時，管理人員年齡較大、學歷較低、思維方式受傳統因素影響較深，難以在短時間內將現代科學技術熟練應用到檔案管理工作中，管理效率受到嚴重影響。二是各部門單位缺少引進人才的統籌規劃。對干部的后期繼續教育沒有合理安排，在提升學習能力、豐富理論知識、增強實踐本領等方面尚未開展相關活動或者流于形式、參與度較低，使干部隊伍思想觀念與綜合素質無法達到數字化轉型任務要求，綜合素質水平參差不齊[3]。

2.4 平臺完整化建設水平滯后

一是數字化建設水平低。部門單位尚未與時俱進，尋求專業外包公司將存量檔案與增量檔案數字化加工。干部人事檔案資源數據庫內容較少，即使具備先進管理系統平臺也無從應用。二是系統平臺建設水平低。受技術、經費、人才等方面因素的限制，系統建設時尚未應用數據挖掘、機器學習、云存儲、計算機網絡等技術，檢索與利用業務無法借助科技優勢來提高其便捷性、高效性與準確性，抑制了檔案管理效能的提升，數據資源優勢也難以充分體現。三是安全管理建設水平低。干部人事檔案相對于其他類型檔案具有唯一性與權威性，安全工作尤為重要，部分系統平臺建設初期尚未同步配套安全防護硬件設備及安全手段，黑客可通過計算機內網入侵，極易出現信息丟失、敏感資料被泄露等問題，使干部人事檔案信息化管理工作具有很大的安全隱患，為各級組織人事部門提供多元化服務造成了較大困擾。

3 在數字化轉型視角下，干部人事檔案創新性管理未來的優化路徑

在檔案資源數字化轉型的關鍵時期，各部門單位要充分意識到干部人事檔案信息化管理的重要性，全面分析當前工作的難點重點，積極協同上級有關部門發現問題、解決問題，不斷創新工作模式，在轉變工作思路、優化管理體系、加強干部培養、打造專業系統等方面多重發力，進而構建良好的干部人事檔案信息化發展環境。

3.1 及時轉變傳統工作思路

3.1.1要牢固樹立檔案意識。由于干部人事檔案全面歷史地記錄干部成長的經歷，具有一定的特殊性與權威性，管理人員要具有高度政治責任感和強烈的歷史使命感，以高度負責的態度和嚴謹細致的作風確保干部人事檔案安全保管、高效轉遞、精準利用，同時要明確干部人事檔案安全是檔案管理的底線要求和基本要求，在工作開展過程中時刻筑牢檔案安全防線。

3.1.2牢固樹立信息化意識。徹底刨除傳統檔案管理模式的固有思維，進一步加強數字化管理創新性思路，在頂層設計層面助力相關政策、方案、工作的扎實推進，充分發揮“局域互聯網”、大數據、云計算等技術的積極作用，真正實現干部人事檔案的信息化、智能化價值。

3.2 不斷優化檔案管理體系

3.2.1健全組織體系。相關部門單位要建立干部人事檔案管理工作專班，完善工作機制、優化工作流程、層層壓實責任、細致落實工作，定期召開專題工作會議，深刻把握國家政策的內在邏輯，落實上級部門提出的要求，同時專班要將檢視整改貫穿檔案管理全過程，堅持問題導向，用實際行動和成效推動干部檔案管理與人才引進、干部調配、人員調動等工作深度融合。

3.2.2研究落實工作規范。工作專班要深入研究《中華人民共和國檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》以及中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》，結合自身工作開展情況，制定《干部人事檔案管理辦法》《電子檔案利用流程注意事項》《干部人事檔案保密制度》《干部人事檔案管理應急預案》等標準文件，本著對黨的事業負責、對歷史負責、對干部負責的態度，嚴格落實檔案審核責任，保障各項工作在規范化環境中正常開展。

3.2.3優化管理流程。以國家制定的統一管理標準為指南，根據實際需求，完善檔案管理流程規范，同時充分利用信息化技術手段，建立健康良性、相互配合的分工協作機制，進一步擴大干部人事檔案數字化基礎，提高干部人事檔案資源在各級組織系統的共享性與安全性。

3.3 持續加強干部能力培養

干部人事檔案管理工作實現高質量發展，技術應用、思維更新是一方面，更重要的是人才基礎。這就需要相關部門單位持續加大檔案管理干部隊伍綜合素質的培養，不斷優化干部隊伍結構。

3.3.1優化檔案人才配置。單位領導者與工作專班要根據自身人才缺失、業務缺口、崗位漏洞，有針對性地向上級有關部門申請人才引進政策支持，并通過社會招聘、遴選考試、外部借調等方式，從其他部門、社會高校、企事業單位引進專業人才，為干部人事檔案管理工作注入新的活力。

3.3.2完善人員培訓教育體系。單位要從長遠角度出發，擬定相關的培訓計劃與工作目標，通過專題培訓、視頻培訓、崗前培訓等方式組織開展相關的專業技術培訓活動，著力提升干部隊伍現代檔案管理及信息化技術應用水平。同時加強對管理人員的激勵，在績效考核、職務提升、職級晉升等方面給予傾斜，培養其崗位使命感與責任感，引導干部隊伍牢固樹立終身學習意識，積極應對新時代干部人事檔案工作出現的新情況、新問題，不斷拓寬知識視野，提高實踐本領，為干部檔案數字化建設工作高效有序運行打下堅實基礎。

3.4 全面構建專業可靠系統

3.4.1加強數據采集，集中開展數字化加工工作。各地人事檔案主管部門應定期面向各單位發布集中數字化加工公告通知，并安排專門人員深入市場調研，尋找專業性強、具有涉密資質、數字化業務熟練、口碑較好的第三方數字化外包公司，高標準、嚴要求、廣泛化地開展干部人事檔案數字化加工工作，將紙質信息全面轉化為規范化電子檔案信息，為夯實人事檔案大數據基礎、提高利用率做好保障[4]。

3.4.2強化平臺建設。依托“局域互聯網+政務服務”基礎設施優勢，申請專項資金搭建干部人事檔案資源管理利用平臺，通過統一接口、計算機網絡、人工智能、數據加密傳輸等技術手段連接各單位人事負責部門，形成共建共享、協同高效、凝心聚力、齊抓共管的干部人事檔案管理新格局。同時，利用智能化設備與數據挖掘、主動推送、人工智能、云存儲等技術實現檔案數據采集、深度利用、海量存儲、遠程共享等功能，進一步夯實干部人事檔案數據管理環境。

3.4.3完善安全設施。提高檔案信息安全管理水平，在硬件上配置數據保全、漏洞掃描等安全設備，在軟件及技術手段上運用殺毒軟件、訪問控制、事件監測、安全審計、災難恢復和應急響應等安全策略，實現人防、物防和技防的統一部署，提高其安全性和保密性。

綜上所述，在數字化轉型視角下的干部人事檔案管理工作，其智能化、高效化、創新化程度更強，這就要求相關部門單位全面加強干部人事檔案管理工作，充分發揮干部人事檔案“知人善任、選賢舉能”的重要依據、“確定和澄清個人有關問題以及正常政治審查”的可靠憑證、“證實個人經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲”的珍貴資料等作用，在組織建設、制度建設、團隊建設、系統建設、安全建設等方面重重發力，久久為功，在主動服務中彰顯干部人事檔案信息的新作用、新價值和新地位。

參考文獻

[1]周文波.新時代干部人事檔案數字化管理策略研究[J].蘭臺世界，2023（06）：113-115.

[2]朱翠萍.大數據背景下事業單位干部人事檔案管理探討[J].黑龍江檔案，2023（04）：153-155.

[3]曲威.“互聯網+”環境下機關事業單位干部人事檔案現代化管理模式探討[J].黑龍江檔案，2023（02）：290-292.

[4]藍劍玲.大數據時代干部人事檔案信息化管理探究[J].黑龍江檔案，2022（06）：85-87.

作者簡介：黃春（1977年—），大學學歷，余姚市黨建綜合服務中心（市干部人事檔案管理中心）館員。研究方向：干部人事檔案管理。