建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制研究

俞慧麗

摘要： 隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展， 人們對住房環(huán)境的需求不斷提高， 建筑工程施工企業(yè)也如同雨后春筍般發(fā)展起來， 呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的繁榮景象， 但也加劇了企業(yè)間的競爭。在建筑工程施工企業(yè)中， 材料采購是重要工作， 加強材料采購內(nèi)部控制， 可有效控制項目的采購成本， 提高建筑工程質(zhì)量， 并降低采購風險。因此， 本文就建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制展開討論， 希望給材料采購人員提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞： 建筑施工； 企業(yè)； 材料采購； 內(nèi)部控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20240536

當前， 內(nèi)部控制是企業(yè)管理內(nèi)部經(jīng)濟活動的重要手段， 其主要目的是維持正常的運營活動。建筑行業(yè)是我國的支柱產(chǎn)業(yè)之一， 要想實現(xiàn)更好的發(fā)展， 必須加強材料采購內(nèi)部控制。但是， 建筑施工企業(yè)材料內(nèi)部控制現(xiàn)狀并不理想， 存在內(nèi)部管理制度不完善、 缺乏有效的風險評估機制等問題， 制約了企業(yè)的發(fā)展。所以， 加強建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制十分必要。

一、 建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制概述

材料采購內(nèi)部控制是指建筑施工企業(yè)根據(jù)實際的施工需求以及日常運營特點， 確定具體的采購流程， 并采取有針對性的措施和方法對采購全過程進行監(jiān)督控制。企業(yè)材料采購內(nèi)部控制涉及方方面面， 如采購申請書、 物業(yè)協(xié)議、 付款憑證等。

采購周期、 生產(chǎn)周期以及銷售周期之間相互聯(lián)系、 相互制約， 對企業(yè)的運行有重要影響。對于生產(chǎn)企業(yè)來說， 要想在激烈的市場競爭中占有一定的份額， 產(chǎn)生豐厚的利潤， 就要壓低原材料的價格。而作為流通企業(yè)， 要想獲得更高的經(jīng)濟回報， 就要購買適銷對路的產(chǎn)品。建筑施工企業(yè)對材料的要求很高， 不僅要求達到國家的質(zhì)量標準， 還要控制成本。因此， 企業(yè)要加強內(nèi)部控制工作， 盡可能保障施工材料的質(zhì)量安全， 同時降低生產(chǎn)經(jīng)營成本。

二、 建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制的重要性

（一）有效控制項目的采購成本

加強材料采購內(nèi)部控制是建筑企業(yè)發(fā)展的基石。施工中需要使用大量的建筑材料， 這對于企業(yè)是一項不小的成本。企業(yè)開始意識到內(nèi)部控制的重要性， 通過對材料采購過程進行控制， 減少在材料采購方面不合理的支出。

（二）提高建筑工程質(zhì)量

建筑工程質(zhì)量是社會最關(guān)心的問題， 它直接關(guān)系到人們的健康安全。而施工企業(yè)加強材料采購內(nèi)部控制， 則能夠避免很多風險因素， 比如： 可以避免部分采購人員和材料生產(chǎn)企業(yè)之間存在謀取私利、 損害企業(yè)利益的行為， 保障材料的安全， 從而提高建筑工程質(zhì)量。

（三）降低采購風險

企業(yè)在材料采購中存在很多潛在的風險， 如： 編制預(yù)算計劃風險、 選擇和管理供應(yīng)商風險、 合同的形成和管理中的風險等， 如果風險得不到有效的預(yù)防和控制， 將會阻礙企業(yè)的發(fā)展。而加強材料采購內(nèi)部控制， 能夠避免材料采購工作中的眾多安全隱患， 有效化解風險， 促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、 建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）材料采購內(nèi)部管理制度不完善

完善的內(nèi)部管理制度能夠保障材料采購工作的有序進行， 但調(diào)查顯示， 目前我國部分建筑施工企業(yè)內(nèi)部管理制度并不完善， 增加了企業(yè)的安全隱患。比如： 部分企業(yè)認為材料采購主要由采購部門負責， 造成其他部門參與不及時或不到位， 導致材料采購與其他工作環(huán)節(jié)脫節(jié)。此外， 如果材料采購內(nèi)部管理制度不完善， 采購人員也會缺乏工作依據(jù)， 使得實際工作中的采購細節(jié)難以落實。

（二）材料采購內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

一方面， 企業(yè)管理層對材料采購內(nèi)部控制工作缺乏重視。企業(yè)要想發(fā)揮內(nèi)部控制的重要作用， 管理層就要以身作則， 親身示范， 提高對內(nèi)部控制的重視程度， 但部分企業(yè)管理層忽視了材料采購中的風險， 使材料采購內(nèi)部控制工作并不理想； 另一方面， 人力管理工作不完善。企業(yè)在進行崗位人員招聘的過程中存在任人唯親的現(xiàn)象， 對采購人員的篩選不嚴格， 采購人員的專業(yè)素質(zhì)和能力普遍較低。

（三）缺乏有效的風險評估機制

如果企業(yè)缺乏對風險的評估， 將會給發(fā)展造成巨大的阻礙。相關(guān)的調(diào)查顯示， 我國部分建筑施工企業(yè)缺乏有效的風險評估機制， 主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 首先， 風險評估體系尚未建立。企業(yè)的風險評估與管理都是由管理層依靠工作經(jīng)驗和主觀觀念判斷， 這種人為的判斷方式很容易增加采購風險。其次， 風險應(yīng)對措施不完善。采購風險具有突發(fā)性， 需要企業(yè)加強風險應(yīng)對， 但部分企業(yè)在風險應(yīng)對措施方面不完善， 增加了風險的發(fā)生率。最后， 企業(yè)完善風險預(yù)警機制。企業(yè)在材料采購過程中必須要有前瞻意識， 提前建立風險預(yù)警機制， 但目前這一機制尚未完善， 需要引起建筑施工企業(yè)的關(guān)注。

（四）材料采購合同不規(guī)范

在確定采購材料前， 企業(yè)要與供應(yīng)商簽訂材料采購合同， 材料采購合同是規(guī)范材料的重要保障， 也是維護雙方權(quán)益的基礎(chǔ)， 但部分企業(yè)的材料采購合同不規(guī)范， 比如： 對于小型的材料未簽訂材料采購合同， 直接采用口頭約定的形式， 這在無形中增加了風險。又如： 部分材料采購合同內(nèi)容存在模糊性， 表述不清楚， 尤其是在雙方的責任和義務(wù)履行內(nèi)容上表述不完善， 很容易使企業(yè)與供應(yīng)商之間產(chǎn)生矛盾。

（五）采購信息與溝通渠道不暢

企業(yè)需要了解施工工作對不同材料的需求， 這就要求相關(guān)人員要及時上報材料的使用情況等信息， 但由于當前上報機制不完善， 工作人員不能及時上報， 導致采購部門無法獲取更加真實的數(shù)據(jù)信息， 增加了采購風險， 造成材料浪費的現(xiàn)象。此外， 外部信息溝通渠道單一。采購部門只有在材料不充足的情況下才會主動與供應(yīng)商聯(lián)系， 供應(yīng)商為維護自身利益， 出現(xiàn)故意隱瞞材料質(zhì)量等問題。

四、 優(yōu)化建筑施工企業(yè)材料采購內(nèi)部控制的措施

（一）加強建材采購信息的內(nèi)外部傳遞

加強建材采購信息的內(nèi)部與外部傳遞， 促使企業(yè)朝著可持續(xù)的方向發(fā)展。為此， 要做好以下幾項工作： 首先， 完善內(nèi)部上報機制， 規(guī)范采購部門及各個部門信息的上報流程， 要求各部門配合采購部門， 及時上報采購信息， 以促進信息的傳遞。其次， 拓展采購信息的傳遞渠道。除了采用電話溝通外， 還可以采用電子郵件及傳真的方式， 盡可能豐富采購信息渠道， 避免單一的信息傳遞方式給企業(yè)帶來風險。最后， 企業(yè)各個部門要加強合作， 配合采購部門工作， 積極與采購部門溝通， 實現(xiàn)對材料采購的內(nèi)部控制。

（二）建立健全采購監(jiān)督機制

隨著建筑行業(yè)的發(fā)展， 市場競爭十分激烈， 企業(yè)要想占據(jù)一席之地， 必須建立健全采購監(jiān)督機制， 確保材料采購內(nèi)部控制能夠有序開展。首先， 建立一支專業(yè)化的監(jiān)督團隊， 專門負責材料采購內(nèi)部控制的監(jiān)督工作， 同時， 為保障監(jiān)督團隊充分發(fā)揮作用， 企業(yè)賦予監(jiān)督團隊一定的權(quán)力， 使其能夠在材料采購內(nèi)部控制、 監(jiān)督中不受其他部門的制約。其次， 進一步優(yōu)化采購監(jiān)督機制。部分企業(yè)已經(jīng)建立了采購監(jiān)督機制， 但隨著社會的發(fā)展， 原有的采購監(jiān)督機制存在一定弊端， 已經(jīng)不適應(yīng)當前的需求。為此， 相關(guān)人員要進一步優(yōu)化采購監(jiān)督機制， 進一步發(fā)揮采購監(jiān)督機制的監(jiān)督作用。最后， 企業(yè)要完善采購監(jiān)督問責制度。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題落實整改不到位、 不徹底的， 涉嫌嚴重違規(guī)違紀甚至違法的問題， 要上報上級紀委， 并按照違規(guī)生產(chǎn)經(jīng)營責任制辦法及處分條例進行嚴肅的追責問責。

（三）加強材料的進場驗收管理

材料質(zhì)量會影響建筑工程的施工質(zhì)量， 加強材料的進場驗收管理十分重要。首先， 加強對進場材料的審核， 要求供應(yīng)商必須提供材料的相關(guān)資料和證明， 加強對材料的采購管理， 從源頭上控制建筑材料質(zhì)量。其次， 規(guī)范現(xiàn)場取樣送檢標準， 及時送檢采購材料， 確保用于建筑工程施工的材料達到質(zhì)量標準要求。如： 水泥物理性能試驗中取樣頻率為同一水泥廠、 同期出廠、 同一出廠編號及同強度水泥（散裝≤500噸/批、 袋裝≤200噸/批）。混凝土配合比試驗中的取樣方法為隨機抽取砂漿配合比所需材料， 數(shù)量按不同試驗室要求確定。最后， 在材料采購合同中要明確合同雙方的責任和義務(wù)， 一旦發(fā)現(xiàn)材料出現(xiàn)質(zhì)量問題， 要立即停止與供應(yīng)商的合作。材料進場驗收管理是影響企業(yè)材料采購的重要環(huán)節(jié)， 企業(yè)必須加強對材料進場驗收管理的重視程度， 避免建筑材料不達標。

（四）加強對內(nèi)部控制環(huán)境的完善

首先， 企業(yè)要轉(zhuǎn)變管理層的思想觀念， 促使其加強對材料采購內(nèi)部控制的重視程度， 加強對材料采購內(nèi)部控制工作管理， 從而營造重視材料采購內(nèi)部控制的環(huán)境和氛圍。其次， 要建立健全績效考核機制， 明確績效考核指標， 優(yōu)化績效考核內(nèi)容， 對材料采購人員進行績效考核， 對表現(xiàn)優(yōu)異的采購人員給予一定的物質(zhì)和精神獎勵， 對表現(xiàn)不良的采購人員給予懲罰， 這樣對材料采購內(nèi)部控制工作起到一定的制約作用， 促進企業(yè)的健康發(fā)展。最后， 加強對材料采購內(nèi)部控制的宣傳工作， 運用現(xiàn)代化信息技術(shù)和傳播渠道， 宣傳材料采購內(nèi)部控制的重要性， 在潛移默化中轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?nèi)部控制的觀念， 提高對工作的重視程度， 更好地落實采購內(nèi)部控制工作， 進一步提升材料采購的水平。

（五）提高采購人員的能力與素質(zhì)

采購人員的專業(yè)素質(zhì)和能力是影響企業(yè)的關(guān)鍵， 為此， 要加強培訓力度。

首先， 定期組織專題講座， 圍繞“材料采購內(nèi)部控制”展開， 要求企業(yè)加強材料計劃管理， 推進部門間的聯(lián)動， 貼合項目商務(wù)策劃、 目標成本、 進度計劃、 招標計劃等工作， 滿足項目的日常需要。同時， 要求采購人員提高材料的日常管理水平， 保證資料及時、 數(shù)據(jù)準確、 臺賬齊全， 監(jiān)督審核收發(fā)存及盤點工作到位， 并向采購人員滲透材料采購內(nèi)部控制的知識， 提升材料采購風險控制水平。

其次， 企業(yè)要找準切入點， 進行全面把控。采購人員對材料采購內(nèi)部控制產(chǎn)生的影響是多方面的， 企業(yè)要從采購人員入手， 對整個材料采購過程進行全方位控制， 進一步規(guī)范企業(yè)的采購行為， 提升材料采購的質(zhì)量。

再次， 企業(yè)要做好采購人員的招聘工作。在具體工作中， 拓展人才招聘渠道， 采用線上線下相結(jié)合的方式， 從社會和高校中招聘現(xiàn)代化采購人員， 為采購人員隊伍注入新鮮血液， 提升采購內(nèi)部控制水平。

最后， 材料采購人員還要樹立終身學習的意識， 利用工作之余通過多種途徑學習材料采購的相關(guān)知識， 不斷提升自身的專業(yè)能力和素質(zhì)。人才是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵， 建筑施工企業(yè)的發(fā)展更離不開采購人才的支持， 為此， 要加強對采購人員能力和素質(zhì)的培訓力度， 進一步優(yōu)化材料采購工作， 使材料的質(zhì)量更有保障。

五、 結(jié)語

綜上所述， 材料是影響企業(yè)施工質(zhì)量和水平的重要因素， 加強材料采購內(nèi)部控制能夠改善現(xiàn)狀， 有效控制項目采購成本， 提高工程質(zhì)量， 降低采購風險。但是， 企業(yè)材料采購內(nèi)部控制工作中還存在一定的問題， 因此， 必須采取必要措施， 比如： 完善內(nèi)部控制環(huán)境， 提高采購人員的能力與素質(zhì)等， 促使材料采購內(nèi)部控制工作有條不紊地開展。相信在不久的將來， 建筑施工企業(yè)的材料采購內(nèi)部控制工作將會朝著更加專業(yè)化、 全面化的方向發(fā)展。

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