企業如何發揮好文書檔案的利用價值

劉濤 中海石油（中國）有限公司深圳分公司

文書檔案作為國有企業一項不可缺少的重要資源，蘊含了企業在日常經營與管理過程當中所具備的多種信息，然而由于各種原因，國有企業對文書檔案利用不足，沒有充分發揮好文書檔案在企業中的利用價值。在數智化高速發展的今天，國有企業應意識到文書檔案的重要意義和價值，并積極尋求新型利用方式，從而實現企業的不斷發展與創新。

一、新時代下國有企業文書檔案的利用價值

（一）記錄國有企業的發展歷程

國有企業作為我國重要的經濟支柱，肩負著國家發展、民生改善等重大任務。國有企業在不斷發展過程中，產生并保存了一大批文書檔案。其中包含著各級國有企業發展規劃、經營報告、財務數據、技術數據和法律合同等豐富資料，記載著國有企業發展各階段所取得的發展和突破。這批檔案不僅對于以后的決策者有很大參考價值，而且對于研究國有經濟的發展問題提供了有價值的史料。利用好這些文書檔案，有助于管理人員更深刻地認識國有企業發展的過程，確定國有企業所遇到的問題和挑戰，并從歷史發展中吸取經驗和教訓，從而為今后發展提供一些有益參考。如在國有企業改革進程中，回顧與分析歷史檔案，有助于管理人員更深刻地認識國有企業運作機制，從中找出問題與矛盾，從而給深化改革以啟迪。另外，研究這些文書檔案也能給企業管理者以經驗指導，有利于其更好地迎接發展挑戰。通過對以往經驗教訓的分析，管理者能夠更好地進行戰略規劃、優化資源配置、提高組織運行水平。同時，這些文書檔案也可應用于學術研究、歷史教育等領域，向后代人傳達國有企業發展的過程與精神。

（二）為決策提供信息

國有企業文書檔案作為重要的信息資源之一，承載了企業歷史沿革、經營管理和決策過程中的許多重要情況，是企業決策的珍貴參考依據。一是國有企業文書檔案為決策提供了必要的歷史數據。企業的歷史演變作為重要參考因素，有助于決策者理解企業各個時期的發展狀況，并分析其所面對的挑戰與機遇。通過對歷史數據的回顧，決策者能夠吸取經驗和教訓，以免重蹈覆轍。比如在開發新的市場拓展戰略的過程中，可參考以往的成功經驗和失敗教訓，從而對今后的方向有一個較好的謀劃。二是國有企業文書檔案為決策提供經營管理信息。企業的經營和管理是個復雜的大系統，必須有高效的信息支撐[1]。國有企業文書檔案記載了企業所有的經營活動情況，例如財務數據、人力資源管理、市場調研等等，能夠給決策者提供完整而又精準的資料。比如，當一個新產品研發計劃出臺后，就可通過對以往產品的銷售情況、市場反饋以及其他數據進行分析來預測今后市場需求，進而對研發方向及資金投入進行調整。

另外，國有企業文書檔案也能為決策者提供決策過程中需要的信息。企業決策作為企業的一項重要管理活動，要求有全面而精確的信息，為決策者提供決策過程的支持。國有企業文書檔案記載了各種決策文件、會議紀要和專題研究報告，有助于決策者理解決策背景目的及進程，并對各決策方案進行風險與回報評估。比如，當企業考慮要不要進行某項投資的時候，就可通過對以往同類決策過程及結果的學習來吸取經驗，規避風險。國有企業文書檔案是企業決策的重要信息資源。通過對這些檔案的使用，決策者會對企業歷史、經營管理及決策過程有更深刻的認識，從而為企業決策提供科學依據。新時代，發揮國有企業文書檔案利用價值有利于增強企業決策能力與競爭力，促進其可持續發展。

二、新時代國有企業文書檔案的利用需求

在社會不斷發展、信息技術突飛猛進的今天，企業文書檔案管理與利用工作越來越復雜、越來越重要。所以，對國有企業文書檔案利用工作，需要進行更高層次的思考。首先，國有企業文書檔案作為企業成長過程中的一種重要資源與遺產，包含著企業的過去、經驗與智慧。所以在國有企業文書檔案的使用中，需要對其進行深入的研究與分析，發掘其所包含的寶貴信息與知識。只有真正理解企業文書檔案的內涵，才能更好地利用其所蘊含的資源。其次，解決國有企業文書檔案利用問題，需要有科學有效的辦法與途徑。信息時代國有企業文書檔案的使用必須借助先進的信息技術手段。如通過數字化、網絡化技術實現文書檔案內容與形式的數字轉化、在線共享等，從而提高文書檔案的利用效率與便捷性。與此同時，還必須利用先進的數據分析與挖掘技術對海量文書檔案加以甄別、歸類與分析，從文書檔案中挖掘出有益的信息與規律。只有運用科學、有效的手段，才能使國有企業文書檔案發揮出更大的作用[2]。再次，在使用國有企業文書檔案的過程中，也需要具備創新與開放的精神。新時代企業文書檔案利用已不限于傳統信息的收集與儲存。與此相反，需通過創新思維與方法開辟文書檔案利用新模式。比如通過多元化文化創意活動的發展，把企業文書檔案同藝術、文化、教育有機結合起來，創造出具有特色及價值的文化產品。對于可以公開的檔案可以舉辦各類專項的檔案展覽等。與此同時，也要積極地開展同其他企業、機構之間的交流合作，相互分享文書檔案資源以達到互利雙贏的目的。只有有了創新與開放的精神，才能使國有企業文書檔案發揮更大的潛能。國有企業文書檔案利用工作也需要有一個可持續發展的計劃。最后，在使用國有企業文書檔案的過程中，既要謀求眼前利益與成效，又要關注長遠發展與影響。企業要建立起一套完整的文書檔案利用機制與制度，以保證其能順利地得到繼承與發揚。同時也要加強對文書檔案利用工作人員的培養與指導，提升其專業能力與素質。只有維持可持續發展并產生長遠影響，國有企業文書檔案利用工作才能夠真正起到其應有作用。

三、在新時代發揮國有企業文書檔案價值的途徑

（一）提高文書檔案管理技術

在科學技術快速發展以及信息化不斷推廣的今天，國有企業逐漸認識到文書檔案管理工作的重要性。但是由于文書檔案管理技術落后且不健全，很多企業在實際工作中都出現了文檔存儲不夠規范、檢索難度大、文檔安全性不夠高等一系列的問題。所以，提高文書檔案管理技術已經成為國有企業充分發揮文書檔案利用價值不可忽視的手段。一是需強化數字化處理工作。傳統的紙質檔案的管理方式已不能適應企業檔案數量不斷增加、管理需求繁雜的特點。通過構建數字檔案系統實現文書檔案數字化轉化，既能提高其存儲效率與使用效率，又能確保其長期保存與安全[3]。數字化處理可利用先進的掃描設備把紙質文件變成電子文件，配以適當的存儲設備及數據庫管理系統來方便地存取與管理檔案。另外，可借助人工智能技術實現文檔智能化分類、索引與檢索等功能，提升文檔使用效率與準確性。二是需重視信息共享與協同辦公。傳統文書檔案管理工作中部門間常常會出現信息孤島、數據割裂等問題，造成信息不能高效共享、協同辦公。針對這一問題，可利用以云計算與大數據技術為核心的文檔管理平臺對文檔進行統一存儲與管理，提供便捷快速的權限控制與共享機制。通過統一文書檔案管理平臺的搭建，能夠實現部門間文檔資源共享、信息交流與業務協同、工作效率與質量的提升。三是需強化文檔質量管理與審計監督。就文書檔案管理而言，文件的好壞是保證資料真實、準確、可信的關鍵因素。為了強化文檔質量管理，企業可引進ISO質量管理體系并制定文檔質量管理標準與程序，以增強文檔編制、審查與批準的規范性與嚴謹性。同時也能強化文檔審計監督，及時發現并整改文檔管理過程中的問題與缺陷，保證文檔的合規性與完整性。四是需重視人才培養與技術推廣。提高文書檔案管理技術離不開專業人才的扶持與促進。國有企業需加強對文書檔案管理人員的培訓，提升其專業素質與技術能力，讓員工熟練應用文書檔案管理先進技術。同時也可通過舉辦技術交流、經驗分享等活動，推廣文書檔案管理先進技術與方法、交流成功案例與經驗、營造學習與創新的良好氛圍。新時代國有企業想要充分發揮文書檔案利用價值，文書檔案管理技術的提高是必不可少的手段。應從強化數字化處理、信息共享與協同辦公、文檔質量管理與審計監督等方面入手，結合人才培養與技術推廣等措施，更好地發揮文書檔案的作用，提升工作效率與工作質量，支撐企業發展與創新。

（二）優化文書檔案收集整理工作

為了使文書檔案得到充分利用，必須先將文書檔案科學地、系統地收集整理起來，保證資料的完整性、可用性。第一，優化文書檔案收集是關鍵。收集工作需重視資料的全面性、準確性。國有企業要建立文書檔案科學收集體系，明確責任部門及相關工作人員，配備文書檔案管理專業人才[4]。這些管理人員應具有較好的信息搜集能力及文書整理專業知識，能及時準確地搜集到企業各環節生成的文件。第二，優化文書檔案整理也很關鍵。整理工作不僅需要注重信息的有序性和規范性，還需要注重信息的實用性和易獲取性。為達到這一目的，國有企業可利用現代化信息技術手段對文書檔案實施數字化處理并建立方便的電子文檔系統。這既提高了檔案整理工作效率，又便于企業員工對檔案信息隨時調閱和使用。第三，國有企業為進一步優化文書檔案利用價值，還可采取若干創新舉措，如搭建檔案管理平臺，對各部門文書檔案統一管理與共享、信息互聯互通等。這樣，既能縮短信息傳遞所需時間與費用，又能增強決策的科學性與精準性。第四，國有企業可充分利用文書檔案歷史數據進行數據挖掘與分析，挖掘其中潛藏的商機與發展方向。第五，國有企業要重視人才培養，強化文書檔案管理人員專業素養與能力。通過訓練與學習來促進工作人員信息管理水平與技巧的提高，從而可以更好地處理越來越復雜多樣的文書檔案管理工作。優化文書檔案收集與整理，對國有企業充分發揮利用價值具有十分重要的意義。只有對文書檔案進行科學、系統的收集與整理，國有企業才能夠將文書檔案更好地加以利用，從而提升管理效率，達到促進企業發展的目的。

（三）密切部門協作

在信息化和智能化的時代背景下，文書檔案如何發揮其利用價值已成為國有企業管理者急需解決的難題之一，其中密切部門協作是國有企業開發文書檔案利用價值至關重要的手段之一。密切部門協作從字面上理解就是各部門密切配合，共同協作來完成各項工作的工作方式。對國有企業而言，文書檔案是企業內部各環節信息流轉、業務流程和決策制定的重要管理工作[5]。通過密切部門協作可以使國有企業對文書檔案進行較好的管理與使用，進而達到高效經營與管理的目的。第一，密切部門協作可以推動信息共享和共建。以往由于各部門間存在著信息孤島，常常造成信息不能流通與分享。而新時代，國有企業有必要構建信息共享機制，把各部門信息集中到一起，組成一個全方位、全覆蓋的信息網絡。通過緊密的部門協作，各部門間可以共同打造與整合信息資源，形成共建共享大平臺，進而提升信息獲取與利用效率。第二，密切部門協作有利于增進內部交流和協作。國有企業內有各種部門，各司其職、各負其責。然而，日常工作信息傳遞與交流不暢，致使常常不能實現資源的優化配置和任務的協同工作，而通過密切部門協作可以增強各部門間的交流、構建良好的合作關系。各部門可以通過共同目標與任務形成合力、協同推進，達到較好的工作效率與業績。第三，密切部門協作也可以促進企業創新能力與應變能力的提高。新時代，國有企業面對瞬息萬變的市場與激烈的競爭，想要在此大環境下立于不敗之地，文書檔案利用價值的發揮是重中之重。通過密切部門協作，各部門間可以共享與交流經驗與知識，啟發創新思維，促進企業不斷成長。同時通過部門間的緊密合作，國有企業能更靈活地對市場變化做出反應，快速進行決策與調整，增強應變能力。進入新時代，國有企業需認識到密切部門協作的意義，將部門協作納入企業管理與經營之中。

（四）文書檔案的信息安全管理

新時代如何開發文書檔案利用價值已成為國有企業面臨的重要難題。在此情況下文書檔案的信息安全管理就顯得格外重要。文書檔案是國有企業最重要的一種資源，其承載了企業歷史沿革，發展脈絡和重要決策。所以保護文書檔案信息安全非常關鍵。首先，國有企業要建立和完善信息安全管理制度，并明確其職責和義務。各級管理者要自覺把信息安全管理融入企業的日常事務之中，保證全員參與，并通過培訓、宣傳相關知識等方式來增強職工安全意識。同時，國有企業要開展信息安全風險評估工作，發現并化解可能存在的安全隱患。其次，國有企業要強化文書檔案存儲與傳輸環節，保障信息安全。對文書檔案儲存，要選用安全、可靠設備、系統并定期備份、核對。同時要建立權限管理，以限制文書檔案存取權限，以免擅自調閱、篡改。對文書檔案進行傳遞時，要運用加密技術來保證資料在傳遞過程中不會被盜用或者篡改。最后，國有企業還可借助云存儲、區塊鏈等現代技術手段提升文書檔案的安全性與便捷性。

四、結語

新時代，國有企業應充分認識文書檔案利用價值，并從完善管理體制、優化利用方式以及強化保密工作等方面入手，促進文書檔案利用效率提升，促進企業管理水平與競爭力增強。只有對文書檔案進行充分的利用，企業才能夠在競爭激烈的市場中嶄露頭角，才能夠持續發展與創新。