審計(jì)規(guī)則模型賦能高校采購審計(jì)

[摘要]高校采購經(jīng)濟(jì)活動(dòng)數(shù)量多、涉及金額高，如何有效利用審計(jì)規(guī)則模型控制采購風(fēng)險(xiǎn)，對高校采購審計(jì)質(zhì)量和效率的提升具有關(guān)鍵意義。本文基于廣東外語外貿(mào)大學(xué)日常采購審計(jì)項(xiàng)目中發(fā)現(xiàn)的采購方式選擇不當(dāng)、招投標(biāo)過程違規(guī)、采購審批流程存在瑕疵等三類采購風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合實(shí)際提出相應(yīng)審計(jì)規(guī)則模型，運(yùn)用模型排查校內(nèi)采購風(fēng)險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受的低水平，完善高校采購審計(jì)監(jiān)督工作，服務(wù)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]審計(jì)模型" "高校采購審計(jì)" "模型開發(fā)與運(yùn)用

一、構(gòu)建高校采購審計(jì)規(guī)則模型的必要性

（一）適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要

2023年2月27日，中共中央、國務(wù)院印發(fā)了《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》，強(qiáng)調(diào)全面提升數(shù)字中國建設(shè)的整體性、系統(tǒng)性、協(xié)同性，促進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合，以數(shù)字化驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)生活和治理方式變革。外部環(huán)境驅(qū)動(dòng)高校內(nèi)部審計(jì)改革，創(chuàng)新業(yè)務(wù)開展形式，提升審計(jì)業(yè)務(wù)能力。

（二）落實(shí)采購審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控需求

我國對高等教育事業(yè)的投入不斷加大，高校財(cái)政預(yù)算撥款逐年穩(wěn)步上升，校內(nèi)采購預(yù)算資金投入也隨之增多。高校采購形式多樣化，采購經(jīng)濟(jì)活動(dòng)多、涉及數(shù)量多、金額大，高校內(nèi)部潛在的采購管理風(fēng)險(xiǎn)頻發(fā)，甚至產(chǎn)生各種違規(guī)違法問題，造成財(cái)政資金浪費(fèi)嚴(yán)重。審計(jì)處作為高校內(nèi)部監(jiān)督的重要職能部門之一，面臨大量采購風(fēng)險(xiǎn)帶來的新挑戰(zhàn)，只有迎難而上，創(chuàng)新審計(jì)手段，才能充分發(fā)揮審計(jì)部門的“體檢表”和“溫度計(jì)”作用，助力學(xué)校降低治理風(fēng)險(xiǎn)。

（三）助力審計(jì)高質(zhì)量發(fā)展的有效路徑

高校采購審計(jì)面對海量數(shù)據(jù)，審計(jì)工作面臨著極大挑戰(zhàn)。審計(jì)人員通過對采購業(yè)務(wù)全流程場景進(jìn)行分析，提煉出高風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)的規(guī)則邏輯，運(yùn)用規(guī)則搭建審計(jì)規(guī)則模型，從而推動(dòng)審計(jì)規(guī)則模型的開發(fā)和運(yùn)用，對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析挖掘，持續(xù)監(jiān)控以達(dá)到合理防范校內(nèi)采購風(fēng)險(xiǎn)的目的，進(jìn)而提高審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量和效用，助力構(gòu)建起一道采購審計(jì)監(jiān)督屏障，促進(jìn)審計(jì)高質(zhì)量發(fā)展。

二、高校采購審計(jì)規(guī)則模型的開發(fā)運(yùn)用

（一）采購審計(jì)規(guī)則模型的構(gòu)建思路

1.三種思路構(gòu)建審計(jì)規(guī)則模型。

（1）基于規(guī)章制度建立采購審計(jì)規(guī)則模型。

基于國家、省市監(jiān)管部門出臺(tái)的相關(guān)采購制度以及廣東外語外貿(mào)大學(xué)校內(nèi)招標(biāo)、采購及合同管理制度，本文篩選出各項(xiàng)規(guī)章制度中的可量化條款，從采購、合同管理系統(tǒng)中采集需要的信息，包括政府云平臺(tái)采購、廣東省教育部門“小零易購”電子采購系統(tǒng)、校內(nèi)智慧廣外系統(tǒng)中的采購和合同管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息。基于前述，提煉出采購申請、采購審批及采購執(zhí)行中的相關(guān)表格、字段，組合轉(zhuǎn)化為采購審計(jì)規(guī)則模型的業(yè)務(wù)邏輯，應(yīng)用SQL語言列示業(yè)務(wù)邏輯構(gòu)建模型。在審計(jì)工作平臺(tái)驗(yàn)證邏輯有效性，選取合適時(shí)間段對階段性數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，通過模型邏輯跑數(shù)，根據(jù)輸出數(shù)據(jù)排查數(shù)據(jù)驗(yàn)證結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行重點(diǎn)核查，完善采購模型邏輯有效性，并以此為思路構(gòu)建數(shù)字化采購審計(jì)規(guī)則模型。

（2）基于采購流程與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系建立采購審計(jì)規(guī)則模型。

本文通過梳理采購經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)全流程，依托省政府采購平臺(tái)數(shù)據(jù)以及校內(nèi)各二級學(xué)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)文件、數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)邏輯間的特定聯(lián)系，包括時(shí)間先后、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系等確定關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)邏輯。在審計(jì)工作平臺(tái)中對采購申請、采購審批、采購執(zhí)行、采購結(jié)果以及采購經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中的資金等方面進(jìn)行數(shù)據(jù)提取和分析，再對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析驗(yàn)證，判斷采購經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全流程中是否存在違規(guī)現(xiàn)象，以此構(gòu)建數(shù)字化采購審計(jì)模型來降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）利用審計(jì)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)梳理采購風(fēng)險(xiǎn)場景。

內(nèi)部審計(jì)人員在長年審計(jì)項(xiàng)目開展過程中，對采購業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)逐漸有了深刻的認(rèn)知。審計(jì)人員可以對采購各個(gè)環(huán)節(jié)中可能存在的違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行場景梳理，從多角度分析采購流程是否合法合規(guī)、采購方式選擇是否合理、是否存在圍標(biāo)或串標(biāo)問題、供應(yīng)商資質(zhì)是否符合規(guī)定以及招標(biāo)采購是否存在傾向性打分等，并依靠審計(jì)人員的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，進(jìn)而提煉出不同類型采購問題的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)特征，將特征轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)邏輯，組合成采購審計(jì)規(guī)則模型的邏輯，將審計(jì)模型落地化，精準(zhǔn)防控采購審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

2. 六種風(fēng)險(xiǎn)場景。

基于前述模型構(gòu)建思路，結(jié)合校內(nèi)采購審計(jì)項(xiàng)目開展實(shí)際情況，本文將采購審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)主要列示為采購方式選擇不恰當(dāng)、招投標(biāo)采購過程違規(guī)以及采購審批流程存在瑕疵三大類，細(xì)分為6種風(fēng)險(xiǎn)場景，具體如下。

（1）采購方式選擇不恰當(dāng)。

風(fēng)險(xiǎn)場景一：化整為零規(guī)避校內(nèi)招標(biāo)。根據(jù)校內(nèi)招標(biāo)實(shí)施細(xì)則以及采購管理辦法規(guī)定，對于使用學(xué)校管理的各項(xiàng)資金，預(yù)算金額在20萬元以上且不屬于政府采購范疇的工程、貨物和服務(wù)類項(xiàng)目，學(xué)校應(yīng)自行組織校內(nèi)招標(biāo)活動(dòng)。校內(nèi)制度規(guī)定應(yīng)當(dāng)采取公開招投標(biāo)方式采購的工程、貨物或者服務(wù)，不得化整為零或者以其他任何方式、理由規(guī)避公開招標(biāo)。化整為零的界定是以一個(gè)預(yù)算年度為期，存在采購相同貨物或服務(wù)兩次及以上。

風(fēng)險(xiǎn)場景二：未按政策規(guī)定執(zhí)行政府采購。根據(jù)校內(nèi)采購管理辦法規(guī)定，凡屬于政府采購范疇的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照在廣東省網(wǎng)上辦事大廳政府采購系統(tǒng)備案的采購方式實(shí)施采購。

（2）招投標(biāo)采購過程違規(guī)。

風(fēng)險(xiǎn)場景三：串通投標(biāo)。根據(jù)我國招標(biāo)投標(biāo)法規(guī)定，投標(biāo)人不得相互串通投標(biāo)報(bào)價(jià)，不得排擠其他投標(biāo)人的公平競爭，損害招標(biāo)人或者其他投標(biāo)人的合法權(quán)益。審計(jì)招標(biāo)采購項(xiàng)目中，串通投標(biāo)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，可從不同供應(yīng)商之間存在的關(guān)聯(lián)關(guān)系入手建立規(guī)則模型。

風(fēng)險(xiǎn)場景四：未按招標(biāo)文件條款簽訂合同。采購合同的簽訂應(yīng)按照校內(nèi)采購管理辦法以及招標(biāo)文件條款等要求簽訂，招標(biāo)采購項(xiàng)目中，審計(jì)人員在項(xiàng)目開展時(shí)經(jīng)常能夠發(fā)現(xiàn)中標(biāo)方在收到中標(biāo)通知發(fā)出后，與校方簽訂的合同條款未嚴(yán)格遵循招標(biāo)文件的條款要求簽訂。

（3）采購審批流程存在瑕疵。

風(fēng)險(xiǎn)場景五：采購未經(jīng)審批自行采購。根據(jù)校內(nèi)合同管理辦法規(guī)定，學(xué)校各單位對外簽訂金額在5萬元以上的一般合同，應(yīng)當(dāng)填寫一般合同審批表，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人簽字后交合同相關(guān)單位會(huì)簽;會(huì)簽后的一般合同審批表應(yīng)報(bào)分管（聯(lián)系）校領(lǐng)導(dǎo)審批。審計(jì)項(xiàng)目開展過程中，審計(jì)人員經(jīng)常發(fā)現(xiàn)未經(jīng)采購審批批準(zhǔn)擅自簽訂采購合同的違規(guī)情形。

風(fēng)險(xiǎn)場景六：采購在前采購審批在后。根據(jù)校內(nèi)采購管理辦法規(guī)定，屬于校內(nèi)采購范疇的采購項(xiàng)目，采購方式由資產(chǎn)管理處審批。在審計(jì)項(xiàng)目開展過程中，審計(jì)人員經(jīng)常發(fā)現(xiàn)存在采購審批申請日期晚于合同簽訂日期和合同履約開始日期，以及采購審批完成日期晚于合同簽訂日期和合同履約開始時(shí)間等違規(guī)情況。

（二）搭建高校采購審計(jì)規(guī)則模型

基于列示的6個(gè)風(fēng)險(xiǎn)場景分析，審計(jì)人員可以確定審計(jì)規(guī)則模型的具體業(yè)務(wù)邏輯，根據(jù)需要的數(shù)據(jù)字段創(chuàng)建審計(jì)中間表，根據(jù)確定業(yè)務(wù)邏輯編寫SQL語句來建立規(guī)則模型，通過模型運(yùn)算輸出風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)，排查校內(nèi)采購全部數(shù)據(jù)，查找審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)疑點(diǎn)，提高采購審計(jì)項(xiàng)目開展的質(zhì)量和效率。具體6個(gè)風(fēng)險(xiǎn)場景業(yè)務(wù)規(guī)則邏輯以及SQL語句如下。

1.“化整為零規(guī)避校內(nèi)招標(biāo)”規(guī)則及SQL語句。

規(guī)則一：采購項(xiàng)目“品目名稱”字段不包含在廣東省政府集中采購目錄中品目名稱字段內(nèi)。

規(guī)則二：一個(gè)預(yù)算年度內(nèi)，采購“品目名稱”相同。

規(guī)則三：年度累積采購次數(shù)大于等于2次，采購金額累計(jì)大于等于20萬元。

以上規(guī)則之間為且的關(guān)系。

SQL語句列示如下：

SELECT 品目名稱， COUNT（*） AS '采購次數(shù)'， SUM（采購金額） AS '采購金額累計(jì)'

FROM 采購申請表

WHERE 品目名稱

NOT IN

（SELECT 品目名稱

FROM 廣東省政府集中采購目錄表）

AND 預(yù)算年度 ='需要替換為實(shí)際預(yù)算年度'

GROUP BY 品目名稱

HAVING COUNT（*） gt;= 2

AND

SUM（采購金額） gt;= 200000。

2.“未按政策規(guī)定執(zhí)行政府采購”規(guī)則及SQL語句。

規(guī)則一：校內(nèi)采購管理系統(tǒng)中采購申請表內(nèi)采購“品目名稱”字段包含在廣東省政府集中采購目錄中品目名稱字段內(nèi)。

規(guī)則二：采購編號為校內(nèi)采購編號。

以上規(guī)則之間為且的關(guān)系。

SQL語句列示如下：

SELECT *

FROM 采購申請表

WHERE 品目名稱

IN

（SELECT 品目名稱 FROM 廣東省政府集中采購目錄表）

AND

采購編號 ='需要替換為實(shí)際采購編號'。

3.“串通投標(biāo)”規(guī)則及SQL語句。

規(guī)則一：供應(yīng)商系統(tǒng)中不同供應(yīng)商的主要負(fù)責(zé)人姓名、高管身份證號、家庭住址、聯(lián)系電話一致。

規(guī)則二：不同供應(yīng)商的投標(biāo)文件編制人為同一人或同一單位。

規(guī)則三：不同供應(yīng)商委托代理人為同一人或者同一家公司。

規(guī)則四：不同供應(yīng)商的投標(biāo)文件項(xiàng)目管理成員或者聯(lián)系人員姓名、聯(lián)系電話相同。

規(guī)則五：不同供應(yīng)商的投標(biāo)保證金轉(zhuǎn)入賬號相同。

以上規(guī)則之間為或的關(guān)系。

SQL語句列示如下：

SELECT 采購編號

a.供應(yīng)商名稱 AS '供應(yīng)商A'，

b.供應(yīng)商名稱 AS '供應(yīng)商B'，

a.主要負(fù)責(zé)人姓名AS '供應(yīng)商A主要負(fù)

責(zé)人姓名'，

b.主要負(fù)責(zé)人姓名AS '供應(yīng)商B主要負(fù)

責(zé)人姓名'

......

FROM

供應(yīng)商表 a

JOIN

供應(yīng)商表 b

ON

（a.主要負(fù)責(zé)人姓名=b.主要負(fù)責(zé)人姓名 AND a.高管身份證號=b.高管身份證號AND a.家庭住址=b.家庭住址AND a.聯(lián)系電話= b.聯(lián)系電話）

OR

（a.投標(biāo)文件編制人=b.投標(biāo)文件編制人）

OR

（a.委托代理人=b.委托代理人）

OR

（a.投標(biāo)文件項(xiàng)目管理成員姓名=b.投標(biāo)文件項(xiàng)目管理成員姓名 OR a.投標(biāo)文件項(xiàng)目聯(lián)系人員姓名=b.投標(biāo)文件項(xiàng)目聯(lián)系人員姓名 OR a.投標(biāo)文件項(xiàng)目管理成員聯(lián)系電話=b.投標(biāo)文件項(xiàng)目管理成員聯(lián)系電話）

OR

（a.投標(biāo)保證金轉(zhuǎn)入賬號=b.投標(biāo)保證金轉(zhuǎn)入賬號）。

4.“未按招標(biāo)文件條款簽訂合同”規(guī)則及SQL語句。

規(guī)則：采購管理系統(tǒng)中同一采購編號下，招標(biāo)文件的支付條件大于等于合同中的支付條件。

SQL語句列示如下：

SELECT

a.采購編號，

a.招標(biāo)文件支付條件AS'招標(biāo)文件支付條件'，

b.合同支付條件AS'合同支付條件'

FROM

采購表 a

JOIN

合同表 b

ON

a.采購編號=b.采購編號

WHERE

a.招標(biāo)文件支付條件 gt; =b.合同支付條件。

5.“采購未經(jīng)審批自行采購”規(guī)則及SQL語句。

規(guī)則一：采購管理系統(tǒng)中同一采購編號下，合同簽訂日期非空值。

規(guī)則二：采購管理系統(tǒng)中同一采購編號下，采購審批字段為空值。

以上規(guī)則之間為且的關(guān)系。

SQL語句列示如下：

SELECT

采購編號

FROM

采購表

WHERE

合同簽訂日期 IS NOT NULL

AND

采購審批字段 IS NULL。

6.“采購在前采購審批在后”規(guī)則及SQL語句。

規(guī)則一：采購管理系統(tǒng)中同一采購編號下，采購審批申請日期大于等于合同簽訂日期。

規(guī)則二：采購管理系統(tǒng)中同一采購編號下，采購審批申請日期大于等于合同履約開始日期。

規(guī)則三：采購管理系統(tǒng)中同一采購編號下，采購審批完成日期大于等于合同簽訂日期。

規(guī)則四：采購管理系統(tǒng)中同一采購編號下，采購審批完成日期大于或等于合同履約開始時(shí)間。

以上規(guī)則之間為或的關(guān)系。

SQL語句列示如下：

SELECT

采購編號

FROM

采購表

WHERE

（采購審批申請日期gt;= 合同簽訂日期）

OR

（采購審批申請日期gt;= 合同履約開始日期）

OR

（采購審批完成日期gt;= 合同簽訂日期）

OR

（采購審批完成日期gt;= 合同履約開始時(shí)間）。

（三）高校采購審計(jì)規(guī)則模型的上線及運(yùn)營

基于上述列示的6個(gè)審計(jì)規(guī)則模型，在審計(jì)作業(yè)平臺(tái)對學(xué)校本級和各二級單位的全量采購數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)則驗(yàn)證，審計(jì)人員運(yùn)用項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)設(shè)置合理期間進(jìn)行跑數(shù)，通過模型運(yùn)算輸出風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)，排查校內(nèi)所有采購風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)，查證風(fēng)險(xiǎn)疑點(diǎn)數(shù)據(jù)量，將審計(jì)規(guī)則模型有效率即已查證風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)量占風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)出數(shù)量比例提升10%，將符合規(guī)定、有效率的審計(jì)規(guī)則模型予以上線，助力實(shí)現(xiàn)采購數(shù)據(jù)審計(jì)全覆蓋。在模型使用過程中，審計(jì)人員對上線審計(jì)規(guī)則模型進(jìn)行日常定期運(yùn)營和持續(xù)優(yōu)化監(jiān)測，設(shè)置合理運(yùn)營期間，選擇月度、季度、半年度及年度運(yùn)營頻率，監(jiān)控審計(jì)規(guī)則模型的有效率；對低有效率模型進(jìn)行適當(dāng)優(yōu)化，調(diào)整業(yè)務(wù)場景、規(guī)則邏輯等變量，保障審計(jì)模型的高質(zhì)量運(yùn)行。本文通過在采購專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目中運(yùn)用審計(jì)規(guī)則模型，以構(gòu)建全面覆蓋、權(quán)威高效的采購審計(jì)監(jiān)督體系，適應(yīng)新時(shí)代教育審計(jì)的高質(zhì)量發(fā)展要求。

三、采購審計(jì)規(guī)則模型的運(yùn)用成效

在2023年采購審計(jì)專項(xiàng)中，廣東外語外貿(mào)大學(xué)通過運(yùn)用前述6個(gè)審計(jì)規(guī)則模型，排查了近3年5萬元以上的所有采購數(shù)據(jù)、上千份采購合同、招投標(biāo)資料以及審批相關(guān)材料，審計(jì)金額達(dá)10億元，實(shí)現(xiàn)了采購數(shù)據(jù)的審計(jì)全覆蓋。在對模型輸出的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行排查后，發(fā)現(xiàn)部分采購事項(xiàng)存在規(guī)避招標(biāo)、未按規(guī)定執(zhí)行政府采購、串通投標(biāo)、未按招標(biāo)文件條款簽訂合同以及未按規(guī)定履行采購審批流程等問題。審計(jì)規(guī)則模型賦能高校采購審計(jì)，更好發(fā)揮審計(jì)職能，進(jìn)一步規(guī)范了校內(nèi)采購管理。

四、結(jié)語

在立足高校內(nèi)部審計(jì)行業(yè)背景下，本文結(jié)合廣東外語外貿(mào)大學(xué)采購審計(jì)專項(xiàng)項(xiàng)目實(shí)際開展情況，針對6個(gè)具體的采購風(fēng)險(xiǎn)場景提出適用的審計(jì)規(guī)則模型開發(fā)運(yùn)用。創(chuàng)新審計(jì)項(xiàng)目開展的方式方法，將審計(jì)規(guī)則模型運(yùn)用到實(shí)際審計(jì)工作中，提高對全量采購數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)把控程度，實(shí)現(xiàn)對采購數(shù)據(jù)審計(jì)全覆蓋，進(jìn)而提供優(yōu)質(zhì)高效的增值型內(nèi)部審計(jì)服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]吉，宋志強(qiáng).四類招投標(biāo)采購審計(jì)模型的構(gòu)建應(yīng)用：以H集團(tuán)招投標(biāo)采購領(lǐng)域大數(shù)據(jù)審計(jì)為例[J].中國內(nèi)部審計(jì)， 2022（10）：44-48

[2]李鳳雛.以數(shù)字化轉(zhuǎn)型推動(dòng)內(nèi)部審計(jì)高質(zhì)量發(fā)展[J].審計(jì)觀察， 2023（1）：30-35

[3]章軻，張冬霽，梁軒瑞，李朝旗.大數(shù)據(jù)審計(jì)中要做到的“三個(gè)把握”[J].審計(jì)研究， 2018（5）：30-34