煤炭貿易業務細節及風險防控

張紅雨 姬圓圓

摘?要：煤炭屬于大宗商品，煤炭貿易業務交易量大。如何兼顧效率與風險管控，這就需要煤炭貿易企業具有極其強大的細節管理水平。煤炭貿易包含采購和銷售兩部分，包括前期商談、貿易立項、采購（銷售）合同簽訂、收（發）貨、結算、發票管理、回款等環節。本文結合煤炭貿易實務，總結提煉出一些細節控制和風險管理措施，對煤炭貿易企業的風險管理有一定的啟發意義。

關鍵詞：煤炭貿易；細節管理；風險控制；

中圖分類號：F2?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.10.003

1?背景

近年來，貿易領域暴露出種種問題，給貿易企業造成巨額虧損，部分貿易公司甚至破產、倒閉。面對當今社會的紛繁復雜局面，貿易企業建立業務風險管理，建立規范、有效的貿易業務風險管理控制機制，提升風險管理能力，促進企業高質量發展，顯得尤為重要。進行貿易業務風險管理的總體目標是通過建立、實施和監督執行一系列的貿易業務風險管理制度和流程，使企業能夠在確保資金安全的前提下，審慎開展貿易業務的經營活動，最終實現企業利益的最大化。下文展開介紹煤炭貿易業務的細節，并提出針對性的風險防范措施。

2?前期準備

2.1?考察上下游客戶

（1）了解下游企業基本情況，如企業性質、經營狀況、付款是否及時、所需煤炭（或其他商品）指標、現有采購渠道、采購價格、采購方式（招標、競價、單一商談）、運輸方式（火運、汽運、水運、混合運輸）。（2）了解上游客戶情況，煤炭來源、煤炭質量、發貨地點、運輸方式、運力情況、煤炭有無現貨（庫存量），確定上游客戶是煤礦還是貿易商。

2.2?盡職調查

貿易企業應建立健全盡職調查工作制度，規范盡職調查的適用范圍、工作程序、工作內容和效果要求。開展貿易業務必須事前進行盡職調查并形成盡職調查報告，應針對具體的客戶和貿易業務參照包括但不限于下列內容進行盡職調查：

（1）合作企業的股東情況、股權是否被質押情況、注冊資本金、相關資產情況等；

（2）合作企業法定代表人、實際控制人的基本情況以及個人征信；

（3）合作企業銀行的資信情況；

（4）合作企業的商譽、對外履行合同的誠信度；

（5）合作企業對外負債的情況；

（6）合作企業海關、稅務的納稅情況；

（7）合作企業勞動合同的履行情況、員工福利以及是否有相關涉訴情況；

（8）合作企業資產情況、是否被抵押、擔保或司法查封；

（9）合作企業的涉訴情況；

（10）通過媒體了解是否有負面的報道或評價；

（11）其他需要調查的事項（根據該合作企業、業務的實際情況確定還需要調查的其他事項）。

2.3?商務談判

（1）下游客戶多數采取招標方式進行采購，需要關注招標方式，確定是線上或者線下，線上采購是否需要提前注冊；

（2）根據已經確定合作意向的下游客戶，尋找合適的煤源，與貿易商進行商談應先詢問對方報價，不能過早透露下游采購價格，根據煤源詢價結果，初步評估業務能否開展、估算業務利潤；

（3）盡量避免上下游客戶直接聯系；

（4）與上游客戶洽談時，要形成商談談判記錄，將煤炭價格、數量、質量、付款方式等條款進行確認，形成初步意向，詳細合作條款應在隨后簽訂的合同中確認。

2.4?投標

（1）自營業務，要確定有穩定的煤源，能確保履約，并避免保證金被扣；

（2）貿易商代供業務，要在投標前先確定上游貿易商價格，并向上游客戶出具招標（報價）邀請函，上游客戶需要書面回函或者在我方邀請函上蓋章回復，要求上游貿易商繳納保證金，保證金按照下游保證金標準收取。不能僅僅依靠與上游客戶口頭約定，一旦出現保證金被扣，容易引起糾紛；

（3）遇到下游不要求繳納保證金的貿易業務，我方同樣需要自行確定保證金收取標準，對上游貿易商進行約束，確保履約率。

3?貿易立項

3.1?理清貿易項目鏈條

（1）理清上下游貿易鏈條，鏈條清晰，不能交叉或者轉圈；

（2）上游客戶是否使用墊資公司資金；

（3）確定由哪方承運，運輸發票如何開具；

（4）確定一票結算、兩票結算。

3.2?預計貿易收入、利潤

預計貿易利潤時，要考慮全面，考慮熱值差異、路途損耗，鐵路運費雜費要考慮全，考慮資金成本和承兌匯票貼現成本，不能漏項，根據下游合同預估結算價格，進而預計貿易收入和利潤。

4?采購（銷售）合同簽訂

4.1?資質審核

審查客戶資質，審查經辦人員授權委托書，確定經辦人員的被授權的權限和受托期限。

4.2?合同擬定

與上游客戶簽訂的貿易合同多根據下游客戶模板進行修改，要根據買方與賣方的變化進行修改，保證與上游簽訂的合同不出現問題。

4.3?合同細節

合同擬定時需要注意合同簽訂地點、有效期、結算期限、回款約定、訴訟法院的約定。

4.4?合同簽字、蓋章

注意合同約定生效方式，是蓋章后生效，還是法人（代理人）簽字并蓋章后生效。

4.5?價格調整方式

合同履行期限內價格出現變化，確定是以調價函或補充協議進行調整。

4.6?合同雙方的聯系方式

合同中應注明郵寄地址、電子郵箱地址、聯系人和聯系電話，合同雙方的溝通必須以書面函件或者協議進行聯系，函件可以通過郵寄或者電子郵件進行傳遞。

4.7?無合同發運

（1）下游客戶通常采用招標方式進行采購，若我方中標，因多數下游客戶為國有企業，合同會簽長周期。我方收到下游中標通知書后，應及時加蓋我方公章，并反饋給下游客戶。中標通知書同樣具有法律效力，可以保障我方權益。我方需要根據下游合同模板擬定與上游客戶的合同，并及時與上游客戶簽訂合同，不能等下游合同簽訂完畢后再與上游簽合同；（2）確定合同雙方均已簽字、蓋章生效，避免合同生效前通知上游客戶組織發運。

5?收（發）貨

5.1?磅單（鐵路大票）收集

（1）關注每天或者每批次發運噸位數據，收發貨單據需收集完整，與下游終端客戶聯絡人聯系，及時獲取當天進廠數量，不能將該項工作交由上游客戶聯系。（2）通過鐵路運輸的，要及時取得鐵路大票，并核對大票信息，核對鐵路大票上各個費用項目。

5.2?化驗單據收集

（1）前期，需要了解煤源信息，必要時取得煤源煤樣，送往終端廠家化驗，確保各項指標符合要求；

（2）發貨到廠后，要及時與下游終端客戶聯絡人聯系，及時獲取進廠煤炭化驗質量數據，煤炭化驗數據一般滯后兩天左右，不能將該項工作交由上游客戶聯系。

5.3?上下游客戶聯絡人員

按照合同約定的聯絡人員，分別與上下游客戶指定的聯絡員聯系，及時傳遞業務相關信息，不能讓上下游直接聯系。

5.4?天氣

火車發運期間，要關注終端廠家所在地天氣情況，是否會出現長時間降雨，影響運輸途中的煤炭質量。如遇到降雨天氣，需提前與終端廠家進行溝通。

5.5?發站、到站場地情況

鐵路運輸的貨物，要提前了解發站、到站相關情況：

（1）確定敞車或集裝箱運輸；

（2）場地是否硬化、是否有煤棚（煤倉），采用敞車運輸的，需要在站點進行裝卸，發站（到站）的場地情況將直接影響煤炭損耗；

（3）掌握發站、到站的接貨能力，卸貨效率。

5.6?終端廠家到廠采樣方式

（1）了解到廠采樣方式，機采或人工采樣；

（2）了解廠家采樣規則，一批次煤炭需要采集多少子樣。

6?采購（銷售）結算

6.1?結算周期

（1）了解結算周期，批次結算或者全月加權進行結算；

（2）假定某一批次質量較低，是單獨結算，還是全月加權后結算。

6.2?結算規則

（1）熟悉計價規則，價格計算過程，數量及質量確定后，要根據下游合同做預結算，待下游廠家結算單出具后進行比對。當前，貿易業務采用背靠背模式進行，部分貿易人員不熟悉結算過程，只是等下游結算單出來后，扣除管理費后向上游進行結算；

（2）煤炭貿易合同中，下游廠家通常會在合同中約定小數點保留位數，是采用向下取整或是四舍五入方式保留小數，細小的差異可能導致結算結果出現差異；

（3）煤炭熱值計量單位有兆焦和卡，多數廠家采用卡來計量熱值，不同計量單位小數保留位數不同，兆焦單位較大，小數點位數的差異可能會導致換算為大卡時差異增大。

7?采購（銷售）發票管理

7.1?采購發票管理

7.1.1?采購發票

（1）核對發票基本信息。

①購買單位是否是公司的全稱；

②納稅識別號是否正確、發票代碼及號碼是否與稅控系統機打號碼一致；

③銷售方名稱是否與合同主體一致；

④發票專用章是否加蓋清晰，是否全聯次加蓋，未載明銷售方的電子發票除外；

⑤發票收款人、復核人、開票人信息是否完整，且開票人與復核人不能為同一人。

以上任何一條基本信息不完整須退回重新開票，否則將不能抵扣進項稅并不能作為所得稅稅前扣除依據。

（2）核對發票經濟事項。

①貨物名稱、規格型號是否與合同約定、采購結算名稱保持一致，例如合同約定是煙煤，但是開票是末煤，開票貨物名稱與合同約定不相符，造成票據流與合同流不一致，存在不能抵扣進項稅和不作為企業所得稅稅前扣除依據稅務風險。

②核對發票數量、單價、總金額是否與結算單結算數量、單價、總金額一致，不一致的須退票重開。

如出現開票金額大于或小于結算單結算金額時，少開金額將會出現付款依據不充分、不能稅前扣除風險；多開票少付款將涉嫌虛開發票、不能作為稅前扣除依據、稅務處罰等風險。因此，經濟事項與實際結算、合同不相符的，必須退票重開，確保發票、結算、合同一致。

（3）發票移交須清晰登記發票號碼、代碼、銷售方、納稅人識別號、貨物名稱，接收人、接收日期。接收人簽字，并作為年終稅務資料歸檔。

7.1.2?采購結算單

采購結算單信息應完整明確，明確收貨人、發貨人、數量、質量、扣罰情況、結算單價、結算總金額，結算單應加蓋購銷雙方的相關印鑒，且保存原件。要求業務人員在貿易業務結算時，嚴格以采購合同為依據，以實際發貨數量、質量為基礎，實事求是，認真仔細，關注保證金扣罰條款，以免財務審核退回，影響結算工作效率。

7.1.3?發票入賬

（1）發票入賬簽批流程完成后方可進行采購發票入賬；

（2）記賬憑證客商名稱必須與發票銷售方一致，不能串戶；

（3）記賬憑證記賬發票進項稅額及不含稅金額與發票一致，應付款金額與發票、結算單一致；

（4）記賬附件要齊全，且為原件，附件至少包含發票入賬審批單、入庫單（不含稅金額）、結算單、增值稅專用發票、合同，物流發票、質量化驗單等亦可作為附件保存。

7.2?銷售發票管理

（1）銷售發票開具。①業務部門完成銷售發票開票流程審批，提供開票審批單、結算原件及合同后進行銷售發票開具；

②業務部門需提供購買方的完整開票信息，包含購買人名稱全稱、納稅人識別號、開戶行、住址電話等信息；

③開票人按結算單經濟事項準確開具發票，發票貨物名稱、數量、規格型號、單價、總金額與結算單信息保持一致，稅務分類編碼、貨物名稱與進行發票保持一致；

④從稅控系統開具發票代碼及號碼與發票票面載明發票代碼及號一致，發票全聯次一次開具，不得串號；

⑤發票聯、抵扣聯清晰加蓋發票專用章，數字電票除外；

⑥發票收款人、復核人、開票人信息要完整，且開票人與復核人不能為同一人；

⑦發票移交須清晰登記發票號碼、代碼、購買方、納稅人識別號、貨物名稱，接收人、接收日期。接收人簽字，并作為年終稅務資料歸檔。

（2）結算單、發票入賬與采購發票一致。

8?付款、收款

8.1?付款

8.1.1?付款單申請

（1）業務人員填列收款人為全稱，不能是簡稱，且不能多字、少字、錯字，例如有限公司和有限責任公司是不同的，“鍇”與“楷”不同；

（2）業務人員填列收款人開戶行及賬號要準確填列，開戶行要明確到分行或支行，例如“農行某分行”不能誤填成“建行某分行”“貴陽銀行某分行”不能填列“貴陽銀行”，賬號多一個0或少一個0均會支付失敗；

（3）付款金額要正確，特別注意小數點位數，例如支付10萬元不能填列1萬元或100萬元；

（4）預付進度款要附預結算單，下游收貨證明、化驗報告等到貨依據。

（5）支付投標保證要附招標文件、投標標段、投標數量等，支付履約保證金要附中標通知書、購銷合同等；

（6）財務審核要以會計賬簿為依據，認真核對付款申請單載明單位名稱、付款金額是否與賬載一致，不一致立刻查明原因，及時退回更正。同時，需明確款項來源。

8.1.2?貨款支付

（1）業務人員將審批完成的付款申請單、進度款預結算單、招標文件、中標通知書等附件一并移交財務結算部，資料不齊全的財務結算部將拒收，直至附件資料補充完整；

（2）記賬會計重新核實賬載應付金額，進行付款憑證制單，稽核會計稽核，主管審核后轉交出納進行款項支付。記賬會計要正確記載收款人及金額，不得串戶、多記或少記金額?；藭?、主管要做好稽核監督；

（3）出納核實憑證及附件后錄入網銀系統，正確錄入收款人名稱、開戶行及賬號、金額，不得串戶，不得選錯開戶行，更不得錯錄付款金額；

網銀復核崗對收款人名稱、開戶行及賬號、金額全要素認真核對后支付；（4）款項支付后業務經辦人員到財務結算部對付款憑證經辦人簽字。

8.2?收款

（1）業務人員嚴格按合同約定回款節點催收貨款，嚴格按合同回款方式回款，嚴格按集團公司資金管理辦法收取銀行承兌匯票，如遇特殊情況達到召開“三會”要求的建議形成“三會紀要”。（2）業務人員清收貨款后及時與出納核實收款情況，出納收到貨款后及時通知業務人員并將回單移交會計進行賬務處理，日清月結。對于未全額清收的貨款，清欠人員將及時反饋業務人員，業務人員及時采取有利清收措施。

8.3?網銀U盾管理

所有的資金收支均由網銀U盾來完成，財務結算部將嚴格按規定保管網銀U盾。（1）網銀U盾必須保存在質量好的保險柜里，保險柜要設置密碼；（2）錄入崗、復核崗、主管崗網銀U盾密碼要不定期更換，且僅本人知曉。

9?資料歸檔

合同、補充協議、往來函件、收發貨單據、化驗單等材料歸檔，合同、補充協議要留有原件。一旦出現合同糾紛，上述資料均可以作為證據提供。

10?結語

貿易業務是一個動態過程，貿易風險防控不是一成不變。貿易企業要有相對固定的運行機制，應對可能出現的貿易風險，遇到特殊事項或者大環境發生變化，應該根據實際情況進行調整。

參考文獻

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[3]中國儲運記者部.大宗商品“托盤業務”風波又起管控風險需用新招——訪中國物資儲運協會會長李勇昭[J].中國儲運，2023.