企業管理與行政文秘工作的綜合作用研究

魏慈 中鐵二十一局集團有限公司

近年來，隨著國家政策的持續調整，不同地區在企業注冊方面有了諸多優惠政策，使得我國企業數量日益增加。面對激烈競爭的市場環境，不同企業想要生存，并在生存的基礎上謀求發展，就必須強化企業管理，充分考慮不同企業性質、規模、所屬行業等，便于多角度提升企業管理水平。企業管理是為了幫助企業健康發展，幫助企業提升綜合效益，具體管理中需要有相應的制度，需要各部門的溝通與協作，需要立足全局并強調細節管理。而行政文秘工作在工作目標、工作方式方法等方面同企業管理有著較多的一致性，故而通過將企業管理與行政文秘工作有效銜接，并依靠企業管理與行政文秘工作的綜合作用進一步促進企業的發展，促進企業戰略目標的實現。本文根據工作經驗，并結合已有文獻報道，對企業管理與行政文秘工作綜合作用的相關內容展開分析。

一、行政文秘工作在企業管理中的重要性

行政文秘工作在企業管理中扮演著重要角色，企業管理中需要認識到行政文秘工作的重要性，進而更好地發揮行政文秘工作的作用，為企業管理奠定基礎。其重要性重要體現在以下諸多方面：（1）行政文秘工作人員是企業形象的代表，不同企業在選擇行政文秘人員過程中會對其有多方面的要求，比如形象好，氣質佳，普通話標準，有良好的職業素養、工作能力以及工作責任心等，這是因為企業文秘工作人員是企業的形象代表，其形象、言行舉止、工作態度等都會對企業的形象產生影響。各方面表現都優異的行政文秘人員可為企業樹立良好的形象，對提高品牌知名度以及提升企業品牌價值都有一定的影響。（2）協助企業管理者完成相關工作。企業招聘的行政文秘工作人員在于協助企業管理者完成較多工作，比如組織會議、信息發布與傳遞、文件處理等。行政文秘人員的加入能夠幫助企業領導者減輕工作負擔，讓企業領導者有更多時間與精力去學習以及進行企業管理，促進企業戰略目標的實現[1]。（3）保證企業不同部門之間工作的協調。企業管理中涉及多個部門，而不同部門之間需要協調，比如相關資源的協調、矛盾的解決、信息的傳遞等。行政文秘人員可在企業不同部門之間發揮協調作用，通過不同部門的通力合作，共同幫助企業取得業務，提升工作效率與工作質量，為企業贏得利潤。（4）保證企業重要信息安全。企業在管理中會涉及較多文件，其中包括部分機密性文件，行政文秘工作人員在幫助企業管理者處理文件過程中，需要有信息保護的意識，尤其是對于一些機密文件，必須有較高的職業素質，做好保密工作，避免隨意傳播文件信息可能給企業的生產、管理帶來負面影響。由此可見，行政文秘工作在企業管理中扮演著重要角色，也是影響企業運營與發展的關鍵，故而不同企業在管理中都應認識到行政文秘工作的重要性。

二、企業行政管理的概念與特點

（一）企業行政管理概述

企業行政管理指的是企業在管理中開展的與行政相關的管理工作，這一管理與政府機構的行政管理有所不同。廣義的企業行政管理包括行政事務管理、人力資源管理、辦公事務管理、財產會計管理；狹義的企業行政管理主要是行政文秘工作人員對行政事務以及辦公事務開展的管理工作，包含的日常工作內容也較多，如辦公物品管理、日常辦公事務管理、企業相關資源的合理化分配、會議管理、文書資料管理等[2]。不管是廣義的企業行政管理還是狹義的企業行政管理，其在管理中都需要對不同部門、不同人員進行協調，需要不同部門與不同人員的密切配合，保證企業的高效運轉，充分激發企業員工的工作積極性，更好地幫助企業完成企業戰略目標，踐行企業的戰略規劃，讓企業有更多的機遇，保證企業的生存與發展。

（二）企業行政管理的特點

企業行政管理有著自身的特點，掌握企業行政管理的特點對指導企業行政管理工作有著重要意義。關于企業行政管理特點，可從以下幾個方面分析：（1）企業行政管理過程中會制定出階段性的工作計劃與目標，行政管理計劃、目標與企業的實際生產經營狀況具有一致性。企業在制定行政管理計劃過程中會進行系統的調查與分析，比如企業的人力資源、物力資源、企業年度生產與管理目標等，保證企業行政管理計劃具有可行性，同時在制定計劃過程中還需要合理進行資源配置，并降低相關成本，保證企業通過行政管理有較高的經濟效益。（2）企業行政管理的綜合性特點。企業行政管理涉及較多內容，包含了不同部門的不同人員，需要進行多種業務的協調處理。此外，企業行政管理除了包括企業內部管理外，還包括企業與其他企業以及政府機關部門的日常關系處理等，凸顯出企業行政管理的綜合性，需要能夠正確應對不同部門、不同人員，處理不同業務。（3）企業行政管理的靈活性。企業行政管理中雖然制訂了工作計劃，有工作目標等，但是在具體管理中需要靈活調整與應對，需要在整體工作目標確定的情況下，結合不同階段企業的具體情況，對工作內容、工作方式等做出調整，確保企業行政管理目標的實現，幫助企業獲取相應的利益[3]。企業行政管理的靈活性還體現在能夠靈活地應對各種突發狀況，減少突發狀況對企業生產與管理造成的影響。企業行政管理中還能根據實際行政管理效果，對企業管理者、行政文秘人員以及企業員工的工作能力、業績等做出評價，從而更好地發揮協調、督促作用，依靠不同員工的共同作用持續提升工作質量以及工作效率，保證行政管理作用的發揮。（4）企業行政管理的結構劃分特點。企業行政管理工作會從結構層面進行劃分，具體包括決策層以及執行層，前者主要是靈活地根據企業在不同階段的計劃、實際生產以及資源投入、社會環境變化等情況做出決策，對計劃做出調整、優化等，實現動態管理；后者則是做好調整后計劃、方案等執行。不管是決策層還是執行層，均需要在企業行政管理過程中加強溝通，確保調整后的計劃、方案能夠順利實施，同時知曉計劃、方案在具體實施中遇到的阻礙、問題等。決策層與執行層之間通過不斷溝通與信息反饋，從而繼續對計劃、方案等做出調整與優化，共同幫助企業提高行政管理工作質量。（5）企業行政管理工作還存在實時性。企業行政管理中，在企業領導層或者決策部門做出決策或者提出相關要求后，行政文秘人員需要及時將決策、文件或者新要求等傳達給企業的其他部門，便于不同部門及時知曉企業的最新決策與后續發展計劃，讓不同部門人員快速行動，完成工作任務，實現企業管理目標。企業行政管理內容較多，決策也較多，只有保證工作的實時性，才能在具體執行中更快地發現問題，反饋問題，避免因為拖延而影響到后續其他工作的開展，進而對企業行政管理時效性、質量等產生影響。要讓不同企業在行政管理方面能夠側重于管理內容以及管理的時效性，依靠決策、管理等幫助企業發展，獲取經濟效益，而不是僅限于形式方面[4]。

三、企業管理與行政文秘工作的綜合作用

雖然企業管理工作與行政文秘工作在具體內容方面會有不同，但是兩者在企業管理中均有著重要作用，通過將企業管理與行政文秘工作相結合，可更好地對企業內部各項工作加以協調處理，避免企業管理或者行政文秘工作中出現的一些重復性工作，對提升企業的整體工作效率至關重要。企業行政文秘工作本身就需要按照管理者的要求，完成企業管理中不同信息的傳遞以及對各種信息的處理。企業管理中同樣要獲取各種信息，包括企業內部的以及企業外部的，通過收集各種信息以及對信息的處理，為企業相關決策奠定基礎。通過企業管理與行政文秘工作的結合，能夠更好地促進企業內部的信息傳遞，更好地指導企業做出相關決策，保證決策的科學性與決策的準確性。

企業管理本身較復雜，且受到多種因素的影響，管理中需要多個部門的配合，在不同部門協調下共同達到企業管理目標；行政文秘工作內容中需要完成對企業內部與外部的協調與聯系工作。通過企業管理與行政文秘工作的綜合，可提高不同部門之間的溝通與協作效率，更快地實現信息上通下達，快速做出反應等，讓更多部門參與到企業管理中，提升企業整體管理效果。企業管理工作同行政文秘工作的綜合，有利于企業管理者及時知曉企業不同計劃的執行情況、了解企業不同部門以及不同階段的資源配置情況，分析資源投入與產出情況，從而對預算、管理計劃等做出調整，可更切合實際地完成不同資源的分配，減少企業管理中出現的資源浪費以及資源使用不合理情況。如可能在高風險業務方面投入了較多的資源，而在低風險業務方面投入較少的資源，通過企業管理與行政文秘工作的綜合，依據風險識別、風險評估情況，調整風險策略，對不同風險業務類型的相關資源做出調整，更好地幫助企業降低風險[5]。

企業管理與行政文秘工作的綜合還能讓行政文秘工作人員在與外界聯系過程中及時知曉市場的需求、市場的變化等，明確市場環境的變化。相關信息能夠為企業領導者的決策以及企業發展戰略和措施的調整提供參考，讓企業能夠與時俱進，更快地對業務類型、業務發展方向等做出調整，這些均可幫助企業提升市場競爭力，促進企業的可持續發展。

四、發揮企業管理與行政文秘工作的綜合作用的策略

企業管理與行政文秘工作的綜合具有多方面的作用，故而需要從不同角度采取措施，實現企業管理與行政文秘工作的有效融合，促使其綜合作用更好地發揮。

（一）創新企業管理機制

不同企業在管理以及發展期間，需要有相應的管理機制，而且還需要在后續企業發展中對企業管理機制做出創新與調整。創新企業管理機制中強調企業管理與行政文秘工作的結合，積極探索企業管理與行政文秘工作的融合路徑，保證企業管理與行政文秘工作的融合效果，強調兩者的協同工作。為了更好地實現企業管理與文秘工作管理的融合，企業管理中應重視信息化技術的應用，比如注重辦公自動化系統的應用，通過辦公自動化系統去完成行政文秘工作中的文件管理、會議組織等，提升文秘工作的信息化水平。企業管理與行政文秘工作在綜合期間還可對行政文秘工作流程予以簡化，避免煩瑣的工作程序對實際工作產生影響。創新企業管理方面還需要從制度方面對企業管理與行政文秘工作給出相關要求與規定，便于規范化企業管理與行政文秘工作，通過對管理機制的創新，更好地實現企業管理與行政文秘工作的結合，通過科學合理的協調，更好地發揮綜合作用，提高行政管理工作效率及企業管理水平。

（二）持續提升人員業務能力

企業管理與行政文秘工作在綜合作用期間，需要企業管理者以及行政文秘人員參與其中，相對于單一管理模式，對不同人員的綜合素質、業務能力等均提出了更高要求，需要不斷提升人員的業務能力。企業領導者應積極學習企業管理的相關理論知識，對企業管理的不同案例展開分析，促進自身綜合管理能力的提升，強調管理人員的持續學習。企業也需要鼓勵并引導行政文秘人員持續學習，通過培訓、交流活動、自學等方式，提升專業素養，通過學習去更新知識儲備，更好地適應企業相關業務發展與管理需求。為了更好地發揮行政文秘工作人員的作用，企業還需要建立科學的行政文秘工作績效評估與考核體系，重視激勵機制的應用，通過激勵措施去激勵員工在工作中不斷超越自我，積極進取，讓行政管理人員的職業素養、業務能力得到不斷提高，從而在工作中可更好地去協調不同部門開展工作，促進企業的發展[6]。

（三）建立有效的溝通機制，提升溝通效率

在企業管理與行政文秘工作綜合過程中，兩者的溝通效率、溝通時效性是影響決策與管理質量的重要因素，故而企業需要建立有效的溝通機制。企業管理人員與行政文秘人員除了直接面對面溝通交流外，還可通過電話、微信、QQ 等完成實時的信息傳遞，保證企業管理者與行政文秘工作的溝通效果。行政文秘人員能夠通過在工作中分析相關數據給企業管理者提出相關建議，還能收集員工對企業管理的一些看法或者意見等，通過收集不同部門反饋的信息，并及時將反饋信息傳遞到企業管理者手中，為企業管理與決策提供多種數據支持。

五、結語

企業管理與行政文秘工作的綜合具有多方面的作用，不同企業應強調企業管理與行政文秘工作的融合，在融合過程中需要充分考慮企業的生產經營范圍、企業規模等。通過積極創新企業管理機制，加強不同人員業務能力提升以及建立有效的溝通機制，確保企業管理與行政文秘工作的綜合作用能夠在企業中更好地發揮，促進企業的健康發展。