民營企業智能化管理會計系統的構建方法

王小央／文

隨著經濟及信息技術的快速發展，民營企業的經濟業務越來越復雜，再加上企業自身的不斷成長，單純用于核算的傳統會計系統已經無法適應民營企業管理的需要。民營企業迫切需要建立可涵蓋民營企業經營全過程的信息系統，以整合完整的信息，更好地為民營企業經營管理提供決策支持，增強民營企業的競爭力。為此，文章提出智能化管理會計系統的構建方法，為管理會計信息化建設提供一定的參考。

管理會計系統在各企業的應用可以充分整合原有的成本管理、財務管理、資本管理、風險管理等工具，為民營企業領導層作出科學決策提供分客戶、分產品、分部門、分業務等多維度、精細化的依據。民營企業通過融合業務和技術，可實現對全企業數據資產的深層次挖掘，從而為民營企業經營分析、預算管理、資產配置、戰略決策、業績評價等領域提供相應的數據支撐，對提升民營企業經營價值、運營能力、實現高質量業務發展均有一定的助力作用。通過對智能化管理會計系統的應用，還能實現對民營企業供產銷各環節的全面管控，提高資源利用率。換言之，智能化管理體系能夠幫助民營企業在管理會計系統中建立完善的管理體系，實現資源共享，提高核心競爭力。因此，民營企業要充分利用智能化技術不斷優化自身的管理會計系統，為自身的管理決策提供有效支持，并提高自身的風險應對能力。

IT 技術在我國會計領域中的三次應用浪潮

會計電算化

我國會計電算化的起步時間相對于西方發達國家而言較晚，直至1981 年在財政部等相關主體的支持下，第一次提出了計算機在會計工作中的應用，自此，我國開始了會計電算化工作的相關研究。會計電算化是信息技術在會計中應用的第一個階段，即利用會計軟件，借助計算機系統代替人力完成會計核算工作，利用信息技術和計算機技術對各項數據進行核算處理。會計電算化的使用使傳統的手工會計轉變為電算化會計，其是會計史上的重大革命，消除了傳統會計管理的弊端，借助計算機平臺開展記賬、算賬、報賬，使信息處理變得更加高效。民營企業在建立會計電算化系統之后，能夠提供更加全面的信息，轉變了傳統會計工作的面貌，會計核算環境發生巨大轉變。然而，會計電算化的系統仍存在一定問題，利用會計電算化系統開展違法活動等問題層出不窮，如非法篡改業務數據、刪除數據等，給民營企業造成了嚴重損失。出現這種情況的主要原因是會計電算化存在一定的缺陷，缺乏操作日志記錄等功能，不便追究責任，因此，其作為初級階段有必要進行進一步升級。

會計信息化

1996 年，第二屆全國會計電算化會議提出，民營企業要推動實現會計管理從核算型向管理型的進一步發展，形成以信息系統為核心，各項管理機制相互集成的管理體系。在現代化的企業管理工作中，會計信息系統作為民營企業經營的重要組成部分，能將會計信息的觸角延伸到企業的各項環節之中，其還是對企業供產銷各環節數據進行加工的中心。在開展會計核算的基礎上，加強不同系統之間數據的分析與共享，能夠幫助民營企業開展預測、規劃、控制等方面的工作，使會計電算化向管理會計的方向延伸，讓企業的會計信息系統和其他系統實現有機結合，促使各系統之間實現充分的數據交換，適應企業發展的需求。會計信息化建設是一項相對復雜的工程，民營企業要在建立會計電算化的基礎上重整業務流程，借助信息系統實現對資源的有效配置與管理。

會計智能化

人工智能在財務領域的應用對于會計工作是一場新的變革。當前，人工智能的應用不斷深入，能夠有效提高民營企業的財務管理水平，提高財務決策的及時性。智能化管理會計系統的構建要將人工智能技術和財務管理體系相融合，使財務和業務實現緊密結合，通過將人工智能應用于業務流程、會計流程中，形成財務與業務的一體化管理機制，以最大程度實現數據共享，幫助民營企業的管理層第一時間掌握企業的經營實際情況，改變傳統管理模式下會計核算和業務流程各自為政的問題，借助人工智能技術搭建云端管理平臺，實現民營企業與供應商、客戶之間的無縫銜接，并通過數據共享機制重構民營企業的管理流程，實現對會計全流程的自動化、透明化管理。在智能化管理模式下，能夠消除不增值的作業，大量的人工工作都可由計算機系統自動完成，財務人員僅需要做好對流程的設置，從繁重的工作中解脫出來，進而將工作重點放到財務分析、風險管理、決策支持等方面。當前，智能化管理體系的應用正在徹底改變企業的會計工作模式。通過構建全新的管理機制，建立集約的財務管理體系，能夠幫助企業在激烈的競爭中取得更大的優勢。以金蝶K3Cloud 為例，金蝶K3Cloud 聚焦多組織、多利潤中心的大中型企業，能夠幫助企業實現財務與業務的協同，開展財務精細管控，借助信息平臺實現對全網資源的聚合。金蝶K3Cloud 作為開放性管理平臺，能夠實現全網資源整合，支持全渠道資源接入，借助云服務及移動應用，產業鏈的供應與生產協同平臺，為合作伙伴提供完整的ERP 服務生態。同時，在預算管理方面，金蝶K3Cloud 支持多角度預算執行監控，能夠即時查詢和控制預算執行進度，企業的費用、資金、業務預算都集中在一個平臺上進行處理，預算能夠及時關聯業務類型。

民營企業智能化管理會計系統循環模型

基于“決策—控制”的價值增值循環

在智能化管理會計模式下，要借助智能化管理體系提高民營企業的決策效率。例如，民營企業借助人工智能技術等建立結構化的知識庫，由此可在有決策需求時在知識庫中迅速尋找與之相關的解決方法，并通過推理得出結論。通過知識庫搜索的資源為民營企業的決策提供支持，在對各類問題進行分析、記錄的基礎上匹配相關知識進行推理，從而為優化民營企業管理層的決策提供幫助。

基于“披露—反饋”的價值信息交換循環

民營企業應用智能化管理會計系統，要求對各類數據實現高效管理，建立各類數據的披露和反饋機制，讓民營企業及時獲取、保存與處理各類數據，并將相關數據及時披露與反饋給相應的工作人員，從而有效提高民營企業的數據處理水平以及信息化管理效率。

基于“協同—共享”的價值協同循環

民營企業應用智能化管理會計系統，能夠有效整合企業內部的各類信息，能夠準確體現出企業生產經營的實際情況，從而能結合各類信息制定恰當的管理規劃，以便民營企業的各層級人員理解和操作。企業的會計信息系統涉及企業內部各部門，數據較為復雜，因此智能化管理會計系統要建立協同共享的管理機制，促使不同部門之間實現緊密協同，實現各類數據高效共享，進而讓企業的財務數據和經營管理機制實現統一。此外，通過對企業財務數據的優化，為企業各項經營管理活動的開展提供支持。例如，北京金融科技產業聯盟企業應用的管理會計系統能同時支持5 000 多人在線，可以在40 分鐘內完成數億的明細計算，還可以實現100 多種產品、80 多個要素、8 條業務線、1.6 萬個成本中心、6 萬客戶經理從不同維度得到準確的成本分析、盈利分析結果，極大地提升了金融企業價值創造能力。

基于“監督—調控”的微觀會計與宏觀經濟管理循環

任何民營企業的經營都離不開宏觀經濟環境，為了讓民營企業的微觀會計環境與宏觀環境實現有效銜接，智能化管理會計系統的應用要充分關注財務指標和非財務指標。傳統的企業管理僅關注財務指標，無法對企業前景制定規劃。為此，民營企業要結合外部宏觀環境建立一套完善的監督與調控體系，借助信息技術實現對數據的有效處理，挖掘數據背后的深層信息，并結合報表分析管理流程，監督民營企業各項業務流程發生的各個環節及其存在的風險，對民營企業管理工作中的不足之處及時予以調控，從而幫助企業動態優化管理體系。

智能化系統設計

總體規劃

第一，智能財務平臺的金蝶K3Cloud 系統為企業提供高度集成的ERP 模式，能夠滿足企業的財務、業務相互銜接的需求，能夠系統化地為企業的經營管理工作提供支持，幫助企業開展內部管理與電子商務處理，實現價值增值的目標。該系統的應用，能夠幫助企業更靈活地處理業務流程，實現內部各項業務的協同，以及企業業務流程的優化，能夠讓企業更加輕松地處理組織之間的交易。同時，該系統按照外部財務報告和內部管理考核的要求對會計核算體系進行靈活的設置，解決了內外部財務報告之間要求存在一定差異的難題。該系統還能幫助民營企業優化傳統的管理流程，讓業務驅動財務，使業務和財務實現無縫銜接。通過提供平臺化的業務應用及服務功能，能夠為企業業務工作的開展提供有效支持，拓展民營企業的業務管理模式。此外，該系統能夠讓用戶在企業中結合角色設置自身的應用界面，從而大幅提高企業整體的工作效率，讓企業內部的溝通更加高效，實現內部的緊密合作。

第二，加強對財務共享的應用。在財務共享模式下，能夠對各分子公司的財務工作進行整合，有效提高民營企業的財務管理效率，降低民營企業的經營管理成本。民營企業要改善財務共享下的業務流程，提高管理效率，為財務與業務工作的開展提供有效支持。財務共享中心可以在內部建立往來賬款管理小組，負責對往來賬款的催收及爭議事項的解決，并通過對企業業務事項的監控，對供應鏈環節存在的風險進行梳理和預防。例如，A 企業在應付賬款的流程中，由分支機構提出采購申請，并根據采購對象選擇合適的供應商，要求供應商按照要求及時發貨。企業在收貨之后，根據訂單編號確認單價等方面的信息，并確保票據得到有效管控。分公司的領導要對采購事項進行審批，判斷采購事項的合理性，并將單據上傳至財務共享中心，由財務共享中心對數量、價格、折扣等方面的信息進行記錄。財務共享中心獲取各類數據之后，借助信息系統導出支付數據，并通過銀企直聯系統進行網上支付，支付完成之后再由會計人員打印會計憑證，并按照發票編號等信息與憑證匹配后做好歸檔工作，為各分支機構的應付賬款業務提供有力支持，讓企業的管理流程更加高效。

運營管理設計

第一，明確企業物料編碼的設定方案。物流編碼是確定唯一標識物的物料，物料的屬性編碼必須是唯一的，即一個編碼代表一種物料。民營企業要制訂詳細的物料編碼管理規則，從命名維度上確保物料的唯一性。同時，各類物料編碼的規則類別應采用大中小三類細化管理機制，針對不同物料要建立合理的描述機制，從而方便企業內部用戶結合各類物料的屬性快速查找到所需物料。在物料編碼的過程中，要注重便捷性與靈活性。在物料命名設計時，要對物料的規格與屬性進行合理分析，如對物料的型號、材質、厚度、顏色等方面應按照物料關鍵特征的相關性原則，進行細化編碼。由于物料命名規則制訂會花費較多的人力、物力，可能出現分類不當的問題，因此，在物料管理過程中要確保物料的命名規則合理，保障物料的分類要求符合民營企業的實際情況。在物料命名規則變更時，也要保障數據得到及時變更，確保物料信息合理，避免出現物料描述不規范的問題，滿足民營企業動態發展的需求。在金蝶K3Cloud 系統的管理模式下，企業物料編碼由企業研發部門統一編制，各部門嚴格執行，且各部門不得對物料編碼進行修改，未經研發部門認可的編碼無效。民營企業的研發部門在接到新物料時，要根據民營企業的物料編碼規則對物料進行分類編號，之后錄入金蝶K3Cloud 系統并輸入電腦端存檔。

第二，優化企業的BOM 管理。BOM 是采用計算機輔助的生產管理系統，主要是通過信息技術對制造的產品所涉及的各類物料進行全面識別。民營企業要將產品結構轉化為數據格式，進而形成物料清單。物料清單是企業信息系統中最重要的基礎數據之一，物料清單的格式設計和管理模式的合理性會直接影響信息系統處理各項工作的合理性，因此民營企業要根據自身的實際情況設置合理的BOM。與此同時，BOM 數據也是財務部門開展成本核算及企業開展生產的重要依據，因此必須確保數據具有準確性。民營企業的BOM 中要詳細設計各類物料編號，優化民營企業的生產管理規劃，根據企業所預測的銷售計劃安排生產計劃。現代化的管理模式要求民營企業根據實際訂單來組織生產，安排相關的生產計劃，因此，企業要借助BOM 將生產計劃和零件相關聯，在收到客戶訂單之前就要通過BOM 獲取所需物料，促使生產工作更加高效。

業務流程設計

MES 系統與金蝶K3Cloud 系統都是非常龐大的系統，二者都具有較為豐富的業務流程與復雜的管理架構。在很多情況下，民營企業內部的兩個系統是獨立運行的，且有著不同的技術編程模型，二者的技術平臺及編程語言甚至是完全異構的，民營企業要想讓MES 系統與金蝶K3Cloud 系統實現銜接，就要完善運營管理機制，通過升級信息系統管理平臺，滿足業務實際需求，實現規范化管理，降低系統性風險，打破民營企業內部的“信息孤島”。民營企業可以通過購買軟件解決方案的途徑，讓外部的軟件供應商為民營企業提供MES 系統與金蝶K3Cloud 系統集成的方案，使開發人員遵循統一的概要進行設計開發，實現系統的銜接。

制度體系設計

為保障管理會計系統的運轉更加高效，民營企業應在內部針對各項財務工作的工作流程進行梳理，落實崗位分工機制，確保管理制度趨于合理。通過健全制度體系，由民營企業內部的各部門對自身工作歸口任務進行梳理，牽頭起草工作流程，并以此健全相關的管理制度。例如，針對民營企業的應付賬款管理流程，應由企業財務共享中心牽頭設置明確的管理辦法；又如對企業物料管理的流程，可由民營企業的研發部門牽頭對物料編碼方式進行分析，并在此基礎上制定相應的物料編碼管理制度體系。通過優化民營企業的一系列制度，有助于保障民營企業的各環節工作有據可依，將民營企業各項工作的具體要求落到實處，防范經營管理風險。

風險管理

民營企業要借助會計系統對經營環節中的各類風險進行識別，制訂恰當的數據分析管理方法對各類風險進行分析。很多企業的風險是企業管理不足所導致的，因此企業要圍繞經營工作中可能產生風險的領域進行分析，判斷各類風險的應對方式。基于對智能化管理會計系統的應用，民營企業要整合各類資源，建立風險管理系統，并在風險管理系統中錄入歷史發生風險時相關的財務數據和非財務數據，并以此實現風險預警。通過合理應用預警機制，制定風險應對措施。值得注意的事，民營企業的風險數據不僅包括內部數據，還包括外部數據。通過對各類數據的收集，在此基礎上建立風險數據庫，根據各類風險制訂恰當的風險防范措施，能夠幫助民營企業及時發現安全隱患，識別各類風險事件，進而實現對風險的有效管控。

當前，信息技術高速發展，已經成為推動社會經濟增長的主要動力，對民營企業的發展也起到革新性作用。民營企業在會計系統中構建智能化的管理機制，對于提高民營企業的會計管理水平具有重要作用。未來，民營企業還要結合時代發展進一步改進自身的會計管理機制，以促使自身的會計管理流程不斷優化。