加快高職院校紙質人事檔案信息化管理工作的思考

張美蓮

（煙臺文化旅游職業學院，山東 煙臺 264003）

引言

高職院校的人事檔案管理是人事部門負責的基礎性服務工作，該工作的主要任務是協助高職院校進行人員調度工作管理。高職院校在不斷地發展過程中，會頻繁對人員進行調度，相應地對人事檔案管理工作提出更高的要求。為了適應高職院校的人員調度需求，人事檔案管理在充分結合實際情況的基礎上，從人員、理念、技術等方面進行創新，實現高職院校人事檔案管理的新發展。

1 高職院校人事檔案管理的意義

1.1 記錄人員完整信息

高職院校人事檔案管理的主要內容為教職工的檔案，教職工的檔案信息內容為截至進入高職院校工作全階段的學習信息、工作信息、社會活動信息等。高職院校通過人事檔案管理，對在校人員的各階段信息進行管理，更新人員檔案，以此記錄人員的完整信息［1］。

1.2 提供準確人員信息

高職院校人事檔案管理需要對在校人員信息的變動進行跟蹤、記錄、調整，將變動信息錄入檔案中，由此形成可靠的原始檔案資料。高職院校人事檔案管理有助于提升人員檔案信息的真實性、可靠性，為高職院校人員變動提供信息支持。需要注意的是非特殊情況下禁止對檔案信息進行改動，在必要情況下需要在獲取相關信息的基礎上對檔案信息進行改動，改動完成后對檔案加密保存［2］。

1.3 人員調動重要依據

高職院校因工作需要對人員進行調動時，需要調取相關人員的檔案信息作為支持。高職院校人事檔案管理在確保檔案信息精準的前提下，為人員調動提供重要的信息依據。需要注意的是在日常的人事檔案管理中，對人員信息進行變更時應注重所記錄信息的均衡性，使高職院校結合相關人員的全面信息，制定準確的調動決策［3］。

2 現階段高職院校人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案管理制度滯后原因

高職院校人事檔案管理為人員變動、信息查閱提供支持，以此最大限度上滿足高職院校相關工作的需求，因此人事檔案管理工作的管理制度需要順應院校相關工作需求的變動進行適當調整，以此確保人事檔案管理的有效性。現階段部分高職院校的人事檔案管理存在滯后現象，未及時根據高職院校相關工作需求的變動進行調整，致使現有的制度與人事檔案管理工作不匹配、人事檔案管理與院校相關需求不匹配。為了進一步了解高職院校管理制度滯后的真實原因，本次研究中對D 學校的人事檔案管理工作人員進行調查分析，經過調查后發現，現階段D 學校人事檔案管理制度滯后的主要原因包括信息溝通不及時、缺少制度調整標準、檢查工作不到位［4］。

1.信息溝通不及時

學校其他工作部門開展涉及人員信息變更的活動時，未能與檔案管理部門及時進行溝通，致使人事檔案管理更新滯后。

2.缺少制度調整標準

學校尚未制定明確的人事檔案信息制度調整標準，致使人事檔案管理在日常工作中缺少制度調整依據，導致人事檔案與學校相關工作需求出現不匹配，造成人事檔案管理制度滯后。

3.檢查工作不到位

人事檔案管理部門因未能及時與其他部門進行信息溝通而不能獲取制度調整相關信息，而學校未定期對人事檔案管理制度進行檢查，致使人事檔案管理制度滯后于學校其他活動的進度。

2.2 人員工作意識落后

高職院校人事檔案管理問題除制度滯后外，部分檔案管理工作人員存在意識落后的情況，致使自身的工作能力難以適應人事檔案管理工作需求，由此對高職院校人事檔案管理工作效率造成負面影響。本次研究對D 學?，F階段人員意識落后的原因進行分析。

1.身份觀念依舊

① 部分高職院校人事檔案管理人員在日常工作中，會根據檔案所屬人身份的不同而采取不同的態度，例如對于校領導、骨干教師的檔案認真對待，而對于后勤人員的檔案隨意對待，致使校領導、骨干教師的檔案高度完整，而后勤人員的檔案易出現缺失的情況；② 工作意識淡薄。部分高職院校人事檔案管理人員處于被動、消極的工作狀態，需要在督查、檢查時才“認真工作”。在工作中缺少主動學習意識，表現為不能主動、積極地了解、學習前沿的人事檔案管理理念與技術，對人事檔案管理的重要性缺少深層次認知，致使人事檔案資料不能及時更新，不利于高職院校相關工作的開展。

2.缺少全面認知

部分高職院校人事檔案管理人員未能從多角度認識到人事檔案管理工作的重要性，表現為對人事檔案管理工作缺少深刻、全面地認知，造成檔案內容更新不及時、歸檔不及時等現象。

3.崗位競爭意識薄弱

部分高職院校人事檔案管理人員認為，檔案管理的工作流程、內容相對固定，通常情況下不會出現難以解決的問題，因此在日常工作、生活中不會主動學習前沿的檔案管理理念，致使人事檔案管理人員的崗位競爭意識薄弱，在一定程度上影響高職院校人事檔案管理工作效率。

3 高職院校人事檔案管理工作發展

3.1 完善工作制度

鑒于現階段大部分高職院校的人事檔案管理工作制度存在滯后現象，因此各高職院校應當高度重視人事檔案管理工作制度的及時完善與更新。為了確保人事檔案管理工作制度完善與更新的及時性，各高職院校應主要解決信息溝通不及時、缺少制度調整標準、檢查工作不到位的問題［5］。

1.完善部門間信息溝通流程。高職院校應結合實際情況完善部門間信息溝通流程，使各部門形成信息溝通閉環，各部門開展與人事信息變動相關的活動前，首先應到人事檔案管理部門進行報備，由人事檔案管理部門開具人事信息變動憑證，隨后相應的部門可開展活動，活動完成后持憑證與人員變動信息到人事檔案管理部門進行歸檔，以此兼顧各部門間信息及時溝通與人員檔案的及時更新。

2.明確制度調整標準。高職院校結合人事信息變動情況與人事檔案管理工作情況，明確相應的制度調整標準，以此確保人事檔案管理制度與實際工作情況相適應，最大限度上提升人事檔案管理工作與學校其他工作的匹配程度，充分發揮人事檔案管理制度的優勢。

3.2 強化工作意識

1.增強崗位意識。高職院校應強化人事檔案管理人員的崗位意識，使人事檔案管理人員能清楚意識到自身的責任，在工作中認真完成任務。通過增強人事檔案管理人員的崗位意識，使其在實際工作中拋開對人員檔案信息的身份差異對待的思想，平等對待所有的檔案信息，并在日常工作中收集、整理人員檔案信息，并上報領導申請歸檔，為高職院校人事檔案管理服務質量的提升提供支持。

2.組織專業培訓。人事檔案管理具有較強的專業性、技術性、政策性，高職院校人事檔案管理人員是負責人事檔案工作的主體，其思想政治水平與工作能力直接決定了人事檔案管理工作的效果。為了進一步提升人事檔案管理人員的思想政治水平、職業素養水平、工作能力水平，高職院校應定期組織培訓活動，人事檔案管理人員通過參與培訓活動，了解前沿的思想政治動態，進一步明確人事檔案管理工作的重要性，并在培訓人員的指導下進一步提升專業工作能力水平。

3.增強競爭意識。為了提高人事檔案管理人員的崗位競爭意識，避免相關人員在日常工作中存在消極怠工的現象，高職院?？稍谌耸聶n案管理工作中引入競爭機制，例如高職院校通過社會招聘的方式引入更多的人事檔案管理優秀人才，配合業績獎勵機制，充分激發人事檔案管理人員的工作積極性、增強人員崗位競爭意識。

3.3 注重信息化建設

1.搭建大數據管理平臺

鑒于高職院校人事檔案數量相對龐大，傳統的紙質檔案管理方式難以適應高職院校人事檔案管理需求與社會發展形勢，表現為紙質檔案不能根據學生情況變動而及時更新、精準投遞，同時紙質檔案不利于存儲，當人員信息發生變動時，人事檔案管理人員需要篩選檔案并逐一核對、調整，在一定程度上增加了人事檔案管理人員的工作壓力。

2.搭建大數據信息庫

高職院校將大數據技術運用到人事檔案管理工作中，以實際情況為切入點搭建人事檔案大數據信息管理平臺，通過大數據信息管理平臺了解教職工變動信，。高職院校在大數據人事檔案信息管理平臺的基礎上，搭建人事檔案管理大數據信息庫，將紙質檔案錄入大數據信息庫，實現對人事檔案信息的快速檢索，并根據檔案信息變動及時更新信息。

3.4 推進安全管理

為充分發揮大數據在高職院校人事檔案管理中的優勢，高職院校應高度重視人事檔案安全管理工作，避免非法入侵行為對人事檔案造成的損害，為保障人事檔案管理工作質量提供安全保障。

1.轉變安全意識

工作人員在傳統的紙質檔案管理中，不丟失、不損壞檔案即保障人事檔案信息的安全，在大數據人事檔案管理背景下，部分工作人員仍認為不丟失、不損壞檔案是保障檔案安全的重點。為了轉變工作人員的檔案管理安全意識，高職院校在組織人事檔案管理人員培訓活動中，需要將檔案安全作為重點內容，由培訓人員組織檔案管理人員對安全風險事件進行分析，引導人員學習檔案管理安全應急措施，幫助人事檔案管理人員逐漸轉變檔案管理安全意識，并掌握檔案安全管理技術。將檔案安全管理納入人員考核范圍，重點對人員的安全意識、安全防范措施等進行考核，以此全面強化人事檔案管理人員的安全能力、提升人事檔案管理工作的安全水平。

2.硬件更新

高職院校應順應科技發展的趨勢，結合檔案管理需求及時更新人事檔案管理硬件。通過更新服務器，提升服務器信息處理速度，使信息處理速度最大限度上滿足人事檔案管理信息化建設標準，在此基礎上對硬件運行維護流程進行調整，在更新硬件的同時確保數據同步，防止在硬件更新的過程中發生信息丟失的情況。

結束語

高職院校從實際情況出發，結合現階段人事檔案管理工作存在的問題，從人員、技術、理念等角度出發，為人事檔案管理工作的發展制定方案。高職院校通過完善并調整人事檔案管理工作制度，使各部門彼此間及時溝通信息，確保人事檔案管理與相關工作需求相適應，實現檔案的及時更新與高效管理，運用大數據技術建設檔案管理信息平臺，提升檔案管理的效率，全面推進高職院校人事檔案管理工作的高質量發展。