探析企業合同審核過程中的風險點及防范策略

廖月娟

企業的經濟活動，無論是出現合同內容變更還是義務未履行情況，都會導致企業面臨巨大風險，所以企業在合同審核過程中要仔細審查合同內容，標明雙方的權利和責任、合同期限、付款條款、違約責任等重要條款，避免模糊不清或有歧義的表述。對于合同簽訂前后的風險，企業要及時發現并做好防范。

一、企業合同審核要點

（一）合同主體審核

首先，在各種類型的合同中，當事人都擁有訴訟執行的權利，所以企業應該對另一方的營業執照和年檢情況進行審查，確保對方企業處于正常經營狀態，除此之外，還需要審查對方企業的主體、注冊是否合法，還要進行資產、工商登記、不動產登記情況的調查。對于本次將簽訂的合同，還要注意合同標的是否在對方企業的經營范圍內。其次，如果對方是自然人，則要提供本人的身份證件等相關資料，以證明其具有簽訂合同的權利；如果合同對方是分支機構，則需要核實對方的合同主體資格；如果合同的一方是一家獨資的企業，需要審核簽訂的合同是以個人的名義還是以企業的名義。最后，與另一方的履約能力和籌資能力進行交流，了解對方的流動資金是否充裕以及短期負債狀況，保證他們能夠在合同約定的時間內將合同內約定款項付清。

（二）合同內容和程序是否合法

在簽訂合同時，由于合同中的條款涉及許多的法律法規，審核人員要充分知曉相關法律法規。比如，在合同履行地的約定、不動產和動產的設立、變更和轉讓等方面的約定，與國家的強制性規定有沒有抵觸，還要對抵押物進行必要的清查，以免由于受償的先后次序而使自己的債權不能實現。若合同約定的交易方式、解決糾紛的方法等方面有強制性的條款，則當事人應嚴格遵循這些條款，才能最大限度地保證合同的履行效力。此外，盡管內部合同的制定僅能起到制約對內的作用，但是由于內部程序的松散和不嚴密所引起的問題，常常會對外部造成直接的影響。同時，在審查的過程中，只有用企業的合同專用章來完成合同的簽署，才能保證合同的利益得以實現，否則就會造成合同的無效。

（三）交易目的是否滿足

交易目的是合同履行的重點，在合同變更中起到了很大的作用，在合同發生爭議時也起到了很大的作用。在訂立合同時，一定要保證合同的內容是按照雙方的特定要求建立起來的，一旦出現了合同爭議，就必須對合同進行修改，因此，在訂立合同文本之前，可以對簽約的目的進行簡要的說明。確立了合同的目的，對于糾紛發生后的解釋、糾紛的處理原則等都有一定的指導作用。以合同目的為重點，可以防止或減少當事人之間的交易爭議，充實相關條款。

（四）對合同價格的審核

對合同價格進行審核的重點在于對合同的計價方法要有一個清晰的認識，通常情況下，商品銷售合同都是按照商品單價來計算的，在履行過程中，如果出現了漲價、降價等情況，雙方仍然要按照約定的價格履行合同條款，否則將面臨違約責任。

（五）違約責任條款的審核

在簽訂合同之后，由于出現了各種各樣的意外狀況，很有可能導致合同不能履行，所以必須強化對違約責任條款的說明和審查。違約責任是指甲乙雙方的違約責任，只有這樣，當由于不可抗力或其他主觀因素導致合同無法履行時，雙方才可以按照合同中的條款來解決爭議，并決定違約金的具體金額和計算方式。

二、企業合同風險的類型

（一）合同簽訂前的風險

合同交易對方主體真實存在、合法，是簽訂合同的前提條件之一。合同主體不存在或出現錯誤、合同主體不具備相應的資質要求、相應的資質已超過有效期限等，都會導致合同無效。企業對合同相對方主體審查不嚴，可能因合同相對方沒有履約能力，合同利益得不到根本性保障。企業依法存續并不代表具備實際履行合同的能力，企業的財產狀況、資質條件、以往的業績及目前的經營現狀等，都對合同的實際履行風險分析產生重要影響。

（二）合同簽訂過程中的風險

企業存在合同簽訂過程中對質量、價格、違約責任等重要事項約定不明的法律風險。合同的內容，就是合同當事人的權利與義務，具體體現為合同的各項條款。如合同及相關補充協議對質量、價格、違約責任等合同必備條款約定不明，就可能會在合同履行過程中引發爭議，造成舉證困難，給企業帶來經濟損失。另外，在簽約前的協商階段，有必要將重要的信息以書面形式記錄下來。還有，合同中沒有簽訂時間或沒有雙方簽字蓋章時間，對于確定合同的成立時間成為障礙，合同成立時間不確定，也會引發合同生效、合同履行等一系列問題，影響交易的安全。

（三）合同履行中的風險

合同履行中的風險具有特殊性，且較為具體，主要包括由于企業自身、國家政策、外部環境的變化等原因，導致合同內容難以順利執行被對方起訴，或者對方不能履行合同內容，需要按法律流程起訴。部分企業存在合同履行過程中，對合同標的物質量異議未及時書面提出的法律風險，根據相關法律的規定，在收到標的物時，企業需要在約定的檢驗期間內進行檢驗，對合同內訂立的數量、質量等不符合約定的情況告知對方企業；若合同簽訂雙方沒有約定檢驗期限，則應在收到標的物時及時檢驗；企業若未及時通知對方，即使存在數量、質量不符等問題，均視為符合約定。超過質量異議期將導致企業喪失向出賣人主張瑕疵擔保的實體權利，造成企業經濟損失。企業存在合同相對方違約時未及時固定、保留違約證據的法律風險。合同相對方出現違約行為時，沒有及時有效地固定、保留違約證據，合同相對方又不認可時，企業難以向合同相對方主張賠償責任或其他違約責任，企業可能因此遭受經濟損失。企業沒有形成系統規范的合同范本且對既有的合同范本未定期進行修改、完善。企業大量的業務合同使用合同相對方提供的版本，或由企業非專業人員起草，存在一定的風險，如合同相對方制定對企業不利的條款、遺漏重要必備條款等。

三、加強合同審核風險的防范策略

（一）建立完善的合同審核制度

首先，應建立健全的合同簽訂授權機制。企業的法人代表是合同的唯一主體，他不能親自去簽署各種大大小小的合同，他需要將自己的權力交給別人，通常都是由各個職能部門的負責人來完成。因此，要明確企業內不同職能層級的簽約權限范圍，包括總經理、財務總監、業務部門負責人等，確保清晰的授權層級體系。制定明確的授權規定文件，包括授權程序、權限范圍、簽署方式、權限變更程序等，以規范企業內簽約授權相關事項。審慎設置各級別的簽約權限，考慮員工崗位、工作內容、管理層級等因素，避免權限交叉和不恰當的授權。明確定義不同層級簽約授權的審批程序和流程，確保授權程序透明、合規。

其次，要制定一套合同審核制度和一套審核程序，對其中的審核要點和具體內容進行詳細的說明，并要求合同審核過程與單位質量管理文件相一致，這能讓相關人員在對合同進行審查時有參考依據，并能從中了解如何進行風險防范。在企業內部控制體系中，合同審核是企業內部控制體系不可或缺的一環，是企業內部控制體系、契約管理走向規范化的關鍵環節。

最后，制定企業內的合同范本庫，制定合同范本。在此基礎上，結合企業經營特點，對標準文本進行增刪。另外，對于企業常用的日常性業務類型，還要準備一份示范文本，在每一次簽約的時候，都可以直接使用，這樣可以節約很多的工作時間，提高工作效率。

（二）嚴格遵守合同簽訂流程

企業在簽約過程中要嚴格遵循程序，層層遞進。在對合同進行管理的過程中，各個部門要將機構、制度、人員三個方面都考慮進去，其中對合同進行管理和統計的部門，還負責對合同的實施情況進行監控，有權執行行政管理合同；財務部門的主要職責是對承包資金進行監督。在簽約前，三方應當首先對合同雙方的誠信、履約能力進行考察和理解，并且要符合有關的法律規定，若合同的數額比較大，則要讓負責合同的工作人員和財務部門一起參加，業務部門的人員需將簽訂合同時的具體時間、對方單位、項目名稱以及合同執行期等，詳細填入合同登記表。同時，將注冊表連同合同草案一并遞交給各運營單位，審核意見簽字后，再送交財務部門審核。

（三）加強合同后續監督與管理

首先，企業可以利用合同審計的動態追蹤管理信息系統，將審計權限、審計等級以及賬號角色分配給各個層級的員工，實現不受時間和地點約束的在線審計，從而提升合同審核的效率。該信息系統還可以程序化地設計合同管理的流程，在合同審核的關鍵風險點上，會出現一個警告的窗口，并根據合同的審批權限，將其傳輸到相關的職能部門或個人。

其次，管理員將合同登記表裝訂成冊，按照不同的類別對合同進行歸類和統計，并定期對合同文本的份數、附件、處理記錄、履行情況記錄、糾紛處理記錄等內容進行歸類和匯總，并建立檔案。在正式簽約后，應按企業的要求，一式兩份，或一份副本，其中一份要呈交綜合管理檔案部門。

最后，還可以將這份合同提交到財務部門，由財務部門對其進行跟蹤，確認其是否符合合同規定的支付條件。在履行合同的過程中，主管部門要對相關的支付憑證、變更內容、補充附件等信息進行搜集，對于關系到合同的重要問題，應當就合同的各個問題分別按照內部程序做出決定，并制定妥善的對策。

四、結 語

綜上所述，合同審核能幫助企業發現潛在的風險，及時采取措施降低風險，避免經濟損失和法律責任，也有利于企業建立積極的形象，表明企業嚴謹、負責、遵紀守法的態度，增強與合作伙伴的信任。因此，企業可通過建立完善的合同審核制度、嚴格遵守合同簽訂流程、加強合同后續監督與管理方式，做好合同審核工作，降低風險。