人力資源管理視角下人事檔案管理模式探究

王楓葉

（山西農業大學谷子研究所，山西 長治 046000）

1 引言

人力資源管理是組織通過各種政策、制度和管理實踐，以吸引、保留、激勵和開發員工，調動員工工作積極性，充分發揮員工潛能，進而促進組織目標實現的管理活動[1]。人力資源管理過程中，人才的招聘、職稱晉升、崗位變動、職位晉級等都需要調閱人事檔案，依據人事檔案材料對管理對象的過去和現在進行系統的了解、判斷、甄別。實際中，人事檔案材料是人力資源管理過程的必然產物，承載了人力資源管理的全部環節和整體過程，因此，對于管理者來說，人事檔案信息資源的開發利用，在組織招聘、提拔、甄選人才及考核的過程中起著識別人才、選拔人才、使用人才的信息價值作用和判別依據作用。

組織管理者、管理對象對人事檔案材料的需求利用貫穿于人力資源管理所有環節和個人職業生涯全程，甚至離職或退休后，人事檔案材料仍然發揮著極其重要的證據作用，為每個人的工作、法律糾紛、政治審查等提供信息保障。

當下，在大數據時代之中，人事檔案管理還處于信息化、數字化起步階段，大部分人事檔案還處于傳統的人工管理模式下，重管理、輕服務，工作效率低下，利用程序煩瑣、不便，與人力資源的現代化發展進程不匹配，不能為人力資源管理提供及時、便捷的服務，嚴重制約和影響了人力資源管理的發展。

2 人事檔案管理在人力資源管理中的重要價值

人事檔案管理在人力資源管理中扮演著至關重要的角色，具有多方面的重要價值。人事檔案作為員工信息的全面記錄，為人力資源管理提供了精準的數據支持。這些檔案詳細記載了員工的基本信息、教育背景、工作歷程和專業技能，為企業在選拔、任用和考核人才時提供了有力的依據。

首先，通過查閱和分析這些檔案，人力資源管理者能夠更加準確地評估員工的能力和潛力，為制定人力資源計劃和策略提供科學的決策基礎。

其次，高效的人事檔案管理有助于提升人力資源管理的效率和效果。通過建立健全的人事檔案管理系統，企業即可實現員工信息的快速檢索、查詢和更新，極大地簡化了管理流程，提高了工作效率。同時，準確的檔案信息還能夠為人力資源管理者提供及時且全面的員工動態，有助于其更好地進行人才配置和調度，實現人力資源的優化利用。

再次，人事檔案管理在維護員工關系和諧穩定方面發揮著重要作用。通過了解員工的個人經歷、職業期望和性格特點，企業可更加關注員工的需求和感受，制定更符合員工利益的管理策略。同時，人事檔案中的記錄還可以作為處理員工糾紛和爭議的依據，確保企業管理的公正性和公平性，維護員工關系的和諧穩定。

最后，人事檔案管理對于企業的長遠發展具有深遠影響。通過對員工人事檔案的長期跟蹤和記錄，企業即可深入了解員工的成長歷程和發展軌跡，為制定更為科學、合理的人力資源戰略規劃提供有力支持。

3 人事檔案管理制約人力資源發展表現

3.1 人事檔案傳統的封閉化管理模式制約并影響人力資源發展

在當下人員流動頻繁、跨區域流動、遠距離流動是一種常態，在人才招聘、考核、職稱晉升、職位晉級等人事工作中，需要對個人情況進行全面了解，而人事檔案管理正好記錄了個人學習、工作、家庭關系的所有事實信息，記載了人力資源管理過程中所需要的信息。但人事檔案的傳統紙質化、封閉化管理模式，卻無法提供快捷真實的信息，查閱、調閱、借閱人事檔案需要跨區域、跨部門、遠距離工作，履行查閱手續煩瑣，耗時耗力，成本高、效率低，這在很大程度上影響了人力資源管理的效率，甚至成為人力資源管理的一大障礙。人事檔案是跟隨人才的就業單位而進行管理的，人才流動快，人事檔案傳統固定的流動方式使得人事檔案無法及時而靈活的變動。

3.2 傳統人事檔案管理的保密性不適應現代人力資源發展需求

人事檔案材料形成于人力資源管理過程中，檔案信息是對個人信息的確認，是人力資源管理各個環節的根本依據，由于傳統的紙質管理模式下，為防止檔案信息被篡改或人為破壞等現象的發生，嚴禁檔案人本人查閱或攜帶個人檔案，長期的保密性導致檔案人本人對檔案無從了解，利用更加困難，這對個人的發展是非常不利的，也難以發揮人事檔案對檔案人的督促和激勵作用，使得人事檔案材料很難從死材料轉化為活信息。人事檔案管理成為了重管理輕服務的工作，而失去服務性，管理便會失去目的和意義。

3.3 傳統的人事檔案管理觀念制約著人事檔案管理模式的轉變

傳統意義上的人事檔案管理注重人事檔案材料的收集、整理、保管、保密等基礎工作，重視人事檔案的憑證價值作用，而忽視了人事檔案材料的信息挖掘利用。單位領導對人事檔案信息化管理缺乏重視，單位年度發展規劃和考核總結缺乏對人事檔案管理的布局與評價，檔案管理人員對信息化程度的技術水平和技能操作掌握程度不夠深入，對人事檔案信息資源的開發利用程度欠缺，對檔案的重要性和有用性宣傳力度不大，這種紙質化管理模式下的傳統觀念成為人事檔案信息化、數字化模式轉變的一大障礙，也使得當前的人事檔案管理模式嚴重落后于人力資源發展需求。

4 著力人事檔案管理服務模式轉變，提高人力資源管理效率

檔案信息的系統、深度、及時的開發利用，是檔案存在的基本價值，是檔案管理的根本性目的。人事檔案管理的成效和價值直接體現在其利用服務的程度上，為人力資源管理提供真實而豐富的支撐信息是人事檔案管理工作發展的動力和源泉。在日常管理工作中，檔案管理意識薄弱，檔案管理人員參差不齊，服務意識不強，人事檔案自身的保密性特點、傳統封閉式管理模式等限制了人事檔案的利用發展，從而嚴重影響了它在人力資源管理中作用的發揮。為改善現狀，促進人事檔案事業和人力資源管理工作協同發展，實現人事檔案與人事管理相統一，可從以下方面著手進行改進。

4.1 樹立檔案法律意識，做到依法管檔、依法用檔

加強人事檔案管理相關法律法規、規章制度的宣傳，以制度學習、專家講座、網絡宣傳、案例解析等形式向公眾及管理者普及檔案法律常識，深入學習新《檔案法》，依法、依規管理人事檔案，合法、合理利用人事檔案，樹立檔案管理人員依法管檔、依法用檔的法律意識，喚起公眾依法查檔、用檔的法律認知。

組織機構內部完善的管理制度、健全的工作機制、規范的操作流程、先進的管理理念是確保人事檔案管理、服務及利用實現合法、合理、現代化的基本保障，確保檔案信息資源在利用過程中既能充分發揮作用，為人力資源管理提供完整、真實的有用信息，同時確保人事檔案在利用過程中的保密性。

4.2 培養綜合性的人事檔案管理工作者，適應信息技術管理模式

檔案管理人員的業務水平、管理能力、服務意識是檔案管理水平的關鍵影響因素，直接影響著人事檔案價值的實現程度。人力資源管理對人事檔案高標準的利用需求，必然要求檔案管理人員不僅要有專業的檔案管理知識背景，優良的素質、過硬的作風，還要具備綜合管理能力，掌握基本的人力資源管理知識，有一定的人力資源管理經驗。人事檔案管理和人力資源管理融為一體，才能在人力資源管理過程中不斷地、有針對性地豐富人事檔案材料。

在大數據時代，人事檔案管理也面臨著數字化、信息化、網絡化的模式轉變，這就要求檔案管理者要建立人事檔案信息化管理理念，同時具備一定的信息化技術水平，能夠適應大數據時代的檔案管理模式，能夠有較強的學習新知識、新技術的能力，以信息化思維認識現代檔案管理，用現代信息技術武裝頭腦，培養信息化檔案管理新技能[2]。同時具備檔案管理專業素養和人力資源管理專業知識及現代化的大數據管理技術，才能夠將檔案材料進行系統的綜合性管理，進行深入的檔案材料數據挖掘，挖掘檔案顯性及隱形價值[3]，為檔案利用者提供便捷、高效、有用的信息服務。

4.3 豐富人事檔案內容，為人力資源管理提供更加詳細的數據信息

人事檔案是具有動態性的，檔案材料信息隨著人的社會活動的增加而不斷的豐富，一份完整完善的人事檔案，能從橫向和縱向兩個維度全方位反映出一個人的全面成長與發展經歷，具有對人的一生活的動態記錄和監督作用。加強人事檔案管理，豐富人事檔案材料內容，與時俱進，實事求是，根據人力資源管理各項功能需求和特征，針對性地拓展人事檔案材料信息獲取渠道及內容，提高人事檔案材料的完整性、真實性、條理性，本著精煉、實用的要求，通過人事檔案管理各個環節的嚴格工作，保證“檔如其人”，提高人事檔案的“有用性”。

增加檔案中定性材料的收集，定性材料實際從第三方對檔案人進行了客觀公正的評價，更具有參考意義。實際工作中、學習中形成的各種定性材料包括：在校期間的學期鑒定表、實習鑒定表等，工作中的年度考核表、績效考核表、聘期考核材料、見習期滿考核表等等。如實反映職工個人學習、工作、培訓表現、成就、榮譽等的定性材料、評價性材料應統一嚴格裝入人事檔案，組織在招聘人員或職工個人在進行工作轉換、職位重新選擇的時候，用人單位對檔案的提前查閱、審核，將成為篩選人員的初步選擇，這會大大降低選人、育人成本，提高人力資源管理效率。

4.4 加快人事檔案數字化、信息化程度的步伐，與人力資源管理的現代化模式同步并行

人事檔案管理要適應信息化時代的發展要求，適應現代人力資源管理需求，按照檔案管理的相關技術標準，采用現代化的信息技術手段和方法，將傳統的紙質化人事檔案轉化為數字化信息進行存儲和管理，納入信息化、網絡化管理系統，建立人事檔案電子管理服務平臺，并與人力資源管理系統、OA 辦公系統等管理系統貫穿使用，運用信息化手段，能最大限度地發揮檔案價值作用。賦予不同組織管理者不同的查閱權限，方便管理者及時查閱掌握所需信息，讓每一位組織成員在權限范圍內可以看到個人的檔案信息內容。這對個體會起到激勵與警示及導向作用。

人事檔案管理模式由實體檔案向數字檔案方向轉變是大勢所趨，數字化檔案大大提高人事檔案的使用效率和服務效率，同時也利于紙質檔案的保存和保護。網絡化的人事檔案數字信息，能夠實現快速、大規模的遠程數據采集和分析，集中管理及跨區域信息的及時響應，方便了檔案的查詢利用，使跨地區檔案查詢方便快捷，提高人事檔案利用效率，適應當下高效的人力資源管理發展模式，降低人力資源管理成本，促進人力資源管理效率的提高。

4.5 做好人事檔案統計分析工作，挖掘檔案材料信息，為人力資源管理提供發展性的支撐信息

人事檔案統計就是運用一系列專門的統計方法和技術，對人事檔案工作領域中的諸種現象、狀態和趨勢等進行量的描述與分析[4]。重視人事檔案統計工作，利用信息化管理手段，合理利用統計數據及統計分析結果，可以及時掌握組織人力資源狀況及變化情況，并據此做出合理的人員調整及未來發展規劃，提高人力資源管理效率，合理布局組織人員狀態。

加強檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化管理體系，通過功能強大的人事檔案管理系統對檔案材料進行數字化管理。人事檔案管理系統在設計時，應充分考慮統計工作的內容和目的，也應充分考慮人力資源管理的需求性，以檔案資源為組織決策工作提供堅實可靠的數據支持為目的，進行基本數據統計、深度開發檔案資源信息、系統利用人事檔案信息，為單位領導和相關部門單位提供全方位的人員信息，為綜合研究分析本單位人力資源信息、選拔人才開展高層次的檔案信息服務，為組織的人事管理工作分析、提取有用信息，提高人事檔案管理和利用效率及為人力資源管理提供服務的能力。

5 結語

人事檔案的各項管理工作都是以檔案資源的利用為目的，檔案資源的科學合理利用，將為組織和個人的有效發展提供強有力的支撐作用。在大數據時代，將網絡化、信息化管理方式方法融入人事檔案管理，加強人事檔案信息開發，充分發揮檔案利用作用，主動用檔，科學用檔，有效用檔，以檔為據，為人力資源管理提供真實、豐富的數字資源信息，為組織管理者決策提供科學依據，為個人發展做出分析預判，是人事檔案發展的長遠和根本目標。