大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理探析

［摘 要］隨著大數據技術的快速發展和應用，其在各個領域產生了巨大影響，行政事業單位也不例外。檔案管理作為行政事業單位的重要管理工作，需要適應大數據背景下的變化和需求，借助大數據技術進行管理創新。基于此，文章從不同角度針對大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理進行分析，提出行政事業單位信息化檔案管理對策，希望能夠為相關部門和從業人員提供有益的參考。

［關鍵詞］大數據；行政事業單位；檔案管理；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.02.066

［中圖分類號］D630；G270.7［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）02-0206-03

0? ? ?引 言

檔案是行政事業單位的核心資源和文化遺產。在大數據背景下，提升檔案管理信息化水平對于保障行政辦公效率，提升數據安全性，推動行政事業單位信息化轉型具有重要意義。基于此，行政事業單位要制定有效的信息化檔案管理對策，提高檔案管理人員的專業素養，建設高水準的管理隊伍。行政事業單位信息化檔案管理對策的制定需要緊跟技術發展潮流，深入了解行業需求，只有這樣，才能滿足現代化檔案管理工作需求，最終達到提高檔案管理效率和質量的目的。

1? ? ?大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理的重要性

1.1? ?提高管理效率

信息化檔案管理可以大幅提高行政事業單位的工作效率。傳統的手工檔案管理方式往往需要耗費大量的時間和精力，而信息化檔案管理可以實現檔案信息的快速錄入、存儲、檢索和共享，極大地提高管理效率。此外，傳統的手工檔案管理方式需要花費大量的時間和精力在檔案的檢索和共享上。而信息化檔案管理可以通過關鍵字搜索和電子共享，快速找到需要的檔案，并且可以方便與其他人共享和傳遞檔案信息。另外，信息化檔案管理通過數字化和自動化的方式，極大地減少了人工失誤，避免手工檔案管理過程中出現不必要的疏漏，并且可以快速進行檔案管理操作，提高管理速度和準確性。

1.2? ?提高檔案信息質量

傳統的紙質檔案管理模式存在檔案易受損、易遺失、難以更新等問題，檔案信息的準確性和完整性易受到影響。而信息化檔案管理利用數字化的方式進行檔案記錄和管理，可以對檔案數據進行質量控制、清洗和校驗［1］。在大數據背景下，信息化檔案管理利用大數據技術對檔案數據進行清洗，排除異常、重復和冗余數據，保證檔案數據準確性和可靠性。完整的檔案數據可以支持行政事業單位預測未來趨勢，為決策制定提供準確的參考和支持。同時，信息化檔案管理還可以記錄檔案的操作日志和審計軌跡，強化數據的可追溯性，增強數據的可信度和可用性。

1.3? ?提高檔案資源利用率

傳統的紙質檔案管理方式往往需要花費大量的時間和精力查找、整理檔案，效率低下。而信息化檔案管理可以通過關鍵詞搜索、分類標簽等方式迅速定位和提取所需的檔案信息，節省時間和人力成本，提高檔案資源的利用效率。此外，信息化檔案管理還可以實現檔案共享，不同部門和人員可以在系統中共享檔案信息，并協同處理相關事務。這樣可以避免信息“孤島”和重復工作的問題，提高檔案資源整體利用率。另外，借助大數據分析技術，檔案管理信息系統可以對檔案數據進行深入挖掘和分析，發現隱藏在數據中的潛在價值。這樣可以幫助行政事業單位更好地利用檔案資源，獲取有用的信息，提高決策的準確性和科學性［2］。

2? ? ?大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理的困境

當前，在大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理的困境主要有信息化水平低、管理機制不完善、人員素養有待提高以及網絡安全風險等，具體內容如下。

2.1? ?檔案管理信息化水平低

首先，領導層對于檔案管理信息化建設的重視程度不夠。領導層在行政事業單位中起著重要的決策和推動作用。如果領導層對于檔案管理信息化建設沒有足夠的認識和重視，就會導致投入不足，影響信息化檔案管理的發展。其次，信息化檔案管理設施及技術缺乏。多數行政事業單位沒有完善的信息化檔案管理設施和技術，如缺乏高效的檔案管理系統、網絡基礎設施不完善、數據存儲和安全機制不健全等。這些設施和技術支持的缺乏，會降低檔案管理信息化水平，信息化檔案管理變得困難和低效。

2.2? ?信息化檔案管理機制不完善

根據行政事業單位發展情況來看，因為受到傳統思維的束縛，再加上缺乏相關的規章制度和流程，其檔案信息的采集、整理、存儲和共享過程較為混亂。這會影響信息化檔案管理的效率和質量，無法充分發揮檔案資源應有的價值。此外，單位還面臨著組織架構和運行機制不適應信息化檔案管理需求的問題。許多單位的組織架構和運行機制仍然停留在傳統的紙質檔案管理模式下，未能及時調整以適應數字化時代的檔案管理要求。這使得信息化檔案管理的推進遇到了一定的阻力，影響了其高效和規范化開展［3］。

2.3? ?檔案管理人員素養有待提高

首先，在我國信息技術水平不斷提高的背景下，行政事業單位檔案管理人員因為受到傳統管理理念的束縛，存在檔案管理理念較為落后，不能合理運用信息化管理工具等問題。其次，隨著信息技術的發展，新的信息化檔案管理工具和系統不斷涌現，但行政事業單位對于檔案管理人員缺乏相關領域的培訓，導致其信息化素養提升較慢。

2.4? ?信息化檔案管理存在數據安全風險

大數據時代，行政事業單位面臨著更加復雜和多樣的安全風險，如數據泄露、數據丟失、黑客攻擊等。這些風險對信息化檔案管理的機密性和可靠性提出了更高的要求，但也增加了管理挑戰。例如，行政事業單位的檔案管理系統可能成為黑客攻擊的目標，如分布式拒絕服務攻擊（Distribution Denial of Service，DDOS）、網絡釣魚等。這些攻擊可能導致檔案管理系統癱瘓、信息被竊取或被不法分子利用等后果。

3? ? ?大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理對策

3.1? ?提高信息化檔案管理重視程度，強化信息化檔案管理建設

首先，行政事業單位的領導層應該充分認識到信息化檔案管理對提升內部工作效率、數據利用和決策支持的重要性，制定相關政策和計劃，并將其納入組織發展的戰略中。在此過程中，領導層要安排專門人員負責信息化檔案管理工作，推動檔案管理信息化建設。

其次，要做好信息化檔案管理建設工作，從信息化檔案管理硬件設施與軟件設施入手。常見的信息化檔案管理軟件設施如下。①檔案管理系統，專門用于管理和操作檔案的軟件系統，包括數字化存儲、檢索、共享和保護檔案數據的功能。②數據庫管理系統，用于存儲和管理大量檔案數據的軟件，具有數據的高效存儲、查詢和分析功能。③文檔管理系統，用于管理電子文檔的軟件，包括文件的創建、存儲、歸檔和檢索等功能。④大數據處理和分析工具，如Hadoop、Spark等，用于處理和分析大規模的檔案數據，挖掘其中的價值和信息［4］。此外，信息化檔案管理工作還離不開硬件設施的支持，常見的硬件設施包括以下幾種。①服務器和存儲設備，用于存儲大量的檔案數據和提供數據服務，包括服務器、存儲陣列等。②網絡設備，用于實現檔案數據的共享和訪問，包括交換機、路由器等設備。③掃描儀和數字化設備，用于將紙質檔案轉化為數字化檔案的硬件設備，包括掃描儀、拍攝設備等。④存儲介質，用于檔案數據備份和歸檔的硬件設備，如硬盤、磁帶等。

行政事業單位需要根據自身情況選擇合適的信息化檔案管理硬件與軟件設施，盡可能保障軟硬件設施能夠滿足自身信息化檔案管理需求。一旦在后期應用過程中發現檔案管理系統或硬件設備存在漏洞或風險，要及時解決，保障檔案管理工作順利開展。

3.2? ?制定完善的檔案管理制度，規范信息化檔案管理流程

首先，制定明確的檔案管理制度，這也是確保信息化檔案管理工作順利開展的關鍵措施。政策和規章制度應該包括檔案管理的工作流程、職責分工和數據標準等，為信息化檔案管理提供明確的指導。

其次，規范信息化檔案管理流程，包括檔案的采集、整理、存儲、共享和保護等環節。科學的流程可以確保信息化檔案管理高效開展，并使每個環節都能夠按照標準進行。①明確檔案采集的目的、范圍和方式。建立采集指南，包括采集的時間、地點、責任人等要素，確保采集的信息準確、完整。②建立檔案整理標準和規范，包括文件的分類、編號和目錄結構等，確保整理工作按照統一的標準進行，提高檔案的可檢索性。③確保檔案管理系統和存儲設備的安全性和可靠性。建立存儲策略和備份機制，以防止檔案數據丟失和損壞。同時，也要確保數據傳輸和存儲過程的安全性，采取措施防止數據泄露和未經授權的訪問。④建立檔案共享的規則和機制，明確共享的范圍、權限和方式。借助技術手段，建立安全的內部網絡和權限控制系統，確保檔案共享的安全性和可控性。⑤建立檔案保護政策和措施，確保檔案信息的安全性和完整性。

除了上述措施，行政事業單位還需要充分考慮單位信息化檔案管理特點，調整和優化單位的組織架構和運行機制，建立專門的信息化檔案管理部門或崗位，明確責任和權限，提高信息化檔案管理的專業性和效率。

3.3? ?提高檔案管理人員專業素養，建設高水準管理隊伍

在大數據背景下，為了提高信息化檔案管理人員的專業素養，建設高水準的管理隊伍，行政事業單位可以采取以下對策。

首先，組織培訓和教育活動，包括信息化檔案管理知識、技術和工作方法的培訓。引入專家、學者或外部培訓機構，提供系統化的培訓方案，幫助檔案管理人員掌握最新的信息化檔案管理理論和實踐技能。在此過程中可以與獎勵機制相結合，鼓勵檔案管理人員不斷提升自身的專業素養。通過表彰先進個人或團隊，以及給予物質或榮譽獎勵，激發他們的積極性和創造性，促進其提高專業素養［5］。

其次，建立學習交流平臺，打造內部和外部的信息共享、經驗交流機制。通過定期組織會議、研討會、論壇等形式，讓檔案管理人員互相學習、交流并分享最佳實踐案例，推動其共同提高專業素養。在此過程中，行政事業單位需要根據不同的檔案管理崗位需求，編制針對性培訓計劃，給予檔案管理人員所需的培訓。通過針對性培訓，提高他們在信息化檔案管理領域的專業素養和綜合能力。

最后，通過定期的管理評估、溝通反饋等方式，了解檔案管理人員的需求和困難，并根據實際情況提供適當的解決方案和支持。將檔案管理人員個人發展與檔案管理工作長期發展相結合，促使管理人員能夠在自己的工作崗位上發光發熱。

3.4? ?建立完善的數據安全制度，加強網絡安全防護

首先，制定并嚴格落實數據安全政策和制度，明確數據分類、存儲、傳輸和訪問權限等方面的規定。這些政策和制度必須適應大數據環境下的數據安全需求，減少數據泄露的風險。對于敏感數據，采用合適的加密技術。同時，對于需要共享的數據，在共享前進行數據脫敏，以保護個人隱私和敏感信息。

其次，定期進行系統安全漏洞評估和風險分析，及時發現和修復潛在的安全漏洞。這些可以由內部的安全管理團隊或專業的安全管理機構處理，以確保系統和數據的安全性。采取網絡防火墻、入侵檢測、數據包過濾等技術手段，加強外部黑客攻擊和惡意軟件的防范。同時，加強內部網絡的安全管理，限制員工的網絡訪問權限，防止內部人員濫用檔案數據。

最后，建立實時的事件監控系統，對數據進行實時監測和分析，及時發現異常行為和安全事件。同時，建立完善的應急響應機制，以快速應對和處理潛在的安全威脅。加強員工的安全意識培訓，使其了解數據安全的重要性，掌握正確使用和管理數據的方法。

通過以上對策，行政事業單位可以有效降低大數據時代數據安全風險，保障信息化檔案管理的機密性和可靠性。同時，加強信息技術手段的綜合應用，可以更好地應對不斷變化的安全挑戰。

4? ? ?結束語

大數據背景下，行政事業單位信息化檔案管理的重要性日益凸顯。信息化檔案管理可以提高檔案管理效率、保障數據安全、促進信息共享，對于行政事業單位的規范運作也具有重要作用。行政事業單位在開展信息化檔案管理過程中，需要充分利用信息化技術手段，實現現代化和規范化檔案管理。此外，行政事業單位還要強化信息化檔案管理建設，制定完善的檔案管理制度，提高檔案管理人員專業素養，建立完善的數據安全制度，這樣才能更好地應對大數據時代的挑戰，推動信息化檔案管理工作順利開展。

主要參考文獻

［1］馬秀萍.大數據背景下行政事業單位會計信息化建設探究［J］.活力，2023（8）：42-44.

［2］王宇.“互聯網+”背景下，行政事業單位檔案管理信息化建設路徑思考［J］.蘭臺內外，2023（20）：13-15.

［3］謝馨慧.加強干部人事檔案信息化管理 全面促進人事管理創新性研究［J］.陜西檔案，2022（2）：35-36.

［4］黃瑜.信息時代行政事業單位檔案科學化管理研究［J］.黑龍江檔案，2022（5）：189-191.

［5］馬巖.行政事業單位檔案信息化建設與資源共享研究［J］.產業創新研究，2020（20）：92-93.

［收稿日期］2023-06-25

［作者簡介］王海燕（1970— ），女，吉林農安人，副研究館員，主要研究方向：檔案管理。