淺議紙質與電子文件融合的管線工程資料管理

摘 要：城市管線作為城市重要基礎設施，其工程資料對于城市規劃、建設、管理以及應急防災等方面起著關鍵作用。文章通過梳理城市管線工程文件內容、特點，探討影響管線資料形成的因素，如管線種類、敷設方法、工程規模等，旨在簡化歸檔工作，提高管線工程資料管理效率。文章通過對文件載體的分析，研究了如何融合紙質與電子文件的管理模式，建議制定相關管線工程資料技術規范，并提出輔助軟件設計方案，以實現管線工程資料的規范化、自動化管理。

關鍵詞： 管線工程；紙質文件；電子文件；融合；輔助歸檔軟件

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著城市發展不斷推進，管線作為基礎設施的重要組成部分，其檔案管理對于城市規劃、建設和維護至關重要。長期以來，管線工程檔案的原始資料以紙質為主，隨著電子技術應用的發展，產生了部分電子文件，紙質與電子文件共存依然是當前歸檔的形式。現有的資料整理標準以紙質文件的管理為基礎，雖然有相關電子文件管理辦法，但是不適合既有電子又有紙質文件的管理，需要突破原有紙質文件歸檔管理流程，以全新的電子檔案形成特性來研究工程資料的管理，并兼顧以先形成紙質再轉化為電子的文件，形成融合各種載體資料的整理方法。從建立電子檔案歸集系統目標出發，輔以組卷軟件，實現建設單位在工程建設過程中形成文件及時上傳、同步完成組卷，最終一鍵導出歸檔的全新資料管理過程。建議創新制定管線工程資料的技術標準，便于管線建設單位管理管線工程資料的形成、收集及檔案部門的歸檔，為管線數據庫的建設提供可用和可靠的基礎數據。

一、紙質、電子融合歸檔的意義

1.必要性

管線工程資料在管線建設過程中直接形成，全面、真實地反映了建設活動和工程質量的文字、圖表、聲像等各種形式的記錄。特別是地下管線，因其隱蔽性更需要收集其建設資料，建立資料管理的流程。其中，地下管線地理信息的收集主要包括探測、普查、竣工測量、修補測及權屬單位提供的專業地下管線信息等方面。權屬單位提供的管線信息包括規劃、建設和維護各種資料，有紙質、電子文件不同載體，是動態信息數據的來源，為城市管理服務。

2.新趨勢、新方法

隨著工程項目實施了電子審圖及數字化圖紙交付，電子簽名的應用及上海市數字化電子簽名統一平臺的建立，在政府大力推進建設項目全過程BIM 技術應用的環境下，大量的原始資料以帶電子簽章的電子文件的方式歸檔，電子文件歸檔取代紙質文件歸檔是發展的必然趨勢，需要打破工程項目檔案載體單一整理、歸檔的方式。此外，具有保存價值的電子文件必須適時生成紙質文件等硬拷貝，將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。同時，需要從紙質與電子文件的原始特性展開研究，兼顧二者，減少紙質資料整理的煩瑣，使操作簡單、難度降低，融合組成整套項目檔案。以信息化手段為依托，兼顧紙質原件，以全套電子文件為主的歸檔模式，在確保檔案憑證作用性質不變的前提下，建立紙質與電子融合的歸檔模式，實現管線工程資料收集、編制格式化，更便于數據的采集，為管線數據庫的建設提供基礎。同時，城建檔案部門采取多載體備份的方式，確保融合歸檔的檔案不會因為軟件系統、電子文件保存介質、設備等發生變化而產生難以調閱的問題。從管線施工資料技術標準的制定到輔助整理軟件與城建檔案部門數據庫的對接，形成有依據、便于操作的城市管線資料收集、整理、歸檔及入庫的新方法。通過管線工程歸檔工作的試點，最終實現所有建設項目歸檔管理流程的再造。

二、管線工程資料特點

城市管線工程包括城市轄區內新建、改建、擴建的各種地上干線、地下管線以及相關的地下工程，數量多、種類多，單個管線工程形成的圖紙數量與其他建設項目比相對較少。管線工程建設單位與其他項目建設單位的不同之處在于需同時管理本專業相關區域所有管線工程的建設和資料歸檔工作，具有管理多個項目、項目量多的特點。特別是在城市更新背景下，以更新和改擴建為主要模式的城市發展具有一定程度的隨機性，需要敷設管線并快速響應以及配合支撐城市的發展。管線遷改工程涉及管線種類多、規模小及分布散的特征。除改建時形成的工程資料外還有原有管線情況的資料，工作呈量多點廣的特點。

三、影響管線工程資料的因素梳理

1.管線種類不同

建筑工程有資料管理規程，并且，國家和地方在推行時一般輔以相配套的施工技術資料軟件。專業管線采用各自的行業技術標準，各自產生的施工資料表式通用性不強，表式不同，名稱也各不相同，實現工程資料電子化需要建立通用性強的規范表式。

2.管線敷設方法不同

根據管線敷設方法，可分為地下直埋敷設、綜合管溝敷設、架空敷設。地下直埋敷設管線根據施工方法又分為開挖敷設、非開挖敷設。不同的敷設方法各自形成了相應的原始施工記錄、質量評定和監督驗收記錄。綜合管廊由管廊土建工程、附屬工程及管廊內敷設的管線組成，分別按照各自的行業要求形成施工資料。管廊土建工程多數按市政構筑工程標準施工，其土建工程產生的資料要遠多于各專業管線敷設工程的施工資料，管線敷設時依靠管溝內預埋的管架，故管線單獨敷設產生的資料就更簡單；架空敷設工程就涉及管架和塔架結構資料以及其基礎結構資料。因此，不同敷設方法的管線工程資料有較大的差異性，需分類規范。

3.管線工程規模不同

相同的管線，不同的壓力，不同管材的國家檢驗標準不同也會產生不同的檢驗文件，壓力越大標準越嚴，要求越高，形成文件形式和數量就越多，施工工藝、管線模式的不同直接影響管線工程檔案資料的規模，需按規模設定歸檔內容。

4.城市既有管線的改遷

在實施軌道交通、城市高架道路等新建項目時，涉及穿越原有城區，需要對既有市政管線改遷。改遷有永久改遷、臨時改遷，保護原位等不同的改遷方法。最終形成不同的施工資料。在管線改遷前，為確定管線具體位置，需要有現場管線位置圖，施工完成后形成最終施工文件及管線實測圖，并修改原有綜合圖管線。

四、不同種類管線工程歸檔內容的確定

1.管線工程竣工檔案層次結構

各類管線工程所產生的資料表式多樣性、名稱多樣化、數量差別大、專業性強等問題，不利于資料的標準化歸檔和管理。為便于歸檔，將管線檔案按不同種類、規模及專業區分，形成各種管線工程檔案的層次結構。第一層分為單一管線工程、綜合管溝、架空管線等；第二層為給水、排水、燃氣、熱力、電力以及信息專用管線。

2.單一管線工程分類

依據《GB 50289-2016 城市工程管線綜合規劃規范》《關于基本建設項目和大中型劃分標準的規定》等對各類管線有不同的大中小型的劃分標準，為便于項目資料的歸類，可將各類單一管線工程按管徑、壓力等不同劃分為三類：大型工程、中型工程、小型工程，具體劃分見表1。

3.各類管線工程資料內容的基本要求

管線檔案文件內容的形成及其深度必須符合國家和本市有關工程勘察、設計、施工、監理等方面標準的規定。根據實際產生的資料內容展開收集，包括工程項目準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖以及地下管線竣工測量成果及工程照片、錄像等。

大量的小型、小口徑、低壓管線工程規模小，施工時間短，產生的資料數量少，將此類管線工程按專業列出共性文件和特性文件，實行整合，將相同文件的不同名稱歸類，并分類確定管線工程的歸檔內容。

五、紙質文件與電子文件的融合管理

1.融合管理方向

由于管線工程其專業性強、種類多樣等特性，均對資料的形成產生較大影響，應制定相關管線工程資料技術規范，形成資料管理規則，以此為依托，研究設計輔助歸檔軟件，通過信息化手段簡化流程，提高歸檔效率，融合各種載體的資料，既要保持整個項目資料卷內文件的有機聯系，又要遵循項目檔案成套性特征，以全套電子文件為主的歸檔模式。

2.文件載體的確定

（1）從工程資料收集過程情況，歸納起來大致有以下幾類：①既有紙質文件，又有與紙質文件相對應的電子文件；②有紙質文件，無相對應的電子文件；③無紙質文件，有含有效數字簽章的電子文件。

（2）從電子文件的特點出發，可區分為以下三種格式：A類：原始存儲文件格式，滿足檔案原始性要求，保留所有設計信息，以工程圖為主，如DWG、RTF、XLS格式；B類：經掃描或轉換，用于歸檔瀏覽、還原打印的文件格式，從而保證在檔案部門計算機環境下能被準確還原成紙質文件，并用于在線檢索；電子掃描件應明確規定文件形成時間，掃描像素、圖樣等，以保證掃描件的質量；C類：含有效數字簽章的電子文件，如PDF格式。應用了電子簽名技術而形成的電子文件，此類文件相較于掃描件更具有原始性、真實性和可靠性。將不同格式的電子文件轉換為通用圖像格式后歸檔（含掃描型電子文件），可以避免生成電子文件的軟硬件環境的多樣性對電子文件利用的影響。但將失去法律效力且電子文件無法全文檢索。

3.混合介質資料管理

（1）管理模式變化。管線工程資料最終需要歸檔，作為檔案其基本屬性是“原始記錄性”，根據這一特性，使檔案成為歷史的真憑實據，具有法律效力。《電子簽名法》規定可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。由此突破“以紙質檔案為主、電子檔案為輔”的傳統工程竣工檔案歸檔模式，采用“紙質、電子原稿、附有電子簽章的文件” 融合的整理編制移交模式，從單一紙質管理向融合管理，直到全文無紙化后成為單一電子化管理。

（2）管理模式操作方法。在明確工程資料歸檔內容的前提下，分清文件歸檔材質，是否包含紙質文件，紙質文件還應區分文件為原件、復印件；電子文件歸檔格式應區分為掃描件、數字化原稿、電子原件（指含有效數字簽章的電子文件）。大致區分為以下兩種情況：①原文件為紙質文件，無相對應的電子文件，通過掃描獲得圖像電子文件；②原文件為含數字簽章的電子文件，若無相對應紙質文件的需要標識，若有相對應的數字原稿一并收集。管線工程資料收集應遵循文件形成單位提供的原始格式，如為紙質文件應原件歸檔，電子文件應附加有法律效力的電子簽章，保證其憑證作用。

（3）資料融合組織層級。對應《城市綜合地下管線信息系統技術規范》（CJJ/T 269-2017）中對管線分類與編碼、數據庫建立、數據匯交與更新等統一技術要求，簡化管線資料整理及其著錄數據，滿足數據的通用性。將每個管線項目的工程電子文件整理分項目級、案卷級、文件級三個層級結構，并著錄三個層級。第一級目錄為著錄表目錄和單體表目錄，第二級為案卷目錄，第三級為卷內目錄。三級目錄的文件格式宜采用通用的數據庫軟件格式，目錄文件固定放在存儲介質的根目錄下。

六、輔助歸檔軟件方案的設計

1.歸檔軟件方案的設計目標

管線工程竣工檔案輔助歸檔軟件目標是轉型手工編制項目資料的模式，通過軟件引導，實現文件分類及時上傳，規范、靈活組卷，目錄自動生成，最終建設單位可導出標準化的項目檔案信息，并與城建檔案部門及政府綜合驗收系統自動匹配、銜接，實現管線工程資料規范化、自動化組卷。建設單位可以依據立項或規劃許可文件，登記管線項目的基本屬性，包括項目名稱、建設單位、建設地址、建設規模、開工日期及管線單體信息等。建設單位可以新增、刪除、修改相關的管線項目信息，軟件支持多個項目的并行管理。在項目管理界面，建設單位可以查看或修改項目信息，依據不同項目中各類文件形成的時間節點分級分類上傳文件，不同項目完成所有文件上傳后，按設定的規則軟件自動組卷，可一鍵導出歸檔。

2.輔助歸檔軟件設計核心功能

（1）管線單位項目管理功能。根據管線工程建設單位需要同時管理多個管線工程的建設和歸檔工作要求，輔助歸檔軟件設計需要考慮不但支持管理多個管線工程的文件上傳及編制組卷，還要能夠協助建設單位對其負責建設管理的所有項目，包括在建、已完成項目的資料管理和查詢。

（2）資料上傳、組卷功能。輔助歸檔軟件設計核心功能為管線工程竣工資料整理模塊，建設單位按照文件形成的先后分批次上傳電子文件。考慮到使用的便捷性，歸檔軟件支持同時管理多個管線工程的文件上傳及編制組卷，可依據不同項目文件形成的時間節點及時上傳文件，可實現同一單位不同項目，選擇上傳不同分類、層次的文件，自動生成案卷目錄和卷內目錄，便于工程竣工階段一鍵導出歸檔。

（3）調整、導出歸檔查詢功能。軟件具有依據管線工程竣工檔案規范要求輔助組卷功能，建設單位可依據項目文件具體情況調整，系統提供目錄打印功能。完成組卷后，建設單位可將項目檔案信息整體導出提交至檔案管理部門驗收、接收。檔案管理部門突破傳統，不要求全套紙質檔案歸檔，采取多載體備份，確保紙質和電子融合歸檔的檔案長期可靠性。

七、結論

施工資料規范化、標準化是施工管理文件電子化的基礎，資料管理模式的變化基于現代技術的發展和應用。設計輔助歸檔軟件，突破管線資料單一載體的歸檔管理要求，并規范操作，減輕社會對檔案編制所需要的時間和人工成本。

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（作者單位：上海城市規劃展示館）

作者簡介：樓建春（1965—），女，漢族，浙江諸暨人，本科，副高級工程師，研究方向：城建檔案管理。