“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位紙質(zhì)檔案信息化管理舉措探討

張冰玉

（江蘇省鹽城市大豐區(qū)人力資源和社會保障局，江蘇 鹽城 224000）

引言

事業(yè)單位作為國家機構(gòu)的重要組成部分，其檔案管理工作具有極高的重要性和復(fù)雜性。傳統(tǒng)的檔案管理方式往往依賴于紙質(zhì)檔案，存在著存儲空間有限、檢索效率低下、信息共享困難等諸多問題。而“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，為事業(yè)單位檔案管理提供了前所未有的機遇，通過信息化手段，可以實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理，極大地提高檔案管理效率和質(zhì)量。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的現(xiàn)狀分析

事業(yè)單位檔案信息化管理的現(xiàn)狀，既展現(xiàn)出了蓬勃發(fā)展的活力，也暴露了其復(fù)雜多元的問題。隨著信息技術(shù)的飛速進步和廣泛應(yīng)用，眾多事業(yè)單位已深刻認識到檔案信息化管理的重要性，并為此投入大量資源，積極更新和升級軟硬件設(shè)備。他們引進先進的檔案管理系統(tǒng)，成功實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化存儲、傳輸。這不僅增強了檔案存儲的安全性與可靠性，還極大提升了檔案的查詢與檢索效率。更為值得一提的是，部分事業(yè)單位還深入挖掘檔案信息的潛在價值，通過數(shù)據(jù)挖掘與分析，為單位的決策和管理提供了有力支撐。這無疑使檔案信息的查詢、利用和共享變得更為便捷，進一步提升了檔案管理效率。

然而，事業(yè)單位檔案信息化管理并非一帆風順。部分單位在信息化建設(shè)中仍面臨投入不足、技術(shù)滯后的問題，導(dǎo)致信息化管理水平難以達到預(yù)期。此外，檔案信息的標準化和規(guī)范化程度亟待提高，不同單位間的檔案信息共享與交換存在明顯障礙。更需關(guān)注的是，檔案信息安全問題日益凸顯，保護檔案信息的完整性和安全性已成為一項緊迫任務(wù)。

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化管理在取得顯著進展的同時，仍面臨諸多挑戰(zhàn)。為進一步提升檔案信息化管理水平，事業(yè)單位需加大投入力度，加強技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新，完善標準化制度，提高安全意識，并積極推動檔案信息的共享與高效利用［1］。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案信息化管理舉措

2.1 紙質(zhì)檔案信息化管理的數(shù)字化處理

紙質(zhì)檔案信息化管理的核心，無疑是數(shù)字化處理。這一環(huán)節(jié)不僅彰顯了檔案管理現(xiàn)代化的步伐，并為檔案原件的保護提供了堅實保障。通過一系列精細化的操作步驟，我們將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子形式，從而實現(xiàn)了檔案的高效管理與利用。

在這一流程中，通過利用專業(yè)的掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行逐頁掃描。這些設(shè)備擁有高分辨率和出色的色彩還原能力，確保每一頁檔案都能轉(zhuǎn)化為清晰、準確的電子圖像。在掃描過程中，我們精心調(diào)整掃描參數(shù)，確保亮度、對比度等達到最佳效果，使圖像質(zhì)量更上一層樓。

接下來，我們可以借助圖像處理軟件對掃描得到的電子圖像進行深度處理。這些軟件具備強大的自動去噪和清晰度增強功能，能夠輕松消除圖像中的雜質(zhì)和干擾，進一步提升圖像的整體質(zhì)感。同時，還可以根據(jù)實際需求對圖像進行裁剪、旋轉(zhuǎn)等微調(diào)操作，使其更加符合存檔標準。

在完成圖像處理后，使用專業(yè)的檔案管理軟件對圖像進行編碼和壓縮。編碼過程采用了先進的算法，將圖像數(shù)據(jù)高效轉(zhuǎn)化為計算機易于理解和處理的信息形式。而壓縮過程則通過精心優(yōu)化存儲方式，顯著減小文件大小，不僅節(jié)省了寶貴的存儲空間，還極大地方便了檔案的傳輸與共享，提升了工作效率。

最后，我們將編碼壓縮后的電子圖像安全地存儲在電子存儲介質(zhì)中。無論是選擇本地硬盤、光盤等物理介質(zhì)，還是利用云存儲技術(shù)保存在云端服務(wù)器上，我們都可以守護這些檔案的安全與可靠，并采取多重備份措施，，以防止任何數(shù)據(jù)丟失的風險，確保檔案信息的完整性與持久性［2］。

2.2 完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

在推動檔案信息化建設(shè)的征程中，事業(yè)單位必須高度重視基礎(chǔ)設(shè)施的完善，確保檔案管理能夠與時俱進，邁向高效、安全的新時代。

首先，在資金投入方面，事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立專項資金，用于檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與升級。通過詳細規(guī)劃預(yù)算，確保資金能夠合理分配，覆蓋到檔案管理系統(tǒng)的引進、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、安全設(shè)備采購以及后續(xù)維護等多個方面。

其次，檔案管理系統(tǒng)的引進與建設(shè)是完善基礎(chǔ)設(shè)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。事業(yè)單位應(yīng)選擇成熟穩(wěn)定、功能全面的檔案管理系統(tǒng)，確保與現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程無縫對接，實現(xiàn)順利上線。同時，要注重系統(tǒng)的定制與拓展，以滿足不同部門對檔案管理的個性化需求，提升檔案管理的精細化和專業(yè)化水平。

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建高效、穩(wěn)定的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，為檔案信息的共享與傳輸提供強有力的支撐。通過搭建檔案信息共享平臺，打破信息壁壘，實現(xiàn)檔案信息在各部門之間的實時傳輸和共享，提升檔案利用效率。此外，加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，采用先進的防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段，筑牢檔案信息安全的防線。

在檔案信息安全建設(shè)方面，事業(yè)單位應(yīng)制定嚴格的信息安全管理制度，明確檔案信息的保密等級和訪問權(quán)限。加強檔案管理人員的安全意識培訓(xùn)，使他們深刻認識到檔案信息安全的重要性，并掌握防范安全風險的基本技能［3］。同時，建立健全檔案備份和恢復(fù)機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠迅速恢復(fù)，保障檔案信息的完整性和可用性。

此外，事業(yè)單位還應(yīng)注重檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的維護和更新。定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，修復(fù)潛在漏洞，優(yōu)化系統(tǒng)性能。加強硬件設(shè)備的巡檢和保養(yǎng)，及時更換老化設(shè)備，確保整個系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。同時，密切關(guān)注新技術(shù)和新設(shè)備的發(fā)展動態(tài)，積極引進先進技術(shù)，推動檔案信息化管理的不斷創(chuàng)新和發(fā)展。

通過完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，事業(yè)單位將能夠進一步提升檔案管理水平，挖掘檔案信息的潛在價值，為單位的決策提供更為準確、全面的信息支持，推動單位的持續(xù)、健康發(fā)展。

2.3 提升檔案管理人員信息化素質(zhì)

事業(yè)單位應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高其信息化素質(zhì)。為此，單位需制定一套系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，通過引進專業(yè)人才和舉辦專業(yè)技能培訓(xùn)等方式，全面提升檔案管理團隊的信息化能力。

首先，事業(yè)單位應(yīng)積極引進具備信息技術(shù)背景的檔案管理專業(yè)人才，他們不僅具備檔案管理的基本知識，還熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠為檔案信息化工作提供有力的支持。這些專業(yè)人才的加入，將為檔案管理團隊注入新的活力，推動整個團隊向信息化、現(xiàn)代化的方向邁進。

其次，事業(yè)單位應(yīng)定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠跟上信息化時代的步伐。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理系統(tǒng)的操作、數(shù)據(jù)錄入與檢索技巧、網(wǎng)絡(luò)安全防護知識等方面，使檔案管理人員能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)知識，更好地適應(yīng)檔案管理工作的新要求。

此外，事業(yè)單位還應(yīng)積極組織檔案管理人員參與行業(yè)內(nèi)的交流與學(xué)習活動。通過參加研討會、培訓(xùn)班等活動，檔案管理人員可以拓寬視野、了解行業(yè)動態(tài)，與同行交流學(xué)習，不斷提升自身的檔案管理水平。

通過這一系列舉措的實施，事業(yè)單位能夠打造一支具備高度信息化素質(zhì)的檔案管理團隊。這支團隊將能夠熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進行檔案管理，提高管理效率和質(zhì)量，為單位的決策提供有力支持，推動單位的持續(xù)發(fā)展［4］。

2.4 優(yōu)化檔案信息化服務(wù)流程

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新時代背景下，事業(yè)單位檔案信息化服務(wù)流程的優(yōu)化顯得至關(guān)重要，這關(guān)乎檔案信息的快速檢索、高效共享與充分利用。以下是對這一流程優(yōu)化的詳細探討：

首先，檔案信息共享平臺的建設(shè)應(yīng)精益求精，充分利用云計算技術(shù)，確保海量檔案數(shù)據(jù)的穩(wěn)定存儲與高效處理。平臺的界面設(shè)計應(yīng)直觀簡潔，提供清晰的導(dǎo)航和搜索功能，使用戶能夠迅速定位到所需的信息。同時，平臺還需兼容多種終端設(shè)備，如電腦、手機等，以滿足不同用戶的使用需求。

在檢索功能方面，事業(yè)單位應(yīng)引入先進的檢索算法和技術(shù)，除傳統(tǒng)的關(guān)鍵詞檢索外，還可結(jié)合自然語言處理技術(shù)，對檔案內(nèi)容進行深度語義分析，實現(xiàn)更為精準的檢索。此外，平臺還應(yīng)支持模糊檢索、組合檢索等多種方式，以滿足不同用戶的查詢需求。

為了提升檔案信息的開發(fā)利用水平，事業(yè)單位應(yīng)組建專業(yè)的檔案信息分析團隊，運用數(shù)據(jù)挖掘、文本分析等技術(shù)手段，深度挖掘檔案內(nèi)容。通過揭示檔案中隱藏的規(guī)律、趨勢和潛在價值，為單位的決策提供有力支持。同時，事業(yè)單位還可積極與高校、研究機構(gòu)等合作，共同開展檔案信息的研究與利用工作。

在檔案信息共享方面，事業(yè)單位應(yīng)建立健全的共享機制，明確各部門的共享權(quán)限和職責，確保檔案信息在合規(guī)的前提下實現(xiàn)跨部門、跨地域的共享。同時，加強數(shù)據(jù)安全管理，運用加密技術(shù)、訪問控制等手段，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。

此外，事業(yè)單位還應(yīng)重視用戶反饋和需求調(diào)查。通過設(shè)立用戶反饋渠道，及時收集用戶對檔案信息化服務(wù)流程的意見和建議。定期開展需求調(diào)查，深入了解用戶對檔案信息的需求和期望，為進一步優(yōu)化服務(wù)流程提供有力依據(jù)［5］。

綜上所述，通過精心構(gòu)建檔案信息共享平臺、引入先進檢索技術(shù)、加強檔案信息開發(fā)利用、建立共享機制以及重視用戶反饋和需求調(diào)查等措施，事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息化服務(wù)流程的深度優(yōu)化，提升檔案管理的效率和水平，為單位的持續(xù)發(fā)展提供堅實保障。

3 結(jié)束語

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，事業(yè)單位檔案信息化管理迎來了前所未有的發(fā)展空間與潛力。事業(yè)單位應(yīng)敏銳地把握這一歷史機遇，積極應(yīng)對各種挑戰(zhàn)，采取切實有效的管理策略，推動檔案信息化管理邁向新的高度。通過深化檔案信息化意識、完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施、提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)以及優(yōu)化檔案信息化服務(wù)流程等舉措，事業(yè)單位將能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的迅捷檢索與高效利用，從而大幅提升檔案管理效率，為事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展注入強勁動力。