信息化背景下人事檔案管理發展路徑研究

【摘要】信息化背景下，各行業管理工作開始尋求與信息技術的深度融合之路，以探索全新的管理模式，提升管理工作效率。受此影響，我國在2020年的檔案法中新設置了“檔案信息化”的內容，通過立法手段突出建設檔案信息化的重要意義。所以，現代化的人事檔案管理工作將信息化建設、流程化升級、數字化轉型作為重要發展方向，通過構建強大且完善的信息檔案管理系統來支持各類人事檔案的管理活動，使其取得新發展面貌，以更規范、更高效、更安全的管理模式來應對復雜的信息運行環境。

【關鍵詞】信息化背景|人事檔案|管理|信息化系統|數字化

一、人事檔案管理發展現狀

受信息化發展與技術融合影響，人事檔案管理信息化已成為目前發展人事檔案管理工作的重大主題。從傳統人工檔案管理模式向信息化管理轉變，其底層邏輯是人事部門統一組織，將現代信息技術應用于人事檔案管理活動，對屬于人事范疇的信息資源進行組織和管理，并加以應用，為人才信息基礎工作服務。從微觀層面來分析，如今人事檔案信息化管理的轉變體現在各個環節，僅從內容角度著眼，主要表現包括：

（一）人事部門及關聯部門產生的紙質文件信息、電子化信息統一借助信息技術手段收集，包括企業人事辦公中產生的電子公文，憑借數字化收集和處理構建基本的檔案信息體系；（二）人事檔案信息化整理。信息化時代，檔案信息的生成包含了兩個方面，一是主體在網絡平臺制作的檔案電子文件，二是紙質人事檔案以數字化手段進行轉化，最終生成符合保存條件的電子檔案；（三）建設人事檔案數據庫。在信息化環境深入運行的今天，人事檔案管理機構逐步認識到設立數據庫的重要意義，并圍繞人事檔案需求形成目錄數據庫、特色數據庫等管理模塊，不僅強化了人事檔案管理的專業性；（4）人事檔案的信息化存儲。信息化背景下，人事檔案由硬磁盤、特定網絡空間來存儲，即檔案存儲的載體向多元化轉變。但這也增加了人事檔案網絡管理的安全風險，為有效應對信息環境中檔案數據丟失或被盜取等問題，當前在檔案信息存儲管理中設定了備份制度。

二、信息化背景下人事檔案管理發展的方向

（一）信息化

在信息化背景下，人事檔案信息化建設成為必然發展方向，簡單來說是借助網絡信息技術來優化人事檔案管理流程，全面提升管理效率和質量。通過信息化建設，人事檔案中原本收集和歸檔的紙質文件轉換或直接以電子文件形式存在，并且整理和使用都依靠網絡系統來完成[1]。依據人事檔案信息化管理的發展特征來看，其不僅對管理水平有較高要求，同時還要求專業的信息技術做保障，只有成熟完備的信息管理手段才能保證人事檔案信息管理系統穩定運行，檔案數據信息處于安全范疇[2]。

（二）流程化

我國人事檔案管理工作長期沿用手工整理、紙質存儲、人工歸檔等傳統處理方式，檔案信息使用效率低，人員溝通不暢，嚴重影響了人事檔案管理的質量。為此，流程化為現代人事檔案管理發展的方向之一。即針對人事檔案的各項活動按照具體應用需求和目標搭建流程化管理標準，促使檔案管理行為規范化、透明化、精細化，促使可靠性與效率性共存。

（三）數字化

人事檔案管理數字化轉型是信息化發展的升級，將高速掃描技術、數據庫技術和云計算等時下先進的技術手段與人事檔案管理的應用場景整合，使得檔案全文信息、目錄信息具備數字化特征。在2021年6月，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》就我國檔案管理活動進行了專項規劃，充分體現出人事檔案數字化轉型升級的必要性[3]。數字化管理模式的發展則是順應信息化社會對數字技術全面應用的現實選擇，人事信息可以通過電子文件進行歸檔處理，多門類的檔案按照標準分類，大幅提升了管理效率。

三、信息化背景下人事檔案管理發展實踐策略

（一）功能與技術整合為人事檔案確立頂層發展計劃

人事檔案管理是系統化實踐工程，其需要滿足檔案信息基本的收集、整理、歸檔以及利用等需求。但在信息化背景下，要促使人事檔案在各個方面實現新躍升與新突破，需得將信息技術和檔案管理職能結合，確立完善的頂層發展計劃。其中轉型升級的順利要把握政策法規的指示，充分理解行業管理規定，確保人事檔案信息化管理的發展有清晰依據。

（二）統籌協調助力人事檔案管理向信息數字化轉型

信息化和數字化是目前人事檔案管理發展的主要方向，但實踐過程存在多種困境，介于此，需要統籌協調，凝聚各方力量，吸收多種先進數字信息技術，為現代人事檔案管理陣地建設提供必要支持。如從基礎設施、支撐平臺方面進行改進，向綜合應用領域加深開發，并通過健全標準、運維和安全這三個縱向部分提供堅實保障，促使人事檔案管理的環境和功能提優增質。

（三）結合現實應用場景逐步完善檔案管理系統功能

信息化背景下，人事檔案管理向數字化、信息化方向發展屬于長期實施的系統工程，介于應用程序的不穩定，信息技術的不成熟等客觀問題，在升級轉化人事檔案管理系統中，需得結合現實應用場景逐步完善功能，并針對管理中存在的難點探究出更有效的數字化管理方法，推動人事檔案管理工作在現代化、標準化、精細化等方面邁入新臺階。從人事檔案信息化管理的根本特征著手，實際解決的管理困境需特別重視三大要點：

第一，各領域的人事檔案信息涉及面廣，包括職員個人成長中的學歷、考核、成就、履歷等材料。信息化環境中需結合信息技術構建具備智能收集功能的檔案管理信息網絡，將屬于人事檔案標準范疇內的材料從被動收集轉化為主動收集，通過網絡系統及時補充、更新檔案。同時，人事部門要創建適宜組織發展的數字檔案管理系統，應用圖像處理、文件掃描、大數據收集等技術，將傳統的實體檔案形式升級為數字文本和圖像，經標準化審核，確保兩者達到一致，原始檔案安全且完整。

第二，人事檔案管理中常面臨歸檔標準差異較大的問題，以致很多信息存在差異，嚴重限制了管理效率和應用價值。工作人員需采用專業經驗與相關審核工具嚴格判斷檔案材料的完備性、準確性和全面性，把控材料信息的“入口關”。同時，采用行業法規和組織管理制度劃分歸檔標準，將原有的實體檔案材料及時做數字化的處理，以實現數字和實體檔案規范統一歸檔的標準。此外，對人事檔案信息管理系統設置同步功能，確保數字化和實體檔案能夠動態更新，職員工作履歷、職務變動等流動信息可以在檔案中得到精準追蹤[4]。

第三，依靠網絡加密或權限技術對人事檔案安全性強化管理。為滿足信息化環境的應用要求，人事檔案逐步構建了實體檔案和數字檔案兩部分，而人事檔案信息管理系統平臺內部，需針對職責人員來設置應用權限，最大程度避免人事檔案信息偽造、篡改等問題，使其在一系列應用場景中實現安全管理目標。

四、結語

人事檔案管理在單位各大人事活動中扮演重要角色，在信息化背景下，尋求更現代化、更高水平的管理技術，升級檔案管理流程成為當前面臨的核心目標。數字信息技術可以支持構建人事檔案管理信息系統，將各類檔案管理事項和業務在線上做統一處理，其不僅能夠提升管理工作效率，及時更新和應用檔案信息，同時可以保障檔案數據的安全性與服務的智能化。所以，流程化、信息化以及數字化將成為現代人事檔案管理的主要發展方向。中國軍轉民

參考文獻

[1]卜晶.人事檔案信息數字化管理面臨的問題與對策[J].蘭臺內外，2022（31）：19-21.

[2]秦芳彧，高傳君.信息化背景下人事檔案管理問題探析——基于生命周期理論視角[J].沈陽師范大學學報（社會科學版），2022，46（04）：80-86.

[3]劉曉寧.信息化背景下人事檔案管理發展路徑研究[J].黑龍江檔案，2022（01）：93-95.

[4]劉玉紅.信息化背景下人事檔案管理創新思路探析[J].黑龍江檔案，2018（03）：74.

【基金項目：2022年度高校哲學社會科學研究一般項目“新檔案法背景下高校干部人事檔案信息化管理路徑研究”階段性成果。（項目批準號：2022SJYB0566）；2023年度高校哲學社會科學研究一般項目“ 數字時代下高校干部人事檔案信息化價值及優化路徑研究”（項目編號：2023SJYB0549）】

（作者簡介：翟福貞，南京工業職業技術大學副研究館員，碩士，研究方向為人事檔案管理）