做好中學檔案管理開發與利用的若干思考

文/連素敏

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。中學檔案管理是學校管理的重要組成部分，是記錄學生成長歷程、教師教研過程、學校發展歷史的重要載體。做好中學檔案管理工作具有特殊意義，是推動學生、教師、學校“三位一體”發展的重要環節，事關學生成才、教師成長、學校發展。當前，中學檔案管理水平逐步提升，但開發與利用程度稍顯不足，需要學校不斷推動檔案管理工作，多措并舉，提高檔案管理開發與利用水平。

中學檔案管理的基本特征和作用

檔案管理指的是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。中學檔案管理作為檔案管理的一個細分領域，其工作范圍限定為中學，面向學生、教師及學校。基于中學檔案管理的特殊屬性及面向群體，中學檔案管理具有保密性、階段性、綜合性等特征。

中學檔案管理開發與利用是一項復雜的系統工程，既包括對檔案的管理，也包括基于有效管理的更高層次的開發與利用。管理、開發與利用三者構成中學檔案管理工作的核心環節。其中，管理是基礎，其管理效率直接影響檔案開發與利用的程度；開發與利用是對檔案管理結果的再挖掘，開發與利用的水平高低直接關乎檔案價值挖掘的深度。在做好中學檔案管理的基礎上，合理開發與充分利用是為學校決策提供依據的現實需要，是為咨詢服務提供依據的必然要求，是為教學研究提供第一手材料的迫切需要。而做好中學檔案管理工作可以為學校決策提供參考。檔案記載著一所學校的發展情況，對檔案進行科學管理、有效開發與利用，是促進學校科學決策的前提。中學檔案內容豐富、類型多樣，反映了學校的歷史及現狀。通過信息技術手段對數據進行整理，合理利用檔案，能為學校發展提供支持。同時，也可以把握學校發展趨勢，為管理層決策、開展教研工作提供參考。學校決策要以學校的辦學歷史為基礎，以學校發展的實際情況為依據。檔案是了解學校歷史的重要素材，對檔案進行開發利用則是分析學校當前發展狀況的重要來源。因此，做好檔案管理及其開發利用是為學校決策提供依據的現實需要。中學檔案管理還能為教學研究提供第一手材料。中學檔案管理包括對教師教研材料的管理，對這些材料依據不同學科、不同學段進行分類整理，使之成為精準分類的素材庫，將對教學創新、課程建設提供豐富素材、奠定基礎。分享性是檔案信息固有的屬性，它為實現教研信息共享打下了基礎。因此，建立教學教研素材庫是檔案分享屬性的充分體現，也是充分挖掘檔案價值的體現。各校以檔案管理、開發與利用為基礎建立素材庫，不僅能為本校教師教學教研提供便利，也能建設學校教育教學品牌，使其成為校與校溝通交流的素材。

中學檔案管理開發與利用應遵循的原則

堅持以安全保密性為前提。無論何種類型的檔案，安全保密性原則是檔案管理的首要原則。中學檔案管理與其他類型的檔案管理相比，具有特殊屬性。其中包括對學生個人信息的收集與整理，對教師工作、職稱評聘材料的管理，對學校相關文件的管理。故而，在檔案開發利用的過程中要確保其安全保密性，做到安全保密性與共享性的有機平衡，不能以安全保密性為由，拒絕檔案開發與利用。同時要清楚分辨檔案的性質，在開發與利用的過程中兼顧安全保密性。

堅持管理與開發利用相結合。對檔案進行精準分類、全面收集，是對檔案進行合理開發與利用的基礎工作。開發與利用是進一步挖掘檔案價值的必然要求，要通過信息化手段進行數據分析，以更好地服務學校發展。只管理、不開發利用或只開發利用而不進行檔案管理均是對檔案管理工作的片面理解。

中學檔案管理開發與利用的現實困境

中學檔案管理開發與利用的意識不足。中學檔案管理工作涉及的內容復雜、種類多樣，包括黨政類、教學類、教師業務類、學生類等。當前，一些中學檔案管理工作只是對檔案進行收集、整理與分類，對檔案進一步開發與利用的意識不足。

中學檔案管理開發與利用的手段落后。中學檔案管理開發與利用工作的流程復雜，是多環節的集合體，涉及檔案的分類、整理、錄入、分析。盡管當前部分中學檔案管理工作者嘗試以信息化手段賦能檔案管理工作，但對信息化手段的使用不熟練，影響了開發與利用的效率與水平。

缺乏檔案管理開發與利用的專業人才。做好檔案管理工作需要扎實的專業能力作支撐。在技術高速發展的時代，做好檔案管理工作需要較強的學習能力。然而，當前許多中學檔案管理開發與利用面臨缺乏專業人才的問題。一是部分學校的中學檔案管理工作者多以兼職為主，人員流動性大。二是相關人員專業不對口，工作能力待提升。三是中學檔案管理工作隊伍中存在“老齡化”現象，這不利于人才培養與學習新技術，影響檔案管理信息化進程及相關技能培訓進度。

中學檔案管理開發與利用的實踐路徑

轉變工作理念，強化檔案管理開發與利用的意識。理念是行動的先導，樹立創新理念是高效開展工作的前提。要合理開發、高效利用檔案，需轉變工作理念，強化意識。一是中學檔案工作既包含管理也包含開發、利用的工作理念。當前，部分中學檔案管理工作者認為檔案管理工作僅需做好檔案收集與整理，對檔案開發與利用缺乏積極主動性。因此，要轉變檔案管理人員的工作理念，引導其認識到管理、開發與利用均是廣義檔案管理的重要內容。二是樹立主動運用信息化助力檔案管理工作的理念。相較于傳統的檔案管理方式，運用信息技術，使之賦能檔案管理具有更高的效率、更好的效果。要積極引導中學檔案管理工作者樹立學習新技術、運用新技術的工作意識，自覺主動提高信息化技術運用的能力與水平。

加強技能培訓，增強檔案管理開發與利用的能力。檔案管理及其開發利用是一項復雜的系統工程，其中涉及信息管理、檔案管理、計算機技術等，專業基礎過硬、專業能力扎實的人才隊伍將有利于檔案管理工作的高效開展。因此，推動中學檔案管理工作更好發展，要著力建設專業過硬的工作隊伍。一是要聚焦基礎知識的培訓，通過系統培訓，增強檔案管理工作人員對檔案管理知識的理解，為工作開展奠定基礎。二是要聚焦技術能力的培訓。基礎知識為檔案管理工作人員提供理論上的認識，而實踐操作則引領檔案管理工作人員深入檔案管理工作的內核。隨著新興技術的發展，檔案管理方式逐步優化升級。要對檔案管理工作人員進行技術能力的培訓，使之掌握新技術、新手段，提高檔案管理工作的能力與水平。三是要多與其他單位進行交流，從其他行業、其他領域的檔案管理中汲取有益經驗。

創設有利環境，為檔案管理開發與利用提供條件。中學檔案管理工作內容復雜、種類繁多，對工作環境與設施設備具有一定要求。因此，學校要積極創設有利于開展檔案管理工作的環境，為檔案管理、開發與利用提供便利條件。一是學校有關部門要高度重視檔案管理工作，制定符合學校發展目標、立足學校發展實情的檔案管理制度，為學校檔案管理的開發與利用提供制度支持，營造良好工作氛圍。二是學校要統籌規劃檔案管理與開發利用工作，將其納入學校年度發展規劃中，使其發揮出為學生服務、為學校服務的價值。三是學校要依據實際情況，劃撥專門場地、專門經費與專門人員，為檔案管理與開發利用提供場地支持、經費保障與人員保障。同時，依據新技術的要求，配備相關的軟硬件設施。

做好中學檔案管理開發與利用工作事關學生、教師與學校，因此，中學需要樹立科學的工作理念、營造良好環境、優化技術手段，在做好檔案管理的基礎上，充分挖掘檔案的價值。