茶葉企業存貨管理存在的問題及改進措施

鄒姚

存貨是大部分企業生產經營中非常重要的資產，其采購、庫存、核算管理直接影響著企業的經營利潤和資金周轉，故存貨的管理非常重要。茶產業屬于農業，農產品相較于現代工業產品，存在產品價格、品質不能標準化、存放過程中口感風味會自然轉化等現實問題，故茶葉企業的存貨管理具有一定的特殊性。本文分析了茶葉企業存貨管理中的相關問題及如何優化存貨的采購、庫存、核算的管理，以助力企業生產經營的良性發展。

存貨是指企業在日常生產活動中采購或自制的用于保證生產經營需要的各種外購原料、低值易耗品以及自制半成品、產成品等。存貨是企業生產經營中的重要流動資產。存貨管理的目標是要降低生產經營過程中的各種直接和間接成本，保證資產安全，減少資金占用，提高企業的盈利能力。存貨管理包括對采購人員的管理，對采購價格的管理，對存貨運輸、裝卸、儲存、分類的管理等，各環節的管理和控制都會影響存貨管理的效益。

一、茶葉企業存貨管理的特殊性

（一）茶葉原料的特殊性

第一，我國茶葉品種繁多，氣候變化會導致茶葉的品質發生變化且有一定的不穩定性。在標準化生產中，要保證產品風味的一致性需要庫存較多種類的茶葉，進行適當的拼配，保證茶葉滋味、口感的特點和穩定性。這就需要對不同種類、不同批次的茶葉進行精細化管理。

第二，茶葉采購的季節性強，春茶質量好、價格高，要保證采購到足夠多的春茶。當優質茶葉緊俏時，價格高使企業成本控制壓力增大，采購量大占用資金，采購量不足又將影響產品的生產和銷售。

第三，茶葉保存環境要求較高，隨著儲存時間的變化，溫濕度發生變化，茶葉的口感和品質都會發生變化，故茶葉的存儲要求高，需要動態監控和管理，將茶葉的品質變化控制在預期的范圍內。

（二）茶葉包裝的特殊性

第一，市場上茶葉雖品類較多，但受產區、工廠生產技術和生產線的限制，實質上單一企業生產茶葉的品種并不豐富。企業品牌化運營過程中需要足夠多的產品支撐，故大多企業會在包裝上進行突破創新。包裝差異化程度較高，滿足了品牌產品的多樣性需要，讓客戶有更多的選擇，同時也增加了企業包材采購的壓力。

第二，茶葉的禮品屬性較強，對包裝物的要求要比其他農產品更高，故包材的成本一直居高不下，占存貨成本比重較大。

第三，根據市場規律，存貨采購量大、單價低，議價空間大；采購量小、采購單價高，議價空間小。茶葉的禮品屬性導致茶葉包裝種類多、價格高昂，更需要準確地進行市場預判，保證包裝采購數量能夠滿足市場需求的同時又能控制成本，不積壓，故包材采批量的管理非常重要。

二、茶葉企業存貨管理的現狀

（一）存貨采購現狀

茶青收購時間集中，不可控因素增加收購壓力。我國茶葉飲用習慣以清飲為主流，對茶葉的品質要求較高，茶葉的品質又和季節、地域、氣候、品種等密切相關。其中季節和氣候導致茶青收購有較強的時效性，特別是春茶時期是集中收購的季節，品質好的年份需要加大收購量，氣候災害年份需要提高價格保證收購量能維持企業的經營需要，這導致茶葉企業的存貨收購價格不穩定，收購壓力也比較大。

受行業限制，采購管理經驗不足。茶葉生產企業大多建立在鄉鎮，管理人員經驗少，無法有效干預存貨的采購管理，為存貨采購提供決策支持。沒有應急預案，當出現問題時不能迅速提出補救方案減少公司損失。

（二）倉庫管理現狀

茶葉生產工藝對存貨的要求增加倉庫管理的壓力。部分茶葉需要一定時間的倉儲存放轉化，才能達到較理想的飲用口感和滋味，為保證企業產品的標準化生產要求，也需要保留多品種、多批次的茶葉用于產品拼配，故企業需要囤積數年和較多品鐘的茶葉庫存，這也是茶葉存貨管理的壓力所在。

茶葉存儲對倉庫管理要求較高。茶葉存儲要求高，長期儲存需要將溫濕度控制在比較理想的范圍內。若倉庫不符合存貨管理的溫濕度要求，會導致存貨損失。

存貨統計數量不可靠。倉庫面積不足、存貨庫位未合理分區等原因導致存貨隨意堆砌無法區分，存貨盤點困難導致存貨統計數量不可靠。

倉庫管理松散隨意，導致存貨風險增加。無關人員進出倉庫非常隨意，倉管沒有單據直接聽從領導指令發貨，也不及時記錄和補單，導致存貨管理失控。倉庫管理松散也有可能導致存貨失竊、監守自盜，長期不被發現，無法追蹤。

存貨管理缺乏相關的專業人才。存貨日常管理不嚴格，缺乏有效的存貨統計方法，加劇企業管理存貨的壓力。茶葉存儲時沒有根據存貨的特性、批次分類存放和管理，溫濕度、空氣流通程度等不符合茶葉的存放要求，導致茶葉品質變差甚至發霉變質，造成較大的經濟損失。

（三）存貨核算現狀

存貨的核算不夠精準。原材料種類多、來源渠道多樣、生產加工環節較多，導致在存貨成本核算的過程中會出現較多的漏洞，核算結果偏離真實的存貨價值，進而影響產品定價，定價過高導致銷售受阻，定價過低導致企業無法獲得預期銷售利潤，甚至越賣越虧。

會計未嚴格按照會計準則的要求執行存貨核算。如，未定期或出現減值跡象時進行存貨減值測試、發現存貨減值未及時計提等，導致存貨賬面價值虛高；茶葉生產過程中形成的正常損耗未計入成本，非正常損耗未計入損失；存貨入庫價值和出庫價值不一致，導致存貨金額偏離實際，甚至出現負數金額；存貨生產加工過程中產生的制造費用未按照會計準則分攤到正確的產品成本中；茶葉實際已入庫但未及時入賬，放在倉庫遺忘、變質，核算的庫存數據不實，影響采購、生產、銷售等各環節的計劃和考核。

（四）內部控制現狀

存貨和資金之間的流轉缺乏控制。采購工作應根據銷售需求、生產需求、倉儲能力綜合考量來確定最優采購方案，但在實際執行過程中，采購部門直接決定采購方案，導致采購的數量和實際需求不一致，出現缺貨時臨時高價采購或過量采購，占用資金。在存貨銷售過程中，未確認資金是否到賬、訂單是否生效即發貨，導致存貨損失。一旦市場不及預期，出現銷售疲軟、回款困難，就會導致存貨積壓、流動資金緊缺。

內控薄弱，制度不完善。茶葉存貨管理中存在著部門內部和部門之間無法相互監督的問題。如，采購工作缺乏有效的合理性論證，采購審批程序控制不科學，計劃不符合實際需求；企業有規定入庫驗收流程，但無人執行或執行過程中手續不完整，導致入庫數量、質量、批次和要求不符；存貨入庫后，沒有制定相應的風險發現和應對措施，導致無法及時發現風險或發現風險后沒有處理方案，導致企業受損；有庫存盤點的要求，但沒有匹配相應的盤點結果考核方案，導致盤點后，對盤點問題未形成書面的盤點分析報告，無優化建議，盤點差異追責困難，盤點作業流于形式；由于其他部門不了解生產，生產人員可以在生產過程中私自變賣廢料、邊角料，工藝改進減少的材料損耗等未被發現；內部審計機構未發揮應有的作用，企業不重視內審過程中發現的問題和提出的優化建議，導致內審監督淪為事后控制，在內審機構撤出后內控就會停滯甚至失效。

三、加強茶葉企業存貨管理的對策建議

（一）引進高素質員工并設計相應的培訓機制，引導團隊進行規范化管理

在招聘工作中加強對人員素質的考核。提高員工基本素質的考核標準，保證新員工有足夠的學習和理解能力，能夠保證員工通過配套的公司培訓，理解和執行公司管理制度，持續學習專業知識，自我成長。

建立完善的激勵機制。通過建立健全激勵機制，鼓勵員工積極執行公司制定的各項管理措施，可以在一定程度上提高員工的穩定性和工作積極性，有利于企業各項管理制度有效執行；通過定期進行內部和外部的專業知識、職業技能培訓并進行考核，提高倉庫管理人員和財務人員的業務素質、工作能力，保證存貨管理工作的質量與效果。

（二）加強銷售工作，適當采購，提高存貨周轉率，減少積壓

加強市場開發，提高存貨周轉率。茶葉具有較強的文化屬性和社交屬性，從這兩方面去開發市場，營造茶葉消費場景，發掘消費需求，提高飲茶人口基數。

茶青采購需要考察當地天氣、茶山、農戶的情況，做好充足準備，保證收到數量、質量和價格都合適的原料。

根據企業的倉儲能力和全年銷售計劃，制定長期采購計劃。在企業倉儲能力有限的情況下和有倉儲優勢的供應商合作，采取一次下單、分批生產、按需調貨的模式，最大限度地降低庫存壓力，保證存貨供應，在企業資金有限的情況下，和支持小批量生產或付款條件寬松的供應商合作，按需生產，最大限度地減少資金占用額。

（三）改善硬件和軟件設施

建立標準化倉庫，引入智能控制系統。保證存貨的生產和存儲能夠控制在符合標準的溫濕度，保證茶葉存儲的溫濕度、通風條件和茶葉質量。

采取科學有效的存貨統計方法。引進現代化的存貨管理系統，對存貨進行動態管理和控制。實現存貨信息共享，讓各部門能夠錄入相應的存貨需求，及時獲取存貨儲備信息。自動計算存貨的科學儲備量、存貨儲備結構、經濟訂貨量等，使企業在不影響生產和銷售的同時，能夠最大限度地減少存貨積壓，降低存貨的倉儲成本、資金占用成本、溝通成本、交易成本等。

（四）規范存貨管理制度

優化存貨相關管理制度。存貨管理制度的建立應具有全局觀和組織性。根據企業的實際人員配置情況，制定符合企業實際需求的存貨管理制度，制度要清楚、明確且具備執行條件。由于存貨管理在不同環節涉及到不同的部門，故部門之間的配合十分重要，制度建設要注重部門之間的溝通交流。

建立存貨崗位制度。對于權限界定不清、出現各部門互相推脫的情況，應對各崗位的職責進行明確的分工，分工應做到：明確不同崗位員工的職責范圍，不出現責任真空情況；有利益關聯的崗位要相互分離、相互牽制，不得由同一人既審批又執行；執行人員無批示流程，不得私自處理存貨；相關人員應拒絕辦理權利范圍外的指示并向上級報告等。

規范存貨日常管理制度。制定《倉庫管理制度》，倉管人員應嚴格執行制度要求。包括但不限于：對符合流程要求的單據貨物驗收入庫、發貨出庫，并將相關單據進行妥善保管，登記好庫存臺賬；加強存貨的日常保管工作，按照科學的分類方式實施存貨管理，根據存貨的存儲要求和批次，將其存儲在符合要求的規定庫位，分批次擺放整齊；按照存貨的重要性和價值對重點存貨加大保管力度，隨時對存貨的存放環境進行監測，按照規定時間進行品質檢測，保證存貨質量安全；在無特殊要求時，按照先進先出原則發出存貨，避免存貨長時間存放變質毀損；存貨調庫要有調庫手續，不得因倉庫為同一管理員而違規減少必要手續；應嚴格控制存貨接觸人員，禁止未經授權人員進入倉庫；明確庫存管理責任，對盤點差異應進行分析，明確責任并及時告知相關部門，提供減少損失的處理方案并報領導審批等。

嚴格執行采購控制制度。公司采購制度應嚴抓執行，專業的大型采購應該聘請專業的機構與公司高層進行商討，通過集體表決的方式作出決策，避免因責任人考慮不全面造成企業損失；驗收人員必須要根據驗收標準進行驗收，對到庫的存貨種類、數量、規格等作出詳細的驗收記錄，登記在倉庫臺賬上，加強存貨的管理；嚴格執行采購計劃，包括采購計劃調整流程，按照總的采購計劃和實際需求變化，安排供應商提前備貨或適當自行備貨，通過靈活安排釋放企業的倉儲空間，降低存貨成本。

（五）規范存貨成本核算流程，提高核算精準度

制定標準存貨核算制度，按照相關制度執行存貨核算標準流程。第一，應根據企業實際的管理水平，選擇合適且一致的成本核算方法；第二，規范票據傳遞路徑，保證財務核算所需的票據傳遞完整、及時；第三，賬務處理盡量做到當日處理，不得有賬外存貨或賬存實無。

報批事項及時處理，保證存貨數量和價值準確。存貨盤點出現賬實差異時，應迅速找出原因，明確責任人并提交報批后，按照處理意見及時進行賬務處理；發現存貨出現減值跡象，應及時進行減值測試分析，如存在減值，應及時報批計提存貨跌價準備。

用電算化核算工具提高存貨的核算精準度。根據企業自身的庫存管理需求選擇合適的存貨管理電算化系統。利用電算化系統對存貨采購、存儲、加工、銷售全過程進行規范科學的成本核算，提高工作效率和信息處理精準度，有助于企業管理者利用數據作出更有利于企業發展的決策。

嚴格執行會計核算制度。嚴格按照會計核算制度規定進行存貨成本核算，如，一般納稅人采購存貨取得專用發票，稅額部分不應計入存貨成本；生產加工過程中使用的原材料、人工、水電及其他費用，應分為正常和非正常消耗，正常消耗可計入存貨成本，非正常消耗應計入當期損益；低值易耗品應根據其使用生命周期，選擇不同的攤銷方法等。

結語：

茶葉企業的競爭不僅存在于茶葉行業內，也存在于其他飲品行業。面對激烈的競爭環境，茶葉企業的生存壓力持續增加，企業要生存就必須加強內部管理，最大限度地節能增效，提高企業盈利能力。存貨管理是茶葉生產企業中重要的一環，存貨管理的問題影響著企業的資金、銷售、生產各個環節，企業需要正確認識存貨管理的重要性和必要性，合理降低存貨成本，提高企業盈利能力。茶葉生產企業的存貨管理不應僅限于保證存貨不丟失，而應從提高人員和團隊素質、加強存貨采購和銷售管理、提高存貨管理軟硬件設施、規范存貨管理制度、提高存貨核算精準度等方面，建立符合企業經營發展要求的存貨管理模式。

（作者單位：福建武夷山國家級自然保護區正山茶業有限公司）