醫院高質量運營中的會議成本效益分析

譚東秋 唐勇

摘?要：醫院是救死扶傷的主要場所，院內工作者每日要花費大量的時間進行醫療、運行決策及給予患者治療。但院內各類會議對于醫院運營影響如何，尚缺乏具體數據。本文以某三級綜合醫院為例，統計其某年度所召開的各類會議頻次、參加人數、耗費時長、成本等數據，分析其對醫院運營的作用及影響。為醫院這一特殊場所進一步提升會議效率、高質量發展提供借鑒。

關鍵詞：醫院；會議；運營；成本

中圖分類號：F23?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.09.056

0?前言

隨著公立醫院高質量發展的進一步推動，提升效能已成為推動公立醫院運營管理規范化、確保醫院各項工作有效運行的強力舉措之一，也是國家對公立醫院提出的明確要求。《關于推動公立醫院高質量發展的意見》指出，提升公立醫院高質量發展新效能，健全運營管理體系，加強全面預算管理，完善內部控制制度，健全績效評價機制。

會議作為醫院內部決策部署、學術培訓等工作的重要手段，會議管理是醫院運營管理中不可缺少的一部分。本文擬通過對W三級甲等公立醫院內會議成本及對醫院的運營影響情況進行分析，擬為公立醫院加強會議成本管控意識，提升會議效率，促進其高質量發展提供借鑒。

1?會議成本效率研究方法

在應對新醫改改革與創新過程中，醫院運營管理面臨著方方面面的挑戰。近年來，盡管會議作風建設正在被醫院管理者所重視，但會議成本核算及成本控制并未真正納入醫院運營管理中，會議開支只作為業務所需的一般費用進行處理。實際上作為醫院管理的一部分，會議效率、會議成本正在逐漸影響醫院整體運營管理，會議管理如會議成本的控制對醫院整體運行效率的提升以及工作落實的質量具有重大影響。提倡運行高效會議，有針對性地進行會議成本效益分析，利于助力公立醫院高質量發展、推動醫院運營管理精細化。

本文以“醫院會議”“會議成本”為主題在中國知網等期刊網進行搜索。其中以“醫院會議”為主題的研究，主要有以下4類：一類是研究會議檔案管理，如為會議記錄檔案單設門類管理；一類是引入其他管理辦法探索會議管理要素，如以應用關系策劃8要素謀劃醫院教研會議策劃思路、提升教研管理水平，以應用項目管理技術辦法改進大型學術會議籌備與組織工作等；一類是研究信息化手段在醫院會議中的應用，如建立高清視頻會議系統，圍繞醫院會議全過程搭建醫院會議管理系統、對會議進行全程規范化管理，提高會議管理效率，二維碼簽到系統規范會議管理、提升管理效率；另一類是從會議要素、內容和程序設計等方面對醫院多院區會議管理進行探索。

以“會議成本”為主題的研究，會議管理研究逐漸關注提高會議效率、降低會議開支。國外較早地從會議的投入與產出、會議成本的計算等方面對會議成本進行分析與研究，而國內對會議成本的研究主要集中在會議成本的計量與控制、會議投入與產出等方面的研究中。關于會議成本的計算也有眾多模式參考，先是日本部門公司針對會議成本提供了3種模式，其中以會議成本計算公式[會議成本=每小時平均工資的3倍*2*開會人數*會議時間（小時）]為代表，國內也開始探索會議成本計算方式，有學者研究認為這3種模式科學度不夠，結合國內《中華人民共和國勞動法》及實際情況，認為應該靈活掌握計量模式的系數。《高效會議管理技巧》一書中也關注到會議成本，將會議成本分為時間成本、直接成本和效率損失成本。

對于醫院會議成本分析，主要是以“周例會”為場景，采用調查問卷形式，對比分析現場會議與視頻直播會議成本及會議效果。研究場景主要是中大型會議。

本文主要以某醫院某年度所召開的各類會議頻次、參加人數、耗費時長、成本等數據為基礎，分析其對醫院運營的作用及影響。

2?W醫院某年會議成本—效益分析

會議管理不只是對會議過程進行全周期管理，還要學會計算會議成本，會議成本與會議管理的好壞密切相關，也直接影響醫院的運營成本。

從廣義上來說，會議的成本包含了整個會議籌備過程所產生的支出。會議成本的范圍包含實際支出成本、機會成本、時間成本等。本文主要分析因會議管理問題所造成的會議時間成本、人力成本等問題。

2020年W醫院開始上線辦公系統OA中會議管理模塊，增加了會議室申請管理的內容。本文以W醫院2020年數據為例，2020年W醫院召開會議583場次，會議時長約為57天（1351小時），以2020年可工作時長244天1952小時/人（按8小時工作制）計算，2020年所有人次會議時長所占全年全院職工工作時長比例約為3%。

本文以人均小時人力成本對全院不同人群進行會議成本計算，將醫院的人力成本劃分為4個層次：一是全院人力成本為100元/小時，二是副高以上人力成本為180元/小時，三是科級干部人力成本為160元/小時，四是中層干部成本為140元/小時，根據4個層次對2020年各分類會議進行計算，固定會議全年人力成本為約170萬元，非固定會議全年人力成本為約26萬元，合計全年會議人力成本為440萬元。依據計算結果顯示，全年會議人力成本占人員經費約1.5%，占績效約4%。

總體而言，2020年W醫院全年會議成本占醫院運營管理成本比重不低。會議舉辦的場次越多，與會人員越廣，時長越長，會議所產生的人力成本以及時間成本就越高，會議整體成本增加，無形中增加了整個醫院運營管理的成本，也意味著打破了會議時間與臨床人員專注醫療工作時間的平衡性。因此，良好的會議管理及運行機制對降低會議成本乃至醫院運營成本具有直接的影響。

3?W醫院會議管理存在的問題、原因分析及對策

3.1?討論：W醫院會議管理存在的問題、原因分析

會議的全生命周期可分為會議計劃、會議準備、會議組織、會議落實等四個重要環節。這四個環節是否有計劃落實直接影響會議進程。在醫院內部的多部門會議管理中，因涉及部門、人員較多，往往會存在諸多問題，對醫院會議管理乃至醫院整體的運轉效率形成更大的挑戰，會議產生的成本有所增加。從W醫院會議全過程來分析。

（1）會前準備不充分，會議耗時長。

行政會議特別是對于決策型會議來說，會議事前討論不充分，材料準備不足，往往容易導致會議超時甚至出現議題議而不決、重復討論、耗時費力的情況；同時會議時間超時、延時導致會議安排不合理，額外增加了會議時間成本以及機會成本。以W醫院為例，中層干部有130名左右，在2020年583場會議中，近140場都有半數以上干部參加會議，會議時長占全年會議時長比例約為20%。干部職工會議多、會議安排不合理則容易影響職工醫療工作時間，如何科學合理協調會議時間以及醫療工作時間，需要考慮對會議成本進行核算及控制。

（2）臨時性會議多或者會議交叉，會議計劃不清晰。

會議沒有提前規劃，出現臨時性會議或者同時段召開會議人員重復，會議內容混雜、主題偏離，參會人員不夠明確，出現部分會議內容無關的情況，以上會議問題頻繁出現，也會促使會議時間成本增加。

（3）會議決議落實不到位，沒有形成閉環管理。

有些會議決議事項責任部門未能按照要求及時完成工作，導致會議決議未能貫徹落實到位、會議效果差，會議成本增加。在W醫院調研中，除了特殊情況需要再次討論議定事項外，部分會議決議事項未能按時完成，導致工作推進緩慢、一些項目無法及時開展，會議時間成本及其他工作成本有所增加。

（4）會議設施設備等準備不充分，可能降低會議整體質量。

由于受會議設施設備影響，部分會議未能正常按時召開，或者會議進行過程中出現問題，導致會議時間延長，會議時間成本增加，從而影響會議整體質量。

3.2?對策：建立高效會議機制降低會議以及醫院運營成本

公立醫院運營管理是指對醫院各項業務活動進行的計劃、實施和評價，是對醫院各類、各項資源進行科學配置和精細管理的過程。會議管理作為醫院業務活動的一部分，建立高效會議機制是提升醫院整體運行效率、降低成本的有效實踐措施。建立高效的會議機制需要：

（1）樹立會議成本意識，有效衡量會議價值。

加強會議管理，首先要樹立會議成本意識。有研究者將項目管理運用到會議管理中進行研究，項目成本管理由成本規劃、成本估算、成本預算、成本控制四項內容組成。成本意識是做好成本管理的前提，管理人員要重視成本管理，特別是對于會議管理，會議成本不僅是一般的費用管理，包含的是時間成本、人力成本、機會成本等各方面的內容，不應忽視會議成本及其附加內容的存在。必須要有會議成本核算意識、會議成本控制意識，在召開會議前，要對會議成本進行估算，做好根據會議成本以及會議的價值來衡量會議召開的必要性以及會議召開時間的長短，做好會議準備。

（2）搭建會議系統平臺，規范會議管理。

信息化手段是現代醫院管理的一個重要方式，多媒體會議手段以及辦公系統促進了醫院會議管理的規范化、提高會議效率，滿足當前多部門以及遠程會議的要求，降低會議成本以及醫院運營成本。利用辦公系統的會議管理功能，一方面可以充分利用院內資源，會議組織者可以提前預約會議室，避免會議室沖突，一方面會議管理者可以實時掌握會議室使用狀態以及會議使用的信息，利于總結分析，及時彌補會議管理的不足。利用多媒體手段開展會議，例如使用騰訊會議、釘釘會議等應用軟件開展實時會議，一方面節約參會人員的路途時間以及會議附加成本，另一方面參會人員范圍可以適當放寬，根據會議要求調整。線上學術會議也可以錄制，為后者提供學習及借鑒。當然在選擇線上會議的時候也要注意會議時間以及會議效率，避免在節約旅途成本的同時產生更多的時間成本。

（3）強化會議監督體系，推動工作高效落實。

高效的會議機制離不開完善的會議監督體系。會議監督貫穿會前準備、會中過程、會后執行等整個會議過程。會前對會議議程、參會人員、現場布置等進行實時掌握，確保會議順利進行；會中對會議的進程、人員發言、會議時間進行準確把握，重點決策部署，提高決策效率；會后及時跟蹤落實，對于決策型會議而言，會議組織、主管部門以及會議監督督辦要跟蹤會議決議的落實，建立會議決議落實反饋機制，定期掌握會議決議落實情況，確保會議決議有效落實。對于學習類會議，會議督查部門要不定期督查會議精神是否真正傳達并有效落實，確保會議召開有效果。會議的監督能夠及時掌握會議召開落實情況，分析總結會議進展，指導今后會議管理，節約會議成本消耗，進一步對會議成本進行控制。

在加強會議系統管理以及完善會議監督體系等工作后，相較2020年，2021年W醫院會議場次為187場，同比下降68%；會議時長為552小時，同比下降59%；全年會議成本約為180萬元，同比下降59%。

4?結論

高效的會議機制有助于醫院降低會議成本。公立醫院進行會議成本效益分析，可以進一步提高會議成本管控意識，能夠有效地提升醫院多會議管理水平，降低成本，提升效益，促進公立醫院高質量的發展。

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