數字化視域下事業單位檔案管理提升對策研究

[摘 要]本文針對數字化時代下事業單位檔案管理面臨的挑戰和問題，提出了一系列有效的對策，以提高檔案管理的效率和質量。本文從在數字化時代開展檔案管理工作的意義為出發點，分析了數字化視域下事業單位檔案管理存在的問題，針對這些問題提出了提高事業單位檔案管理數字化水平的有效策略，旨在為事業單位提高數字化檔案管理水平提供理論依據。

[關鍵詞]數字化；事業單位；檔案管理

隨著信息技術的快速發展和數字化時代的到來，檔案管理已經成為事業單位管理中不可或缺的一部分。良好的檔案管理不僅可以提高工作效率，還可以保障工作質量和管理安全。然而，在數字化視域下，事業單位檔案管理面臨著諸多挑戰和問題，需要制定相應的對策來提升管理

水平。

一、開展檔案管理工作對事業單位的意義

（一）簡化工作流程

在事業單位內部，涉及大量的文件、資料、信息等需要妥善管理和保存。而傳統的人工管理方式往往效率較低，易出現文件遺失、信息混亂等問題。因此，開展檔案管理工作對于簡化事業單位的工作流程至關重要。首先，檔案管理的數字化能夠使得文件檢索更加便捷高效。傳統的手工管理方式往往需要大量的人力物力去進行文件的整理、存儲和檢索，而數字化檔案管理系統則可以通過關鍵詞檢索、分類存儲等功能，迅速找到所需文件，節省了大量的時間成本[1]。其次，數字化檔案管理可以降低檔案管理的成本。傳統的檔案管理方式需要購買大量的文件柜、存儲設備以及耗費人力去維護。而數字化檔案管理系統則可以將文件數字化存儲在服務器上，節省了大量的空間成本，同時也減少了紙張、墨盒等耗材的使用，降低了管理成本。最后，數字化檔案管理還可以提高工作的靈活性和效率。在傳統的手工管理方式下，檔案只能在固定的地點和時間被訪問，而數字化檔案管理則可以實現隨時隨地、跨部門共享的功能，使得工作人員可以更加靈活地處理工作，提高了工作的效率。

（二）提高工作質量

在事業單位的運轉中，工作質量直接關系到其服務水平、行政效能以及對社會的責任履行程度。開展檔案管理工作對提高事業單位的工作質量具有重要意義，這涉及檔案管理的專業性、規范性以及信息安全性等方面。首先，檔案管理的規范性能夠提升事業單位的工作質量。在傳統的檔案管理方式下，由于文件管理缺乏統一的規范標準，容易導致文件錯亂、遺失、丟失等問題，進而影響到工作的正常開展。而引入專業的檔案管理制度和規范，通過數字化手段對文件進行分類、歸檔、備份、銷毀等管理操作，能夠保障文件的完整性、準確性和可靠性，有效提升了工作質量。其次，數字化檔案管理系統具備較高的信息安全性，可以保護重要信息的安全性和完整性，從而提高了事業單位工作的保密性和完整度。在數字化檔案管理系統中，可以通過權限管理、加密技術等手段，對文件進行嚴格的權限控制和安全防護，防止未經授權的人員篡改、竊取或破壞文件信息，保障了文件的安全性。

（三）拓寬管理方式

傳統的檔案管理方式往往局限于紙質檔案的存儲和管理，而數字化檔案管理系統則為管理方式的拓寬提供了廣闊的空間。首先，數字化檔案管理系統使得管理方式更加靈活、多樣。傳統的紙質檔案管理方式受限于物理空間和時間，檔案只能在特定地點和特定時間內被訪問和管理。而數字化檔案管理系統可以實現信息的網絡化存儲和共享，工作人員可以通過互聯網隨時隨地訪問和管理檔案，極大地提高了管理的靈活性和便利性。其次，數字化檔案管理系統拓寬了管理方式的信息化程度。隨著信息技術的發展，數字化檔案管理系統具備了強大的信息處理和管理功能，可以對檔案信息進行數字化處理、智能化分析和統計，為管理決策提供更加全面和準確的數據支持。例如，系統可以通過數據挖掘技術分析歷史檔案數據，發現工作中的潛在問題和趨勢，為管理者提供科學的決策依據，進一步提升了管理的精確性和效率。此外，數字化檔案管理系統還拓寬了管理方式的安全性。傳統的紙質檔案管理方式存在文件遺失、損壞、泄密等安全隱患，而數字化檔案管理系統可以通過加密、權限控制等技術手段，對檔案信息進行嚴格的安全保護，防止文件的非法篡改、竊取和泄露，有效保障了信息的安全性和完整性。

二、數字化視域下事業單位檔案管理存在的問題

（一）相關人員檔案管理意識薄弱

在事業單位中，存在著相關人員檔案管理意識薄弱的問題，這給檔案管理工作帶來了一系列的挑戰和隱患。首先，由于相關人員對檔案管理的意識不強，容易導致對檔案的管理工作缺乏重視。他們可能會忽視檔案管理的重要性，以致檔案管理工作變得隨意和混亂，甚至出現檔案丟失、錯亂等情況。例如，一些工作人員可能會隨意更改文件的存放位置、遺失重要文件，或者沒有及時更新檔案信息，導致檔案的完整性和準確性受到威脅。其次，在沒有形成良好的檔案管理意識的情況下，即便有相關的檔案管理規范和制度，工作人員也可能不會嚴格按照規范進行操作，而是根據個人的主觀意愿或臨時需要進行處理檔案，容易造成管理規范的混亂和失效[2]。例如，一些工作人員可能會將機密文件存放在不安全的地方，或者未按照規定的程序進行文件的歸檔和備份，導致檔案管理工作的失控和混亂。最后，在數字化時代，檔案管理工作已經發展到了需要數字化管理的階段，而如果相關人員對數字化檔案管理的重要性和必要性缺乏認識，容易導致檔案管理工作的滯后和落后。例如，一些工作人員可能仍然堅持使用傳統的紙質檔案管理方式，而未能及時跟進數字化檔案管理的發展趨勢，導致檔案管理工作效率低下、信息傳遞不及時、處理不便捷等問題。

（二）缺乏數字型檔案管理人才

在數字化視域下，事業單位普遍存在著缺乏數字型檔案管理人才的問題，這一問題給檔案管理工作帶來了一系列挑戰和難題。首先，缺乏數字型檔案管理人才使得事業單位難以適應數字化檔案管理的要求和發展。隨著信息技術的快速發展，檔案管理已經由傳統的紙質檔案管理向數字化檔案管理轉變，對檔案管理人員的素質和能力提出了更高的要求。然而，現實中很多事業單位的檔案管理人員仍然停留在傳統的紙質檔案管理水平上，缺乏數字化檔案管理的相關知識和技能，導致無法有效地應對數字化檔案管理的挑戰，影響了檔案管理工作的質量和效率。其次，缺乏數字型檔案管理人才也制約了數字化檔案管理技術的應用和推廣。數字化檔案管理涉及信息技術、網絡技術等多方面的知識，需要檔案管理人員具備一定的技術水平和專業能力才能有效的操作和應用。然而，由于缺乏數字型檔案管理人才，事業單位往往無法充分發揮數字化檔案管理技術的優勢，導致數字化檔案管理系統的推廣和應用受到一定的阻礙，無法發揮其應有的作用。最后，缺乏數字型檔案管理人才還容易造成檔案信息安全風險。在數字化檔案管理系統中，涉及大量的機密和重要信息，需要專業人士負責信息安全和保護工作，防止信息泄露、篡改等安全問題發生。然而，如果事業單位缺乏數字型檔案管理人才，就無法有效保障檔案信息的安全性，可能會給單位帶來不可預測的風險和損失。

（三）檔案管理數字化水平低，缺乏安全性

由于檔案管理數字化水平低，事業單位可能采用的是傳統的數字化檔案管理系統，其功能較為簡單、界面不友好、操作復雜等，難以滿足復雜多樣的檔案管理需求。例如，一些數字化檔案管理系統可能只能實現簡單的檔案存儲和檢索功能，而無法支持數據分析、權限管理等高級功能，導致檔案管理工作的效率和質量無法得到有效提升。缺乏安全性是檔案管理數字化水平低的一個重要表現。數字化檔案管理系統中存儲著大量的機密和重要信息，包括個人隱私、企業機密等，如果系統缺乏有效的安全保護措施，容易受到黑客攻擊、病毒感染等安全威脅，導致檔案信息泄露、篡改等問題。此外，檔案管理數字化水平低還可能導致信息化管理水平低下[3]。在數字化時代，信息化管理已成為事業單位提高管理效率、服務水平和競爭力的重要手段，而檔案管理作為信息化管理的重要組成部分，其數字化水平低意味著信息化管理的整體水平也較低。

三、提高事業單位檔案管理數字化水平的有效策略

（一）定期組織培訓，提高相關人員檔案管理意識

為了提高事業單位相關人員的檔案管理意識，定期組織培訓是一種非常有效的策略。培訓旨在向相關人員傳達檔案管理的重要性、方法和標準，使其能夠正確理解檔案管理工作的意義，并具備相關的知識和技能來進行檔案管理工作。首先，培訓內容應包括檔案管理的基本知識。通過介紹檔案管理的基本概念、原則、流程和方法，讓相關人員了解檔案管理的基本要求和標準，建立起正確的檔案管理觀念。例如，培訓可以介紹檔案的分類、歸檔、檢索、保管和銷毀等基本流程，使相關人員能夠清楚地了解如何正確處理和管理檔案[4]。其次，培訓內容還應包括數字化檔案管理的知識。隨著信息技術的發展，數字化檔案管理已成為事業單位檔案管理的重要方式，相關人員需要了解數字化檔案管理的基本原理、技術和方法。培訓可以介紹數字化檔案管理系統的基本功能、操作方法和安全保護措施，使相關人員能夠熟練地運用數字化檔案管理系統進行工作。此外，培訓還應包括檔案管理的法律法規和政策。相關人員需要了解檔案管理的法律法規和政策，明確檔案管理的法律責任和義務，遵守檔案管理的相關規定和標準。培訓還可以介紹國家和地方檔案管理的法律法規和政策，讓相關人員了解檔案管理工作的法律依據和要求，增強其法律意識和規范意識。

（二）引入數字化人才，健全檔案管理隊伍建設

為了提升事業單位的數字化檔案管理水平，引入數字化人才并健全檔案管理隊伍至關重要。首先，事業單位可以通過人才引進、外包等方式，引入具備數字化檔案管理專業知識和技能的人才。這些人才應當具備良好的信息技術背景，熟悉數字化檔案管理系統的操作和應用，了解數字化檔案管理的相關政策、法規和標準。他們可以擔任數字化檔案管理的技術支持、系統開發、數據分析等職責，為事業單位提供專業的技術支持和服務，提高數字化檔案管理系統的使用效率和管理水平。其次，事業單位可以通過內部培訓、外部合作等方式，提升現有檔案管理人員的數字化檔案管理能力。針對已有檔案管理人員，可以開展針對性的培訓和學習，使其了解數字化檔案管理的基本概念、技術和方法，掌握數字化檔案管理系統的操作技巧，提高其數字化檔案管理能力和水平。此外，還可以與外部專業機構或高校合作，開展數字化檔案管理相關課程或研修班，提供更加系統、專業的培訓和學習機會，進一步提升檔案管理人員的數字化能力。再者，事業單位應該建立健全的人才激勵機制和培養體系，為數字化人才的引進和培養提供持續的動力和支持。可以通過提供良好的薪酬待遇、晉升機會、培訓學習、技術交流等方式，吸引和留住數字化人才，激發其積極性和創造性。同時，還應該建立健全的職業發展通道和人才培養計劃，為數字化人才提供廣闊的發展空間和成長平臺，使其在事業單位的檔案管理領域得到充分發展和

提升。

（三）健全檔案管理機制，提升數字化水平

要提升事業單位的數字化檔案管理水平，事業單位需要健全檔案管理機制。首先，事業單位需要建立完善的檔案管理制度和規章制度。這些制度應當包括檔案管理的基本原則、組織架構、職責分工、工作流程、權限管理、安全保障等內容，明確各個環節的責任和義務，規范檔案管理工作的開展[5]。例如，制定檔案管理手冊、規范檔案管理流程，明確各部門的檔案管理職責和操作規范，提高檔案管理工作的規范性和統一性。其次，事業單位需要建立數字化檔案管理系統，并不斷完善和優化系統功能。數字化檔案管理系統是數字化檔案管理的核心工具，應當具備便捷地存儲、檢索、分享、安全等功能，以滿足不同部門和人員的需求。例如，系統應當支持多種文件格式的存儲和檢索、權限控制、版本管理、數據備份等功能，保障檔案信息的安全性和完整性，提高檔案管理工作的效率和質量。

結束語

展望未來，隨著數字技術的不斷進步和數字化檔案管理理念的不斷深化，我們有信心通過健全管理機制、培養專業人才、推廣數字化技術等措施，進一步提升事業單位檔案管理水平。相信在全體工作人員的共同努力下，數字化檔案管理將為事業單位帶來更高效、更安全、更便捷的管理體驗。

參考文獻

[1]蘇曦.數字化檔案管理在事業單位中的應用分析[J].蘭臺內外，2024（1）：19-21.

[2]鄧藝琳.事業單位檔案管理信息化模式構建路徑探析[J].辦公室業務，2024（2）：43-45.

[3]鄭濮馨.如何做好事業單位人事檔案管理[J].辦公室業務，2024（1）：47-49.

[4]王珊.事業單位檔案管理工作的優化方法分析[J].蘭臺內外，2023（36）：54-56

[5]李莎莎.數字化背景下推進事業單位檔案管理工作提升的策略[J].四川勞動保障，2023（12）：12-13.

作者簡介：安茜雯（1988— ），女，漢族，湖北武漢人，長江武漢航道局，助理館員，本科。

研究方向：檔案信息化。