央企辦公室精細(xì)化管理的必要性及實(shí)施要點(diǎn)

新時期，央企面臨的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境正在不斷發(fā)生變化，央企辦公室管理中落實(shí)精細(xì)化管理手段，有利于對央企的內(nèi)部資源實(shí)施優(yōu)化配置，提高央企的行政管理水平，并對其未來發(fā)展提供重要保障。央企要想提高精細(xì)化管理在辦公室工作中的應(yīng)用效果，必須明確精細(xì)化管理的內(nèi)容、必要性，結(jié)合央企發(fā)展需求、發(fā)展現(xiàn)狀以及各部門工作情況，合理規(guī)劃制定辦公室精細(xì)化管理內(nèi)容，為促進(jìn)辦公室工作能力提升創(chuàng)造良好條件。

一、精細(xì)化管理簡介

精細(xì)化管理是隨著社會分工不斷精細(xì)化而產(chǎn)生的一種管理思想，是一種理念與管理融合的產(chǎn)物。精細(xì)化管理是科學(xué)化管理的重要內(nèi)容，與個性化管理、規(guī)范化管理并重。就辦公室管理而言，在理論上，精細(xì)化管理是一種通過對工作方法和細(xì)節(jié)的持續(xù)性、循環(huán)上升的改進(jìn)，從而達(dá)到持續(xù)提升工作質(zhì)量的管理技術(shù)、工具、系統(tǒng)；在實(shí)踐上，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)對現(xiàn)有辦公室管理規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)化、細(xì)化，使得組織管理各單元精確、協(xié)同、高效運(yùn)行。精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)將管理過程劃分為事前、事中、事后控制三個階段。辦公室管理的事前控制中，央企要明確設(shè)立辦公室管理的目標(biāo)、崗位職責(zé)、管理流程和程序，保證各項(xiàng)內(nèi)容清晰、訓(xùn)練到位；事中控制強(qiáng)調(diào)檢查細(xì)化，突出辦公室管理中檢查細(xì)化對執(zhí)行的促進(jìn)、督導(dǎo)等作用；事后控制中要細(xì)化獎懲，將良好的獎懲文化貫穿于工作全過程。精細(xì)化管理在央企辦公室工作中的滲透，就是要在辦公室管理中采取科學(xué)的管理手段，為管理的精細(xì)化程度、管理精準(zhǔn)性的提升提供支撐，強(qiáng)調(diào)對管理工作內(nèi)容的細(xì)化，將責(zé)任與任務(wù)落實(shí)到個人，避免出現(xiàn)管理資源浪費(fèi)的情況，能夠在管理中通過持續(xù)改進(jìn)，提高管理的效果。精細(xì)化管理能提高央企辦公室管理水平，對央企的未來發(fā)展具有顯著作用。

二、央企辦公室精細(xì)化管理的必要性

1.順應(yīng)新常態(tài)發(fā)展。后疫情時代下，世界經(jīng)濟(jì)格局發(fā)生了巨大變化，在日漸復(fù)雜的國內(nèi)外形勢下，我國央企應(yīng)當(dāng)主動服務(wù)國家重大戰(zhàn)略，堅(jiān)定不移地按照國家戰(zhàn)略部署工作，充分發(fā)揮自身在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國家戰(zhàn)略實(shí)施中的作用。央企要想實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，必須做好辦公室工作，切實(shí)發(fā)揮辦公室在傳達(dá)政策方針上的作用，保證下級單位可以在大量信息資源中準(zhǔn)確了解上級提出的要求，規(guī)范化開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。這就體現(xiàn)出央企辦公室的管理水平，直接決定了其各級所屬企業(yè)對政策要求的認(rèn)知情況，決定了央企能夠順應(yīng)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的發(fā)展，有必要通過精細(xì)化管理指導(dǎo)辦公室工作開展，在企業(yè)總部層面由辦公室對各項(xiàng)政策文件的內(nèi)容實(shí)施細(xì)化管理，便于各下級單位準(zhǔn)確了解上級要求，形成上下級意志統(tǒng)一的管理格局，并按照國家和企業(yè)總部的要求規(guī)范完成各項(xiàng)任務(wù)。

2.提高央企競爭力。央企核心競爭力的提升，有利于其進(jìn)軍為世界一流企業(yè)。新常態(tài)下央企面臨的競爭變得十分激烈，在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的過程中，不僅要對外做好各項(xiàng)業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略部署，對內(nèi)還要持續(xù)改進(jìn)內(nèi)部管理。在央企內(nèi)部，辦公室是一個綜合性管理的工作部門。目前，許多央企在調(diào)整組織結(jié)構(gòu)的過程中都設(shè)立了綜合管理部門，將董事會、總經(jīng)理辦公會、行政管理、人力資源管理、工會等各版塊匯聚起來，也使得央企辦公室管理的內(nèi)容變得更加寬泛，央企辦公室承擔(dān)的責(zé)任正不斷提升。央企只有做好精細(xì)化辦公室管理工作，才能在發(fā)展過程中主動承擔(dān)各項(xiàng)工作責(zé)任；只有通過對辦公室工作進(jìn)行細(xì)化，明確辦公室的崗位權(quán)責(zé)，才能更好地踐行科學(xué)管理，幫助央企實(shí)現(xiàn)降本增效的目標(biāo)，并在潛移默化中提高央企的核心競爭力。

3.提升央企部門間協(xié)同能力。央企內(nèi)部存在各個不同的部門，各部門在工作中是否形成相互協(xié)調(diào)、密切配合的關(guān)系，直接決定了整個央企的運(yùn)行效率。辦公室在央企內(nèi)部，具有重要的協(xié)調(diào)作用，在負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門關(guān)系和工作任務(wù)的過程中發(fā)揮著橋梁樞紐的作用。例如當(dāng)前許多企業(yè)都已初步完成信息化建設(shè)，在企業(yè)內(nèi)部搭建完善的OA辦公系統(tǒng)，通過線上會議、企業(yè)微信等多個渠道傳遞信息，解決信息孤島，使得各部門之間的信息交流變得愈發(fā)密切。央企辦公室在工作中，需要主動與其他部門建立密切的信息交流關(guān)系，通過建立精細(xì)化的辦公室管理模式，能顯著增強(qiáng)各部門協(xié)調(diào)配合的效果，便于各部門在相互協(xié)同的過程中更好地完成各項(xiàng)任務(wù)，充分體現(xiàn)出央企辦公室管理的作用。辦公室在負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作的過程中，要在精細(xì)化管理理念的基礎(chǔ)上，對各部門之間的信息溝通機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，明確各部門對信息交流的真實(shí)需求，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)解決信息不對稱的問題，加速信息資源流通，充分發(fā)揮辦公室工作在各部門信息交流中的作用，提升央企部門間協(xié)同能力。

4.嚴(yán)格控制企業(yè)成本。辦公室是央企內(nèi)部重要的職能部門之一，也是產(chǎn)生大量非業(yè)務(wù)成本的主要部門之一，如員工工資、辦公用品、固定資產(chǎn)、房租水電等，對企業(yè)來說是一筆不小的支出，成本控制對央企的未來發(fā)展而言意義重大。因此，嚴(yán)格控制企業(yè)成本也是央企辦公室管理追求的重要目標(biāo)。央企辦公室管理中，精細(xì)化管理理念能指導(dǎo)辦公室細(xì)化應(yīng)用人力、物力、財(cái)力等資源，指導(dǎo)辦公室不斷改進(jìn)工作細(xì)節(jié)，在日常工作中減少對各種資源的消耗，從而達(dá)到控制企業(yè)內(nèi)部費(fèi)用成本的目的。

三、央企辦公室精細(xì)化管理的實(shí)施要點(diǎn)

1.管理機(jī)制精細(xì)化。央企辦公室管理在向精細(xì)化方向轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)要做好對辦公室精細(xì)化管理的基礎(chǔ)保障。首先，應(yīng)制定完善的辦公室管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)辦公室管理規(guī)章制度的精細(xì)化。央企在制定辦公室管理制度的過程中，要避免照搬機(jī)關(guān)單位的制度建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，適當(dāng)借鑒機(jī)關(guān)單位的先進(jìn)做法，并結(jié)合企業(yè)內(nèi)部狀況，制定針對性的規(guī)章制度。央企要理清辦公室管理的具體事務(wù)，明確其各環(huán)節(jié)工作要點(diǎn)，并建立對應(yīng)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)所有事務(wù)的全面覆蓋。也可以根據(jù)自身實(shí)際情況，進(jìn)一步制定執(zhí)行規(guī)范或細(xì)則，以此提高執(zhí)行人員的統(tǒng)一認(rèn)知并保障制度執(zhí)行落地。央企在完成制度建設(shè)工作后，還要設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)督檢查機(jī)制，通過對現(xiàn)行制度內(nèi)容展開梳理，取其精華去其糟粕，逐步形成完善、實(shí)用、細(xì)化的制度體系。其次，應(yīng)明確辦公室人員的具體權(quán)責(zé)，按照定崗定責(zé)、權(quán)責(zé)對等的原則，對辦公室工作的責(zé)任體系進(jìn)行細(xì)化和完善。央企要根據(jù)辦公室的工作職能和業(yè)務(wù)流程，科學(xué)設(shè)置辦公室的工作崗位，對不同工作崗位的具體職責(zé)進(jìn)行明確，明確不同崗位之間在工作上的銜接點(diǎn)，保證分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合，并按照整體功能最大化與局部功能最優(yōu)化的要求，細(xì)化分解各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上形成各崗位工作規(guī)范，通過精細(xì)化地細(xì)分崗位權(quán)責(zé)的方式，規(guī)范不同崗位上工作人員的行為。再其次，應(yīng)做好對辦公室人員培訓(xùn)管理的精細(xì)化，通過建立傳幫帶、工作輪崗等方式，充分培養(yǎng)員工的綜合能力，保證辦公室人員“人人能做事，事事有人做”。培訓(xùn)是辦公室工作的重要保障手段，央企要根據(jù)辦公室人員的崗位職責(zé)，細(xì)化培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合行政管理、協(xié)調(diào)溝通等要求，動態(tài)調(diào)整培訓(xùn)制度的內(nèi)容，保證培訓(xùn)內(nèi)容的針對性、先進(jìn)性，通過培訓(xùn)提高全體辦公室人員的能力水平。由此，形成“完善全面的制度體系－分工清晰的權(quán)責(zé)體系－動態(tài)系統(tǒng)的培訓(xùn)體系”為一體的精細(xì)化管理機(jī)制。

2.業(yè)務(wù)流程精細(xì)化。央企辦公室工作主要可以分為兩大類，一類是辦公室的日常事務(wù)性工作，這些工作一般為辦公室內(nèi)部的瑣碎工作，有一定的規(guī)律性，能夠形成具體的工作流程，例如后勤管理、會議管理、文印資質(zhì)管理等內(nèi)容。央企針對辦公室的這些工作內(nèi)容，在精細(xì)化管理理念的指導(dǎo)下，要適當(dāng)從各類工作的細(xì)節(jié)層面入手，追求“精益求精”的精神?？梢詮耐瓿尚Ч?、服務(wù)質(zhì)量、成本控制等方面適當(dāng)提高各項(xiàng)工作的完成標(biāo)準(zhǔn)，盡可能改進(jìn)并規(guī)范各項(xiàng)工作流程，力求提高各項(xiàng)工作的完成水平。另一類辦公室工作的靈活性較強(qiáng)，此類工作對辦公室人員的工作能力和綜合素質(zhì)有較高要求，例如外聯(lián)工作、工會工作、員工培訓(xùn)等。這些工作流程的重復(fù)性偏低，因此要在每次工作前預(yù)先設(shè)定工作目標(biāo)，適當(dāng)對各項(xiàng)工作目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，形成梯隊(duì)式、層級化的子目標(biāo)，在循序漸進(jìn)的過程中完成各項(xiàng)工作。

3.執(zhí)行能力精細(xì)化。辦公室人員的執(zhí)行力，會直接影響整個部門的正常運(yùn)行，因此央企要重視辦公室人員執(zhí)行能力的精細(xì)化管理。央企在引進(jìn)人才的過程中，要重點(diǎn)考慮員工的專業(yè)知識、技能水平等，加大員工培訓(xùn)力度，在辦公室內(nèi)形成人才梯隊(duì)，通過這種方式增強(qiáng)辦公室工作隊(duì)伍的整體能力。為提高辦公室人員的執(zhí)行能力，落實(shí)精細(xì)化管理，辦公室管理人員可以通過員工意愿－能力模型、時間四象限法則等管理方法，有針對性地引導(dǎo)員工提高執(zhí)行力。例如，在員工意愿－能力四象限模型中，建立一個橫、縱坐標(biāo)分別是意愿和能力的四象限模型，四象限分別劃分為：Ⅰ.能做且愿意做；Ⅱ.能做且不愿做；Ⅲ.不能做且不愿意做；Ⅳ.不能做且愿意做四個模塊，如圖。

對于第Ⅲ象限人員，即對辦公室工作沒有意愿，也沒有能力勝任，是辦公室人員中要盡量減少的對象。對于這類“問題員工”，要主動引導(dǎo)其擺脫工作的“舒適圈”，避免其安于現(xiàn)狀。適當(dāng)與績效考核、激勵懲罰結(jié)合起來，通過這種方式驅(qū)動辦公室人員向其他三個象限發(fā)展，同時避免其給其他員工帶來負(fù)面影響。其次，央企要圍繞重點(diǎn)工作，提倡人人都是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作理念，圍繞重點(diǎn)工作建立項(xiàng)目化機(jī)制，培養(yǎng)員工解決閉環(huán)思維問題，圍繞調(diào)查研究、明確目標(biāo)、制定策略、落實(shí)執(zhí)行，培養(yǎng)辦公室人員項(xiàng)目化解決問題的思維與能力。

4.績效考核精細(xì)化。央企辦公室工作內(nèi)容多樣，需要通過精細(xì)化管理適當(dāng)對傳統(tǒng)的績效考核展開細(xì)化。首先，央企要根據(jù)辦公室內(nèi)的不同崗位及工作內(nèi)容、工作難度，合理對辦公室人員展開評估，并建立與績效考核評估相適應(yīng)的績效管理制度。其次，在績效考核指標(biāo)的選取上，央企辦公室的績效考核與普通業(yè)務(wù)不同，不能只通過客觀數(shù)據(jù)實(shí)施考核，還要考慮業(yè)務(wù)開展過程中辦公室人員完成工作的態(tài)度、效率、質(zhì)量等，綜合考量其他員工的投訴情況，還要了解辦公室人員在工作中通過不斷創(chuàng)新對辦公室工作改進(jìn)產(chǎn)生的實(shí)質(zhì)性作用，辦公室工作為企業(yè)創(chuàng)造的利益和降低的損失等，這些都可以作為辦公室人員績效考核指標(biāo)的一部分，在部門整體績效的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同崗位的實(shí)際情況對不同考核指標(biāo)分配權(quán)重。再其次，績效考評環(huán)節(jié)應(yīng)盡可能征詢多方評價(jià)，通過上級、同級、下級、專家等綜合考評，做到公平公正。最后，思考怎樣提高制度的執(zhí)行效果，要重視績效反饋環(huán)節(jié)。根據(jù)考核結(jié)果及時進(jìn)行溝通交流，實(shí)現(xiàn)結(jié)果效用最大化，并將本期的問題轉(zhuǎn)入下一期考核中，作為比較的指標(biāo)。同時，可以在日常管理中對部門整體和員工個人的工作情況展開監(jiān)督，并通過相應(yīng)的獎懲措施，批評和懲罰存在的違規(guī)問題，通過精神和物質(zhì)激勵相結(jié)合的方式對人員工作予以肯定，充分體現(xiàn)出辦公室人員在工作中的個人價(jià)值，確保其能通過自身的管理、服務(wù)職能，提高本部門工作的效率。

5.保障手段精細(xì)化。央企辦公室精細(xì)化管理中，除了要采取上述精細(xì)化管理手段外，為提高精細(xì)化管理效果，央企還要采取一定的精細(xì)化保障手段。精細(xì)化管理具有系統(tǒng)性特點(diǎn)，央企在辦公室管理中，想持續(xù)發(fā)揮出精細(xì)化管理模式的作用，就要鼓勵辦公室人員增強(qiáng)精細(xì)化管理的意識，做好自查自評工作，在自查自評過程中樹立精細(xì)化的意識，通過自查自評及時發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的不足，及時處理問題，以便為辦公室工作的高質(zhì)量開展做好鋪墊。當(dāng)然，這也不僅僅是企業(yè)中的一個部門的事情，而是需要整個企業(yè)各個部門、各個環(huán)節(jié)、各個層級都應(yīng)具備的意識并參與進(jìn)來。辦公室可以通過加強(qiáng)部門間、上下級間的溝通交流，通過信息化建設(shè)的優(yōu)勢，建立對接的信息反饋渠道，便于辦公室負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員及時接收企業(yè)各方的想法和建議，從而及時對辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。央企要注重營造精細(xì)化的文化環(huán)境，保證文化環(huán)境與精細(xì)化管理理念相適應(yīng)，促進(jìn)精細(xì)化管理工作真正被接受。

四、結(jié)語

精細(xì)化管理模式在央企辦公室管理中的應(yīng)用，有利于協(xié)調(diào)各部門工作，提高央企各項(xiàng)工作效率，這對央企優(yōu)化配置資源、降低運(yùn)營成本等有著很好幫助。因此，央企在辦公室管理中，要積極推行并落實(shí)精細(xì)化管理理念，將該理念深入貫徹于辦公室管理的全過程，力求在央企辦公室管理的各個環(huán)節(jié)體現(xiàn)出“精益求精”的精神，逐漸提高辦公室的整體工作水平。

（作者單位：中建材國際物產(chǎn)有限公司北京分公司）