提高基層檔案管理水平的措施探討

摘 要：科學技術的快速發展，現代化技術在檔案管理工作中的有效應用，為基層檔案管理工作帶來較大便利條件，有效緩解了工作人員的壓力。為進一步推進檔案管理水平的提高，相關人員應積極轉變傳統觀念，了解當前檔案管理存在的問題，以增強檔案管理的安全性和穩定性。本文主要闡述強化檔案管理工作的意義，并提出當前檔案管理階段存在的問題，同時提出針對性管理措施，以供相關人員參考。

關鍵詞：基層工作；現代技術；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

網絡技術的迅速發展，為各行業發展帶來較大機遇和挑戰。基層檔案管理部門工作主要包含檔案收集、整理、保管和利用等內容，日常工作依靠人工，工作量極大。同時，由于檔案管理和提取復雜，檔案資料的利用率不高，且極易受到外界環境的影響，導致紙質檔案損壞。對此，為增強檔案管理水平，應積極引進現代化技術，將網絡技術融入檔案管理的各個層面，為國家和社會提供良好的檔案服務。

一、增強基層檔案管理意義

在當前時代背景下，社會環境的不斷變化，為檔案管理工作帶來較大沖擊。為了適應當前發展趨勢，基層檔案部門應積極轉變自身的工作模式，引進先進信息技術，使其融入檔案管理的各工作環節，以促使檔案管理效率全面提升。增強基層檔案管理的意義主要包含以下幾方面。

第一，推進檔案事業發展。檔案管理工作對社會發展具有重要意義，完整真實的檔案資料能夠為各級政府以及相關部門領導者的決策提供參考依據，保障各項決策的科學性和合理性。第二，強化信息化建設。在基層檔案管理工作中，強化信息化建設，能夠推進檔案管理水平的進一步發展，增強檔案的服務價值，以促使檔案信息的整體功能以及作用得到全面發揮。第三，節省管理成本。增強管理水平不僅能夠提高基層檔案管理效率，還能節省工作成本。通過完善信息化建設，引進現代化設備，實現管理工作的智能化，減少人力成本的投入，以實現對成本的有效節約。

二、基層檔案管理現存問題

1.思想認知不準確

在基層檔案管理工作中，檔案管理方式逐漸向著數字化方向發展，有效緩解人員工作壓力，實現檔案資料共享。但是，在實際工作中，基層管理人員檔案管理意識不充足，領導部門對該項工作的重視程度較低，導致部分檔案管理工作存在形式化嚴重問題。同時，部分工作人員缺乏檔案管理的專業知識，對于上級下達的文件理解不到位，造成檔案資料混淆問題，檔案管理工作水平難以有效進步。

2.檔案隊伍不專業

現階段，雖然檔案管理工作實現數字化，但是在人才隊伍建設方面，內部缺乏數字化專業人員。一方面，內部管理人員不能熟練掌握現代檔案管理方式，在實際工作中人員無法熟練操作現代化設備。部分縣檔案館雖然開展了技術培訓活動，但是培訓內容的針對性較差，導致參與人員難以掌握正確的管理方式，業務水平無法進一步提高。另一方面，檔案管理部分專業管理人員少，管理人員流動性較大，無法對內部管理工作展開有效梳理，在面對復雜檔案管理工作時自身能力無法滿足工作需求。此外，缺乏對檔案管理人員的考評機制，對人員的業績考核不到位，工作指標設置不明確，無法充分激發人員工作熱情，致使檔案管理工作的改革升級面臨較大困難。

3.信息建設不完善

檔案管理水平的提高需要完善的硬件設備設施以及信息化設備。部分縣級檔案管理部門，由于資金條件限制，內部信息化建設不完善，硬件設施配備不充足，給檔案管理工作帶來較大影響。首先，檔案儲存環境差。部分基層部門缺乏專門的檔案管理場所，檔案保管場所難以達到工作需求，致使檔案面臨較大安全風險。其次，現代化設備較為落后，部分單位在檔案管理方面使用的計算機、掃描儀等設備較為老舊，現代化設備配備不完善，大數據、云儲存等信息管理系統缺乏，導致管理水平無法得到全面發展。最后，檔案部門對信息化建設缺乏完善的工作計劃，設備更新和采購方面缺乏規劃。在日常工作中缺乏對設備設施的更新維護，致使設備設施使用壽命降低。

4.監督管理不到位

檔案安全是檔案管理工作中的重要任務。部分檔案管理部門缺乏完善的監督機制，難以及時發現檔案管理階段存在的問題以及風險因素，致使檔案面臨較大的丟失和損壞風險，無法保證檔案的真實性和完整性，檔案利用價值難以充分發揮。同時，內部沒有設立獨立的監管部門，致使日常監管工作不到位，無法保證監督的客觀性和公正性，使其管理效果未能達到理想目標。

三、提高基層檔案管理措施

1.提高思想認知

現階段，縣級檔案管理部門應加大對檔案管理數字化工作的重視，改善傳統思想。

第一，轉變陳舊觀念。基層檔案管理人員應正確認識檔案數字化對社會發展的重要意義，跟隨時代發展步伐，將檔案管理工作融入日常工作環節中，營造濃厚的檔案工作氛圍，以增強內部人員的檔案管理意識。第二，檔案管理人員應主動學習檔案相關的法律規定，了解相關政策文件內容，以對檔案工作具備全面、系統的認識，從法律層面增強對檔案管理的認識，加大對該項工作的重視程度。第三，樹立創新意識。縣級檔案管理部門應積極創新思想觀念，營造良好的檔案服務環境。簡化檔案查閱工作流程，為群眾提供便捷高效的檔案服務。拓寬檔案服務范圍，加深群眾對檔案工作的認識，以便人員可針對自身需要查閱檔案，充分發揮檔案的服務價值，也能加深群眾的檔案管理意識。

2.加強技能培訓

為增強人員的數字化專業水平，應積極建設檔案管理人員隊伍，定期組織技能培訓活動。強化技能培訓可從以下幾方面開展。

在基層人員培訓方面，隨著互聯網技術的快速發展，檔案管理工作逐漸轉移到線上。因此，在人員培訓階段，應幫助管理人員認識電子檔案管理的作用和優勢條件，明確電子檔案數字化管理工作的要點。首先，應對檔案信息錄入、掃描方式展開詳細講解，隨后明確檔案的分類標準和儲存方式。在數據錄入工作中，應注重核查信息的準確性，強化人員的責任意識，以增強人員對檔案管理流程的全面了解。基礎知識講解結束后，可帶領人員開展實際操作培訓，以幫助人員掌握熟練的操作方式，增強檔案管理意識，在后續工作中能夠始終以認真負責的態度完成檔案管理和保存工作。

在提升管理人員業務水平方面，基層檔案管理人員的主要任務是展開檔案歸檔管理，確保檔案的安全性和完整性。但是，部分單位檔案管理人員專業水平較低，致使管理工作的實施效果難以達到理想目標。對此，單位應積極開展技能培訓工作，擴寬人才培養途徑，開展多樣化培訓活動，以強化人員的專業水平。同時，積極引進復合型人才，不僅要求人才具備充足的檔案管理知識，還應具備一定的計算機操作技巧以及現代化設備應用能力，提高數字化技術應用水平，以保證內部人員隊伍的專業化水平。此外，培養人員的責任意識，強化主動學習意識，在日常工作中不斷強化自身業務水平，以為檔案管理工作貢獻力量。

3.完善信息化建設

在信息化建設方面，當地相關部門應不斷增加資金投入力度，將檔案管理工作納入年度預算，并設置專項資金，嚴格按照檔案管理要求配備智能化設備，保障縣級檔案管理部門配備合格的檔案儲存場所。同時，部門針對自身工作需要，適當購買計算機、掃描儀等工作設備，并引進先進管理系統，以推進檔案管理工作向著智能化、現代化的方向發展。

為提高檔案管理工作的時效性水平，在檔案管理方面應推進信息化建設。一方面，上級部門應對該項工作給予大力支持，提供充足的政策、人力、物力保障，完善內部辦公設施，促使內部達到信息化辦公水平。另一方面，在檔案管理系統建立方面，應注重增強自身風險管控意識，定期排查內部潛在的風險隱患，并開展針對性的防范工作。在管理系統中應配備完善的殺毒和防御軟件，避免系統遭遇外來人員侵略，保障檔案資料的儲存安全。同時，定期安排人員更新和維護系統，保障各項設備的良好運行性能，以提高檔案管理系統的運行效率。

4.強化監督管理

為保障檔案資料的安全，應建立完善的檔案監督管理機制。首先，縣級檔案館應設立獨立的監督部門，避免出現由其他部門人員兼任的情況，以此保障監督工作的客觀性和公正性。其次，實現檔案管理工作的全過程監督，建立全程監督流程，以確保各項工作開展的規范性。最后，為增強監督工作開展效果，應增加內部人員的參與水平，實現全員參與，建立多部門聯動的監督體系，確保檔案管理工作的高效、規范開展。此外，再監督管理工作中，應定期開展對口檢查工作。檔案管理工作應設置明確的管理權限，合理劃分人員工作職責，并定期安排一線管理部門檢查基層檔案管理工作，及時發現工作中存在的問題，并第一時間改進調整。同時，可設置人員交流平臺，通過各部門人員之間的交流討論，以吸收更多的先進經驗，促使檔案管理工作水平不斷提升。

四、其他措施

1.完善管理制度

科學完善的管理制度是開展各項管理工作的參考依據。在管理制度建立方面，應注重細化管理內容，對檔案收集、分類。整理、儲存等環節設置規范化流程，確保各環節工作的標準性，以此保障檔案工作的質量。在檔案收集階段，工作人員應保持認真負責的態度，確保檔案收集的完整性，以全局角度出發，嚴格按照檔案管理相關規定，及時全面地收集檔案資料。對于國家規定不得歸檔的資料，應避免擅自歸檔。在檔案整理過程中，應按照檔案類別分類儲存，并系統組合、編號，以為后續檔案查閱提供便利條件。檔案保存方面，應分析各檔案之間的聯系，并制定保管期限，以發揮檔案的使用價值。

2.規范歸檔流程

在檔案歸檔管理方面，應合理劃分人員工作職責，嚴格遵循整理和歸檔人員一致原則。為避免人員流動頻繁而影響檔案歸檔工作。在實際工作前期，應將檔案管理工作要求在合同中明確說明，詳細說明檔案移交階段，紙質文件和電子文件移交要求，制定規范的歸檔流程，確保各項工作嚴格按照流程要求展開。同時，將檔案質量作為歸還施工單位保證金的必要條件，檔案管理部門應對歸還檔案質量實行嚴格審核，對于不符合歸檔要求的文件應拒絕接受，以此保障檔案文件的整體質量，確保檔案的完整性和準確性。

檔案管理方面，檔案資料數量多，內容復雜。在歸檔工作中，應使用現代化設備，針對檔案類別統籌規劃、合理劃分。針對當前檔案管理部門的場地和設備條件，優先將涉及范圍廣、利用價值高且保存期長的檔案歸檔，并實行數字化處理。其次，對檔案庫存情況展開核查，優先將檔案頁面平整、薄厚適中且能夠正常翻閱的檔案逐步歸檔。最后，相關建設部門應對已竣工的工程檔案的電子版資料提供給檔案管理部門，以保證檔案的數字化效率。

3.實現資源共享

隨著網絡技術的迅速發展，各部門的數字化水平進一步提高。但是，在檔案管理方面，依舊沒有形成集成系統，各類文件格式不統一，導致信息資源共享效果較差。在實際工作中，檔案管理人員應充分利用數字化優勢條件，建立資源共享平臺，在單位內部形成網絡化、標準化的信息系統，將大量分散的檔案資料開展整合，以實現檔案資源共享，提高檔案的利用效率。為落實線上檔案管理工作，基層部門應針對實際情況建立單位內部局域網，以此保障檔案數據的安全性。為保障工作開展效果，應積極引進計算機專業人才，以建立單位內部網站并定期維護網站，保障網站的安全性能。局域網建立結束后，可實現資源共享平臺，各單位可通過網絡對檔案資料實時調取，也可實時監督檔案管理工作的開展效果，從而全面提高檔案的利用效率。

該項工作的順利開展，對人員專業能力提出更高標準要求，為保障工作執行效果，檔案管理人員應不斷加強自身的計算機技能，了解管理系統的操作流程，熟練完成各項操作任務，以確保檔案管理工作的順利開展。

4.健全配套設施

為提高檔案工作數字化管理水平，應健全配套設施，檔案管理部門應配備專門的檔案儲存場地，實現檔案儲存、查閱、辦公室分離，并在檔案儲存場所設置專門的檔案架，配備空調和除濕機等設備。檔案儲存倉庫則應做好防火、防盜、防水措施，具備良好的防控條件，以防止外界因素對檔案造成不良影響。檔案內部具備大量數據資料，且包含人員的隱私信息，在檔案管理階段，應加強對檔案的安全防護工作，避免檔案整理儲存階段出現檔案丟失和被泄露的問題。在安全管理方面，應在檔案管理系統內部安裝防火墻和殺毒軟件，以避免非法分子侵入系統，造成檔案信息被泄露。同時，做好重要檔案的備份工作，防止檔案丟失對單位造成嚴重損失。為保障檔案安全，還應配備完善設施，合理設置人員訪問權限，檔案傳輸階段應經過相關人員審核通過后展開傳輸，以避免人員的不規范操作對檔案管理造成不利影響。

總結

綜上所述，在當前時代背景下，群眾對檔案管理工作的要求逐漸提高，群眾對檔案管理的專注度日益增強。針對該種社會狀況，基層檔案管理人員應主動轉變自身傳統工作觀念，順應時代的發展需求，積極引進現代化設備，完善相關配套設施，以為檔案管理工作營造良好環境。同時，為了保障檔案儲存的安全性和完整性，應建立完善的監督管理部門，實現對檔案管理的全過程監督，并在檔案管理系統中設立防火墻和殺毒軟件，劃分人員訪問權限，對重要檔案實行備份處理，以防止檔案丟失和被泄露風險。此外，建立共享機制，發揮檔案的服務價值，滿足群眾對檔案的利用需求，從而增強檔案的社會影響力。

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作者單位：山東省微山縣檔案館

作者簡介：於欣穎（1976—），女，漢族，山東濟寧人，本科，館員，研究方向：縣級檔案館數字化檔案館建設、數字化庫房管理、庫房安全管理。