數字化時代建設工程檔案信息化管理及建設

孫少杰 趙衛濤 鄭信要 吳潤葉

[摘 要]在數字化時代，信息技術已經滲透到各個領域，成為推動社會進步的重要力量。檔案作為工程建設的重要記錄，在數字化時代的影響下，改變其管理方式尤為重要。傳統的紙質檔案管理方式不僅效率低下，而且容易損壞、丟失，無法滿足現代工程建設的需求。因此，實現建設工程檔案信息化管理，提高檔案管理的效率與質量，是當前亟待解決的問題。一方面，信息化管理方式能夠為工程節省一定的人工成本。另一方面，通過使用局域網，可以實現檔案信息的快速共享，提高檔案利用效率，為建設工程項目的順利進行提供有力保障。基于此，希望通過文章的研究，能夠給相關學者提供借鑒。

[關鍵詞]數字化時代；建設工程；檔案信息化

中圖分類號：TU92；G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）08-0052-03

一、數字化時代建設工程檔案信息化管理的重要性

（一）提高檔案管理效率

紙質檔案管理作為傳統的管理方式之一，存在諸多不便。紙質檔案的保存需要大量的物理空間，對環境條件如溫度、濕度等要求較高，否則容易造成檔案的損壞。

另外，紙質檔案的查詢和檢索速度慢，難以滿足快速查詢和實時更新的需求。將信息技術引入檔案管理工作能夠有效解決以上問題。電子檔案占用空間小，對環境要求低，最重要的是，電子檔案的查詢、檢索、更新等操作可以在短時間內完成，大幅提高了檔案管理效率。

（二）便于信息查詢與共享

在傳統的檔案管理模式下，信息查詢需要人工在紙質檔案中查找，難以實現跨部門、跨地區的共享，不僅效率低下，而且容易出錯。信息化管理方式通過建立數據庫和網絡平臺，使得信息查詢變得簡單快捷，通過關鍵詞、日期、項目名稱等多種方式進行快速查詢，可以實現信息實時共享。這不僅方便了內部管理人員的使用，而且有利于外部合作伙伴和監管部門的查詢與監管[ 1 ]。

（三）提升工程項目的整體效益

將信息技術融入檔案管理，項目各參與方不僅可以實時了解項目進度、質量、成本等方面的信息，而且有助于提高工程質量，減少工程事故的發生。對工程檔案進行數據化儲存和分析，可以及時發現潛在的問題，利用信息化手段詳細分析檔案中的記載和標注，找出問題所在，降低工程建設中的風險，提高項目質量。

（四）促進建筑行業的可持續發展

實施檔案信息化管理能夠有效推動建筑業的可持續發展。

一方面，信息化管理有助于提高建筑行業的生產效率和管理水平，推動行業的轉型升級。

另一方面，信息化管理有助于實現建筑行業的綠色發展。利用信息化手段，可以更有效地管理建筑材料和能源，降低能耗和資源消耗，推動建筑行業朝更加環保和可持續的方向發展。

二、當前建設工程檔案信息化管理現狀

（一）管理意識淡薄

盡管信息化技術為檔案管理提供了極大的便利，但在目前的很多工程項目中，對于檔案信息化管理的重視程度并不高。部分管理人員對信息化管理的理解停留在簡單的文檔存儲和檢索上，忽視信息化管理在提高工作效率、降低管理成本等方面的優勢。

此外，由于缺乏對信息化管理的正確認識，一些項目在檔案管理上仍采用傳統的管理方式，這不僅增加了工作量，而且降低了檔案管理的工作效率[ 2 ]。工程檔案信息化管理意識淡薄的根源在于對信息化的認知不足。很多管理人員認為檔案管理僅僅是項目的附屬環節之一，沒有充分認識到檔案管理對于工程建設的重要性。

（二）信息化技術應用不足

盡管信息技術的應用在許多領域都取得了顯著的進步，但在工程檔案信息化管理方面，其應用仍然存在明顯的不足。出現這一現象的原因是多方面的，主要包括對技術應用的認知不足、技術更新滯后。許多項目團隊對于信息化技術的認知仍然停留在較為初級的階段，認為只要簡單地使用計算機進行文檔存儲和檢索就是所謂的“信息化管理”。然而，這種理解是片面的，未能真正發揮信息化技術對于建設工程檔案管理的優化作用。

在實際操作中，信息技術的運用應深入檔案的收集、分類、存儲、檢索以及利用等各個環節。此外，信息化技術的更新速度非常快，許多項目團隊未能及時跟進技術的更新換代，導致現有的信息技術無法滿足日益增長的管理需求。例如，早期的檔案管理系統可能只支持基本的文檔管理功能，隨著大數據、云計算等新技術的應用，檔案管理系統需要具備更強大的數據處理和分析能力。

（三）檔案數據安全風險

工程檔案包括工程設計圖紙、合同文本等大量涉密信息，會對工程建設造成重大影響。然而，由于技術和管理上的不足，很多項目的檔案數據安全風險較高。例如，很多檔案管理系統的安全性并不高，存在諸如弱密碼、漏洞未修復等安全隱患。完善的管理制度是防范檔案數據安全風險的重要保障。一些工程項目在檔案管理制度上存在不足，如未規定檔案數據的備份周期、未明確檔案數據的保密級別等，這些都增加了檔案數據的安全風險。

（四）缺乏統一的標準和規范

目前，我國建設工程檔案信息化管理尚未形成統一的標準和規范，導致各地區、各單位在實施信息化管理時缺乏指導依據，容易出現混亂。由于缺乏統一的標準，不同單位在數據存儲、文件格式、信息分類等方面存在較大差異，增加了信息共享的難度，也給信息檢索和利用造成了不便。同時，由于缺乏規范，一些單位在信息化管理過程中可能存在隨意性，導致信息丟失、損壞或安全性問題[ 3 ]。

（五）人才隊伍建設滯后

建設工程檔案信息化管理需要一支具備專業技能和豐富經驗的人才隊伍。然而，目前這方面的人才隊伍建設相對滯后，難以滿足信息化管理的需求。一方面，現有的檔案管理人員在信息化方面的技能和知識儲備不足，需要加強培訓和學習；另一方面，具備信息化技能的人才可能缺乏對建設工程檔案管理的了解和認識，需要在實際工作中不斷積累經驗。

由于建設工程檔案信息化管理是一個新興領域，對于人才的吸引力相對較弱，導致人才流失的情況時有發生。這不僅影響了信息化管理的推進速度，而且會給工程建設帶來潛在的風險。

三、數字化時代建設工程檔案信息化管理的策略

（一）強化信息化管理意識

在數字化時代，加強建設工程檔案信息化管理首先需要從意識層面進行轉變。傳統的檔案管理觀念往往側重于紙質檔案的保存與維護，但在數字化背景下，這一觀念已不合時宜。因此，需要強化信息化管理意識，充分認識到信息化管理在建設工程檔案管理中的重要性。

具體而言，應從以下幾個方面著手：加強對檔案管理人員的培訓，提高其對信息化管理的認知水平；加強與其他部門的溝通與協作，形成全員參與信息化管理的良好氛圍；建立完善的信息化管理制度，確保信息化管理的各項工作有章可循。

（二）完善信息化基礎設施

為了滿足大量的數據存儲和處理需求，企業不僅要建立高速度的服務器、大容量的存儲設備以及穩定的數據中心，而且要引進云計算技術，進一步提高數據處理和存儲的效率，減少企業的IT成本。除了硬件設施，軟件系統也是檔案信息化管理的重要基礎。企業要選擇功能齊全、操作簡便的檔案管理軟件，實現檔案的電子化管理。同時，軟件系統應具備強大的數據分析功能，幫助企業更好地挖掘檔案信息價值。

除此之外，網絡環境的穩定性和安全性對檔案信息化管理至關重要。企業需要建立高速、穩定的內部網絡，采取有效的網絡安全措施，如防火墻、入侵監測系統等，確保檔案信息的安全。

（三）加強檔案數據安全保障

在數字化時代，檔案數據的安全保障是信息化管理的首要任務。一旦檔案數據發生泄露或被篡改，將對工程建設造成不可估量的損失。因此，要采取一系列措施確保檔案數據的安全。

首先，建立完善的安全管理制度。設置嚴格的數據訪問權限，制定數據加密制度及數據備份制度等，確保只有經過授權的人員才能訪問檔案數據，數據在傳輸和存儲過程中要進行加密處理，保證數據的機密性。此外，要定期做好數據備份，防止數據丟失。

其次，采用先進的技術手段，保障檔案數據的安全。例如，可以采用防火墻、入侵檢測系統等網絡安全設備防止黑客攻擊和病毒入侵，采用數據容災技術防止數據丟失，采用加密技術保證數據在傳輸和存儲過程中的機密性[ 4 ]。

（四）建立統一的標準和規范

建設工程檔案的數量龐大、種類繁多，必須建立統一的標準和規范，保證檔案信息化管理的有序進行。

一是制定統一的檔案分類標準。根據工程建設的特點和需求，對各類檔案進行科學合理的分類，以便整理、存儲和檢索檔案。還要制定各類檔案的格式標準，保證檔案數據的規范性和一致性。

二是建立完善的檔案管理流程。包括檔案的收集、整理、存儲、檢索和利用等各個環節，都要制定明確的管理流程和操作規范，保證檔案管理的高效性和準確性。

三是加強與其他相關行業的交流與合作，共同推動建設工程檔案信息化管理的標準化進程。例如，可以積極參與相關行業協會和標準化組織的工作，共同制定行業標準和規范；可以與高校和研究機構開展合作，共同開展檔案管理的研究和創新工作。

（五）提高人才隊伍建設水平

檔案信息化管理需要有一支高素質的人才隊伍支撐。因此，必須采取有效的措施，提高人才隊伍建設水平。

一是加強人才引進工作。積極引進具有檔案管理經驗和信息技術背景的復合型人才，為檔案管理隊伍注入新的活力和動力。要積極引進高水平的信息技術人才，為檔案管理技術的研發和應用提供有力支持。

二是加強人才培養工作。定期開展檔案管理培訓和信息技術培訓，提高檔案管理人員的專業素質和技術水平。鼓勵和支持檔案管理人員參加各類學術交流和技能競賽活動，以拓寬視野、增強能力。

三是建立完善的人才激勵機制。通過設立獎勵制度、晉升機制等方式，激發人才的工作熱情和創新精神。同時，要關注人才的成長和發展，為其提供更多的學習和發展機會，保持人才隊伍的穩定性和持續性。

（六）推廣云計算、大數據等先進技術的應用

云計算、大數據等先進技術為建設工程檔案信息化管理提供了有力支持。通過推廣云計算等技術的應用，可以實現檔案信息的集中存儲、高效處理和便捷共享，提高檔案管理工作的效率和水平。傳統的檔案存儲方式受到空間、環境等因素的限制，云計算則可以將檔案信息存儲在云端，實現信息的遠程管理、備份和恢復，確保檔案信息的安全可靠。

利用大數據技術可以深度挖掘和分析工程檔案，通過處理海量數據，可以發現數據之間的潛在聯系，為工程建設提供科學的決策依據。例如，利用大數據技術分析歷史工程數據，預測未來工程建設的趨勢，提高工程建設的預見性和科學性。

（七）加強與相關部門的協作與交流

建設工程檔案信息化管理是一個系統工程，需要多個部門的協同合作。因此，加強與相關部門的協作與交流是實現檔案信息化管理的關鍵。

第一，企業要加強與工程管理部門的協作。工程管理部門是工程建設的主導者，其掌握著大量的工程信息。通過與工程管理部門的協作，可以及時獲取工程建設過程中的第一手資料，確保檔案信息的完整性和準確性，實現工程進度與檔案管理進度同步，提高檔案管理的及時性和有效性。

第二，加強與其他相關部門的交流與合作。例如，與設計、施工、監理等部門建立良好的溝通機制，了解各部門對檔案管理工作的需求，共同推動檔案管理工作的改進。

第三，加強與政府相關部門的溝通與配合。政府是工程建設的主導者和管理者，通過與政府相關部門的溝通與配合，可以及時了解政府對檔案管理工作的新要求、新標準，確保檔案管理工作緊跟政策步伐，提高檔案管理工作的規范性和合規性。

四、結語

數字化時代，建設工程檔案信息化管理需要從系統建設、標準化建設、溝通協作以及人才培養等多個方面入手，全面提高檔案管理的效率與質量。只有這樣，才能更好地服務于工程建設，推動行業可持續發展。

參考文獻：

[1]尚汶茜.數字化時代建筑工程檔案信息化管理及建設研究[J].文化產業，2022（27）：22-24.

[2]李獻忠.數字化時代檔案管理信息化建設研究[J].寫真地理，2020（22）：1.

[3]汪婷.數字化時代公共圖書館檔案管理信息化建設研究[J].東西南北，2023（06）：24-26.

[4]伍偉華.數字化建設在城建檔案管理中的應用[J].城建檔案，2019（08）：26-27.