基于RPA 的財務管理轉型分析

宋霄莉/文

在傳統的核算會計模式下，企業信息處理效率低下，財務工作附加值較低。 在信息技術高速發展的背景下，企業各項工作流程更加高效。 借助財務共享的模式，能夠讓企業各項工作建立統一和標準化的管理體系，企業能夠對各項財務工作實現動態監控，促使財務工作實現規范化和科學化發展。 在此背景下企業要實現對各類工作的科學管理，幫助企業高效處理各類信息和數據，為企業工作流程開展提供必要支持。 RPA 作為人工智能技術，采用RPA 技術能夠讓財務工作流程形成自動化管理措施，讓企業的管理工作更加高效和科學。 在RPA 的管理模式下，企業要重視資源整合的要求，實現對流程的優化。 通過全面優化企業的管理體系，有助于促進企業的財務工作發揮應有的價值。 文章對RPA 的財務管理轉型進行分析，探討企業財務管理轉型策略，并重點對基于RPA 的財務管理轉型策略進行分析，對構建基于RPA 的財務管理轉型體系、促進財務工作實現發展具有一定價值。

相關概念

隨著大數據和云計算技術的高速發展，在當前時代下，越來越多的企業為提高自身競爭力及應對復雜多變的市場環境，對財務管理工作的要求不斷提高。 企業財務工作要全面提高自身工作質量和管理效率，確保企業財務管理體系做到與時俱進。 當前信息技術在各領域的應用日益深入，信息技術的要求日益復雜，如何合理利用各類數據對企業的工作流程進行改進，已成為企業需要思考的重要問題。 信息技術的應用，催生了自動化、人工智能和機器學習等技術。 當前企業要重視自身的創新能力，才能跟上時代發展的步伐，避免被時代淘汰出局。 RPA 作為對財務管理工作進行自動化控制的重要方式，作為人工智能技術的一部分，RPA 的應用有效提高了企業傳統財務管理工作的效率，讓企業各項工作實現自動化處理，達到提高企業管理效率和工作質量的目標。 RPA 有效對企業不同系統之間的數據進行處理，讓財務工作由以往的人員手工管理轉為由人工智能系統自動管理，解決信息系統的信息孤島問題，并結合企業業務流程讓各類數據傳遞，以確保財務工作得到高效控制。 RPA 技術能夠讓財務從核算中解放出來，實現對財務工作的自動化處理。 通過讓信息系統替代財務人員的工作，財務工作實現自動化和智慧化發展，提高財務工作效率。

財務管理轉型的瓶頸

第一，基礎系統的構建不完善。 基于RPA 實施財務管理，要構建完善的基礎系統，確保企業工作流程中各類系統得到不斷完善。 但是部分企業在構建系統的環節中，各類系統的建設相對較為滯后，沒有通過建立ERP、數據庫等方式讓企業各項向系統進行轉型，嚴重影響企業管理工作的開展。

第二，應用RPA 完善往來管理流程。 在實施管理會計的環節中，企業應該通過RPA 系統對企業工作流程進行改進。 但是部分企業在往來管理環節未通過RPA 系統對往來工作進行管理。 往來管理作為企業日常工作事項中的重點，涉及的工作較為復雜，若企業往來管理未充分利用RPA 技術，將導致往來管理工作效率低下，甚至產生錯誤的數據。

第三，費用與總賬管理流程未使用RPA 系統。 在實施費用與總賬管理環節中，應該通過RPA 管理工作對費用的各類票據進行匯總，并形成賬簿。 但是部分企業的費用與總賬處理流程依靠企業人員手工進行處理，相關費用票據無法通過RPA 系統得到實時監控。

基于RPA 的財務管理轉型策略

有序構建系統

1.構建ERP 系統

為確保企業的RPA 系統能夠獲取所需要的數據，企業要構建ERP 系統。 ERP 系統作為企業重要的數據來源，能夠匯總企業的財務和業務各類信息。 通過對各類信息進行集成與匯總的方式，能夠大幅提高企業數據傳遞的效率，讓企業在管理流程中的各項工作更加高效。

2.構建數據倉庫

企業要對數據進行清洗、加工和歸類整理，然后存儲于數據倉庫。 數據庫中包含企業開展RPA 需要的各項數據，還能實時查詢數據來源，為企業工作流程的開展提供支持，確保企業在管理環節中各項工作更加高效。

3.構建完善的信息技術系統

企業在信息管理環節要通過優化信息系統，對企業信息管理流程進行完善。 通過建立強有力的信息系統，對企業工作流程進行優化控制，為企業管理流程的動態改善奠定基礎。 在信息技術支持的環節，企業要構建完善的內部數據接口，讓企業內部各環節信息能夠實現一體化整合，幫助企業第一時間實現對內部管理活動的有序管控。

往來管理流程中應用RPA

1.優化應收賬款管理

企業在應收賬款管理環節，從客戶管理到合同管理再到訂單管理等環節，形成閉環管理體系，才能有效提高企業的管理效率。 企業要構建完善的應收賬款管理規范，形成端對端的業務流程處理機制，讓企業財務對應收賬款的關鍵控制點借助RPA 開展規范化管理。 企業在管理環節中，各項工作都要借助RPA 大幅提高管理工作效率。

第一，建立完善的客戶信用管理體系。 企業開展應收賬款管理，要對客戶各類信息進行分析，關注客戶的購買情況，合理控制企業的賒銷模式，降低呆壞賬問題發生的可能性。企業系統要對客戶的信用信息、還款數據等方面的信息進行全面分析，并通過對相關信息進行評估的方式，獲取客戶名稱、銀行卡號、交易數據等方面的信息，并實現自動評分。

第二，實現對賒銷的監控。 RPA 系統在錄入賒銷條件之后，能夠形成自動化的催收與控制措施，確保客戶管理方案更加科學，為企業防控管理風險提供必要的支持。 同時企業在信息系統中設置各類客戶的付款期限之后，由RPA 系統對各類客戶付款情況進行監控，有效提高了企業對呆壞賬的風險防控能力。

第三，跨系統采集客戶數據。 企業的業務部門在與客戶簽訂合同之后，對各類數據進行總結與評價，并優化對客戶關系的控制，通過對客戶各類信息進行整理的方式采集有價值的數據，并對客戶的信息進行自動更新，減少人為操作帶來的誤差。

第四，實現自動開票。 企業人員在提交合同訂單之后，合同管理系統會從營銷系統中識別合同中的各類數據，并通過對信息系統中各數據進行處理導出客戶開票數據，實現跨系統的自動開票。 在生成開票信息之后，由初審崗在系統中對票據相關信息進行審核，完成審核開具發票。

2.改進應付賬款管理

應收賬款管理是企業財務共享中心管理的關鍵環節，在該環節管理工作的問題體現在很多企業應付賬款管理過程中，由人員手工管理導致效率低下。 在建立RPA 的管理模式下，企業在對應付賬款的管理環節中，能夠借助系統實現對應付賬款全流程的管理，實現采購的自動化。

第一，完善采購管理。 在應付賬款管理中，采購環節作為首個環節，借助RPA 系統能夠對采購環節的數據進行集成，全面匯總供應商的信息。 各類信息進行處理之后，方便企業采購部門實現對各類供應商的及時分析。 如果供應商在經營中存在異常情況，由RPA 系統自動發現并給出預警。通過RPA 系統對供應商進行控制的方式能夠減少采購部門的工作量。 RPA 技術會觸發編碼規則，根據相關數據完成供應商信息的實時更新，減少了手工更新環節，提高了管理的科學性。 在對各類信息進行管理的基礎上，通過預測的關聯規則算法對采購活動進行分析，評價各類供應商的狀態。若評價異常，自動提示異常狀態，并由人員手工進行審核。通過信息系統能夠自動選擇最優的供應商，提高企業采購管理的效率。 當企業在選擇最佳供應商之后，與供應商簽訂合同并開展合作，以此確保企業有序完成各項工作。

第二，實現對采購對賬環節的自動化管理。 在對賬環節，應該通過信息系統設置相應的對賬程序，供應商可以在企業指定時間登錄企業的網站開展對賬。 在對賬環節，企業要啟動RPA 程序，自動對相關單據進行核對。 RPA 的對賬程序在整個流程中通過信息處理，對供應商數據管理效率更高。 企業管理層嵌入RPA 技術，能夠通過RPA 技術對各類數據進行更新，有效規避管理環節的誤差，提高管理工作的效率和質量。 同時，企業要應用RPA 技術規避人工核算所帶來的問題，通過對相關程序進行核對的方式，有效規避應付賬款結算環節的風險。 通過應用RPA 技術，能夠讓企業和供應商之間解決信息孤島問題，大幅提高企業的管理效率。

第三，實現對發票管理環節的自動化管理。 企業在對發票信息進行處理時，要借助RPA 技術與OCR 技術對各類票據信息全面識別各類信息。 在RPA 的管理模式下，RPA 技術能夠逐項檢查發票數據格式及勾稽關系，發現不符的由RPA 向財務部門反饋。 未通過識別的相關數據由財務人員識別。 如果相關票據符合發票規則，就在系統中對發票的真偽進行查驗，并將相關票據通過導出的方式進行管理。 同時借助RPA 技術，能夠對供應商各類信息進行批量控制與匹配，若匹配失敗則將匹配失敗信息反饋給人工進行處理，由RPA 向財務部門反饋匹配失敗的結果，并要求相關人員進行再次核對。 若匹配完成，自動完成進項稅的抵扣。 在此過程中RPA 技術模擬人工操作接入稅務局的增值稅發票驗證平臺，能夠匹配相關信息，確保發票工作流程更加高效。 在發票管理的環節，基于RPA 技術能夠有效提高發票管理效率，實現對相關票據的快速掃描與管理，并借助邏輯判斷函數完成自動過賬，財務人員僅需要處理極少量的異常票據，以此大幅提高管理流程的效率。

第四，開展支付管理的自動化管理。 RPA 系統根據會計規則開展賬目處理，在會計報表中填列相關信息之后形成數據，同時RPA 能夠通過核算的相關數據生成電子憑證，并由企業和供應商之間辦理進行結算。 在結算過程中，由機器人不間斷獲取發票數據，RPA 系統獲取付款相關信息，并結合賬期情況完成付款。 供應商在收到資金后，向企業進行反饋。

費用與總賬管理中應用RPA

企業在應用RPA 管理模式時，要根據RPA 管理工作的要求，基于RPA 對費用與總賬管理流程進行自動化管理。借助RPA 系統，能夠實現對各類數據的規范化處理，確保企業的費用與總賬管理流程工作更加高效和科學。

1.借助影像管理技術實現對各類數據的傳遞和管理

企業在財務管理過程中會涉及大量原始憑證，傳統的管理工作需要將各類原始憑證以手工記錄的方式形成記賬憑證。 在RPA 模式下，企業通過影像管理技術將各類票據進行獲取和處理，并儲存到數據庫中。 例如，借助OCR 識別技術和電子發票技術等，能夠大幅減少傳統管理環節中人工進行逐一審核帶來的工作量，從而大幅提高管理效率。 通過信息系統由企業管理者對相關數據進行初步審核，對票據的真實性和準確性進行檢查，在審核通過之后將相關數據提交給RPA 系統，RPA 系統根據圖像識別技術、大數據技術對票據的各類信息進行識別與劃分，通過識別、掃描大量的原始數據，獲取對企業有價值的數據，實現對各類海量數據的智能化識別。 RPA 技術能夠辨別票據的真偽情況，并通過對票據進行分析和對比的方式，確保企業財務共享中心的初審工作實現自動化。 在RPA 管理環節，通過對各類識別的票數據進行分類管理的方式，明確企業各類數據中的具體管理要求，并通過對相關信息和數據進行檢查和反饋的方式，確保企業各類工作得到及時處理。 若在影像掃描系統中出現所識別的憑證存在異常，則進行手工處理。

2.完成對憑證的自動化錄入與審核

在傳統的財務核算流程中，通常會涉及大量重復、煩瑣的工作，企業各環節核算事項之間密不可分，完成上一項任務之后才能進入下一項任務，存在大量的重復工作，要求人工進行長時間復核。 為了防范失誤的問題并提高企業的管理效率，可以借助RPA 取代企業人員開展憑證管理，完成邏輯性強、重復性高的憑證錄入與審核工作。 企業在對各類憑證進行采集之后，借助圖像識別技術，從原始憑證中提取關鍵信息的各類數據，對各類信息進行分類、識別，由RPA 系統對原始憑證中的信息進行識別并形成記賬憑證。 RPA 系統對憑證中的各類數據進行獲取，包括獲取摘要、單價、金額和產品名稱等方面的信息。 各類記賬憑證在形成之后，由RPA 系統對相關憑證的信息進行自動化審核，結合憑證的相關信息進行對比，包括對比入庫單、訂單等方面的信息，確保審核工作更加高效。 通過RPA 技術對憑證進行稽核，優勢在于自動對比各類信息的情況，達到大幅提高財務核算效率的目標。

文章對RPA 的財務管理轉型進行分析，探討了企業財務管理轉型的策略，并重點對基于RPA 的財務管理轉型策略進行分析，對構建基于RPA 的財務管理轉型體系、促進財務工作發展具有一定價值。 文章的分析圍繞信息化時代下企業如何借助RPA 體系促進企業財務管理工作實現轉型，認為RPA 催生了企業財務工作實現向智能化發展的機遇。通過RPA 體系的應用，企業的財務工作不再局限于核算環節，財務人員能夠有更多的時間去參與高附加值的工作。 對于企業基礎核算工作，由RPA 系統快速完成。 通過高度優化企業RPA 流程中各項工程環節控制節點，促使企業的RPA 系統為企業管理工作的發展提供必要支持，從而使企業流程得到優化。