企業采購領域高效運行監控機制構建與應用

李佳盈

摘 要：在現代商務環境中，企業采購領域的高效運行監控機制已成為提高企業競爭力和持續發展的關鍵因素。企業采購作為整個供應鏈管理的重要環節，直接關系到產品質量、成本控制和客戶滿意度。然而，由于采購活動的復雜性和多樣性，企業在采購過程中常常面臨著信息不透明、時間壓力和風險挑戰等問題。因此，建立高效運行監控機制成為企業采購管理的當務之急。這樣的監控機制將幫助企業實現對采購流程和供應鏈各環節的實時監測和控制，從而提高企業運營效率并降低風險。基于此，本文深入探討企業采購領域高效運行監控機制構建與應用，以供相關企業參考。

關鍵詞：監控機制；采購領域；監督效能

引言：高效運行監控機制的構建以流程優化為核心，企業需要全面分析采購流程，并識別出其中的風險點。通過引入信息技術和數據分析工具，企業可以實現對采購流程的數字化管理和實時監控，從而提高采購效率和減少人為錯誤。同時，建立明確的監控指標和績效評估體系，可以幫助企業實時了解采購活動的狀態和效果，及時發現并解決問題，提升整體運作水平。應用高效運行監控機制旨在實現全方位的采購管理。企業可以通過監控供應商履約情況、市場價格波動和采購成本等關鍵指標，及時發現異常情況并采取相應的應對措施。同時，監控機制還可以為企業提供數據支持，幫助企業做出更明智的采購決策，提高整體供應鏈的效率和競爭力。

一、現狀背景

1.外部環境

進入21世紀，全球結構和地緣格局深刻演變，受新冠疫情影響，世界經濟不斷遭受沖擊，逆全球化趨勢加速。同時，以數字化為代表的新一輪科技革命方興未艾，各產業迎來顛覆性劇變，這些均導致企業面臨的風險呈爆發式增長，制造類企業屬于采購品類雜、數量多、復雜度高的大中型企業，其采購品類涉及原材料、成品、工具、設備、資產等。面對龐大的企業采購管理體系、日漸增大的成本管控壓力和越來越嚴格的合規管理要求，既需要企業采購領域集中統一管理，適用各類采購特點，又需要企業保證高效采購的同時防范風險。

2.內部需求

制造類企業目前采取了“統一歸口管理，分工授權實施”的采購管理策略，按照“直接集中采購、授權集中采購、分散采購”開展分工授權，并依托 AOS（AVIC Operation System）管理體系制定了供應鏈業務域相應的流程制度和管理文件，各采購授權單位按照自身業務特點及管理需求，制定相應的管理標準、流程、表單。由于缺乏前期體系框架設計時的統籌性，制約了各業務管理之間的機制協同、信息共享和企業采購管理整體效能的發揮。

同時，按照合規風險防控“管辦分離”的原則，將采購管理業務和采購執行業務相分離，其中采購管理以全供應鏈績效為導向，聚焦供應鏈規劃與策略研究，提升供應鏈協同與供應商管理能力，注重價值創造；采購執行以供應為導向，圍繞采購訂單，實施訂單簽訂與跟蹤等事務性工作，側重于按需配套。隨著采購授權和管辦分離的實施，需要一種長效機制識別在采購領域不同授權業務單位執行上的有效性、協同性、合規性，持續完善供應鏈管理體系，防范供應鏈風險，確保供應鏈高效運行。

二、工作實施及成果

1.建立協同融合的“三道防線”合規風控監督保障模式

針對現狀，重點是做好統籌規劃、分層管理，從而形成合力。首先，在管理模式上，需要建立由業務執行層（第一道防線）、業務域主管單位層（第二道防線）、公司層（第三道防線）協同融合的“三道防線”合規風控監督保障模式。業務執行層是合規風控管理的最前線，在自身職能、業務及風險領域開展各項具體活動；業務域主管單位層身兼業務規劃、組織執行、對執行單位監管考核、改進提升等職能于一身，是本業務風險管理的核心主體；公司層包括董事會下設的審計與風控委員會和合規風控內審職能部門，負責統籌協調、支持配合第一、第二道防線開展風險管理工作，提供專業性指導，同時對合規風控管理活動進行再監督，運用系統的方法評價、改進和提升企業的管理效能。

其次，成立對應的組織機構或者組建合規風控法治監督工作小組，明確總體職能，制定議事規則，聯絡員由熟悉本單位總體管理業務或本單位 AOS體系統籌策劃的主管、副主任及以上人員擔任。各單位成立合規專家庫，運行監督檢查可從專家庫調取。

AOS 的推進必須采用 AOS 的方法。AOS 的方法，簡單說就是凡事講流程、工作有標準、過程全受控、效果可量化。在 AOS管理體系不斷融合合規要素的基礎上，還需不斷完善AOS 合規需求要素庫，可利用合規專家系統，圍繞合規要素梳理，系統識別合規差距，實現外部合規需求的完整解構、權威轉化，對相應業務流程、體系文件、表單模板等進行更新。同時，針對合規風控要素識別采購領域風險環節、重點監督點，形成采購領域廉潔風險防控目錄指引，可作為監督指引和體系優化方向。而采購管理體系的迭代還需要一套持續完善的監督機制來實現。

2.建立供應鏈管理系統

建立供應鏈管理系統是企業采購領域高效運行監控機制的重要組成部分。以下是建立供應鏈管理系統的要點：第一，設定明確的目標和指標。在建立供應鏈管理系統之前，企業應明確其目標，并制定相應的指標來衡量供應鏈的績效和效率。這些指標可以包括庫存周轉率、交貨準時率、成本控制等，確保目標清晰可衡量。第二，整合內外部資源。供應鏈涉及多個環節和各種供應商、分銷商等外部資源，企業需要整合這些資源，確保信息流、物流和資金流的暢通無阻。可以通過建立合作伙伴關系、共享信息平臺等方式實現資源的整合。第三，制定供應鏈策略。根據企業的需求和特點，制定適合的供應鏈策略。策略可以包括供應商選擇和管理、庫存管理、訂單管理等方面，以確保供應鏈各環節的協調和優化。第四，使用信息技術支持。利用信息技術工具，如供應鏈管理軟件、物流跟蹤系統等，對供應鏈進行監控和管理。這些工具可以自動化收集和分析數據，提升供應鏈的可見性和響應性。第五，建立績效評估機制。建立供應鏈績效評估機制，定期對供應鏈的運行情況進行評估和反饋。通過績效評估，企業可以發現問題并及時采取改進措施，從而提高供應鏈的效率和運行質量。第六，持續改進和優化。供應鏈管理是一個持續改進的過程，企業應不斷地尋求改進和優化的機會。可以借鑒最佳實踐、參與行業合作組織等方式，推動供應鏈管理水平的不斷提升。總之，建立供應鏈管理系統需要企業全面考慮供應鏈的各個環節，并采取相應的措施來提高供應鏈的效率和運行質量。通過明確目標、整合資源、制定策略、利用信息技術、建立績效評估機制和持續改進，企業可以建立高效運行監控機制的供應鏈管理系統。

3.引入自動化流程和審批機制

引入自動化流程和審批機制是企業采購領域建立高效運行監控機制的重要手段。以下是在企業采購中引入自動化流程和審批機制的要點。第一，流程分析與優化。企業應對采購流程進行分析，并找出可以自動化的環節。這包括需求申請、供應商選擇、采購訂單生成等。通過優化和簡化流程，消除冗余環節，為后續的自動化提供基礎。第二，技術支持引入。企業可以引入適當的技術支持來實現流程的自動化。例如，采購管理系統、電子采購平臺等工具可以幫助自動生成采購訂單、實時跟蹤庫存信息、提供采購報告等。同時，也可以考慮使用人工智能、機器學習等技術來提升自動化的準確性和智能化水平。第三，數據集成與共享。為了實現自動化流程和審批機制，企業應確保數據的集成和共享。不同部門和環節之間的數據應能夠無縫銜接，避免數據冗余和信息斷層。可以采用企業資源規劃（ERP）系統或其他數據管理平臺來實現數據的統一管理，提高流程的協同性和效率。第四，審批機制的建立。企業可以建立審批機制，明確采購過程中的審批流程和責任人。通過系統化的審批流程，可以加快決策的速度，減少人為干預和錯誤。同時，可以利用技術工具實現審批的自動化，設置預設條件和規則，從而減少人工干預和提高流程的一致性。第五，監控與反饋。自動化流程和審批機制的引入，為企業提供了更好的監控和反饋機制。企業可以實時監控采購流程中的各個環節，了解進展和問題。同時，通過自動生成的報告和數據分析，可以提供決策支持和改進意見，從而不斷優化采購流程。總結起來，引入自動化流程和審批機制是企業采購領域高效運行監控機制的重要措施。通過流程分析與優化、技術支持引入、數據集成與共享、審批機制的建立以及監控與反饋，企業可以提升采購效率，減少錯誤和延誤，并實現更好的監控和管理。

4.有效運用運行監控效果

對于發現的問題，需要上下聯動，采購管理部門承擔整改監督責任，指導相關部門整改措施有效，用好用足監督成果，有針對性地改進完善。針對監督發現的普遍性、傾向性和苗頭性問題，進行通報獎懲和約談，組織問題單位綜合“當下改”和“長久立”要求，制定有效的整改措施，整改方案需審批后方能實施，以確保整改措施覆蓋全面、完成標志清晰、封閉節點明確。問題整改閉環評價嚴格落實“三不放過”原則，即“制度未完善的不放過、資金未追回的不放過、責任未落實的不放過”。針對涉嫌違規經營投資、違紀違法問題線索，移交有關部門進行核查處置。每次運行監控檢查后，通過下發運行監控通報實施獎懲引導，運用問題整改單落實整改封閉，督促實施改進。同時，要求其他業務執行層對檢查發現問題舉一反三，杜絕此類問題重復發生，提升運行監控監督效能。

通過“三道防線”設置、工作小組帶領、閉環運行監控機制建立、合規專家庫和重大監控點的高效運用，能夠識別出采購業務中可能存在的選商與定價方式不規范、供應商管理不到位、庫房管理不規范等的執行風險，制度缺陷、管理文件與方法文件不一致等合規風險，還能夠識別出采購業務中可能存在的風險，完善十余份文件，形成常態長效工作機制，實現存量化解和增量遏制，全面織密監督網，消除監管盲區，切實提高監督工作針對性、有效性和協同性。

通過督促執行層面開展整改工作等，增強人員采購合規意識，確保了采購業務合規高效，推進流程優化、策略改進和績效提升，推動采購體系運行監控監督規范化、制度化、流程化，融入業務、融入職責，強化監督發現問題整改閉環管理，用好監督成果，實現“三道防線”一體化協同運行監控，建立“上下聯動、高效流通”的供應鏈管理機制，強化全企業采購管理的合規性，加速體系改進創新升級，保障企業實現合規經營目標，為支撐企業產業鏈供應鏈高質量發展、助力一流企業建設做出積極貢獻。

5.優化采購體系運行監控機制

為進一步規避采購領域風險，持續提升采購管理體系整體效能，促進采購授權管理和采購管辦分離的有效實施，實現事中合規風險防范、事后合規評價等業務日常管控，業務域主管單位層的監控監督至關重要。企業建立了采購體系運行監控機制，由采購業務主管部門實施，采用組織業務執行層自我監督+業務主管部門線上日常監控+業務主管部門現場專項監督檢查的方式，通過“面”上監控和“點”上監督的相結合，實現網絡式覆蓋、全流程體系化扎緊采購領域廉潔合規風控的籠子。

首先，合規風險存在于業務之中，業務執行層是合規風控管理的最前線，對業務和合規風險點最了解，要充分發揮業務執行層的自我監督管理職能，行為上的重復會加深思想上的認識，定期的自我監督可以在一定程度上提升工作人員的采購管理水平和合規風控意識。

其次，需要采購管理部門進行采購過程監控，以采購駕駛艙信息化系統為依托，運用商業智能（BI）軟件對采購管理系統數據挖掘分析，對采購計劃管理、采購過程、配套管理、存貨管理等企業范圍采購全流程的相關數據分析展示。對于超指標、偏離指標等異常情況進行預警，采購管理部門組織授權采購單位辨識風險，分析根本原因，找出采購管理系統與其他系統之間、信息化系統與制度文件之間、制度與制度之間的銜接問題。有效的整改還需要考核驅動，采購管理部門建立相應的績效考核機制，每月發布《采購管理運行監控報告》，促進信息化系統和流程制度的持續完善，從而實現采購全流程“面”上的日常運行監控。

最后，采購管理部門要堅持目標導向和問題導向相結合，結合采購領域風險環節、重點監督點，聚焦“重點事”進行專項現場監督檢查，獎懲分明，有效促改。為了將監督工作制度規范化、流程標準化、管理精細化，需要編制相應的運營管理體系文件。例如，《采購運行監控實施細則》等。專項現場運行監控檢查的監督內容對標上級機關和集團的新部署、新要求，針對內外部監督檢查發現問題，結合企業重點工作、采購管理重點和難點等，制訂年度采購體系運行監控計劃，組織合規專家庫人員，以其熟悉體系文件而形成的整體框架思維來識別流程斷點、交叉點等，采取全面自查+重點單位抽查的方式分季度開展。針對企業范圍授權單位自查情況和問題，對權力集中、資金密集、資源富集、資產聚集、問題集中等重點單位進行現場專項檢查，制定檢查方案，明確檢查時間、對象、依據、檢查要素和要求等，將監督工作要素顯性化、表單化，通過定期在企業范圍對相關部門進行采購授權、選商與定價、供應商管理、外擴管理、合同管理、采購合規管理等合規性現場檢查，監控各業務部門采購業務開展情況，識別系統風險，溝通了解各業務執行層的困難和制度有效性、合理性、銜接性、統籌性等情況，不斷完善采購體系。

三、結語

企業采購領域的高效運行監控機制對于企業的發展和競爭力至關重要。通過構建合理的監控機制，企業能夠實現采購流程的優化和智能化管理，提升工作效率、降低風險并實現成本控制。未來企業采購領域的高效運行監控機制將更加智能化、透明化和可持續化。企業需要密切關注技術的發展趨勢，并積極應用新技術和方法，不斷優化采購管理，從而提升企業的運營效率和市場競爭力。

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