人工智能背景下高校智慧檔案管理芻論

摘 要：人工智能技術的發展，推動了高校智慧檔案管理。文章對人工智能在高校檔案管理多種應用場景進行研究探討，對人工智能背景下高校檔案管理優劣勢加以分析，提出了基于人工智能在推動高校智慧檔案管理建設中的應用，從而推動高校檔案工作高質量發展。

關鍵詞：人工智能 高校檔案 智慧檔案 檔案管理

中圖分類號：F061.3；G270 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）03-198-02

近年來，隨著人工智能（AI）技術的迅猛發展和ChatGPT模型的橫空出世，各行各業正以“人工智能+”的形態實現深度融合與創新應用。中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出：“（要）加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級”。在此背景下，如何通過人工智能技術賦能高校走向智慧管理，推動高校檔案工作高質量發展，成為高校檔案人員必須深入思考的問題。

一、人工智能在高校智慧檔案管理中的應用場景

人工智能所具有的深度學習、跨界融合、人機協同、自主操控等優勢，能夠大大簡化檔案管理工作中各個流程的工作量，實現對海量數據的高效管理，并在高校檔案的收集、整理、保管、利用等應用場景中實現從數字化到智慧化的迭代升級。

（一）人工智能助推檔案資源建設

高校檔案來源、種類、格式、語言多樣化，傳統的檔案處理技術只能簡單、機械地進行處理。相較于傳統的檔案處理技術，基于人工智能的模式分類辨別與普通話處理技術能夠分類辨別，有序整理。將語音轉化為文字，將圖片與文本信息相關聯。智能語音識別技術通過對大量音、視頻檔案進行語音信號采樣，經過模塊化處理提取相關參數進行快速識別轉換，建立完善的數據資源庫。通過對海量無規律的數據進行智能分類，使得主題結構更加明確，結構清晰，便于查找。

（二）人工智能實現檔案檢索便捷化

以往高校檔案檢索系統技術相對簡單，只能檢索到少量相關數據，費時耗力且信息不全。而基于自然語言處理技術的智慧檔案管理系統能夠從邏輯上進行語義分析，提供給使用者一個相對全面、系統的信息。智慧檔案管理系統同時能自動總結、歸納、學習，對新的信息數據中復雜的概念進行總結，之后再搜索此概念時就會自動顯示。智能檔案搜索引擎還可以對圖像、聲音、視頻等信息進行檢索，搜索到與所要找的內容意思最相近、最有用、最準確的信息。在檢索過程中，智能過濾技術能夠結合語義智能化過濾篩選信息，為人們提供更多接近檢索目的內容等。

（三）人工智能促進檔案利用多元化

高校檔案服務利用工作受限于人員、設備等多方因素，存在開發利用力度不夠、服務質量不高、應用范圍有限等問題。人工智能應用于檔案開發利用，能夠實現檔案多元化利用，并通過大數據手段進行用戶需求分析，助力檔案數據價值、知識價值的發揮，滿足用戶多元化、個性化的利用需求。此外，基于機器學習和自然語言處理的智能機器人可以為高校智慧檔案館提供咨詢參考與講解引導等服務。此外，通過學籍檔案進行數據挖掘分析，利用大語言模型實現教學檔案編研，借助情感分析技術結合檔案編研進行思政教育等，都為檔案服務利用的智能升級提供了多元化方向。

（四）人工智能加強檔案管理安全化

傳統的檔案安全技術適用范圍有限，高校檔案信息安全面臨著諸多問題。人工智能技術的運用，能夠為檔案載體安全、存儲安全、信息安全、庫房安全等構建起堅固的防火墻。通過RFID技術對檔案存放位置、庫房“八防”狀況等進行實時感知和跟蹤，結合智能管理系統對感知數據按照預設規則進行處理，建立起完備的智能安防系統。通過自動預警系統提醒各種安全隱患。通過人臉、指紋、虹膜識別技術進行身份校驗，對檔案使用權限進行分配設置，這些都大大提升了高校檔案的安全性。

二、人工智能背景下高校檔案管理優劣勢分析

（一）優勢分析

高校作為國家科技創新的生力軍，在人工智能研究領域起著重要作用。中國工程院院士、中國工程院原常務副院長潘云鶴認為：“在人工智能發展過程中，高校具有兩大優勢。一是學科種類豐富集中，適應人工智能領域交叉學科研究的特點，可以統籌起來進行科技創新和人才培養；二是可以將創新和創業結合起來，能夠有效地將學校的創新人才培育成創業人才，促進科技成果的轉化”。智慧檔案的建設與管理正是高校人工智能科技成果轉化的實踐場所。在高校檔案管理中，不僅要發揮檔案人員的主責作用，也要充分結合高校的人工智能、信息管理、計算機技術、網絡技術、管理等諸多學科優勢，更好地推動高校檔案的智慧化建設。

（二）劣勢分析

在高校管理中，普遍存在著重教學科研輕行政教輔的情況。檔案部門屬于邊緣部門，人員、經費、設備等配置不合理、不到位。這些都嚴重制約了智慧檔案的建設發展。同時，當前高校檔案管理普遍采用傳統模式，計算機與網絡技術僅起到輔助作用，管理效率不高，數據智能分配效力不強，難以對大量檔案信息進行綜合處理和高效利用，距離智慧檔案管理仍有較大差距。此外，高校檔案智慧化建設模式缺乏統一的標準體系。不同院校、不同地區、不同行業智慧檔案發展水平參差不齊，無法保障整個領域內的檔案智慧化工作的有效銜接與效能提升。

三、基于人工智能的高校智慧檔案管理實踐路徑

人工智能技術在高校檔案管理中的應用，對高校智慧檔案建設起到了積極的推動作用。但總體而言，目前人工智能技術尚處于“弱人工智能”階段，人與機器的協同工作仍將是高校智慧檔案管理的主要趨勢。

（一）建立人工智能與高校檔案管理的層級系統

結合高校檔案管理工作實際情況與具體需求，建立一套具有針對性與可操作性的基于人工智能的檔案管理層級系統，對于高校智慧檔案建設發展具有重要的實踐意義。該系統從組織層面對人工智能在高校檔案管理中的定位與作用加以明確，從技術層面對人工智能在高校檔案管理中的場景應用加以劃分。在此基礎上，各高校、各院所檔案部門可根據自身情況與需求，選取適宜的人工智能技術和應用場景，加速推進人工智能在高校智慧檔案管理中的落地與創新。

（二）提升檔案人員對于人工智能的學習運用水平

高校智慧檔案管理離不開人工智能，更離不開人的主導。作為檔案工作者，要適應時代發展、更新知識技能，深入了解、全面評估、積極掌握人工智能在檔案管理中的運用。同時，高校應發揮自身科研優勢，加強交流協作，為智慧檔案管理提供相關理論、技術、人才、設備等方面的支持，還可以通過項目實踐等方式，鼓勵師生跨學科、跨院所合作，研究探索人工智能技術在高校智慧檔案管理中新的技術方向與應用場景，從而促進人工智能研究成果的轉化。

（三）筑牢高校智慧檔案管理的信息安全防線

信息安全是檔案管理的前提和底線，將人工智能應用于高校檔案智慧檔案管理。首先，必須確保檔案信息安全。檔案人員在應用各種人工智能技術前，要做好完善的安全評估審查管理，強化對檔案信息管理系統的周期性維護監管，配備人工智能安全領域專業人員，建設包括信息安全、網絡安全、算法安全、隱私保護等功能的全方位人工智能安全管控體系。其次，利用人工智能技術提高應對網絡攻擊、不良信息識別、安全威脅風控、深度偽造識別等方面的能力，切實筑牢高校智慧檔案管理的信息安全防線。

四、結語

面對方興未艾的人工智能技術發展浪潮，高校檔案工作者要順應潮流，乘勢而上，積極探索人工智能技術與高校檔案管理工作的多元融合與場景應用，有效規避安全風險，推動高校智慧檔案建設的發展創新，為高校檔案工作高質量發展賦能續航。

參考文獻：

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[5] 數字羅塞塔計劃.關于AI+檔案層次框架的思考[EB/OL］（2023-07-21）https：//zhuanlan.zhihu.com/p/644984212

（作者單位：山西工程科技職業大學繼續教育與培訓學院山西晉中 030606）（責編：趙毅）