企業合同管理風險控制方法研究

郭天琦

（首都經濟貿易大學 北京 100070）

企業合同管理是企業運營中的重要環節，合同管理的不規范和風險控制不到位，可能導致合同糾紛、經濟損失等問題。本文旨在通過對合同管理中可能存在的風險進行分析和評估，結合合同管理的實際情況，提出相應的風險控制方法，包括建立完善的合同管理制度、加強合同審查和監督、合同風險評估和預警等。幫助企業降低合同管理風險，提高合同管理效率和質量，為企業合同管理提供參考。

一、企業合同管理的概念

企業合同管理是指企業對與合作伙伴、供應商、客戶等簽訂的合同進行有效管理和監控的過程。涉及合同的創建、審批、執行、歸檔等各個環節，旨在確保合同的合規性、有效性和可追溯性。企業合同管理的概念包括以下幾方面內容：第一，合同創建。企業合同管理從合同的創建開始，包括合同的起草、審核和審批等環節。通過規范的合同創建流程，確保合同的內容準確、合規，避免合同糾紛的發生。第二，合同執行。合同的執行是企業合同管理的核心環節，包括合同的履行、監控和控制等活動，以確保各方按照合同約定履行義務，并及時解決合同執行中的問題和風險。第三，合同歸檔。是將已執行的合同進行整理、存檔和管理，以備將來的查閱和審計，可以提高合同管理的可追溯性和透明度，減少合同管理的風險和成本。第四，合同監控。是指對合同執行情況進行實時監控和分析，以及對合同履行過程中的風險和問題進行預警和處理。通過合同監控，企業可及時發現和解決合同執行中的問題，保障合同的有效執行。總之，企業合同管理是一種對合同進行全生命周期管理的過程，通過規范合同的創建、執行和歸檔等環節，確保合同的合規性、有效性和可追溯性，降低合同管理的風險和成本，提高企業合同管理的效率和競爭力。

二、企業合同管理中的常見風險

（一）合同簽訂風險

合同簽訂風險是企業合同管理中的一個常見風險。合同條款不明確，可能導致雙方對合同條款的解釋產生分歧，進而引發合同糾紛。合同內容不完整或不準確，容易導致合同難以完全覆蓋雙方的權益和責任，從而增加了合同履行過程的不確定性。合同中的漏洞和不合理條款，使一方在合同履行過程中處于不利地位，增加了經濟損失的風險。對合同一方的資信調查不足，可能導致授信不準確，增加了信用風險及合同履行的不確定性。

（二）合同履行風險

除了供應商無法按時交付產品或提供服務、質量不符合合同要求、合同履行過程中出現延遲或中斷等問題外，合同履行風險還包括以下幾個方面：第一，供應商存在缺乏資金保障的問題，導致有時候不能按時履行合同追償義務。第二，供應商面臨技術匱乏問題，無法滿足合同要求或不能提供所需的技術支持。第三，供應商受到不可抗力因素，如自然災害、政策變化等影響，導致難以履行合同。第四，供應商存在管理不完善的問題，如內部組織不健全、人員流動頻繁等，使合同履行不穩定。第五，合同履行過程中存在信息不對稱的問題，造成合同的執行結果與預期不符。

（三）合同變更風險

第一，對雙方利益造成重大影響。當一方提出變更請求時，會要求對合同的主要條款進行修改，進而導致合同的原始目的和約定被改變，從而增加了合同履行的不確定性。此外，變更請求會涉及合同價格、交付時間、質量標準等關鍵層面的變動，繼而對雙方的利益產生重大影響。第二，變更協商困難。在合同執行過程中，雙方可能會因為對變更內容的理解不同、利益分配不均等原因而產生分歧，導致協商困難，甚至造成雙方不能就變更內容達成一致意見。這種情況下，合同變更會陷入僵局。第三，造成合同履行困難。變更后的合同使原有的履行計劃、資源配置等面臨調整，這樣會給合同的履行帶來困難。上述風險容易導致合同糾紛、合同履行困難或造成額外成本。因此，在合同執行過程中，雙方應當謹慎處理合同變更請求，確保變更內容合理、協商順利，并及時評估變更對合同履行的影響，采取相應的措施降低風險。

（四）合同監管風險

首先，合同監管不到位造成合同履行不規范。如果監管部門或人員對合同履行過程中的關鍵環節缺乏有效監管，合同當事人會利用監管的空白進行違規操作，從而導致合同履行不符合規定，損害其他合同方的利益。其次，合同履行過程中的監管漏洞也是一種風險。監管漏洞是由于監管部門工作不到位、監管制度不完善或監管人員不專業等原因造成的。這些漏洞被不法分子利用，進行違規操作，會使合同履行結果難以達到預期目標。最后，合同履行結果監管不到位風險。有些合同履行結果難以量化或監管。在這種情況下，監管部門無法有效監管合同履行結果，導致合同當事人會以不符合規定的方式進行操作，從而產生風險。上述風險使合同履行不規范、合同違規行為或合同履行結果無法得到控制。為了降低這些風險，需要加大監管力度、完善監管制度，提高監管人員的專業水平，以確保合同的規范履行和合同當事人的利益得到有效保護。

三、企業合同管理風險控制方法

（一）識別與評估合同風險

第一，分析合同條款。對合同中的各項條款，包括合同的履行義務、違約責任、爭議解決方式等內容進行仔細分析。通過評估合同條款的明確性、合理性和可執行性，識別潛在的風險因素。第二，評估合同類型。不同類型的合同會涉及不同的風險。例如，采購合同涉及供應商的信用風險和交付風險，勞動合同涉及員工的離職風險和勞動糾紛風險。對于不同類型的合同，需要針對性地評估其特定的風險因素。第三，考慮合同對象。合同對象可以是個人、企業或其他組織，在評估合同風險時，應考慮合同對象的信用狀況、經營狀況和聲譽等因素。對于風險較高的合同對象，需采取相應的風險控制措施。第四，分析合同履行過程，合同的履行過程中可能存在各種風險，如履行期限延誤、質量不達標等。通過對合同履行過程進行細致分析，能夠識別出存在的風險因素，并制定相應的風險應對策略。借鑒歷史數據和案例，分析歷史合同數據和相關案例，獲取寶貴的經驗教訓，識別出常見的合同風險和應對方法，提高對合同風險的識別和評估能力。

（二）合同審查、審批

在企業合同管理中，建立嚴格的合同審查和審批程序是必要的。首先，通過設立合同審查小組或委員會負責對合同進行審查，該小組或委員會應由具有相關專業知識和經驗的成員組成，以確保對合同條款的仔細審查。其次，制定合同審查的具體流程和標準，明確各個環節的責任和權限。例如，規定合同審查的時間限制，保證審查程序的高效進行。制定合同審查的標準，包括對合同主體的資質和信譽進行評估，對合同條款的合法性和合規性進行檢查，以及對合同履行義務的可行性進行評估。此外，采用合同審查的工具和技術，如合同管理軟件或文本審查系統，以提高審查的準確性與效率。最后，建立合同審批機制，提升合同的有效性。例如，明確合同審批的層級和程序，清楚各個層級的審批權限和責任。要求審批人員對合同進行全面審查，包括對合同條款的理解和評估，以及對合同風險的識別和評估。安排審批人員在審批過程中提供書面意見和建議，以確保審批決策的科學性和合理性。通過建立嚴格的合同審查和審批程序，可以有效降低合同風險，保障合同的合法性和有效性。

（三）監控合同履行情況

組建專門的團隊負責合同履行監控工作，團隊成員包括合同管理人員、法務人員、財務人員等，確保監控工作的專業性和全面性。根據合同的具體情況，制定合同履行監控計劃，明確監控的重點和監控頻次，確保監控工作的針對性和高效性。定期對合同履行情況進行檢查，包括合同的執行情況、履行進度、履行質量等方面的檢查，及時發現合同履行中存在的問題和風險。對合同履行進度進行跟蹤，保證合同按時履行，及時發現履行進度滯后的情況，并采取措施加以解決。對合同履行結果，包括履行質量、履行效果等方面的評估，及時發現合同履行中存在的問題和不足，并采取改進措施。按照合同履行中存在的風險，制定風險控制措施，包括風險預警機制、風險應對方案等，保證合同履行過程中的風險得到及時控制。定期編制合同履行監控報告，對合同履行情況、問題和風險進行總結和分析，為企業決策提供依據。

（四）合同風險分配

在企業合同管理中，合同風險分配是至關重要的一環。為了明確各方的權利和義務，并合理分配合同風險，可采取以下方法。第一，明確合同條款。在合同中明確規定各方的權益和責任，明確約定合同履行過程中可能出現的風險和相應的責任承擔方。第二，簽訂風險分擔協議。在合同簽訂之前，各方通過協商簽訂風險分擔協議，約定各方在合同履行過程中承擔的風險責任。例如，約定某一方在合同履行過程中承擔更多的風險責任，以換取其他方面的利益。第三，進行風險評估和分析。在合同簽訂之前，各方可以進行風險評估和分析，確定可能存在的風險和其對各方的影響程度，根據評估結果，合理分配合同風險。第四，建立風險管理機制。在合同履行過程中，建立有效的風險管理機制，及時發現和應對可能出現的風險。例如，建立風險預警機制，定期進行風險評估和監測，及時采取措施防止風險的發生和影響。第五，加強合同管理和監督。在合同履行過程中，加強對合同的管理和監督，保證各方按照合同約定履行各自的責任和義務。例如，建立合同履行的監督機制，定期進行合同履行情況的檢查和評估，及時發現和解決合同履行中的問題。綜上，明確合同條款、簽訂風險分擔協議、進行風險評估和分析、建立風險管理機制及加強合同管理和監督等方法能夠有效實現合同風險的分配，確保各方在合同履行過程中承擔相應的風險責任。

（五）合同變更管理

制定明確的合同變更審查流程，包括合同變更請求的提交、審批、評估和決策等環節，使每個合同變更請求都經過嚴格的審查和評估，以保證合同變更的合法性和合規性。制定合同變更評估標準，按照合同的性質、變更的內容和影響等因素，對合同變更進行評估，評估標準包括合同變更的必要性、合同變更對成本和時間的影響等。對合同變更后可能帶來的風險進行重新評估和控制，基于合同變更的內容和影響，重新評估合同變更后的風險，并采取措施進行控制和管理，以降低風險的發生概率和影響程度。建立合同變更檔案管理系統，對合同變更的相關文件和記錄進行歸檔和管理，確保合同變更的過程和結果能夠被追溯和審計，以便于后續的監督和管理。在合同變更過程中，加強與相關部門和人員的溝通和協調，及時將合同變更的信息傳達給相關人員，確保各方對合同變更的內容和影響有清晰認識，并能夠共同協作完成合同變更工作。建立合同變更的監督機制，對合同變更的執行情況進行監督和檢查，及時發現和解決合同變更執行中的問題和風險，確保合同變更按照規定的程序和要求進行。綜上，企業可通過建立合理的合同變更管理機制，確保合同變更的合法性和合規性，降低合同變更帶來的風險，進而提高合同管理的效率和質量。

（六）解決合同糾紛

企業應該建立一套完善的合同糾紛處理流程，明確糾紛的處理步驟和責任人，確保糾紛能夠及時得到解決。在合同簽訂之前，雙方應明確各自的責任和權利，以及合同履行的具體要求等，以減少合同糾紛的發生。當合同糾紛發生時，企業應及時尋求專業的法律支持，包括律師咨詢、法律援助等，以確保自身權益得到維護。企業在面對合同糾紛時，應首先通過協商的方式解決，雙方可以通過對話、談判等方式尋求共識，減少糾紛的擴大化。如果協商無法解決合同糾紛，企業需要選擇仲裁或訴訟的方式解決糾紛，仲裁是一種相對快速、低成本的解決方式，訴訟則是通過法院審理來解決糾紛。企業通過建立合同管理系統，對合同進行全面的管理和監控，包括合同的簽訂、履行、變更等，以減少合同糾紛的發生。企業在簽訂合同之前，應對合同涉及的風險，涉及合同條款的合理性、對方的信用狀況等進行評估和控制，以降低合同糾紛的風險。企業在與合作方簽訂合同之前，應通過建立良好的合作關系，增加互信和溝通，減少合同糾紛的發生。借助以上方法，建立有效的合同糾紛解決機制，及時處理合同糾紛，減少風險對企業的影響。

（七）合同管理培訓和提升意識

組織專業培訓師或專家，針對合同管理的基本知識、法律法規、合同風險等進行培訓。通過系統培訓，提高員工對合同管理的專業素養和風險意識。定期組織員工分享合同管理中的成功案例和經驗教訓，讓員工從實際案例中學習，加深對合同管理的理解和認識。同時，鼓勵員工互相交流，共同探討合同管理中的問題和解決方法。編制合同管理手冊，明確合同管理的流程和規范，包括合同的起草、審批、簽訂、履行和變更等各個環節的具體要求。通過手冊的制定和宣傳，提高員工對合同管理的標準化和規范化的認識。組建專門的合同管理團隊，由具有豐富經驗和專業知識的員工組成，負責合同管理的指導、培訓和監督。該團隊可以提供專業的咨詢和支持，幫助員工解決合同管理中的問題和難題。建立合同管理的內部溝通渠道，促進各部門之間的協作和配合，通過召開合同管理會議、組織跨部門的合同管理項目，加強各部門之間的合作，提高合同管理的效率和質量。將合同管理的績效考核納入員工績效考核體系，設立合同管理相關的指標和評價標準，通過績效考核的激勵和約束，推動員工積極參與合同管理，提高合同管理的質量和效果。建立合同管理的獎罰制度，對合同管理工作出色的員工進行表彰和獎勵，對違反合同管理規定的行為進行處罰，通過獎罰制度的建立，激發員工對合同管理的積極性和責任感。

四、結語

總之，企業合同管理中的風險控制是非常重要的，能夠幫助企業避免合同糾紛和損失。通過合理的合同管理和風險控制措施，可以提高企業合同執行的效率和準確性，保護自身利益。