業財融合視角下對醫院財務報銷流程優化的思考

羅瑩 湖南省郴州市第一人民醫院

隨著醫療行業的發展和管理要求的提高，醫院財務管理面臨著新的挑戰和機遇。業財融合作為一種新的管理模式，為醫院財務管理提供了新的思路和方法。本文旨在探索業財融合在醫院財務報銷流程中的應用，并提出相應的優化策略。通過對當前醫院財務管理的分析，本文將詳細討論業財融合理念在醫院財務報銷流程中的具體實施以及如何有效提升流程效率和透明度，最終達到優化醫院財務管理的目的。

一、業財融合在醫院中應用的必要性

業財融合是指醫院為創造價值、提高管理效益，以現代信息化工具和管理會計為手段，促進臨床、醫技、科教、感控等部門與財務部門相關業務相互融合，從而形成的現代管理模式。目前，許多醫院的財務管理仍然停留在傳統階段，主要聚焦于事后核算和財務報表的編制。這種模式導致財務信息的反饋滯后，影響了管理決策的及時性和準確性。在此背景下財務部門很難深入理解和參與業務流程，難以為業務決策提供及時有效的財務依據。隨著醫改不斷深化和市場競爭的加劇，醫院面臨著日益增長的成本壓力和對服務質量的更高要求，這促使醫院的財務管理必須更加精細且更具有前瞻性，以適應市場和政策環境的快速變化[1]。

二、醫院財務報銷流程存在的問題與優化策略

（一）現有財務報銷流程問題分析

在當前醫院環境中，財務報銷流程往往顯得煩瑣且效率不高，報銷的基本流程開始于經辦人簽字，接著是相關科室負責人簽字，然后由分管院領導審批，之后報銷材料被送至財務部。財務部工作人員需要匯總材料進行核算制單，提交給財務領導審批，金額較大的報銷還需總會計師審批。整個流程均通過線下進行，完成所有審批后，最終由出納進行付款。從提交到完成平均需要7 個工作日以上，且每筆報銷需經過至少三個部門的審批。除了環節多、耗時長之外，財務報銷流程的復雜性還體現在報銷資金的來源多樣性上，涵蓋財政資金、科研經費、行政支出等，不同來源的資金需分別核查使用進度，進一步增加了會計審核的難度，例如同一筆報銷業務可能涉及多種經費來源，這不僅增加了支出渠道的多樣性，也導致了會計審核的復雜性。

這種傳統流程存在的主要問題包括信息孤島、流程碎片化和決策滯后。首先，信息孤島意味著不同部門間的信息共享不暢，導致數據重復輸入和驗證，增加工作量和出錯概率。其次，流程碎片化表現在報銷流程中各環節缺乏有效銜接，導致整體流程耗時長，效率低。再次，決策滯后是由于財務數據無法實時反饋，影響管理層的決策效率，例如缺乏實時財務數據支持時，醫院管理層無法及時調整資金使用策略，這可能導致部分資金長期閑置，從而影響資金的使用效率。

對財務人員而言，由于職工報銷業務煩瑣且工作量大，不對稱信息的大量存在需和報銷職工反復解釋溝通，加上排查有無重復報銷、辨別發票真偽等重復性工作，這一切都導致報銷效率低下。對于普通職工來說，由于對報銷流程、標準及所需資料不熟悉，經常出現退單情況，嚴重影響了工作效率，甚至打擊他們外出學習工干的積極性。對于領導層而言，報銷單至少需經過三人簽字，這意味著職工需要到現場排隊等候領導簽字，這不僅影響了領導日常工作的開展，而且容易將院領導的權威性凌駕于財務規章制度之上，讓財務審核流于形式，起不到應有的監督作用。

（二）業財融合在報銷流程中的應用

業財融合在醫院財務報銷流程中的應用，旨在通過技術手段和管理創新，簡化流程提高效率。以一項對5家實施業財融合的醫院的研究為例，通過引入電子報銷系統和自動審批流程，這些醫院的平均報銷處理時間縮短了40%，審批環節減少了一半。業財融合在報銷流程中的應用主要體現在以下幾個方面：

1.自動化審批流程。通過升級OA 系統，線上申請外出事宜，明確各級審批權限。職工可通過查閱 OA 待辦事項實時線上查看報銷審批進度，包括當前審批進度、各部門審批意見、歷史審批記錄等信息。這些設置能有效避免越級審批、漏簽或冒簽等情況的發生，可以大幅度提高審批效率，改變線下報銷審批流程等候時間長、效率不高的狀況。

2.實現一站式服務。主要通過醫院搭建的現代化財務報銷管理平臺，優化報銷流程。在具體工作中以數據平臺為依托，運用現代物流配送模式，報銷人在小程序上直接填寫報銷憑證物流取件碼，后勤配送人員接單后上門取件，當面確認清點后將審批通過的報銷單送至財務處，或采用自助投單報銷機和取件機，24 小時開啟，方便職工利用碎片化時間隨時投遞報銷單，交單由財務集中分揀，核算并審核后由出納統一轉賬，將手續不齊全的報銷單放置在取件機中，通過平臺發送取件碼提醒報銷人取件，補齊資料后再進行報銷，無特殊情況下，報銷人員無須到現場排隊辦理。

3.實現數據共享和流程透明化。通過建立集中的智慧財務數據平臺與OA 系統的連接，使各部門可以實時訪問和更新報銷信息，減少信息孤島現象。通過內嵌財務報銷規則，明確提示職工報銷所需要保留的資料，并從OA 系統采集出差審批中的出差人員姓名工號、所屬科室、職位職稱、出差往返時間、出差地點、出差事由等信息，通過報銷經辦人上傳車票確定交通路費報銷上限，根據出差地是省內還是省外及往返日期核定會務費及住宿費上限；將智慧財務系統同OA 采集的信息數據互聯互通，通過引入先進的信息系統和技術工具，自動提取相關數據，自動查驗發票真假及是否重復等，形成機器代替人工的先進措施，將財務人員從大量重復煩瑣的日常事務中解放出來，顯著提高財務管理的效率和準確性。以電子報銷系統為例，它可以實現報銷流程的自動化和數字化。在一項針對10 家醫院實施電子報銷系統后的研究中，結果顯示電子報銷系統可以減少約30%的報銷處理時間和25%的人力成本。這種系統通常包括電子發票掃描、自動費用錄入、智能審批流程等功能，大大降低了手工處理的錯誤率和時間成本。

4.數據驅動的決策支持。實時的財務數據分析可以為管理層提供更準確的預算控制和資金分配建議，提高決策效率，例如在實施業財融合后，一家大型醫院的財務部門能夠實時監控各科室的報銷情況，及時調整資金分配，優化了資金使用效率[2]。

（三）優化組織結構和組織文化提升財務工作水平

組織結構的調整是實現有效流程管理的關鍵，醫院財務報銷流程當中融入業財融合，需要醫院財務部門和其他部門形成緊密的合作關系，進一步消除部門間的界限，形成更加開放和協作的內部組織架構。例如，某綜合醫院在實施財務流程優化項目中，重組了其財務部門，設置跨部門溝通協調小組，負責監督和優化整個報銷流程，這種結構調整促進了不同部門間的信息共享和溝通，提高了流程的透明度和效率。此外，醫院文化的變革也是至關重要的，要實現流程優化，就必須培養一種以改進和效率為導向的組織文化。院領導要重視且下決心推動醫院管理工作高質量發展。醫院需要鼓勵員工外出學習專業知識并引進其他單位的先進經驗，進修新技術并積極參與流程改進，提出建議，以此確保財務改革擁有良好的環境氛圍。例如，在對醫院財務報銷流程進行優化的過程中，某醫院通過設立創新獎勵機制和定期培訓，激發員工參與改進的積極性，這種文化變革有助于克服員工對新技術和流程的抵觸心理，促進整個優化項目的順利實施[3]。

三、展望未來財務報銷流程優化的兩個建議

（一）優化報銷審批流程

1.面對未來醫療領域競爭，必須將財務管理前置到業務的前端，以此扭轉事后監管帶來的弊端，以期通過財務管理提前發現醫院各類業務風險，有效管控成本，提升醫院決策精準度。例如通過事前預算、事前明確流程制度，減少醫院職工在報銷過程中反復提交材料、反復確認導致的負面影響。這也意味著讓報銷職工及時知曉最新的財務規章制度、報銷政策、審批流程是十分必要的。快速有效地將財務報銷制度傳達給職工知曉并執行，是整個財務報銷環節中的關鍵一環。可以將財務報銷制度的學習放入新進員工入職培訓事項中，結業的時候可以加以考核。此外，財務部門要及時將網上報銷審批系統操作流程以及注意事項通過發布OA 通告、錄制報銷操作視頻、制作報銷宣傳手冊等方式上傳至醫院OA 辦公平臺，供有報賬需要的員工學習，起到事前預警的作用。此外，可以將更多的內控機制嵌入財務報銷平臺，進一步加強財務報銷環節的內部控制，可結合醫院制度設定差旅、外出進修培訓等報銷支出限額，按部門內置預算費用項目金額，進行超預算預警，讓職工明確知道各種報銷補助的上限金額是多少。與此同時，利用智慧財務強大的核銷功能，相關財務人員也可以主動管控預算支出使用情況，達到有效控費節約成本的目的，發揮財務事中控制的作用，規避超額報銷超預算支出的風險。

2.未來大部分醫院將實現財務管理智慧化，無論事前審批還是事后報銷，均在線上進行，不會發生越級審批的現象。另外，事后報銷時必須提交事前審批單，讓報銷流程管理更加規范。進入OA 或者手機移動辦公端提交報銷業務申請，根據提示要求填寫相應報銷內容，掃描上傳相關憑證和資料，點擊進入網上審批流程，按提示步驟一步步操作，確認完成后系統將報銷申請單自動推送至下一個相關部門審批負責人處。相關部門負責人可以在移動辦公端或電腦端進行審批，同時可以隨時調閱上傳的影像資料，也為大勢所趨的無紙化辦公打下基礎。經過分管院領導審批通過后才能傳遞至財務報銷人員審核處，工作人員確認報銷憑證和資料的完整性、合法性、準確性后，通知報銷人員提交報銷原始材料，審核核算后將報銷匯總表交給財務領導簽字審批，同意后出納以銀行轉賬的形式付款作為報銷流程完成的收尾。這種OA 與智慧財務系統互聯互通的系統能夠讓報銷人員隨時查看進度，避免由于報銷材料不齊全和簽字手續不完整而反復奔波，同時有效防范篡改領導簽名的風險。

3.未來醫院必然加強款項支付及檔案管理。通過銀醫直聯系統，可以全方位監控醫院資金動態。財務領導可以在手機端完成資金的一鍵自動支付的操作，并同步產生相應的支付憑證和記賬憑證，同時可以進行銀醫相關業務的對賬工作。實現了信息流和資金流的同步傳遞，大大降低了財務信息的滯后性。整個報銷過程中產生的原始紙質憑證、會計憑證、賬簿等會計檔案將被立冊存檔，可以生成并打印條碼，實現電子憑證與實物憑證的關聯管理。

（二）應用信息化工具強化智慧財務系統的功能

1.為適應新技術和系統，財務人員需要做好觀念升級轉化準備和相關專業繼續教育工作。首先，工作需要轉換觀念，放下以財務審核為主的老舊思想，轉換成以人為本的新型工作觀念。其次，要積極學習信息化相關業務知識，了解和掌握報賬機器人、高速掃描儀、RPA、OCR 等先進技術的使用方法，為智慧財務系統更新換代做好應對準備。

2.醫院智慧財務的運行需要安全的網絡環境保駕護航，尤其涉及機密信息的財務報銷審批和銀醫支付系統，需要加強網絡報銷中的安全保障工作。相關負責人應保證財務數據傳遞與存儲的安全性，構建與實施網絡安全防范機制，為財務報銷審批流程的推進和資金使用提供安全保障。

3.構建財務共享中心，運用信息技術實現業務流、資金流、數據流、信息流的共享。 例如，通過將預算系統與智慧財務系統綁定連接，實現預算管理的前置支持，從而防止出現無預算或超預算的情況，確保預算執行的準確性，實現資源的有效配置。因此，從現在開始，醫院需要重視財務數據的動態采集，而財務報銷工作采集的數據就是動態采集的基礎數據的重要來源。通過建立共享數據庫，智慧財務系統具備更強大的數據采集、匯總分類、整合和分析能力，將財務會計從繁重重復的日常工作解放出來，創造向管理會計轉化的條件，通過對醫院內部各項數據進行全面整合和分析，發掘有價值的信息資源，實現以大數據為驅動的決策分析，有效支持醫院優化資源配置，提升經濟效益，為領導層決策提供參考，并為醫院數字化轉型提供技術支持。

四、結語

本文深入探討了業財融合視角下醫院財務報銷流程的優化策略。通過實施電子審批系統和智能數據分析工具，醫院能夠精簡審批流程，提高審批效率和準確性。同時，信息化工具的應用，如智慧財務系統和移動應用進一步簡化了報銷流程，降低了處理成本，并提升了工作的靈活性和便捷性。這些改革不僅優化醫院的財務管理流程，也為業財融合提供有效的優化途徑。通過這些創新措施，醫院財務管理的透明度、效率和精準度都得到了顯著提升，為醫院持續的運營和發展奠定了堅實的財務基礎。