醫院庫房精細化管理

文/李燕 李惠 鄧艷武 袁凱弦

醫院是關系到人們日常生活和社會正常秩序的重要一環，醫院庫房承擔著其物質的配送與管理，為醫院正常運行保駕護航。如何在保證質量的前提條件下降本增效是庫房工作需要考慮的方面，庫房的精細化管理也是醫院發展的需要。

一、國內外研究現狀

從現代物流系統的角度來看，倉庫是從事包裝、分揀、檢查、分類、信息傳遞、流通加工等作業活動的物流節點設施。近年來通信技術、計算機技術的日益發展，倉儲管理信息化程度也不斷提高。倉儲已經成為流通的樞紐和物流服務中心。

（一）國內的研究。張健[1]（2018年）提到隨著時代的發展，物資管理的信息系統不能再停留于之前的內部業務系統，而應該是一個內外協同工作的平臺。要充分借助W eb開發和條形碼等計算機軟硬件技術，采用Java語言和Oracle等數據庫工具。高潔[2]（2018年）提到我國開始著眼于將醫院物資的精細化管理與信息化技術相結合，就是旨在減少醫療物資的浪費。王興玲、程維國、鄒晶[3]（2019年）認為需要詳細分析醫院在物資管理中的制約因素和存在問題，打造醫院物資智能信息化體系，制定相應配套管理制度。胡琬雪[4]（2019年）提到醫院庫房的精細化管理不能忽視物資的質量情況，必須在物資供應上嚴把入口關。同時杜絕無效采購，降低采購價格，堅持公開透明的招標比價采購。劉性君、王景勝和高會廣（2021）[5]觀察到醫院物資精細化管理中要通過逐步完善醫院庫房系統和二級庫房系統的信息對接，將成本控制落實到每個實驗室、每個專業組，甚至每臺儀器、每個檢測項目。易成賢[6]（2021）認為在倉儲管理綜合平臺共享服務模塊中，應包括庫存數據綜合管理功能、數據交換功能、交易文件共享、互聯網在線服務等功能。數字化倉儲包括大數據算法、云計算技術、數據挖掘算法、數據建模函數等數字化技術。庫存統一處理模塊將基于數據驅動思想，以此實現管理行為與過程的全自動化。馬瑞良[7]（2022）認為在實際中需要設計與現有業務相適合的數據采集端口，利用設計端口實現倉庫數據的導入和導出。當前庫房管理可以利用物聯網技術，物體通過信息傳播媒介與網絡平臺進行信息交換和通信，以實現對物體的智能化識別、定位、跟蹤、監管等功能。通過對進出場材料二維碼的識別，將庫房整個物資情況實時反映在數據平臺上。醫院庫房精細化理論方面的深入研究還不是很多，需要進一步的跟進和完善。（二）國外的研究。在國外對庫房的管理和認識也在不斷跟進。奧地利維也納理工大學學者SchieferJ，TjoaAM[8]認為對倉庫系統進行全面的數據需求分析通常是實現決策支持系統的起點。Rim ieneK[9]認為倉庫通常涉及大量投資和運營成本，在設計倉庫之前，必須仔細研究由勞動力、機器和信息系統提供服務的流程。該流程包括接收、儲存、揀選和裝運，以及倉庫布局和流程策略的選擇問題。波蘭華沙理工大學K odaw skiM，JacynaM，Lew czukK[10]等人也認為倉庫流程設計在倉庫設施中至關重要，要把改進物流設施作為提高工作靈活性的一個關鍵方面。特定倉庫策略的選擇通常取決于倉庫的基本任務、訂單的結構和規模、處理的物流單元、特定子流程中的物料處理成本（財務和時間成本）、存儲空間和人力資源的可用性等。土耳其薩卡里亞大學教授YenerF，YazganHR.[11]（2019年）提倡使用訂單批量策略和利用數學模型將每日訂單劃分為訂單批次，將最大化訂單之間的關系，同時節省時間和距離。Ham dyW，Al-Aw am ryA，M ostafaN.（2022）[12]提到工業4.0在供應鏈管理中起著至關重要的作用，工業4.0的主要支柱之一是物聯網。在整個供應鏈中尤其是庫房管理中，可以使用許多信息共享技術，比如RFID、條形碼、智能手機、無線傳感器網絡、云計算、社交網絡、互聯網和ZigBee、射頻識別（RFID）信息技術。物聯網是互聯網的新革命，它可以給產品一個唯一的ID，便于產品的追蹤溯源，并提高倉儲中揀選和包裝的準確性和效率。信息化的時代，國外倉儲管理中有關數據庫技術的研究，對我們也有一定的啟發。醫院的倉儲管理也必然要借助相應的信息化手段來實現物資的精細化管理。

二、醫院庫房管理的重要性

“兵馬未動，糧草先行”，醫院庫房作為一個單位的重要物資保障部門，是各個科室正常工作的重要支撐。庫房的精細化管理首先要以庫區的安全存放為前提，包括庫區的消防安全、存放安全，防潮防盜等，同時庫房的地理位置不能建在地勢低洼的地段。只有在安全的基本前提下才能談下一步的科學化、信息化、精細化管理。

三、庫房運行中存在的問題

1.發貨欠順序性。庫房發貨之前會有出庫單，出庫單在系統里面是按照科室申報的順序顯示的，如果打印的時候沒有人為選擇同一科室的出庫單歸類打印，那么發貨的單據就會缺乏順序性。另外一方面，同一天科室申報了一些物資以后，仍然會在系統繼續申領。時間上沒有一個界限點，使得發貨的實際工作沒有效率。2.對存貨的關注不夠。庫房對存貨的關注一般在月末，每周每天的關注度不夠。由于關注度不夠，會出現供應商供貨不及時的情況。從庫房跟供應商下訂單，到供應商配貨出貨有一定的時間，等到庫存已經很少的情況下再聯系，就會有斷貨的風險。3.與采購等部門缺乏溝通。供應商和庫房接觸較多，供應商的情況和變化，庫房了解得較詳細。但是，庫房工作人員往往只注意到了庫房物資的供應，對于某些供應商的信息變化，沒有及時反饋給采購部門。另外庫管工作人員和使用部門工作人員的溝通也不夠，在日常的工作中存在產品名稱說法不一致的情況。4.對信息的分析不夠。庫房對信息的處理在統計方面較多，但是對數據的整理、歸類、分析較少。沒有對不同時期的數據進行對比，也沒有對不同部門的數據進行合理性分析。醫院庫房工作人員對科室二級庫房的數據和具體情況了解甚少。5.信息系統有待完善。存在某些產品日常名稱和注冊名稱不一致的情況，而電腦系統的錄入是按注冊商標為準的。信息系統在閉環管理上需要加強，系統也存在重復記錄的內容，這些重復錄入的程序可以簡化。同時，系統有的模塊操作者又沒有修改權限，在緊急情況下處理有難度。怎么保證信息數據的真實性和時效性，并與系統的設計聯系起來，是值得思考的一個問題。6.應急物資供應不規范。醫院會面臨不確定的外部環境，在緊急情況下會啟動應急機制。但是對于應急物資的供應，相關貨物安排和領取流程不規范，未使用物資的退貨與清理過程也造成了部分物資的浪費。

四、精細化管理的改進

庫房的精細化管理依賴于日常的工作。庫區需要合理分區，物品貼示醒目的標簽，規范工作流程，優化工作環節，提高工作效率。1.順序性。在電腦打印出庫單的時候，要把同一個部門的單據一次打印完，提高工作的效率并避免漏發的發生。對照出貨單配貨的時候，再一次進行核對，把同一個部門的出庫單據放在一起。所謂磨刀不誤砍柴工，前序的工作做好了，后面的工作進展才會更順暢。2.動態關注存貨的情況。每天都要關注庫存的變化，合理審視當期的產品使用數量以及庫存較少的物品種類。及時在系統錄入申請計劃，等領導審批以后，及時發送采購計劃訂單。并通過電話等與供應商再次確認，避免臨床科室常規物品使用的斷貨情況。在平時也要加強對供應商的管理。3.和采購等部門緊密配合。庫房雖然不涉及采購的環節，但是庫房和采購部門是兩個相關性較高的部門，只有相互協調相互溝通才能使得工作的進展更加完美。比如某個供應商因為價格或者其他原因停止供應某種產品，庫房工作人員要和采購部門主動聯系。采購部門才能及時尋找市面上的同類產品進行補充。另外，如果供應商方的聯系人發生變化，或者產品注冊證信息變化等，庫房工作人員也應及時通知采供部門。計算機系統貨物的名稱必須和實物名稱保持一致，以免影響出庫和發貨。4.數據的有效分析。庫房每個月除了盤存，還要對產品使用數量進行分析。對科室使用的數量進行分析，和往年同期進行對比，發現異常的數據情況及時跟蹤杜絕浪費。我們不僅把貨物發出去，我們還要了解東西發到哪里去了，每個月的使用數量的變動情況分析，適時采取相應的管理措施。5.信息化的完善。要做好庫房的日常工作，對于產品的名稱、規格、型號等信息系統的統計口徑必須保持一致。這里的一致是指庫房對產品的名稱、計量單位等與信息科、財務科、收費科、使用科室保持一致，這樣才有利于信息的共享和提取。另外在系統的使用上除了有數據的閉環管理，在錄入的環節上應該有刪除的功能，可以及時發現和更正錯誤。可以適當引進數據工程師，構建強有力的庫房團隊。6.提升應急能力。“凡事預則立，不預則廢”。提前準備一定數量的應急物資，提前規定應急狀態下的工作職責及分工，提前打印應急物資領用表等。只要應急狀態出現接到命令，就可以迅速啟動應急供應機制。這樣就比等到應急狀態發生才去開展工作效果會好很多。醫院倉庫的運行中或多或少存在一些問題，是有改進的空間的。無論是對整個庫房進銷存的把控，還是對數據的提取和分析，以及對庫房運行的監控，都是實現庫房精細化管理值得思考的方面。

引用出處

[1]張健.面向供應鏈的企業物資協同管理平臺研究與應用[D].西安科技大學，2018.

[2]高潔.信息化環境下的醫院物資精細化管理研究[J].中國管理信息化，2018，21（18）：58-59.

[3]王興玲，程維國，鄒晶.醫院精細化物資管理體系構建與應用研究[J].衛生經濟研究，2019，36(03):59-62.

[4]胡琬雪.實施物資精細化管理的對策研究[J].經濟研究導刊，2019(14):188.

[5]劉性君，王景勝，高會廣.基于二級庫房系統對檢驗試劑和耗材的精細化管理[J].醫療裝備，2021，34(01):71-72.

[6]易成賢.物流企業倉儲管理的數字化轉型研究[J].中國儲運，2021(04):134-135.DOI:10.16301/j.cnki.cn12-1204/f.2021.04.054.

[7]馬瑞良.物流企業倉儲管理的數字化轉型分析[J].中國儲運，2022(03):128-130.DOI:10.16301/j.cnki.cn12-1204/f.2022.03.065.