商業銀行分散采購存在問題及其解決措施

根據《國有金融企業集中采購管理暫行規定》（財金【2018】9號），商業銀行普遍制定采購管理辦法、設立集中采購目錄及限額，依章實施集中采購業務，實現需求集中、采購集中、管理集中和供應商資源集中，以規范采購行為、提高議價能力和工作效率；對集中采購目錄以外，或未達到集中采購限額標準的貨物、工程、服務進行分散采購，以提高采購的時效性。在商業銀行采購業務實際運作中，分散采購存在問題較集中采購更為突出，普遍存在重視程度不夠、制度不健全、合規性不夠、需求統籌不足等問題。為提高分散采購合規性和采購質效，本文將對商業銀行分散采購中存在的主要問題進行分析，探討解決問題的措施。

一、分散采購管理存在的問題

1.操作不規范。一是采購方式選擇不當，單一來源理由不充分、詢價采購方式的選用與制度要求不符。二是采購方案不完整、談判過程記錄不全。供應商資質無明確要求，采購需求過于簡單不明確，評分辦法設置具有傾向性等；競爭性談判未進行兩輪以上報價，談判效果不佳，兩輪報價較一次報價無明顯下降等。三是分散采購結果審批程序不規范。審批人同時是采購工作組成員或談判小組成員，未嚴格執行采購實施和審批不得兼任的分離要求。四是采購檔案保管不當。中選供應商響應文件缺失，缺少參與供應商的現場報價單，缺少工作小組會議紀要、談判會議紀要等。

2.需求統籌不足。存在應集采未集采的情況，主要集中在電腦耗材、營銷宣傳服務、培訓以及維修服務等采購項目。一是采購項目計劃管理不到位，采購部門在年初對于年度采購需求統籌不夠，未對同質同類的需求進行整合立項。二是根據業務發展需要臨時性的采購需求，如營銷品、宣傳服務、零星維修，難以進行需求統籌。三是對同質同類的理解不一，培訓類項目存在問題尤為突出。單看每個培訓項目預算都未達集采限額，但是通過費用倒查卻發現向同一家培訓公司支付的總金額遠超集采限額。有些分散采購人員認為每場培訓的內容、受眾、時間都不一樣，非同質同類項目，與內外部檢查標準差距較大。

3.供應商準入審核不嚴。一是未嚴格按照供應商管理辦法規定的基本資質要求并結合項目特點設定準入資質，存在歧視性、排他性、傾向性的條款。二是對供應商不良行為審核不嚴格，存在近3年內有重大違法違規記錄或涉及環境保護、勞動用工等方面的違法違規行為。三是個別分行分散采購項目存在“類似項目邀請供應商相同，同一企業高頻中選”或“輪流中選”現象。四是供應商關聯關系審核不到位。如供應商A的法人與供應商B的監事為同一人、供應商A和供應商B的工商登記聯系人為同一人等。

二、解決分散采購存在問題的措施

1.加強制度建設，明確工作要求。制定分散采購操作規程，明確采購工作組職責要求，壓實分散采購部門領導對采購方案及結果審核的主體責任，對采購方式選擇合理性、需求完整性、評審原則規范性、采購結果公允性等要重點把關。一是細化操作流程，細化立項、實施、結果審批、通知、合同簽署、歸檔六大基本程序的實施流程及風險控制要點。二是統一歸檔資料模板，如采購工作組會議紀要、采購邀請文件、談判會議紀要等，明確分散采購檔案資料構成及歸檔要求。三是明確規定動作，制作分散采購項目風險要點核查表，以簡單直接的清單形式幫助各單位落實風險控制要求。四是強化閉環管理，將核查表簽字原件作為新增報銷附件納入會計檔案管理，通過報銷審核環節確保分散采購管理要求落實。

2.強化需求統籌，保障采購質效。一是適當上收采購權限。對于經營管理活動中持續使用的物品或服務類開支，原則上將采購實施權限上收至二級分行，二級分行以下機構不得實施分散采購。要求各行根據自身業務情況及歷史數據分析，確定上收權限范圍及對應分散采購實施部門。通過加強權限管理，減少“同類項目采購主體分散、采購頻次較高、邀請相同供應商參與”現象的發生。二是加強分散采購計劃管理。分散采購制度中明確了采購計劃管理的有關要求，分散采購部門應統籌年度采購需求，對同質同類采購需求進行整合，立項過程中不得化整為零，將須集中采購的項目進行分解。通過加強計劃管理，降低同質同類項目采購頻次，進一步提升采購質效。三是加大選型統采力度。統籌全轄采購需求，對于一年內多次采購且適合選型入圍管理模式的項目，積極推進選型入圍工作，明確個選型入圍項目，定價管理模式，分散采購部門可直接使用省行選型結果，提高效率、減負基層。

3.加強系統建設，規范業務流程。開發分散采購管理系統，以采購規范化管理為側重點，形成項目生命全周期管理，業務數據與檔案資料同步生成，大大降低分散采購數據統計工作量、提升分散采購數據準確性。一是實現流程標準化，通過表單化的方式對分散采購業務流程進行規范。二是實現審核線上化，設置各環節的線上審批角色及流程，確保采購實施與采購審批不兼任。三是實現檔案電子化，支持線上導入歸檔材料電子件、實時查詢，做到業務數據與檔案資料同步生成，解決分散采購數據人工匯總問題，提升分散采購管理質效。四是實現線上檢查功能，分散采購項目檔案可在管理綜合分析平臺上單個或批量下載，無需被檢查單位報送項目檔案，便于事后監督。五是制定分散采購系統操作指引，并將重要管理要求在操作指引中予以明確，實施人員無需再對照制度檢索逐一事項，以免要點遺漏。

4.強化供應商管理，加強關聯關系審核。一是完善供應商邀請范圍，制度上明確分散采購部門應在市場充分調研的基礎上，結合供應商資質要求確定擬邀請供應商，打破分散采購人員邀請上期供應商的慣性思維和路徑依賴。二是提供公開邀請渠道，如合格供應商不滿三家，可委托我行入圍招標代理公司代為公告，獲取參與供應商名單后，由分散采購部門實施采購流程。三是制定關聯關系審核操作規程，并配備“企查查”用戶，以統一的界定標準、篩查工具及操作流程，進一步規范關聯關系審查，降低圍標串標風險。四是建立供應商黑名單庫，將存在關聯關系、圍標串標等不良行為的供應商納入黑名單管理，方便集采人員查閱。同時，分散采購邀請了黑名單庫內的供應商，系統將予以提示，從源頭避免不良行為供應商參與。

5.強化事后監督，及時整改問題。一是定期開展分散采購檢查，及時發現分散采購操作不合規、需求統籌不足、供應商準入審核不嚴等問題，及時糾偏，抓早抓小，并建立長效管控機制，防微杜漸。二是定期開展化整為零篩查，利用管理信息綜合分析平臺的集中采購模塊定期開展非現場排查，對一定時期、同一責任中心、同一供應商累計發生金額超過集采限額的異常數據重點篩查，并將異常數據推送至相應機構進行核查，嚴防化整為零。三是對已發現的問題進行整改、總結分析。對檢查過程敷衍、問題暴露不充分同時歷史發現問題較多的機構，省分行將以現場督導形式幫助進行管理能力提升，并對違規失職行為及時問責。

（作者單位：中國銀行江蘇省分行財務管理部）