關于自然資源數(shù)字檔案館建設的思考

常立新

［摘要］自然資源檔案是對過去行政管理的歷史記錄的珍貴匯編，同時也是有效進行當前自然資源管理工作所需的關鍵信息資源。這些檔案既是過去決策和操作的見證，也是我們深入了解自然資源變遷、制定可持續(xù)管理策略的寶貴財富。隨著網絡信息時代的到來，數(shù)字檔案館建設成為單位轉型升級的迫切需要，在單位的發(fā)展過程中，各類業(yè)務系統(tǒng)文檔、數(shù)據需要得到及時歸檔和有效管控。建設數(shù)字檔案館，做好各類業(yè)務系統(tǒng)電子文件的有效歸檔和電子文件、數(shù)字檔案管理的有效銜接，助力單位加強依法合規(guī)管理和數(shù)據治理，提供檔案信息資源的精準服務、有效支撐和決策支持極為重要。

［關鍵詞］自然資源；數(shù)字檔案館；數(shù)字化管理

內蒙古自然資源檔案包括各門類紙質、聲像、電子、實物等，均記錄了自然資源各項管理工作的全過程。隨著自然資源建設的飛速發(fā)展，這些檔案資料將在其行政管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，它是數(shù)字自然資源的基礎數(shù)據源，將為自然資源數(shù)字化管理提供真實可靠的依據性檔案信息。下面筆者將對地質檔案、土地檔案管理調研情況及數(shù)字檔案館建設的思考與同行分享。

１ 國家對數(shù)字檔案館建設的要求

數(shù)字檔案館建設是落實黨和國家對檔案工作發(fā)展規(guī)劃，推動檔案工作數(shù)字轉型的戰(zhàn)略部署，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出發(fā)展目標為檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉型，檔案工作要走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化。加快推進檔案信息化建設，建設數(shù)字檔案館是引領檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。數(shù)字檔案館建設成為黨和國家、上級主管部門推動檔案工作數(shù)字轉型和檔案強國建設的戰(zhàn)略考量和重要抓手。隨著經濟社會和信息技術的高速發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案管理模式提出挑戰(zhàn)。

為了適應不斷變化的檔案環(huán)境，傳統(tǒng)檔案館亟須進行數(shù)字化轉型，以開創(chuàng)檔案工作的嶄新局面。這變革不僅是對過去行政管理的回應，也是迎合現(xiàn)代信息時代的必然趨勢。通過將傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，我們能夠更加高效地管理和檢索信息，提高檔案工作的靈活性和響應速度。這一轉變同時為檔案工作引入了先進的技術手段，為保護、保存和共享檔案提供了更多可能性。數(shù)字檔案館的建設不僅能夠更好地滿足當前需求，還為未來檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展創(chuàng)造了有力的基礎。信息社會產生大量電子文件和電子檔案，需要具備接收電子文件和電子檔案的手段，需要加快推進數(shù)字檔案館建設，實現(xiàn)檔案管理和利用手段需要信息化、現(xiàn)代化。

2002年國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出開展數(shù)字檔案館建設試點工作；截至2006年，中國數(shù)字檔案館建設已經初步探索，其關鍵焦點主要在計算機輔助實體檔案管理上。此時的建設內容主要包括建設檔案機讀目錄數(shù)據庫、對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化，并搭建檔案門戶網站。然而，從2006年開始，特別是在2010年《數(shù)字檔案館建設指南》發(fā)布前后，我國數(shù)字檔案館建設邁入深化應用的新階段。

在這一深化應用階段，數(shù)字檔案館的建設內容發(fā)生了顯著變化。不再局限于目錄數(shù)據庫和數(shù)字化，建設工作逐漸轉向更全面的方向，以滿足各級政府和各單位在電子政務、辦公自動化、業(yè)務工作信息化方面的需求。數(shù)字檔案館開始擴大其功能范圍，包括接收電子文件、電子檔案和管理重要數(shù)字信息資源。這一轉變使得數(shù)字檔案館不僅能更好地管理傳統(tǒng)檔案，還能適應當時日益增長的電子信息化趨勢，為信息資源的有效利用提供更為強大的支持。

2013年以來，國家和社會信息化正在蓬勃發(fā)展的新階段，迎來了云計算、物聯(lián)網、大數(shù)據、移動互聯(lián)網等多項先進技術的廣泛應用。這一時代特點是技術層出不窮、創(chuàng)新不斷，各種新興科技的涌現(xiàn)為國家和社會的信息化進程注入了強大的動力。新時期發(fā)展對數(shù)字檔案館建設提出了新的建設要求，可信管理、長期管理、智慧管理為主要特征，必將推動國家經濟和建設健康、縱深發(fā)展。近年來，國家檔案局先后發(fā)布了《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》《數(shù)字檔案館建設評價辦法》等系列規(guī)范性文件為數(shù)字檔案館（室）建設提供了建設規(guī)范。此外，很多單位的數(shù)字檔案館建設的成功案例為數(shù)字檔案館建設提供了經驗借鑒，建設數(shù)字檔案館的外部環(huán)境已經成熟。

２ 自然資源業(yè)務檔案管理及數(shù)字檔案館建設需要解決的問題

建設數(shù)字檔案館的內部條件基本具備，自然資源廳黨組高度重視檔案工作，對檔案業(yè)務支撐機構建設、檔案管理體系完善、數(shù)字檔案館建設等提出明確要求并給予重點保障。直屬各事業(yè)單位檔案信息化建設取得積極成效，紙質檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進，為數(shù)字檔案館建設奠定了堅實基礎。

２.１地質檔案管理情況

內蒙古自治區(qū)地質檔案館藏是較為規(guī)范、完備的系統(tǒng)工程，不但數(shù)量可觀，而且種類齊全、內容豐富，涉及區(qū)域地質、礦產地質、水文地質、工程地質、環(huán)境地質、地震地質、物化遙等9大專業(yè)、20 個大類、1萬多種，數(shù)十萬件檔案。據不完全統(tǒng)計，每年接待借閱者3000人之多，提供借閱各類地質資料１萬余檔、15萬余件次，向社會提供公益性基礎成果資料數(shù)百套。內蒙古自治區(qū)地質資料館于2002年開展了《地質檔案資料目錄數(shù)據庫建設》工作，邁出了信息化建設的第一步。2002 年全面開展館藏地質檔案資料圖文數(shù)字化工作，于2012 年建立了《地質檔案資料圖文數(shù)據庫》，為后續(xù)地質資料深層次開發(fā)利用和數(shù)字檔案館建設奠定了基礎。

2019～2021年度構建了全要素的自治區(qū)地質檔案資料大數(shù)據中心，包括多個關鍵數(shù)據庫，涵蓋了地質檔案資料目錄、圖文、電子文件、涉密資料、鉆孔、監(jiān)管平臺等多個方面。總數(shù)據量達19Ｔ以上，囊括了廣泛的地質領域，如區(qū)域地質、物化探調查、礦產調查、能源、金屬、非金屬礦產勘查、水文地質、工程地質、環(huán)境地質、水源及礦泉水勘查、綜合研究等。這些數(shù)據涉及原始資料、實物資料和成果資料，呈現(xiàn)出文字報告、附圖、附表等多種形式。

該大數(shù)據中心的建設旨在實現(xiàn)地質檔案資料的全面數(shù)字化、集中管理與共享，以更高效的方式滿足各類地質信息需求。通過這一全面的檔案資料體系，不僅能夠促進地質研究的深入發(fā)展，還為相關行業(yè)的決策提供了強有力的支持。這一多層次、多維度的大數(shù)據中心已成為自治區(qū)地質信息管理的重要基石，為科研、產業(yè)和決策提供全面而精準的數(shù)據支持。

２.２土地檔案管理情況

近年來土地檔案管理機構積極開展土地業(yè)務數(shù)據庫建設工作，完成了《內蒙古自治區(qū)第三次國土調查自治區(qū)級數(shù)據庫管理系統(tǒng)》《內蒙古自治區(qū)第三次國土調查自治區(qū)級數(shù)據共享服務平臺》等業(yè)務系統(tǒng)的開發(fā)建設工作；同時，為進一步提高數(shù)據庫管理系統(tǒng)和數(shù)據共享平臺的集中管理和應用以發(fā)揮數(shù)據應有的作用，推進擴展國土調查數(shù)據庫建設、開展整合入庫工作以實現(xiàn)對歷史數(shù)據成果、專項分析成果綜合管理及綜合展示應用，強化國土調查成果的綜合展示、挖掘分析和共享應用，真實反映自然資源現(xiàn)實狀況和自然資源地理格局。近期，內蒙古自治區(qū)第一次土地調查檔案矢量化建設成果順利通過驗收，累計收集全區(qū)各級比例尺歷史圖件七千余幅，圖件的成圖時間跨度近30年，制作成覆蓋全區(qū)103個旗縣（市、區(qū)）的第一次土地調查數(shù)據庫，為各項業(yè)務工作提供了基礎數(shù)據支撐，提升了自治區(qū)自然資源管理、決策與服務水平。

２.３數(shù)字檔案館建設需要解決的問題

２.３.１需要配置滿足需求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字檔案館建設必不可少的應用平臺。自然資源廳屬部分事業(yè)單位目前已有的電子檔案管理系統(tǒng)均是若干年前購置的，已不能滿足當前數(shù)字檔案管理的基本需求。單位需要配裝滿足數(shù)字檔案管理需求的網絡版數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

２.３.２數(shù)字檔案資源數(shù)字化率有待進一步提高

數(shù)字檔案資源建設是數(shù)字檔案館體系建設的重點任務，也是保證數(shù)字檔案館發(fā)揮效用的基礎性工作。目前，由于對檔案管理工作的重視，各單位需要永久和長期保存的重要傳統(tǒng)載體檔案已經實現(xiàn)了部分數(shù)字化，數(shù)字檔案資源建設已經達到了一定的水平。但是單位傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率距離國家檔案局要求還有一定差距。因此，需要進一步推進檔案數(shù)字化工作，加強檔案數(shù)字資源建設，全面提升重要傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率，為檔案資源的長期保存、戰(zhàn)略備份和綜合利用等提供數(shù)據基礎。

２.３.３需要完善數(shù)字檔案館基礎設施建設

隨著數(shù)字檔案資源的儲存量、處理量的不斷增長，網絡數(shù)據傳輸速度、服務器并發(fā)訪問和運算承受力等方面都將面臨挑戰(zhàn)和考驗，檔案數(shù)據的戰(zhàn)略備份和災備能力仍然不足。單位數(shù)字檔案館信息化基礎設施性能一般，數(shù)字化采集、數(shù)據存儲及備份設備匱乏，無法滿足數(shù)字檔案資源異質長期安全存儲的需求且未達到安可要求。因此，需要結合數(shù)字檔案室建設，建立相適應的數(shù)字檔案室基礎設施，保障數(shù)字檔案室的健康、穩(wěn)定、高效、安全運行。

３ 自然資源數(shù)字檔案館建設目標

通過運用先進的信息技術手段，計劃構建一個網絡平臺，以滿足本單位一定時期內數(shù)字檔案管理的需求。在這一平臺上，開發(fā)或購置功能齊備的管理系統(tǒng)，以推動館藏檔案資源的數(shù)字化和電子化進程。這意味著我們將逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網絡化管理，使其能夠以分層次、多渠道的方式提供檔案資源的利用和社會共享服務。

旨在借助先進的信息技術，提高數(shù)字檔案管理的效率和便捷性。通過數(shù)字化和電子化的過程，確保檔案資源更好地適應當今信息化社會的需求。同時，進一步提升本單位傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率水平，以確保檔案資源的可持續(xù)管理和服務。通過這一舉措，在數(shù)字檔案管理領域邁出堅實的一步，為更廣泛的信息社會提供更為便捷、高效的檔案資源服務。

加強數(shù)字檔案室基礎設施和災備建設，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務知識化，全面提升檔案工作綜合管理能力。

３.１構建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)個人門戶、文件中心、檔案整理、檔案庫管理、檔案查詢、檔案鑒定、庫房管理、借閱管理、檔案編研、檔案知識、報表中心、檔案交換共享和系統(tǒng)管理等功能，滿足單位的應用需求，提升檔案管理業(yè)務的工作效率，提升檔案數(shù)據資源的管理能力，支撐數(shù)字檔案館建設。系統(tǒng)支持業(yè)務數(shù)據的歸檔和管理，重點滿足各類數(shù)據的在線歸檔，支持文件在線瀏覽，方便各類數(shù)據的查詢和利用。

（１）實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與各類業(yè)務系統(tǒng)的有效銜接，實現(xiàn)重要業(yè)務數(shù)據的在線歸檔，實現(xiàn)重要檔案的系統(tǒng)化管理。

（２）打通與上級單位數(shù)字檔案館之間的信息通道，實現(xiàn)逐級向上級單位數(shù)字檔案館匯集，實現(xiàn)檔案資源共享利用。

（３）建成數(shù)字檔案資源庫，實現(xiàn)海量數(shù)據在線查詢和電子檔案在線借閱與歸還。

（４）加強數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用能力，實現(xiàn)按照各類業(yè)務需要建立檔案專題庫和檔案知識庫，實現(xiàn)檔案資源的智能推送和知識推薦，實現(xiàn)“檔案庫”向“知識庫”“思想庫”和“智囊?guī)臁钡霓D型。

３.２推進數(shù)字檔案資源建設

通過數(shù)字檔案資源建設，進一步完成對規(guī)定范圍內傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化加工，完成電子文件歸檔與接收工作，完成專題資源庫建設，構建檔案數(shù)字資源體系。

３.２.１存量數(shù)字化

單位應全面完成重要傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，并加快推進重要檔案數(shù)字化成果的文字識別。實現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到90％ 以上，實現(xiàn)永久和長期保存的傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到100％。

３.２.２增量電子化

應全面梳理各類業(yè)務歸檔需求，提升電子文件在線歸檔接收能力，實現(xiàn)重要業(yè)務系統(tǒng)電子文件100％在線歸檔，逐漸由“雙套制”向“單套制”過渡。需要統(tǒng)一制定系統(tǒng)集成標準接口，提升標準接口的通用性、開放性和兼容性，分步完成與業(yè)務系統(tǒng)的集成和在線歸檔。

３.２.３專題數(shù)據庫建設

結合知識管理、人工智能、數(shù)字人文等技術與數(shù)字檔案資源開發(fā)利用融合應用，突破傳統(tǒng)檔案分類模式，形成按特定主題多維關聯(lián)的數(shù)字檔案資源專題庫，提升檔案資源知識服務能力。建成諸如大事記、黨建、脫貧攻堅、疫情防控等專題，提升檔案資源知識服務能力。基于大數(shù)據技術，提升非結構化數(shù)據的智能分析和挖掘利用能力。

３.３完善數(shù)字檔案館基礎設施建設

依托單位現(xiàn)有的信息化基礎設施條件，針對數(shù)字檔案館建設需求，對基礎設施進行完善，補充建設數(shù)字檔案館運行的硬件設備、基礎軟件、數(shù)字化加工場所等基礎設施條件，制定科學合理的數(shù)據備份與恢復策略，配備安全穩(wěn)定的數(shù)據存儲備份設備。按照網絡信息安全管理要求，開展自主可控軟硬件環(huán)境的適配工作，保障系統(tǒng)在國產化環(huán)境下部署和運行。完善數(shù)字檔案室基礎設施建設，建成檔案數(shù)據備份與災備機制，實現(xiàn)檔案數(shù)據長期安全保存。

３.４加強檔案管理隊伍建設

加強人才引進與培訓，注意人員素質的復合化。在建設數(shù)字化檔案館的同時，要注重提高現(xiàn)有檔案工作人員的能力與素質，包括專業(yè)知識、技術知識、管理能力等。為了適應信息時代的要求，要求檔案人員不僅具備深厚的檔案管理知識，還要能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術，成為一種既懂檔案管理又精通信息技術的復合型人才。

這樣的復合型人才具備檔案學科的專業(yè)素養(yǎng)，能夠有效地處理和管理各類檔案材料，確保檔案的完整性和可用性。與此同時，他們還具備現(xiàn)代信息技術方面的專業(yè)技能，能夠靈活運用數(shù)字化工具和系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、檢索和共享。

這樣的綜合能力使檔案人員能夠更好地適應信息時代的挑戰(zhàn)，更高效地處理日益增長的數(shù)字檔案資源。通過將檔案管理與現(xiàn)代信息技術相結合，他們能夠更好地服務于數(shù)字時代的信息需求，促進檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

４ 結語

在自然資源數(shù)字檔案館建設的思考過程中，我們深刻認識到數(shù)字時代的挑戰(zhàn)和機遇。通過對自然資源數(shù)字檔案館的構建，實現(xiàn)了對豐富而龐大的自然資源信息的數(shù)字化管理，為未來的科研、決策和社會服務提供了更為強大的支持。

數(shù)字檔案館的建設不僅僅是對自然資源檔案的管理革新，更是對傳統(tǒng)檔案理念的挑戰(zhàn)。數(shù)字時代對檔案工作人員的要求不僅僅是熟練掌握技術，更是具備跨學科的綜合素養(yǎng)。

在未來的發(fā)展中，我們將持續(xù)深入研究，不斷拓展數(shù)字檔案館的應用領域，努力實現(xiàn)檔案資源的智能推送、知識推薦，推動數(shù)字檔案館的功能不斷升級。通過這一不懈的努力，我們期望自然資源數(shù)字檔案館將成為自然資源管理的重要信息基礎設施，為人類更好地理解、保護和利用自然資源提供堅實的支持。