電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化改革助力會計信息化發(fā)展

王雨濛

［摘 要］推動電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，將能夠為會計信息化發(fā)展提供有力的支持。但是，電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化并不是一朝一夕就能夠看到效果的。為了更好地推進電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，以北京某高校為例，就電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化改革進行了探討，希望可以為開機信息化發(fā)展提供借鑒。

［關(guān)鍵詞］電子憑證；標(biāo)準(zhǔn)化；會計信息化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.017

［中圖分類號］F232 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）05-0056-04

0? ? ?引 言

按照《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》推進會計數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求，財政部、國家稅務(wù)總局、人民銀行、國務(wù)院國資委、國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)委、國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室（密碼局）、民航局、中國國家鐵路集團有限公司聯(lián)合組織開展電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)試點工作。電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是會計信息化發(fā)展至關(guān)重要的一步，是會計行業(yè)無紙化發(fā)展進程中不可或缺的一步。

1? ? ?電子憑證概述

本次試點工作是按照國務(wù)院推行的會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)技術(shù)規(guī)范國家標(biāo)準(zhǔn)對軟件進行配置，接收電子憑證并按照會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一識別、自行解析，支持其會計核算系統(tǒng)智能記賬處理和會計檔案電子化歸檔。主要任務(wù)是按照會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，借助配套財政提供的XBRL工具包，完成系統(tǒng)電子憑證處理流程設(shè)計和系統(tǒng)改造，滿足電子憑證試點工作需求［1］。

參加本次試點改革的有增值稅電子普通發(fā)票、增值稅電子專用發(fā)票、全面數(shù)字化的電子發(fā)票（以下簡稱“數(shù)電票”，含鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單）、財政電子票據(jù)、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單和銀行電子對賬單等九類憑證。由于全電票、行政事業(yè)單位收據(jù)、銀行回單、稅收繳款書等各類電子憑證種類眾多，且標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，開具方非同源，所以在票據(jù)接收的環(huán)節(jié)需要逐一解析，尤其是行政事業(yè)單位。因此行政事業(yè)單位財務(wù)部門在會計信息化改革方面存在電子憑證“接收難、入賬難、歸檔難”的問題。

2? ? ?智能報銷系統(tǒng)架構(gòu)

首先，建立智能報銷系統(tǒng)，預(yù)約報銷系統(tǒng)全部流程實現(xiàn)線上化，電子憑證全流程處理。通過智能報賬模塊進行報銷票據(jù)的上傳采集，實現(xiàn)待報銷的電子憑證/電子發(fā)票的上傳。其次，主動關(guān)聯(lián)，構(gòu)建電子數(shù)據(jù)間的鉤稽關(guān)系，如：基于電子憑證/電子發(fā)票推薦可以報銷的相關(guān)項目；基于差旅報銷憑證計算相關(guān)行程、補貼信息；基于電子憑證/電子發(fā)票和報銷項提示補充相關(guān)附件。升級改造財務(wù)核算系統(tǒng)，將電子發(fā)票、回單等原始憑證與報銷單、記賬憑證建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)制單掃碼自動生成記賬憑證、自動鉤稽電子發(fā)票。通過財政部平臺統(tǒng)一的XBRL數(shù)據(jù)包對報銷系統(tǒng)模塊、會計核算系統(tǒng)相關(guān)模塊、電子檔案系統(tǒng)模塊進行升級改造，完成7種類型的電子憑證的獲取、解析、入賬，以及電子憑證入賬歸檔全流程運用。上線后便于電子票據(jù)的收集、入賬、報銷、歸檔全流程查詢。

《關(guān)于公布電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的通知》規(guī)范了“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件+版式文件封裝+電子簽名”的電子憑證標(biāo)準(zhǔn)，有效保障了數(shù)據(jù)來源的合法性、真實性以及數(shù)據(jù)的安全性，確保了電子憑證的法律效力，標(biāo)志著真正“無紙化”時代的到來。依據(jù)會計電子檔案管理規(guī)定，生成憑證電子文件，同時將相關(guān)附件打包生成待歸檔批次包。對待歸檔批次包進行真實性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測。檢測通過后，生成相關(guān)案卷及XML文件，同時將這些文件使用MinIO分布式存儲技術(shù)進行保存，保證文件安全。生成和保存入賬信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件。通過每個文件中的“唯一標(biāo)識”與接收到的電子憑證建立對應(yīng)關(guān)系。

3? ? ?建設(shè)情況——以北京某高校為例

北京某高校于2023年12月前按照試點要求將符合電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的電子憑證入賬結(jié)構(gòu)化的文件上報到財政部統(tǒng)一報表子系統(tǒng)。

依據(jù)試點工作的要求，結(jié)合該校現(xiàn)有建設(shè)情況，本次試點采取現(xiàn)有系統(tǒng)改造與新購相關(guān)模塊結(jié)合的方式開展。

3.1? ?新增智能報銷模塊

教職工通過PC端或者微信端上傳試點范圍內(nèi)的電子憑證，提交后，系統(tǒng)將對用戶所提交的電子憑證信息進行驗簽、識別、解析，以保證電子票據(jù)信息的真實性。票據(jù)通過校驗后，進入待報銷票夾，教職工選擇某批發(fā)票前往報銷，智能報銷模塊自動生成相關(guān)報銷單，并進行線上簽批流轉(zhuǎn)，簽批結(jié)束，財務(wù)收到報銷單及票據(jù)XML文件后入賬。

3.2? ?升級電子回單/無現(xiàn)金報賬

升級改造銀行電子回單及無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)，對銀行電子回單、銀行對賬單業(yè)務(wù)流程進行梳理，在產(chǎn)生電子材料環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)改造。與3.1節(jié)相同，系統(tǒng)需提取文件的元數(shù)據(jù)，并對整批、單個文件進行電子簽名，以保證數(shù)據(jù)的完整性和真實性。

3.3? ?升級賬務(wù)系統(tǒng)

財務(wù)處將上述兩部分信息在財務(wù)核算系統(tǒng)中生成財務(wù)憑證時，系統(tǒng)將自動建立憑證與上述電子發(fā)票、電子回單等數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。審核生成的會計憑證， 進行會計賬務(wù)處理及出具財務(wù)報表，定期對會計檔案進行歸檔。

3.4? ?新增財務(wù)電子檔案管理平臺

3.4.1? ?檔案歸檔

財務(wù)系統(tǒng)基于當(dāng)期的財務(wù)憑證發(fā)起電子檔案歸檔，歸檔后，將憑證相關(guān)的報銷電子發(fā)票、收入電子發(fā)票、電子回單等數(shù)據(jù)生成歸檔批次。歸檔批次包含：基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件四個部分。

在待接收檔案列表查看待歸檔的批次，選擇待歸檔批次進行四性檢測，四性檢測包含人工檢測和自動檢測兩部分內(nèi)容。檢測通過后，系統(tǒng)對檢測批次標(biāo)記已通過且記錄四性檢測單號，同時對該批次可以進行歸檔處理。

歸檔操作時，對歸檔的操作人、操作時間進行記錄，顯示批次生成的歸檔案卷，同時可以對歸檔報告進行顯示打印。

3.4.2? ?檔案接收

選擇壓縮文件進行上傳，壓縮文件中需要包含基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件四個部分。移入后生成待歸檔的檔案批次，基于移入的待歸的檔案批次進行四性檢測，四性檢測規(guī)則同電子檔案歸檔，四性檢測完成后進行案卷歸檔，直接將導(dǎo)入的電子檔案案卷進行歸檔。

3.4.3? ?歸檔歷史

顯示所有的歸檔批次，可以針對歸檔批次查看四性檢測報告，歸檔報告，以及相關(guān)歸檔批次的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件，根據(jù)歸檔批次也可以查看該批次歸檔生成的案卷，以及案卷相關(guān)的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件。

3.4.4? ?檔案管理

電子檔案瀏覽：根據(jù)電子檔案的案卷進行瀏覽，查看案卷相關(guān)的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件。

電子檔案移交：選擇移交的范圍（歸檔年月、檔案類型），基于查詢范圍進行移交，移交時填寫移交人、移交時間，生成移交批次，可以下載移交文件，文件包含基本信息.XML，流程信息.XML，文件清單.XML，相關(guān)電子文件。基于移交批次可以查看移交的內(nèi)容（案卷匯總及明細），以及對相關(guān)匯總內(nèi)容進行明細查看。對移交批次可以打印移交報告單。移交完成后，可以查看歷史移交批次及內(nèi)容。

在庫電子檔案統(tǒng)計：根據(jù)不同的歸檔類型、年份，接收人進行匯總統(tǒng)計，同時根據(jù)匯總記錄進行相關(guān)明細查看。

3.4.5? ?電子檔案利用

憑證檢索：基于憑證進行查詢（根據(jù)權(quán)限進行控制，管理員和相關(guān)負責(zé)人可以查詢所有憑證，其他人員根據(jù)授權(quán)范圍進行查詢），顯示相關(guān)憑證的案卷信息、相關(guān)電子文件信息。

電子文件號驗證：對電子文件號進行驗證，輸入電子文件號，查看相關(guān)電子文件號的信息以及附件信息。

查詢申請：基于憑證號，根據(jù)申請的憑證號范圍，生成申請批次。

查詢授權(quán)：基于申請的批次進行授權(quán)，授權(quán)完成后在憑證檢索模塊進行查詢。

檔案利用統(tǒng)計：匯總每個案卷、文件查看的次數(shù)。用于監(jiān)控匯總哪些案卷、文件被頻繁使用。

3.4.6? ?日常維護

四性檢測：基于檔案類型、時間進行篩選，進行四性檢測（記錄檢測人、檢測時間），生成四性檢測編號，根據(jù)編號可以查看檢測的匯總信息，根據(jù)匯總信息可以查看案卷及其內(nèi)容的明細信息。同時可以打印四性檢測報告，在檔案管理模塊也可以查看相關(guān)歷史的四性檢測記錄。

檔案銷毀：基于檔案類型、時間、是否超期進行篩選，進行銷毀（記錄銷毀人、銷毀時間），生成銷毀批次，基于銷毀批次進行銷毀。同時可以根據(jù)銷毀記錄進行查看，根據(jù)銷毀批次可以查看銷毀的案卷及相關(guān)明細信息。

檢測歷史：查看四性檢測的歷史（檢測編號、檢測人、檢測時間、檢測范圍），根據(jù)檢測編號，查詢相關(guān)檢測案卷及其明細信息，同時可以打印四性檢測報告。

3.4.7? ?系統(tǒng)管理

人員管理：對電子檔案管理平臺進行人員及角色管理。控制不同人員對系統(tǒng)的功能使用。

系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置：設(shè)置電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)參數(shù)。

紙質(zhì)檔案庫架管理：設(shè)置相關(guān)庫架，用于紙質(zhì)檔案編目時的庫架選擇。

檔案備份：基于電子檔案管理平臺的所有案卷數(shù)據(jù)生成備份批次，同時記錄備份人、備份時間、備份范圍，備份打包完成后，對相關(guān)備份批次數(shù)據(jù)可以進行下載。

備份歷史：基于備份批次查看相關(guān)進度，同時可以對備份完成的批次進行下載，同時可以記錄是否刻盤或者標(biāo)記其他備份存儲情況。

4? ? ?試點票種接收端獲取渠道及獲取格式

符合試點改革的票據(jù)格式主要為OFD（Open Fixed-layout Document）格式和XML（Extensible Markup Language）格式。

各單位可根據(jù)財政部提供的工具包自主研發(fā)適合自己的解析文件，提供票樣給各接收端單位完成軟件接收解析的功能改造。

首先需申請成為開具端的白名單試點單位，成為試點單位后開具端單位交付不同類型的票據(jù)以不同形式推送給各接收端試點單位。增值稅電子普票和專票僅以國家電網(wǎng)一家試點單位為準(zhǔn)，提供的數(shù)據(jù)格式為SIGN、XML和PDF，并以郵件方式直接推送至白名單客戶。財政電子票據(jù)和電子非稅收入一般繳款書目前為郵件推送的PDF格式；電子回單及銀行對賬單為OFD及XML格式。OFD電子回單與銀行電子對賬單目前支持接口直連的兩種方式，即央行統(tǒng)一的互聯(lián)互通平臺和各商行的銀企直連平臺端口，兩種方式都可以推送符合財政試點的OFD格式的單據(jù)。

5? ? ?接收端電子回單和電子對賬單的獲取途徑

財務(wù)系統(tǒng)從銀行端推送的數(shù)據(jù)中獲取電子回單或電子對賬單后，提取電子回單和電子對賬單的OFD格式文檔，根據(jù)實際入賬情況將銀行推送的文件解析為符合電子憑證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的XBRL結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件，將銀行回傳的回單信息通過回單編號關(guān)聯(lián)對賬單的每一筆數(shù)據(jù)，與已入賬的信息相關(guān)聯(lián)。生成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)后將原始電子憑證、記賬憑證與電子憑證結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件按相關(guān)要求通過電子檔案系統(tǒng)進行電子歸檔處理［2］。

6? ? ?電子憑證改革助力會計信息化發(fā)展

電子憑證試點工作不僅可以提升會計基礎(chǔ)工作的規(guī)范性和電子憑證的可追溯性，還提升了財政監(jiān)管效能。

按照電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求，我們將持續(xù)深化試點和電子會計檔案管理，逐步實現(xiàn)會計核算和檔案管理的全流程電子化工作，加強電子憑證接收、解析、報銷、入賬、保存等全流程處理的風(fēng)險控制，確保電子憑證的安全性和可靠性。

目前對北京某高校接收到的憑證在接收、解析、報銷、入賬、歸檔等的每一個環(huán)節(jié)實現(xiàn)電子憑證全流程的常態(tài)化處理，進行全要素驗證，確保數(shù)據(jù)的真實可靠和為未被篡改。同時，通過會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化改革的全流程處理，接收、解析、報銷、入賬處理電子憑證，驗證相關(guān)會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的可行性，可推動該高校會計信息化發(fā)展，提升信息化水平服務(wù)，為解決師生報銷難、查賬難問題，提供有效的途徑。

7? ? ?結(jié)束語

隨著電子會計憑證標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用全面推開，會計職能將從傳統(tǒng)的核算、記賬、核賬、報賬向財務(wù)管理、價值管理、決策輔助等持續(xù)轉(zhuǎn)型升級，將信息化數(shù)字化技術(shù)和會計工作有效地結(jié)合，助力新時代高校信息化數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)信息科技特色的會計電子數(shù)據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

主要參考文獻

［1］饒艷超，朱華.電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用：以普聯(lián)東文試點經(jīng)驗為例［J］.財務(wù)與會計，2023（9）：59-63.

［2］徐菲，苗陽，王迪，等. 高校電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)實踐研究

［C］//中國計算機用戶協(xié)會網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用分會.中國計算機用戶協(xié)會網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用分會2022年第二十六屆網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)與應(yīng)用年會論文集，2022：5.