企業全面預算管理體系信息化應用問題探析

李陽 德榮醫療科技股份有限公司

著名管理學教授戴維·奧特利認為全面預算管理是為數不多的幾個能把組織的所有關鍵問題融合于一個體系之中的管理控制方法之一[1]。通過企業信息化全面預算管理體系建設，使得支撐預算管理的相關信息在準確性、全面性、及時性等方面都得到了極大提高，從而大大提升了預算管理的價值，真正實現了對企業戰略的有效支撐[2]。諸多企業通過與市場上的專業軟件公司共同開發現有企業資源管理系統功能或專業預算管理軟件，實現了通過信息化手段進行全面預算管理,但往往最終應用效果并不及預期。如何在全面預算管理信息化建設至應用的全過程中充分考慮重要影響因素，合理解決關鍵問題至關重要。

一、企業信息化全面預算管理體系前期準備階段

“工欲善其事，必先利其器”。信息化全面預算管理體系是一項持續時間長、涉及部門廣、實現難度大的綜合性復雜事項，企業在決定開展建設前，提前做好必要的準備工作可以對后期實施、上線、運維起到事半功倍的作用。

（一）取得企業管理層支持

信息化全面預算管理體系作為企業的重大決策事項，若沒有企業高管層的支持，整個實施、上線、應用將無法得到有效保障。如果只有企業信息部負責人牽頭或者財務部負責人牽頭開展，往往無法有效協調企業內部各部門資源及保障按計劃推進。如果企業指派一名管理層高管專門負責協管此事，并由信息部、財務部負責人負責具體的建設實施應用管理，則可使整個實施、上線、應用過程更加順暢，內部資源協調、使用更加高效，最終應用落地更有保障。

（二）明確總體建設目標與具體建設規劃

企業全面預算管理體系主要包括業務預算、財務預算、投資預算三大部分[3]。在正式開始進行信息化建設之前，會存在企業盲目追求全面、大范圍快速上線的情況，或只聚焦于業務、財務、投資中的一點或兩點，這都將影響信息化全面預算管理體系建設的最終質量。所以企業首先要明確的是信息化全面預算管理體系并不是一蹴而就的。企業只有依據戰略規劃，合理確定現階段經營目標，再明確具體的經營管理需求，依據具體的經營管理需求來科學地制定全面預算信息化建設范圍及具體建設規劃，明確總體建設目標，才可以使建設的范圍及進度與企業經營管理需求配比，充分發揮全面預算管理的效果。

（三）組建專項實施團隊

信息化全面預算管理體系建設涉及企業內部多個部門，若沒有一個專門的建設團隊統一對接軟件公司開發團隊，將極大影響建設過程中的溝通效率及解決問題的效果，最終很可能導致建設延期。所以企業需要組建一個由信息部、財務部、業務部三方成員組成的全面預算信息化實施團隊，統一對接軟件公司開發團隊。

（四）完善自身信息化水平

企業自身的信息化水平是施行信息化全面預算管理體系的基礎。信息化水平包含兩個方面，一是企業自身資源管理系統情況，二是企業信息化團隊成員水平。若企業自身資源管理系統集成度低或系統種類數量繁多，將很大程度影響到建設的效率。企業可以借助信息化全面預算管理體系建設的總體目標審視自身資源管理系統的缺陷，并對照建設規劃有針對性地逐步優化自身資源管理系統，使得系統的集成度在整個建設過程中逐步達到滿足全面預算管理的要求。若企業自身信息化團隊成員中沒有有類似建設經驗的，可以通過要求軟件公司對企業信息化團隊成員進行專業培訓，并要求企業信息化團隊成員全程參與建設實施過程來彌補人員技術層面的缺陷。

（五）確保系統基礎數據質量

企業系統基礎數據質量是影響信息化全面預算管理體系應用實現的前提，系統基礎數據若存在大量錯誤，部分缺失，時效性差的情況將使應用階段的預算執行數據喪失參考價值。所以存在數據質量不高的企業需要在信息化建設前對所有系統數據進行全面清理，修正各類問題數據，確保系統數據的完整、準確、及時。由于企業持續經營，加之人為錯誤無法避免，所以系統基礎數據的修正動作貫穿信息系統從建設到上線的全過程，并在今后的應用過程中一直持續。這樣才能確保企業的基礎數據質量可供全面預算管理使用。同時也可以通過制定相關的規章制度約束企業職工的系統操作規范，盡可能地減少人為錯誤。

二、企業信息化全面預算管理體系實施建設階段

企業信息化全面預算管理體系實施建設是最為核心的步驟。主要指以軟件公司開發團隊為主導對企業進行調研、需求分析并進行具體實施建設的過程。企業在這個階段需要明確建設方向，積極做好各項配合，充分考慮自身業務及經營管理的要求，嚴格按照實施計劃全程跟進。

（一）建設方向以落實企業戰略規劃為目的

企業的戰略規劃是信息化全面預算管理體系建設的導向，通過信息系統搭建一個企業各部門共同參與的并涵蓋戰略目標分解、預算編制、調整、模擬、執行、控制和分析考核的全面預算管理體系，打破原有的信息壁壘，將個人、部門的預算與企業的戰略目標統一起來，促使企業充分挖掘并合理利用一切資源，將全面預算管理目標落到實處，真正實現精細化管理，提高預算分析、考核的及時性、準確性與全面性，提供多角度、多維度分析。也只有這樣才能確保信息化全面預算管理體系應用落到實處。

（二）建設體系圍繞企業管理組織架構進行

企業需要明確的是，在進行信息化全面預算管理體系建設時，需要擺脫傳統財務核算思維，必須以企業管理組織架構為基礎，而非傳統的財務組織架構。尤其是業務預算、投資預算。可以通過設置責任中心、預算費用項目的方式將預算編制、執行、控制、分析考核歸屬到具體業務、職能部門甚至是具體的業務項目。財務預算再依據業務預算及投資預算進行數據引用、關聯、折算，這樣在預算編制時就能很好地處理業務、投資、財務三類預算編制、取數口徑不一致的問題。同時在系統構建的時候要考慮到今后企業管理組織架構變化的情況，提前做好相應的應對機制，以免出現管理組織架構變化導致整個全面預算管理體系崩潰的情況。

（三）預算套表設置需要充分考慮企業經營管理目標及部門差異

企業必須使軟件開發團隊意識到在企業戰略規劃下各部門經營目標不同，考核方式更是存在本質差異，所以企業在設計全面預算管理體系套表時，必須針對不同部門及下屬項目的實際情況分別設置不同的預算編制、執行、分析表格并確認好各個預算科目的執行取數邏輯，而不是直接采用軟件公司提供的通用產品格式。投資預算由于涉及多部門、跨系統、跨幾個預算年度的情況，相應的設置需要考慮全面。財務預算由于預算科目與業務、投資預算不同，所以需要通過設置配置表的方式進行數據關聯。

（四）全面預算的編制，費用管控標準，預算執行取數設置

信息化下的全面預算的編制可以極大地提升預算編制的準確性及數據匯總效率，雙方實施開發團隊需要做好每張預算編制表格責任中心負責人的設置，并提供線下導入端口或復制粘貼功能。對于不同的部門及項目，由于經營目標不同，對應的費用管控標準也有區別。詳細做好企業各部門及項目預算編制表的具體費用控制標準以及系統自動化執行取數邏輯是最為關鍵且復雜的一步，也是確保企業進行全面預算管理分析考核的關鍵所在。

（五）依照主計劃積極參與全程跟進

在整個建設過程中，企業實施團隊必須做到和軟件公司開發團隊按照擬定的主計劃一同跟進信息化全面預算管理體系建設的全過程，尤其是在不同的里程碑必須嚴格審查階段性交付成果，并按時組織周會、月會、專項會向企業協管高管、信息部、財務部負責人以及各部門關鍵用戶匯報階段性建設成果及現存問題，明確解決方案、完成時間及責任人。只有這樣才能保證企業、軟件開發方合力向前，相互溝通到位，消除理解問題，及時修正建設過程中的偏差。確保最終交付成果真正滿足上線標準，符合企業應用需求。

（六）測試及培訓

在全面預算管理信息化整體建設完成后，企業及軟件開發方需要進行全面系統的測試工作，排查一切可能存在的問題。整個測試過程除了企業的實施團隊外，各部門的關鍵用戶也必須參加，這樣才能確保盡可能的發現整個信息化建設過程中的遺漏點。測試完畢后需要安排對企業各部門關鍵用戶的培訓并形成培訓視頻及操作手冊，保障后期上線應用的順暢。企業信息化全面預算管理體系前期準備階段及實施建設階段的各項準備工作對后期正式上線應用施行非常關鍵。企業若在前期準備階段、實施建設階段沒有做好相關鋪墊、設置工作，則會極大影響到整個全面預算管理體系上線應用的落地效果。

三、企業信息化全面預算管理體系應用施行階段

有了前期準備階段的鋪墊及實施建設階段的全過程管控、跟進，在后續應用實施階段將會順利很多。應用施行階段是整個企業信息化全面預算管理體系建設的終點，也是企業正式切換全面預算管理系統進行使用的起點。這個階段不僅需要從制度層面給予支持，更需要在整個應用過程中做好控制、分析、考評工作。

（一）企業層面制定規章制度

企業應當制定切實可行的規章制度，使得信息化全面預算管理體系的應用施行有法可依，有章可循。規章制度建立后，要認真貫徹，嚴格執行。同時也要注意的是，規章制度需要在施行過程中不斷修訂、健全，這樣才能確保信息化全面預算管理體系真正發揮效用。

（二）全面預算的編制與審核

企業的系統全面預算編制、審核工作不能簡單視為對企業年度目標的數字拆解填報、對編制結果進行單純數理邏輯、費用占比變動合理性的檢查。企業在系統進行全面預算編制時，具體的編制工作必須由企業各部門及各項目獨立完成，編制完成，通過部門初審后，再通過企業預算審批會議進行年度預算審核。預算審批主要檢查整個編制過程是否體現出了對企業戰略的拆解，各業務部門通過編制預算，是否清晰反映出了實現經營目標的具體規劃和動作，突出了業務發展的方向及重點，各職能部門通過預算編制，是否反映出了對各業務部門達成經營目標的支持，體現出了自身部門管理要點以及對企業流程的優化。

（三）執行分析緊扣戰略與經營目標

信息化下，企業全面預算管理的分析借助更加智能的功能可以實現更加高效、精準、精細化的分析[3]。但必須明確的是，分析不能只體現在自動計算出差異額、差異率。更重要的是企業需要結合企業經營目標、各部門經營管理方向分析出各部門預算執行差異發生的本質原因，并判斷實際發生、執行差異、變化趨勢是否合理。若存在方向性偏差，則需要及時對預算進行調整。最終是要確保預算執行的結果與企業戰略方向保持一致。

（四）預算執行結果與績效考核關聯

如何保障企業信息化全面預算管理體系持續有效運行一直是應用過程中的最大難題。通過信息系統數據相互傳輸，將最終的預算執行結果與企業各部門的績效考核關聯，將企業各部門的利益與預算執行結果捆綁，可以促進企業各部門全面預算編制的積極性，并從根本上減緩全面預算編制中普遍存在的預算松弛問題，并能提升預算執行分析的深度及有效性。通過這種方式，企業各部門自主參與到企業全面預算管理體系中來，實現企業各部門進行自我預算管控、考核，這樣才能最大限度地保證企業信息化全面預算管理體系的持續有效運轉，保障整個應用過程落到實處。

四、企業信息化全面預算管理體系的運維

在整個企業信息化全面預算管理體系建設完成正式應用之后，不可忽視的是日常的系統運維工作。在系統正式切換上線之時，企業信息部就應當和軟件公司開發團隊做好知識轉移工作。確保在軟件公司開發團隊撤場之后能獨立支持整個全面預算管理系統功能的各項運維工作。當然，軟件開發公司也有義務進行持續支持。與此同時，企業信息部門也應考慮到企業管理組織架構變化、人事調整、數據修正、企業資源管理系統異常等影響因素，及時做好相應運維措施。

五、結語

綜上可知，企業信息化全面預算管理體系的成功應用離不開整個企業各部門的共同努力以及外部專業軟件開發公司的支持。很多企業在信息化應用過程中往往不及預期，有些企業僅僅實現了線上費用控制功能，完全沒有發揮出全面預算管理體系應有的價值，喪失了應用的意義。所以企業在決定進行全面預算管理體系信息化之前，不做好各項準備工作將會導致實施建設過程困難重重。在實施建設過程中，若脫離企業戰略方向，全盤依靠軟件開發公司，不做全盤深入考慮，過程管理不到位，則會使得最終建設成果嚴重偏離實際應用。在應用施行過程中，若無法激發企業各部門的主觀能動性，執行與分析脫離戰略與經營目標，則無法保障預算管理體系持續有效的運轉。后期若缺少必要的維護，則會頻頻出現各種問題，影響信息化本身在準確性、全面性、及時性方面的增益效應。所以做好事前充分準備、事中嚴格控制、事后有效分析考核才能確保企業信息化全面預算管理體系的成功應用。企業全面預算管理體系的信息化是企業進行全面數智化轉型的一種創新型實踐應用，更是對企業現行管理體系的一種迭代升級。在這個過程中，管理會計人員一定要積極參與進來，并突破傳統思維定式，做到站得高、看得遠、想得深、不怕難、耐得煩，這樣才能在新時代的浪潮下隨著企業共同進步，實現自我綜合能力的全方位躍升。