事業單位做好固定資產全過程管理的策略研究

張 莉/文

在社會經濟快速發展、政府職能逐漸轉變的背景下，社會公眾參與公共管理的意識越來越強。 固定資產作為事業單位開展一切公共管理的物質基礎，其是否規范使用關系著我國財政資金的使用效益。 為此，事業單位應當以國家出臺的規章制度為依據，在日常工作中加強固定資產管理工作，立足于單位實際情況建立全過程管理制度，確保各環節有法可依。 文章首先論述事業單位固定資產管理的目標和原則，其次結合事業單位現狀問題展開探討，最后以全過程管理為核心，針對事業單位固定資產管理提出有效的策略。

伴隨著我國在基礎設施建設領域投入的資金規模越來越大，我國各行政事業單位的固定資產也越來越多。 我國提出了一系列管理規范，要求事業單位注重固定資產管理，依據政府會計準則核算固定資產，并提高資產使用效益，減少資源浪費。 但是在實務中，固定資產從形成到使用，再到處置等環節涉及的部門和人員較多，管理難度較大，難免存在固定資產低效使用的現象。 因此，為切實保障事業單位的合法權益，必須盡快提出有效的解決方法，這也是本研究的意義。

事業單位固定資產管理目標及原則

事業單位加強固定資產管理的目標在于固定資產高效利用和固定資產保值增值。 具體體現在以下方面：第一，通過對建筑物、設備等固定資產的有效利用，可以最大程度地支持事業單位實現運營目標，提高資產利用率；第二，在日常工作中，對固定資產進行定期維護、保養和更新，可以延長固定資產的使用壽命，確保固定資產價值穩定，防止固定資產貶值；第三，提高固定資產管理的透明度可以使監管部門了解固定資產的狀況與使用情況，確保固定資產管理過程合法合規。

事業單位在固定資產管理過程中，還必須遵循一定的管理原則，包括全面性原則和全過程原則。 一方面，對固定資產進行全方位管控，明確資產采購、使用、維護等環節對應的履職部門和崗位，確保各部門按規定開展工作，最大限度發揮資產效益；另一方面，固定資產管理應當基于資產全生命周期，即從采購、使用到處置的全過程進行科學管理，建立循環管理體系。

事業單位固定資產全過程管理問題

固定資產配置管理不到位

通常情況下，事業單位在固定資產配置環節需要提前編制固定資產購置計劃，但在計劃落地環節，常常會出現實際購置情況與計劃方案不一致的現象。 一是事業單位的各部門在編制資產采購預算時，沒有在方案中具體細化預購置資產的品類、數量、用途等，也沒有結合市場價格預測采購成本，導致預算方案編制流于形式。 第二，一些部門不了解固定資產采購需要辦理的手續，往往在資產購置計劃已經下發的情況下才申請購置資產，這造成了預算外支出，且分散采購，在一定程度上還會增加購置成本。 第三，在驗收環節，大部分事業單位雖然成立了資產驗收小組，但是驗收工作僅限于票據信息核對和資產質量。

固定資產使用效率較低

固定資產使用環節一般涉及資產入賬、資產使用、出租出借、資產盤點等內容。 在實際應用過程中，主要存在三方面的問題。 第一，部分事業單位在固定資產使用過程中采取賬實分管的模式，財務部門負責資產核算與信息登記，辦公室信息中心負責資產實物管理，而資產的實際使用人為各業務科室。這種管理模式下，在固定資產使用過程中出現的損壞、閑置等問題無法準確歸因或追責，加之事業單位缺乏相應的約束機制，造成固定資產損耗無法追究責任到個人。 二是新政府會計制度實施以后，按規定事業單位需要做好固定資產入賬工作，真實反映資產的實際情況。 但是部分事業單位在財務系統入賬時沒有遵循“一卡一物”的原則，為節省時間將單價同等的資產以一張卡片整體入賬，導致賬目與實物不符，無法反映固定資產的實際存量。 三是雖然大部分事業單位都會履行固定資產盤點制度，但是在實際工作中，由于單位固定資產數量多、分布位置不一致，尤其是房屋建筑類固定資產盤點難度較大。 因此，事業單位往往會采取抽查的方式，對部分固定資產進行盤點，這導致資產盤點工作無法落到實處。

固定資產維修保養待優化

按照相關規定，事業單位需要對價值較高的固定資產進行定期檢修，包括建筑物、高價值設備、交通運輸工具等。 但是由于固定資產維修和保養花費成本較高，部分事業單位存在固定資產維修保養不到位的問題。 例如，單位未能對設備進行定期潤滑和零部件更換，使得固定設備使用異常出現噪聲；部分機械設備因長期使用出現了密封件磨損或管道損壞的跡象，但因未經常檢查和維護，引發液體泄漏風險；對于電氣線路老化、設備松動等問題未能及時發現，使得資產使用過程中存在安全隱患。 事業單位缺乏固定資產維修保養機制，不僅會造成設備性能下降，影響工作效率，還會加速設備老化過程，造成設備壽命縮短，進而導致固定資產使用成本變高。

固定資產處置管理不規范

長期處于消耗狀態、殘余價值較低的固定資產往往在使用過程中故障頻發，維修成本較高，甚至會帶來安全隱患。針對此類固定資產，事業單位需要及時對超過使用年限的固定資產進行報廢處置。 但是在實際工作中，部分事業單位存在缺乏固定資產處置流程和標準的問題，因未設置審批權限，部分固定資產處置未能履行審批流程，導致固定資產處置不規范。 同時，在固定資產處置以前，事業單位需要對待處置固定資產進行資產價值評估，回收固定資產的殘余價值，但實際上，部分單位未能引入第三方評估機構，固定資產價值評估缺乏專業人員參與，造成固定資產價值流失。

事業單位固定資產全過程管理優化策略

加強固定資產配置管理

1.優化采購工作

采購環節是固定資產管理的首要環節，通過制訂合理的資產采購計劃，不僅可以從源頭上控制采購成本，還能提高固定資產使用效率。 在這一過程中，事業單位首先要分析業務需求，在綜合考慮采購成本、維護成本、使用配置情況的基礎上，制訂采購計劃。 其次，有關部門應當依據往年采購預算數據，在增量預算下編制預算方案，提交至上級部門進行審核，保證固定資產的更新換代與實際業務需求完全匹配。最后，固定資產采購必然涉及供應商管理，事業單位應針對長期合作的供應商建立評價機制，綜合評估供應商的資質、產能、價格和供貨能力，并依據國家技術標準采購符合環保要求的資產，提高資產的質量。

2.完善資產管理制度

為了給固定資產管理工作提供制度指引，事業單位應進一步修訂和完善固定資產管理制度。 事業單位的資產管理部門應當加強與人事、審計、財務等部門的聯系，共同對固定資產管理制度進行修訂。 例如，在大部分事業單位現行的固定資產管理制度中，缺乏有效的激勵和約束制度，導致相關人員缺乏管理意識。 對此，新修訂的固定資產管理制度應重點覆蓋人員考核部分，將資產基礎性管理工作、資產盤點、資產出租收益回收率等納入考核范疇，對部門或個人進行量化考核，并采取有效的獎懲措施來調動相關人員的工作積極性。 同時，對于嚴重造成資產損壞、閑置或丟失的行為，應當追究責任到個人，嚴格約束資產管理和使用人員。

3.加強資產管理監督

在固定資產使用人員、固定資產管理人員、審計人員的相互配合下，組成固定資產監管小組，對固定資產流轉的全過程開展監督工作。 一方面，有關人員應主動學習固定資產管理的相關知識，在充分掌握管理制度的基礎上對固定資產使用過程進行登記，尤其是對一些通信設備、電子產品等損耗較快的固定資產，必須掌握固定資產的實際使用情況，在固定資產發生減值、損毀時，應當及時向上級部門匯報。 另一方面，加強對固定資產配置階段的監管，包括固定資產配置是否履行預算計劃、是否執行公開招標流程、固定資產使用人員是否存在公物私用、固定資產出租環節是否辦理了相關手續等，確保固定資產配置與使用環節完全依照規章制度行事。

提高固定資產使用效率

1.優化資產預算編制和審核

在預算編制環節，事業單位的財務人員應當統籌上一年度預算數據，包括預算采購信息，各部門固定資產使用情況、固定資產報廢率等，綜合以上信息并與各部門預算編制人共享，按實際列出固定資產采購清單，并填報固定資產采購申請表，以此來提高預算方案的精準性。 在預算審核環節，財務人員應當匯總各部門提交的預算申請表，報送至信息中心，由信息中心統一審核。 在這一過程中，信息中心應當對匯總的預算數據進行統一論證，核定采購需求是否真實、采購金額是否合理，以及能否通過調撥現有的固定資產滿足基本需求等；在信息中心審核完成以后，將數據反饋給財務部門，由財務人員從財務角度判斷采購計劃是否遵循投入產出原則。 在各部門協同下共同完成資產采購預算的申請、審批與執行工作，提高預算方案的科學性。

2.嚴格把控資產驗收流程

在資產驗收環節，對于政府集中采購的高價值固定資產，事業單位應成立專門的資產驗收小組，由專家對固定資產進行現場驗收，除了采購請示單、采購發票、購置合同等原始資料，還要驗證資產的性能和價值。 在驗收合格以后，由驗收小組在驗收單上簽字，財務人員對固定資產及時入賬。對日常零星采購，這一類固定資產也同樣需要規范驗收流程。 在驗收過程中，除了資產采購人員和使用人員，資產驗收小組也必須在場，對固定資產的使用說明書、質量合格證書等信息進行驗證。 當發現資產質量不達標時，必須及時提出退換或索賠，并對違規采購人員追究責任。

3.定期開展資產盤點工作

通過固定資產日常盤點，可以了解固定資產的存量、金額、存放位置等，充分掌握固定資產的使用情況。 因此，事業單位應當建立固定資產清查小組，在每年年終對固定資產進行全面清查。 同時，事業單位還應當關注定期固定資產盤點，一般選擇在每個季度末進行抽查，有效保證固定資產賬實一致。 在實際盤點過程中，由財務部門整理固定資產相關的臺賬信息，分享至固定資產使用部門；由各使用部門的部門負責人牽頭，在固定資產專職管理人員的配合下，對本部門的固定資產進行逐一核實，完成資產自查；而固定資產清查小組主要負責統計與核實工作。 對一些有經濟實力的事業單位，可以引入第三方專業機構參與固定資產盤點工作，建立固定資產清查報告，再由財務人員依據清查信息重新調整或修改固定資產管理臺賬，同步固定資產信息，提高固定資產管理的有效性。

優化固定資產維修保養

為加強固定資產日常維修與保養，事業單位應做好四方面的工作。 一是制定明確的維修管理制度，依據設備的特性與使用頻率確定固定資產維護周期及固定資產維護工作內容，包括固定資產日常清潔、設備潤滑、螺絲緊固、更換磨損部件等，并指定維護責任人。 二是對固定資產維護與保養信息應及時登記，包括固定資產維護日期、維護內容、花費成本、責任人簽字等，為后續固定資產管理提供更充實的信息依據。三是及時發現和處理設備故障，是固定資產維護與保養的關鍵。 尤其在設備發生故障以后，事業單位的維修部門應當及時對設備損壞部件進行更換，并總結和分析設備故障的原因，避免類似問題再次發生。 四是加強固定資產管理人員隊伍建設。 考慮到固定資產使用部門操作人員的專業性會對固定資產維修頻率產生影響，因此，事業單位應加強對使用部門人員的培訓，包括固定資產使用操作方法、常見的故障識別等內容，通過加大宣傳等方式提醒員工時刻履行固定資產維護責任，避免因個人操作失誤造成資產故障或引發安全事故。

規范固定資產處置管理

由于固定資產處置必須依照國家法律法規，在資產價值評估公正、合法的基礎上，依據單位的實際情況，確定資產處置方案。 在這一階段，事業單位可以在信息中心管理人員的牽頭下，由財務部門、審計部門共同組成固定資產處置小組。每年年終，財務部門的人員應聯系固定資產盤點小組，依據固定資產使用情況提出資產報廢申請；同時，財務部門人員可以結合固定資產臺賬對超過使用年限的固定資產進行標注，匯總報廢申請信息與待處置資產信息，編制形成報告反饋至信息中心，由固定資產管理人員對相關資產進一步核實，包括固定資產損耗程度、資產老化程度等，依據實際情況提出處置建議。 最終，由固定資產處置小組開會商議討論處置方案，經一致通過后，上報國有資產管理辦公室進行終審。在固定資產處置完成以后，固定資產處置小組應當在處置單上簽名，再由財務人員對固定資產處置收益進行賬務處理，上繳國庫，確保賬目與實際一致。 通過這一流程，可以提高固定資產處置環節的規范性。 當然，固定資產處置過程中對資產殘余價值進行評估，有利于規避國有資產價值流失風險，對此，事業單位可以引入第三方評估機構，協助固定資產處置小組開展價值評估工作，并通過拍賣等方法處理殘余價值，確保固定資產處置流程的透明性。

綜上所述，基于固定資產全生命周期開展管理工作，可以從固定資產采購、使用、盤點、維護、處置等環節出發，制定完善的固定資產管理制度，確保固定資產全方位管理與合規使用。 在這一背景下，事業單位必須建立組織機構，將固定資產管理和使用的責任落實到部門科室與崗位層面；同時，配備專業化的人才，并做好文化宣傳和日常培訓等工作，延長固定資產的使用周期，降低資產運行的操作風險，切實保障固定資產的安全性與完整性。