面向煙草企業的內審系統應用研究

劉志杰 林碩

摘要：煙草企業因為產品的特殊性，其生產和管理的過程比其他制造業更加嚴格。在企業管理環節，內部審核的重要性也更高。在制造業信息化改造的過程中，煙草企業也進行了全面的信息化升級，其中包括了內審系統。文章對煙草企業內審的環節進行了全面的需求分析，提出主要功能模塊，并對系統進行了設計和實現。在通過實際企業應用后，證明了本系統的可用性，對煙草行業的內審環節信息化改造提供了一定參考。

關鍵詞：煙草生產；內部審核；信息化；企業管理

中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2024）05-0128-03

0 引言

隨著社會經濟的進步，傳統的企業的管理模式已經不能滿足客戶和消費者的需求。因為在終端消費者手中的產品，需要不斷提高質量和品質，并且還要符合國家的規范和標準要求[1-2]。特別是國家對于高速發展的經濟和日益提高的消費需求，陸續出臺一系列的標準規范，這對企業來說，傳統的管理模式，例如作坊式、家族式等模式，不能夠很快地適應這些變化和需求。因此，需要不斷提高和改進企業的管理模式，并且審核自己的運營管理過程，去滿足和符合國家相關標準和規范的要求[3-4]。

如何保證制度能夠順利地執行，企業一般都設立專門的部門，從整個企業管理和生產運營的角度，檢查每一個步驟是否符合要求，其中一部分還會采用其他系統或模塊的數據，對制度的執行情況進行判斷和分析結果。目前大型企業比較常用的就是內審系統或者模塊，對整個制度或標準的執行進行審核，并且對于沒有執行的環節，指出明確具體的問題所在，提出整改意見，并且監督修改完成。在這個過程中，所有涉及的部門都要參與其中，在審核的過程中，所有相關的人員都要參與其中，并且還要有回執保證消息正確通暢地傳達和流通。

在我國，煙草企業因為產品的特殊性，在管理上與其他制造業有些不同，而且監管更嚴格。特別是在產品質量管理流程、企業運營過程和人員管理等方面的要求更高，有很多的規范和準則需要遵守[5]。特別是在產品質量管理方面，企業更加重視質量管理體系的要求，這使得企業在產品質量管理上，能夠實現一個閉環控制，更好地控制產品質量[6]。因此，煙草企業在內部審核方面，相對于其他的企業，更加需要一個信息化的內審功能模塊或者軟件系統，來讓企業在質量管理等方面能夠更好地執行相關的規范和準則[7-8]。

本文從煙草企業對內部審核軟件的需求出發，結合煙草企業的實際需求，設計了面向煙草企業的綜合指標管理的內審系統，對企業生產和運營管理所需要的標準和準則執行情況進行信息化管理，來解決煙草企業的實際問題。

1 內部審核系統的需求分析

因為產品的特殊性，煙草企業在生產和運用時，需要嚴格執行相關國家標準和準則，所以系統的設計也需要圍繞這些方面展開，主要包括質量管理標準、環境管理標準和職業健康管理標準。其中比較重要的是質量管理標準。

對于質量管理標準，產品要求可由顧客規定，或由組織通過預測顧客的要求規定，或由法規規定。在某些情況下，產品要求和有關過程的要求可包含在諸如技術規范、產品標準、過程標準、合同協議和法規要求中。質量管理體系方法鼓勵組織分析顧客要求，規定相關的過程，并使其持續受控，以實現顧客能接受的產品。質量管理體系能提供持續改進的框架，以增加顧客和其他相關方滿意的機會。質量管理體系還就組織能夠提供持續滿足要求的產品，向組織及其顧客提供信任。采用質量管理體系的組織能對其過程能力和產品質量樹立信心，為持續改進提供基礎，從而增進顧客和其他相關方滿意并使組織成功。

內審系統的功能，需要能夠滿足煙草企業對整個標準執行信息化管理的需求。所以在系統中主要包含內審準則設置、整改要求設置、內審通知、內審問題整改、內審歸檔和內審查詢的功能。

2 內審系統功能設計

根據煙草企業的實際需求，設計了相關的功能模塊，包括內審準則設置模塊、整改要求模塊、內審通知模塊、內審問題整改模塊、內審歸檔模塊和內審查詢模塊。每一個模塊的具體功能設計如下。

2.1 內審準則設置

內審準則設置模塊管理三大類別（質量管理標準、環境管理標準和職業健康管理標準）的內審準則。內審準則包含編號（不能重復）、類別（質量管理標準、環境管理標準和職業健康管理標準）、說明、創建時間、創建人、最后編輯時間、編輯人、狀態（編輯中或者已啟用）等。

在本模塊中，可以按照準則類別、創建日期、編號、說明等條件進行查詢，顯示準則列表，并列出編號、創建時間、最后編輯時間、說明等信息。也可以對準則進行增加、修改、刪除等操作。因為各項準則是內審的依據，所以準則也需要進行修訂，需要提供相關功能去維護準則的狀態，包括編輯中、已啟動等，但已經使用的準則不能改回建立狀態。在刪除準則時，不允許刪除已經占用或者啟動的準則。

2.2 整改要求設置

整改要求模塊是將內審的審核結果反饋給被審核方，包括對照的準則內容、存在的問題和可能存在的問題都記錄下來。這樣被審核對象可以知道如何整改，并且知曉違反了哪些準則和要求。

因為在各種部門的實際工作流程中，問題的種類比較多樣，所以該模塊需要有較高的自由度，在操作中使用者能夠對問題有較大的描述空間。在設計上，界面可能會比較簡單，能夠固定的內容只有選擇涉及的相關準則。所以這個模塊的功能可能看起來簡單，但是非常重要。

2.3 內審通知

在進行內部審核之前，首先需要通知到審查對象，并且在通知中應該能夠詳細地通知審核的時間、范圍、內容和對象。在這一模塊中，需要給審查對象提供詳細的信息。信息包括但是不限于內審標題和編號、參照的標準和準則、審核的類型、審核的目的、審核時間、審核的范圍和對象，以及相關聯的人員信息。對于以上信息，在錄入時，需要將系統中已有的相關信息進行選擇，審核的要求則需要詳細描述，參照的標準和準則需要準確。在整個審核的流程中的人員，也需要記錄在其中。因為這個模塊記錄的信息，是審核的重要部分，其結果可以幫助改正企業管理流程中的問題，也可以證明企業管理的規范化和現代化。

同時，內審通知信息，也需要具備一般信息系統的增刪改查等功能，方便信息的讀取和修改。因為審核的時候需要參照相關的標準和準則，所以這部分內容必須通過點選完成，而不是手動輸入，可以保證信息的準確和嚴謹。在確認填寫的信息無誤后，可以發布給相關的用戶，通知其在規定時間完成審核流程。

2.4 內審問題整改

在完成審核后，需要將內審的結論反饋給審核對象，特別是對于不符合標準要求的方面，需要提交不符合報告，記錄問題，并且提出整改措施，使其在整改后能夠符合準則和標準的要求。內審問題整改模塊，需要記錄審核中發現的不符合標準要求的內容，并且結合標準提出改進措施。所以，在不符合報告中需要記錄對審查內容的描述，特別是不符合要求的方面，也要選擇不符合的準則、標準名稱和條目清單。同時，也要對不符合的部分提出整改意見，讓其能夠盡快符合相關要求。

內審問題整改也需要對記錄的信息實現查詢和增加修改功能，作為企業管理的關鍵信息，提交給管理人員，用于后期數據分析和定期總結。

2.5 內審歸檔

內審歸檔模塊，負責將內審通知和內審整改通知等內審文檔進行歸檔，方便未來的總結和數據分析。通過選擇文檔類型，可以查詢不同類型的內審文檔，也可以設置更多的查詢條件。將需要歸檔的內審文件進行歸檔操作。

2.6 內審查詢

在內審歸檔模塊，同時也實現了內審查詢的部分功能，在內審查詢模塊還需要能夠查詢其他類型的內審文檔和記錄，例如內審通知等。另外，在內審查詢模塊中，不需要歸檔功能，需要的是內審顯示功能，將查詢的內審文檔顯示出來。雖然內審查詢模塊和內審歸檔模塊部分功能重疊，但是并不能完全地覆蓋，所以需要用2個模塊去分別實現。

3 系統的實現

本文的面向煙草企業的綜合指標管理的內審系統，是對企業進行信息化管理改進，所以系統建立時，需要企業有一定的信息化基礎。那么本系統可以建立在現有信息化平臺上，或者與企業現有的信息化管理系統結合，對部分數據統一管理，防止企業在信息化建設上出現數據冗余和不一致的情況。

本系統可以獨立開發，也可以基于現有系統的架構開發。在實際應用中，人們在某煙草企業中設計并開發了綜合指標管理的內審系統。其內審通知模塊界面如圖2所示。

4 結論

本文針對煙草企業的信息化改造需求，對其內審系統進行信息化升級，將現有的人工審核方式提升為企業信息管理平臺的一部分，而且將各個審核的標準和準則集中到一起，大大提高了企業內審的效率，并且審核報告更全面，更易于用戶查閱和分析。通過對實際企業的開發和部署，證明了這一系統的可用性和高效性，對煙草行業展開更廣泛的信息化、智能化提升有著實際的意義。

參考文獻：

[1] 張艮水，郭子國，蘭志超，等.數字化管理下的煙草生產管理升級與轉型[J].上海輕工業，2023（3）：99-101.

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[3] 王武林，常建，曹珊.職業健康安全管理體系與煙草企業安全生產標準化融合運行研究[J].中小企業管理與科技，2022（6）：170-172.

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[7] 鐘琳，程思軍，沈軍，等.基于大數據拓撲設計的煙草生產全流程質量智慧追溯系統設計[J].微型電腦應用，2022，38（8）：66-69.

[8] 楊銳.煙草生產企業產銷存精益管理研究[D].北京：北京化工大學，2023.

【通聯編輯：梁書】